- Bu araç sosyal etkinlikler, eser inceleme, rehberlik yürütme, BEP ve zümre başkanları kurullarının toplantı tutanağını hazırlar.
- Okul kurul tutanakları için ortak resmî form yoktur; tutanak gündem, görüşmeler, kararlar, üye imzaları ve müdür onayından oluşur.
- Rehberlik ve psikolojik danışma hizmetleri yürütme komisyonu yılda en az üç kez toplanır: iki dönem başında ve ders yılı sonunda.
- Kararlara işi kimin, hangi tarihe kadar yapacağını yaz; sosyal etkinlikler kurulunun kararları müdür onayıyla yürürlüğe girer.
Öğretmenler kurulu, zümre ve şube öğretmenler kurulu dışında kalan okul kurullarının ve komisyonlarının toplantı tutanağını bu araçla A4 düzeninde hazırlarsın. Listeden kurulu seçersin (sosyal etkinlikler kurulu, eser inceleme ve seçme kurulu, rehberlik ve psikolojik danışma hizmetleri yürütme komisyonu, BEP geliştirme birimi, okul zümre başkanları kurulu) ya da "Diğer" deyip kurulun adını kendin yazarsın. Seçtiğin kurulun mevzuattaki görevlerine göre hazır gündem maddeleri gelir, her maddenin dayanağı da yanında yazar. Üyeleri ekler, görüşmeleri ve kararları yazar, belgeyi önizleyip PDF ya da Word olarak indirirsin. Gündem duyurusunu ya da yalnız kararları ayrıca basabilirsin.
Okul kurul ve komisyonlarının tutanakları için ortak bir resmî form yok. Araç, okullarda yaygın kullanılan yapıyı izler: başlık, toplantı bilgileri, gündem, görüşmeler, kararlar, üyelerin imzaları ve okul müdürünün onayı.
Hangi kurullar ve dayanakları
| Kurul / komisyon | Kimlerden oluşur | Dayanak |
|---|---|---|
| Sosyal etkinlikler kurulu | Müdür ya da görevlendirdiği müdür yardımcısının başkanlığında, danışman öğretmenler arasından müdürün belirlediği üç öğretmen, öğrenci kulübü temsilcilerinin seçtiği iki öğrenci ve okul aile birliğinin belirlediği bir veli | Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.6 |
| Eser inceleme ve seçme kurulu | Müdür ya da görevlendirdiği müdür yardımcısının başkanlığında iki öğretmen, ilgili kulübün danışman öğretmeni ve temsilci öğrenci | Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.12/2 |
| Rehberlik ve psikolojik danışma hizmetleri yürütme komisyonu | Müdür başkanlığında rehberlik öğretmenleri ve öğretmenler kurulunda seçilen öğretmenler | Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği m.16-17 |
| BEP geliştirme birimi | Müdür ya da görevlendirdiği müdür yardımcısının başkanlığında rehberlik öğretmeni, sınıf öğretmeni, dersi okutan alan öğretmenleri, veli ve öğrenci | Özel Eğitim Hizmetleri Yönetmeliği m.47-48 |
| Okul zümre başkanları kurulu | Okuldaki sınıf/alan zümre başkanları; ilk toplantıda kendi aralarından başkan seçer | Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.13 |
Bu kurulların üyeleri sene başı öğretmenler kurulunda belirlenir; yönergenin 9. maddesindeki "kurul ve komisyonlara öğretmen seçimi ve görev dağılımının yapılması" bendi bu iş için konmuştur. Muayene ve kabul, taşınır sayım, kantin denetim gibi idari komisyonlar için de aynı aracı "Diğer" seçeneğiyle kullanabilirsin; bu kurulların gündemini okulun ihtiyacına göre serbestçe yazarsın.
Sosyal etkinlikler kurulu
Kurul, eğitim ve öğretim yılı içinde yapılacak sosyal etkinliklerle ilgili iş ve işlemleri eylül ayından itibaren planlar ve yürütür; yıl içinde değişen şartlara göre yeni planlama yapabilir (SEY m.6/2-3). Eylüldeki asıl görevi, sene başı öğretmenler kurulunda belirlenen belirli gün ve haftaların öğrenci kulüplerine dağılımını ve hangilerinin sınıf içi, okul düzeyinde ya da okul dışında yapılacağını planlayıp müdürün onayına sunmaktır (SEY m.6/5). Kurulun kararları müdürün onayından sonra yürürlüğe girer (SEY m.6/4).
