- Tebliğ yazının ilgilisine bildirilmesi, tebellüğ bildirilenin alınmasıdır; imzalı belge bildirimin yapıldığının kanıtıdır.
- Herkese duyurulan yazı için imza listesi, kişiye özel görev, uyarı ya da karar için kişiye özel belge seç.
- İlgi satırı "… tarihli ve … sayılı" kalıbıyla yazılır; tarih GG.AA.YYYY biçimindedir, sayıyı DYS'deki yazıdan olduğu gibi al.
- Okul içi tebliğ belgesinin Bakanlıkça yayımlanmış tek bir formu yoktur; imza atamayan personelin satırını boş bırakma, nedenini yaz.
Tebliğ-tebellüğ belgesi, okulda bir yazının, kararın ya da görevin ilgili personele bildirildiğini ve personelin bunu öğrendiğini gösteren imzalı kâğıttır. Bu araçta tebliğ edilecek yazının konusunu, varsa ilgi yazının tarihini ve sayısını ve metnini yazarsın; personel listesini yapıştırırsın. İki biçimden birini seçersin: herkesin aynı sayfada imzaladığı imza listesi ya da her kişi için ayrı sayfa. Araç başlığı, ilgi satırını ve tebliğ cümlesini resmî yazışma kurallarına uygun düzenler; belge PDF ve Word olarak, imza listesi Excel olarak da iner.
Tebliğ, bir şeyin ilgilisine bildirilmesi; tebellüğ ise bildirilenin alınması, öğrenilmesidir. Okulda nöbet çizelgesi, ders programı, görev dağılımı, kurul kararı ya da üst makamdan gelen bir yazı öğretmenlere duyurulduğunda tebliğ eden genellikle müdür yardımcısıdır; öğretmen imzasıyla tebellüğ eder. İmzalı liste, bildirimin yapıldığını gösteren kanıt olarak dosyada saklanır.
Tebliğ-tebellüğ belgesi nasıl hazırlanır?
- Yazıyı tanımla. Konuyu yaz (örneğin "2026-2027 nöbet çizelgesi"). Tebliğ ettiğin yazı bir üst makamdan geldiyse gönderen makamı, tarihini ve sayısını ilgi bölümüne gir. Yazının özetini ya da kararın metnini metin kutusuna ekleyebilirsin; paragrafları boş satırla ayır.
- Biçimi seç. Bir yazıyı bütün öğretmenlere duyuracaksan imza listesi; bir öğretmene özel görev ya da karar tebliğ ediyorsan kişiye özel biçim.
- Personeli ekle. Ad ve unvanı ya da branşı Excel'den yapıştırabilirsin. Tebliğ tarihini yazarsan her satıra basılır; boş bırakırsan elle yazılacak yer kalır. Listede olmayanlar için boş satır ekleyebilirsin.
- İmzaları gir. Tebliğ edenin adı ve unvanı ile istersen okul müdürünün "UYGUNDUR" onayı.
- Önizlemeden kontrol et ve indir.
İmza listesi mi, kişiye özel belge mi?
| Durum | Biçim | Neden |
|---|---|---|
| Bütün öğretmenlere duyurulan yazı (genelge, çizelge, program) | İmza listesi | Tek sayfada herkes imzalar, dosyalaması kolay |
| Belirli bir öğretmene görevlendirme (sınav görevi, komisyon üyeliği) | Kişiye özel | Kişinin kendi nüshası olur |
| Disiplin, uyarı, kişisel karar | Kişiye özel | Başkalarının görmemesi gereken bilgi içerir |
| Kurul kararının üyelere bildirilmesi | İmza listesi | Üyeler aynı kararı tebellüğ eder |
Kişiye özel biçimde her sayfada belgenin başlığı, konu, ilgi, metin, kişinin adı ve unvanı, tebliğ tarihi ve iki imza bulunur: solda "Tebliğ Eden", sağda "Tebellüğ Eden". Kişi sayısı kadar sayfa çıkar; çıktıyı iki nüsha alıp birini kişiye vermek yaygın bir uygulamadır.
İlgi satırı nasıl yazılır?
Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, ilgi bölümünde yazıların "… tarihli ve … sayılı" kalıbıyla anılmasını öngörür. Araç ilgi satırını şöyle kurar:
İlgi: Bornova Kaymakamlığı (İlçe MEM) 01.10.2026 tarihli ve E-12345678-903.99-1234 sayılı yazı.
