Kurul ve Komisyon Görevlendirme Listesi ve Tebliği

Kurul ve komisyon görevlendirme listesi, ders yılı başında okulda kurulan her kurulu tam bileşimiyle tek belgede toplar: kurulun başkanı, öğretmen üyeleri, yedekleri, veli ya da öğrenci gibi öğretmen olmayan üyeleri, üyelerin nasıl seçildiği ve kurulun hangi maddeye dayandığı. Liste okul müdürünün "OLUR" imzasıyla onaylanır. Ardından her kurul için ayrı bir tebliğ sayfası çıkar; o kurulun üyeleri kendi sayfasını imzalar. Araçta öğretmen listesini yapıştırırsın, kademeni seçersin; kademeye göre kurulan kurullar başkan türü, asil ve yedek sayılarıyla hazır gelir. Belge PDF, Word ve Excel olarak iner.

Bu aracı öğretmen görev dağılım çizelgesi ile karıştırma. Görev dağılım çizelgesi öğretmene bakar: kimin kaç görevi olduğunu gösterir ve herkesin tek satırda imza attığı bir sütun taşır. Bu araç kurula bakar: her kurulun başkanı, üyeleri ve yedekleriyle kurulduğunu belgeler, müdür onayını alır ve her kurulun tebliğini ayrı sayfada yapar. İki belge aynı öğretmen listesini kullanabilir, birbirinin yerine geçmez.

Kurul ve komisyon görevlendirme listesi nasıl hazırlanır?

1. Öğretmenleri ekle. Ad ve branşı Excel ya da MEBBİS listesinden kopyalayıp yapıştırabilirsin.
2. Kademeni seç ve hazır kurulları yükle. Ortaokulda öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulu, lisede okul öğrenci ödül ve disiplin kurulu ile onur kurulu başkanlığı gelir; sosyal etkinlikler, okul-aile birliği denetleme ve strateji geliştirme kurulları her kademede vardır.
3. Başkanın adını yaz. Kurulun başkanı müdür ise müdürün, müdür yardımcısı ise görevlendirilen müdür yardımcısının adını gir.
4. Öğretmen üyeleri seç. Kurul toplantısında belirlenen isimleri oy sırasıyla ekle. İlk eklenenler asil, asil sayısından sonrakiler yedek olur.
5. Diğer üyeleri yaz. Veli, öğrenci ya da onur kurulu ikinci başkanı gibi üyeleri her satıra bir kişi gelecek biçimde "Veli: Ad Soyad" şeklinde gir.
6. Gerekirse boş yerleri araca doldurt, kurul tarihini ve tebliğ tarihini yaz, çıktıyı seç ve indir.

Hangi kurul kimlerden oluşur?

Aşağıdaki tablo aracın hazır getirdiği kurulların bileşimini gösterir. Sayılar yönetmelikte yazılı olanlardır; yazılı olmayan yerde sayıyı okul belirler.

Bunlara ek olarak rehberlik yürütme komisyonu, BEP geliştirme birimi, muayene ve kabul komisyonu, taşınır sayım kurulu ve afet ekipleri de listede yer alır. Bu kurulların öğretmen sayısını mevzuat sabitlemediği için asil sayısını sen yazarsın.

Seçim şekli neden listede yazıyor?

Bazı kurullarda öğretmenler gizli oyla seçilir, bazılarında müdür belirler. Öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulunun üç öğretmeni ders yılının ilk öğretmenler kurulu toplantısında gizli oyla seçilir; yedekler aldıkları oy sırasına göre belirlenir. Lisede ödül ve disiplin kurulunun iki öğretmeni ders yılının ilk ayı içinde öğretmenler kurulunca gizli oyla seçilir. Sosyal etkinlikler kurulundaki üç öğretmeni ise danışman öğretmenler arasından müdür belirler. Araç bu bilgiyi her kurulun altına "Seçim" satırı olarak yazar. Böylece liste denetimde sorulduğunda üyelerin hangi usulle geldiği belgenin üstünde görünür.

Boş yerleri otomatik doldurma nasıl çalışır?

Oyla seçilen kurullarda isimleri kurul kararından aynen yazarsın. Müdürün belirlediği ya da sayısı okul kararı olan kurullarda ise boş kalan yerleri araca doldurtabilirsin. Araç burada görev dağılım çizelgesindeki motoru kullanır:

• Kurulları listedeki sırayla ele alır.
• Her boş yer için o ana kadar en az kurulda görevli olan öğretmeni seçer; eşitlikte listede önce geleni alır.
• Aynı öğretmeni bir kurula iki kez yazmaz.
• Öğretmen başına en çok kurul sayısı verirsen sınıra ulaşan öğretmeni atlar.
• Elle seçtiğin isimler önce yerleşir ve sayıma girer.

Örnek: Beş öğretmenli bir ortaokulda öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulunda 3 asil ve 3 yedek, toplam 6 yer var. Beş öğretmen bu kurulu tam dolduramaz; araç beş yeri doldurur, altıncıyı "boş yer" olarak sayar. Bu durumda yönetmelik, öğretmen yetmediğinde ders ücretiyle görev yapanların da üye seçilebileceğini söyler (İÖY m.57). Boş yeri bu yolla elle doldurursun.

Görevlendirme listesi ve OLUR

Liste belgesinin başında okul ve ders yılı başlığı bulunur. Kurul tarihini yazdıysan giriş cümlesi şöyle olur: "Okulumuzda … eğitim-öğretim yılında görev yapacak kurul ve komisyonlar, … tarihli öğretmenler kurulu toplantısında belirlenen üyelerle aşağıdaki gibi oluşturulmuştur." Bir üst yazıya dayanıyorsan ilgi satırını da ekleyebilirsin; tarih ve sayı resmî yazışma kurallarına göre "… tarihli ve … sayılı yazı" biçiminde basılır.

