Kurul ve Komisyon Görevlendirme Yazısı ve Tebliği Nasıl Hazırlanır

Eylülün ilk öğretmenler kurulunda kurul ve komisyonlara üye seçimi yapılır, kararlar tutanağa geçer. Çoğu okulda iş burada kalır ve ekim ayında biri "sosyal etkinlikler kurulunun görevlendirmesi nerede?" diye sorduğunda tutanaktan başka belge bulunamaz. Tutanak seçimin yapıldığını gösterir. Görevin kime verildiğini ve kişinin bunu öğrendiğini ise görevlendirme listesi ile tebliğ belgesi gösterir. Bu yazıda o iki belgeyi hangi sırayla, nasıl hazırlayacağını anlatıyoruz. Okulda hangi kurulların bulunduğunu ve kaç öğretmen gerektiğini merak ediyorsan önce okul kurul ve komisyonları ve eylülde görev dağılımı yazılarına bakabilirsin.

Görevlendirme belgelerinin sırası

İş üç adımda biter:

1. Seçim. Öğretmenler kurulunda üyeler belirlenir, tutanağa yazılır.
2. Görevlendirme listesi ve OLUR. Müdür yardımcısı kurulların tam bileşimini tek listede toplar, müdür "OLUR" diyerek onaylar.
3. Tebliğ. Her kurulun üyeleri kendi tebliğ sayfasını imzalar.

Sırayı ters çevirme. Onaylanmamış bir listeyi tebliğ edersen, müdür bir üyeyi değiştirdiğinde tebliği baştan yapman gerekir.

Görevlendirme listesinde neler yazılır?

Liste okul başlığı ve ders yılıyla başlar. Giriş cümlesinde kurulların hangi toplantıda belirlendiği yazılır: "… tarihli öğretmenler kurulu toplantısında belirlenen üyelerle aşağıdaki gibi oluşturulmuştur." Sonra her kurul için ayrı bir tablo gelir.

Başkan, üye ve yedek

Tabloda her satır bir kişidir ve "Görevi" sütununda Başkan, Üye ya da Yedek Üye yazar. Başkanı unutma; bazı kurullarda başkanı yönetmelik belirler. Ortaokulda öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulunun başkanı müdürün görevlendirdiği müdür yardımcısıdır (İÖY m.57). Lisede okul öğrenci ödül ve disiplin kurulunda da müdürün görevlendirdiği müdür yardımcısı yer alır (OÖY m.185). Okul strateji geliştirme kuruluna okul müdürü başkanlık eder.

Öğretmen olmayan üyeler

Bir kurul yalnız öğretmenlerden oluşmuyorsa diğer üyeleri de listeye yaz. Öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulunda okul-aile birliğinin seçtiği bir veli, lisede ödül ve disiplin kurulunda onur kurulu ikinci başkanı ve bir veli, sosyal etkinlikler kurulunda öğrenci temsilcileri ve bir veli bulunur. Bu kişilerin adı henüz belli değilse satırı boş bırakma; "Veli" yaz, adı sonra elle doldurulur.

Seçim şekli ve dayanak

Her kurulun altına üyelerin nasıl belirlendiğini ve dayanağını bir satırla yaz. Örneğin öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulunun üç öğretmeni ders yılının ilk öğretmenler kurulu toplantısında gizli oyla seçilir, üç yedek de oy sırasına göre belirlenir (İÖY m.57). Lisede ödül ve disiplin kurulunun iki öğretmeni ders yılının ilk ayında gizli oyla seçilir, ardından üç yedek gelir (OÖY m.185, m.186). Denetimde ilk sorulan budur.

OLUR

Listenin sonunda solda düzenleyenin (genellikle müdür yardımcısı), sağda müdürün imzası bulunur. Müdürün imzasının üstünde "OLUR" ve tarih yazar. Bir üst makamın yazısına dayanıyorsan listenin başına ilgi satırını ekle; tarih ve sayı "… tarihli ve … sayılı yazı" kalıbıyla yazılır.

Tebliğ sayfası nasıl hazırlanır?

Tebliğ, görevin kişiye resmen bildirilmesidir; kişinin imzası (tebellüğ) bildirimi aldığını gösterir. Biçimi tebliğ-tebellüğ belgesi yazısında ayrıntılı anlattığımız resmî yazışma kurallarına uyar.

Her kurul için bir sayfa hazırla. Sayfada şunlar bulunsun:

• "TEBLİĞ-TEBELLÜĞ BELGESİ" başlığı ve "Sosyal Etkinlikler Kurulu görevlendirmesi" gibi bir konu satırı.
• Kurulun hangi üyelerden oluştuğunu ve dayanağını söyleyen kısa bir metin.
• Üyelerin adı, görevi (başkan, üye, yedek üye), tebliğ tarihi ve imza sütunu.
• Tebliğ edenin imzası ve müdürün "UYGUNDUR" onayı.

Neden kurul kurul? Çünkü kurulların dosyaları ayrı tutulur. Denetleme kurulunun tebliğini okul-aile birliği dosyasına, sosyal etkinlikler kurulununkini sosyal etkinlik dosyasına koyarsın. Bütün kurulları tek imza listesine yazarsan aynı sayfayı her dosyaya fotokopiyle eklemen gerekir.

Hazırlarken sık yapılan hatalar

• Başkanı ya da veli üyeyi listeye yazmamak. Kurul eksik görünür.
• Yedekleri yazmamak. Asıl üye ayrıldığında kimin geçeceği tartışma konusu olur.
• Aynı öğretmeni bir kurula hem asil hem yedek yazmak.
• Bir öğretmene beş kurul, diğerine hiç kurul vermek. Seçimle gelmeyen kurullarda yükü dengele.
• Tebliğ tarihini onay tarihinden önceye atmak.

Yazının başındaki araç bu hataların çoğunu kendiliğinden önler: kademene göre kurulları başkan türü, asil ve yedek sayılarıyla getirir, aynı öğretmeni bir kurula iki kez yazmaz, istersen boş yerleri en az kurulda görevli olan öğretmene verir. Liste, OLUR ve kurul başına tebliğ sayfaları aynı girdiden çıkar.

Kısaca

Seçimi tutanağa geçir, kurulların tam bileşimini listeye dök, müdüre onaylat, sonra her kurulu ayrı sayfada tebliğ et. Kurul toplantılarının kendi tutanakları için kurul ve komisyon tutanağı, seçimin yapıldığı toplantı için öğretmenler kurulu tutanağı aracını kullanabilirsin.