Tarih GG.AA.YYYY biçiminde yazılır. Yönetmeliğe göre belge sayısı "E-" ile başlayan, idarenin kodu, dosya planı kodu ve kayıt numarasından oluşur; sayıyı DYS'deki yazıdan olduğu gibi kopyala. İlgi yazı yoksa bölüm basılmaz ve tebliğ cümlesi "aşağıdaki yazı" diye başlar.
Tebliğ cümlesi
İmza listesinde tablonun üstünde şu cümle yer alır:
"Nöbet çizelgesi" konulu ilgi yazı aşağıda adı soyadı yazılı personele tebliğ edilmiş, okunarak bir örneği tebellüğ edilmiştir.
Kişiye özel biçimde cümle birinci tekil kişiyle yazılır: "… tarafıma tebliğ edilmiş, okuyarak bir örneğini tebellüğ ettim." Cümleyi değiştirmek istersen metin kutusuna kendi açıklamanı ekleyebilirsin; tebliğ cümlesi metnin altında kalır.
Biçim kuralları
Araç belgeyi Resmî Yazışma Yönetmeliği'nin temel ölçülerine göre hazırlar:
- A4 kâğıt, dikey sayfa.
- Başlıkta ortalı "T.C.", kaymakamlık ve okul müdürlüğü satırları (istersen yalnız okul adı).
- Tarihler GG.AA.YYYY biçiminde.
- İmza listesinde her satır elle imza atılabilecek yükseklikte.
Okul içi tebliğ belgesi yazışma değil kayıt niteliğinde olduğu için sayı ve dağıtım bölümleri yoktur. Belgeyi DYS üzerinden göndermen gerekiyorsa ana yazıyı DYS'de hazırlayıp bu listeyi ek olarak kullanabilirsin.
İmzadan kaçınma ya da bulunamama
Personel izinli, raporlu ya da görevli olduğu için imza atamıyorsa satırını boş bırakma; açıklama sütununu açıp durumu yaz ("raporlu, dönüşte tebliğ edilecek" gibi). Personel döndüğünde tebliğ edilir ve tarihi o güne göre yazılır. İmzadan kaçınma durumunda okul yönetimi bunu bir tutanakla belgeler; tutanağı kurul ve komisyon tutanağı ya da okulun kendi tutanak düzeniyle hazırlayabilirsin.
Okulda en çok hangi belgeler tebliğ edilir?
Ders yılı boyunca okul yönetiminin öğretmenlere duyurduğu belgelerin çoğu imza listesiyle tebliğ edilir. Aşağıdaki tablo yaygın örnekleri ve uygun biçimi gösterir:
| Belge | Ne zaman? | Biçim |
|---|---|---|
| Nöbet çizelgesi ve nöbetçi öğretmen görevleri | Eylül, dönem başı, değişiklikte | İmza listesi |
| Haftalık ders programı | Eylül, değişiklikte | İmza listesi |
| Kurul, komisyon ve kulüp görevleri | Eylül | İmza listesi ya da kişiye özel |
| Ortak sınav takvimi ve sınav görevleri | Dönem içinde | İmza listesi |
| Üst makamdan gelen genelge ve duyurular | Geldikçe | İmza listesi |
| Ders görevlendirmesi (ikame) | Gün içinde | Görevlendirme çizelgesindeki imza sütunu |
| Kişisel görevlendirme ve kararlar | Gerektikçe | Kişiye özel |
Nöbet çizelgesini nöbet çizelgesi, görev dağılımını öğretmen görev dağılım çizelgesi araçlarında hazırlayıp bu araçla tebliğ edebilirsin.
Tebliğ tarihi neden önemli?
Bir görevin ya da talimatın sorumluluğu, kişinin ondan haberdar olduğu tarihten başlar. Tebliğ tarihi bu yüzden belgenin en önemli bilgilerinden biridir. Tarihi araçta yazarsan her satıra aynı tarih basılır; personel farklı günlerde imzalayacaksa tarihi boş bırak, herkes imzasının yanına kendi tarihini yazsın. Kişiye özel biçimde tarih "Tebellüğ Eden" imzasının üstünde de yer alır.