Her kurul için numaralı bir başlık, dayanak ve seçim satırı ve dört sütunlu bir tablo gelir: sıra, görevi (Başkan, Üye, Yedek Üye), adı soyadı, unvanı ya da branşı. Belgenin sonunda düzenleyenin imzası ve müdürün "OLUR" imzası yer alır. Müdür onayı listeyi resmî görevlendirmeye dönüştürür; tebliğ bu onaydan sonra yapılır.

Kurul başına tebliğ sayfası

Görevlendirme onaylandıktan sonra üyelerin görevini öğrendiğini imzayla belgelemen gerekir. Araç her kurul için ayrı bir tebliğ-tebellüğ sayfası üretir ve bunu tebliğ-tebellüğ belgesi aracının motoruyla yapar. Her sayfada şunlar bulunur:

• "TEBLİĞ-TEBELLÜĞ BELGESİ" başlığı ve "… görevlendirmesi" konu satırı.
• Varsa ilgi yazı satırı.
• Kurulun hangi üyelerden oluştuğunu ve dayanağını söyleyen tebliğ metni.
• Üyelerin adı, görevi ve unvanıyla imza tablosu; tebliğ tarihi her satıra basılır.
• Tebliğ edenin imzası ve müdürün "UYGUNDUR" onayı.

Ayrı sayfanın pratik bir faydası var. Sosyal etkinlikler kurulunun sayfasını o kurulun üyeleri, denetleme kurulunun sayfasını onun üyeleri imzalar; dosyalarken her kurulun belgesini kendi klasörüne koyarsın. Tek bir imza sütununda yirmi öğretmenin yirmi farklı görevi için imza toplamaktan daha düzenlidir.

Çıktı seçenekleri ve Excel

Üç çıktı var:

• Görevlendirme listesi: tüm kurullar, bileşimleri ve OLUR.
• Tebliğ sayfaları: her kurul için bir imza sayfası.
• İkisi: önce liste, sonra yeni sayfadan başlayan tebliğ sayfaları.

Excel dosyasında iki sayfa bulunur. "Kurul üyeleri" sayfasında her satır bir üyedir: kurul, görevi, adı, unvanı ve dayanak. Süzgeçle tek bir kurulu ya da tek bir öğretmeni görebilirsin. "Öğretmen görev sayıları" sayfası her öğretmenin kaç kurulda görevli olduğunu gösterir; dağılımın dengesini bu sütundan kontrol edersin.

Yıl içinde değişiklik olursa

Bir üye başka okula atanır ya da uzun süreli izne ayrılırsa yerine yedeği gelir. Öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulunda asıl üyenin mazereti olduğunda üyelik sıradaki yedekle doldurulur (İÖY m.57). Araçta ayrılan öğretmeni listeden çıkarırsan sıradaki yedek asil yerine geçer. Değişiklikten sonra yalnız o kurulun tebliğ sayfasını yeniden basman yeterli olur. Kurulların görev süresi de çoğunlukla yeni kurul oluşuncaya kadar devam eder; lisede ödül ve disiplin kurulu için bu açıkça yazılıdır (OÖY m.185).

Kurulların toplantılarını tutanağa geçirmek için kurul ve komisyon tutanağı, üyelerin seçildiği toplantı için öğretmenler kurulu tutanağı aracını kullanabilirsin.

Sıkça sorulan sorular

Kurul ve komisyonlar ne zaman oluşturulur?

Ders yılı başındaki öğretmenler kurulunda. Öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulunun öğretmen üyeleri ders yılının ilk öğretmenler kurulu toplantısında, lisede ödül ve disiplin kurulunun öğretmen üyeleri ders yılının ilk ayı içinde seçilir.

Görev dağılım çizelgesi yerine bu listeyi kullanabilir miyim?

Amaçları farklı. Görev dağılım çizelgesi öğretmenin bütün görevlerini (kulüp danışmanlığı, sınıf rehberliği dahil) tek satırda gösterir. Bu liste yalnız kurul ve komisyonları, başkan ve öğretmen olmayan üyeleriyle birlikte, onay ve kurul başına tebliğle belgeler. Birçok okul ikisini birlikte kullanır.

Veli ve öğrenci üyeleri nasıl yazarım?

"Diğer üyeler" kutusuna her satıra bir kişi gelecek şekilde yaz. "Veli: Ad Soyad" yazarsan unvan sütununa "Veli", ad sütununa adı gelir. Adı henüz belli değilse yalnız "Veli" yazman yeterli; belgede ad yerine noktalı boşluk basılır.

Tebliğ sayfası kaç kurul için çıkar?

Listede adı yazılı her kurul için bir sayfa çıkar. Üyesi girilmemiş bir kurulun sayfasında elle doldurulmak üzere boş satırlar bulunur.

Yeni bir kurul ekleyebilir miyim?

Evet. "Kurul ekle" ile kurulun adını, türünü, başkan türünü, asil ve yedek sayısını, seçim şeklini ve dayanağını yazabilirsin.

Kaynaklar: Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.57 (mevzuat.gov.tr İÖY); Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.108, m.182, m.185, m.186 (mevzuat.gov.tr OÖY); Eğitim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.6/1, m.12/2-a; Okul-Aile Birliği Yönetmeliği m.14/1; MEB 2024-2028 Stratejik Plan Hazırlık Programı 6.1.2.4; Eğitim Kurumları Zümre Kurulu esasları m.13; Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik.

İlgili araçlar: öğretmen görev dağılım çizelgesi, tebliğ-tebellüğ belgesi, kurul ve komisyon tutanağı ve öğretmenler kurulu tutanağı. Bütün okul belgeleri öğretmen evrakları sayfasında.