Tebliğ edilen yazının bir örneğinin kişiye verilmesi ya da panoya asılması, "okunarak bir örneği tebellüğ edilmiştir" cümlesinin karşılığıdır. Yazı uzunsa imza listesinin önüne yazının kendisini ekleyip birlikte dosyalamak, ileride hangi metnin tebliğ edildiği sorusunu ortadan kaldırır.
Örnek: nöbet çizelgesinin tebliği
Bir ortaokulda müdür yardımcısı, ders yılının nöbet çizelgesini 28 öğretmene tebliğ edecek. Araçta konuya "Nöbet çizelgesi" yazar, ilgi bölümünü boş bırakır, çünkü çizelge okulun kendi belgesidir. Metin kutusuna kısa bir açıklama ekler: "Nöbet çizelgesi ve nöbetçi öğretmen görevleri öğretmenler odasındaki panoya asılmıştır. Nöbet değişikliği talepleri müdür yardımcılığına yazılı olarak yapılır." Öğretmen listesini e-Okul'dan kopyalayıp yapıştırır; iki boş satır ekler, çünkü ay içinde göreve başlayacak iki öğretmen var. Tebliğ tarihini boş bırakır, öğretmenler imzalarken tarihi kendileri yazar.
Çıktıda üstte okulun başlığı ve "TEBLİĞ-TEBELLÜĞ BELGESİ", altında konu ve açıklama, ardından tebliğ cümlesi ve 30 satırlık imza tablosu yer alır. En altta tebliğ eden müdür yardımcısının ve "UYGUNDUR" onayıyla okul müdürünün imzası bulunur. Liste dolaştırılıp imzalar tamamlanınca nöbet dosyasına konur. Çizelgede değişiklik olursa yalnız değişiklikten etkilenen öğretmenler için yeni bir liste hazırlanır.
Kişiye özel belgede nelere dikkat edilmeli?
Kişiye özel belge çoğu zaman bir görevlendirmeyi ya da kişiyi doğrudan ilgilendiren bir kararı bildirir. Bu yüzden metin kısa ve açık olmalı: görevin adı, süresi, yeri ve dayanağı yazılı olsun. Metinde başka personelin bilgisi yer almasın; her sayfa yalnız kendi sahibine verilir. Belgenin bir nüshası kişide, imzalı nüshası okulun ilgili dosyasında kalır.
Sıkça sorulan sorular
Tebliğ ile tebellüğ arasındaki fark nedir?
Tebliğ, yazının ilgilisine bildirilmesidir; işi tebliğ eden yapar. Tebellüğ, bildirilenin alınmasıdır; imzayı tebellüğ eden atar. Belgenin adı iki tarafı da kapsadığı için "tebliğ-tebellüğ" olarak geçer.
Tebliğ belgesinin resmî bir örneği var mı?
Bakanlığın okul içi tebliğler için yayımladığı tek bir form yok. Araçtaki düzen, okulların yaygın kullandığı imza listesinin ortak yapısıdır; başlık ve tarih Resmî Yazışma Yönetmeliği'ne göredir.
Elektronik tebliğ yeterli mi?
DYS ve MEBBİS üzerinden gönderilen yazılar sistemde okundu bilgisiyle izlenebilir. Çizelge ve görevlendirme gibi okul içi belgelerde ıslak imzalı liste ayrıca bir kanıt bırakır; okulunun uygulamasına göre karar ver.
Bir öğretmene birden çok yazıyı tek belgeyle tebliğ edebilir miyim?
Metin kutusuna yazıların listesini yazıp konuyu genel tutabilirsin ("Ders yılı başı görevlendirmeleri" gibi). Her yazının ilgi bilgisi farklıysa ayrı belge daha düzenli olur.
Personel listesini her tebliğde yeniden girmem gerekir mi?
Hayır. Liste ve ayarlar taslak olarak kalır. Aynı listeyi başka bir tebliğ için kullanırken yalnız konuyu ve metni değiştirmen yeter.
Kaynaklar: Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Cumhurbaşkanlığı Kararı 2646, Resmî Gazete 10.06.2020/31151) m.6, m.10, m.11, m.12 ve m.15; Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği ve Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği'nin görevlendirme ve duyuru hükümleri.
İlgili araçlar: öğretmen görev dağılım çizelgesi, nöbet çizelgesi, ders programı, proje ödevi tebliğ tutanağı ve ikame ders görevlendirme çizelgesi. Bütün okul belgeleri öğretmen evrakları sayfasında.