2026/70 sayılı genelgenin 19. maddesi, okul temelli sosyal etkinlik eylem planının hazırlanmasını ve öğrencilerin katıldığı etkinliklerin e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü'ne zamanında, eksiksiz işlenmesini ister. Araç bu kurul için şu gündemi önerir: açılış, önceki kararlar, görev dağılımı, yıllık sosyal etkinlik planı, belirli gün ve haftaların kulüplere dağılımı, eylem planı ve e-Okul modülü, dilek ve kapanış.
Eser inceleme ve seçme kurulu
Okulda çıkarılacak duyuru, dergi, gazete, duvar gazetesi, broşür, afiş, yıllık ve benzeri yayınlar bu kurulun incelemesinden geçer (SEY m.12). 2026/70 sayılı genelgenin 12. maddesi bu kurula bir iş daha verir: tören, kutlama, anma günü ve mezuniyet etkinliklerinde kullanılacak müzik, video, broşür ve pankartlar kurulun onayıyla kullanılır. Araçta bu iki başlık hazır madde olarak gelir.
Rehberlik ve psikolojik danışma hizmetleri yürütme komisyonu
Komisyon yılda en az üç kez toplanır: birinci dönem başında, ikinci dönem başında ve ders yılı sonunda. İlk toplantı öğretmenler kurulundan sonra en geç bir ay içinde yapılır, gündem bir hafta önce duyurulur ve kararlar tutanağa geçirilir (Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği m.16-17). Gündemde okul rehberlik ve psikolojik danışma programı, sınıf rehberlik planları ve risk altındaki öğrencilere yönelik çalışmalar yer alır. Sınıf rehberlik planlarının en geç ekimin ikinci haftasında müdür onayına sunulacağı da yönetmelikte yazılıdır (m.23).
BEP geliştirme birimi
Kaynaştırma/bütünleştirme yoluyla eğitim alan öğrenci bulunan her okulda birim kurulur. Birim, öğrencilerin bireyselleştirilmiş eğitim programlarını hazırlar, uygular ve değerlendirir; destek eğitim odasında verilecek eğitimi planlar ve ölçme-değerlendirme uyarlamalarını belirler (Özel Eğitim Hizmetleri Yönetmeliği m.24, 25, 47, 48). 2026/70 sayılı genelgenin 39. maddesi de destek eğitim odalarının açılmasını ve BEP'lerin dikkate alınmasını ayrıca ister. Birime veli ve öğrenci de üye olduğu için tutanakta öğrencinin adı geçer.
Okul zümre başkanları kurulu
Kurul okuldaki zümre başkanlarından oluşur; ders yılı başlamadan önce, ikinci dönem başında ve ders yılı sonunda toplanır (EKZY m.13/2). Gündemi 13. maddenin 7. fıkrası sayar: eğitim ve öğretimin planlanması, zümreler arası iş birliği, öğrenci başarısını artırma tedbirleri, öğrenme güçlüğü çekilen konular, okul düzeyindeki ortak yazılı sınavlar ve sınav analizleri, değerler eğitimi eylem planı, iş sağlığı ve güvenliği ve diğerleri. Kurulda alınan kararlar zümrelerde yeniden değerlendirilir. 2025 değişikliğiyle, müdürün öğretmenlere yönelik izleme, değerlendirme ve rehberlik çalışmalarına ilgili zümre başkanı da katılır (EKZY m.13/10).
Hangi kurul ne zaman toplanır?
| Kurul / komisyon | Toplantı zamanı | Not |
|---|---|---|
| Sosyal etkinlikler kurulu | Eylülde yıllık plan için; yıl içinde gerektikçe | Belirli gün ve hafta dağılımı eylül toplantısındadır |
| Eser inceleme ve seçme kurulu | Yayın, tören ya da etkinlik materyali hazırlandıkça | Mezuniyet ve törenlerden önce mutlaka |
| RPD hizmetleri yürütme komisyonu | En az üç kez: 1. dönem başı, 2. dönem başı, ders yılı sonu | İlki öğretmenler kurulundan sonra en geç bir ay içinde |
| BEP geliştirme birimi | Öğrenci tanılandıktan sonra ve yıl içinde değerlendirme için | Yönetmelikte kesin süre yoktur; kılavuz "mümkün olan en kısa sürede" der |
| Okul zümre başkanları kurulu | Ders yılı başı, 2. dönem başı, ders yılı sonu | Zümre toplantılarını izleyen iş günü yapılır |
Bütün kurullarda ortak kural aynı: toplantının tarihi, yeri ve gündemi üyelere önceden duyurulur, kararlar tutanağa geçirilir, tutanak da okul yönetiminde saklanır. Aracın "Yalnız gündem" çıktısı bu duyuru için hazırladığım kısa bir sayfa: başlık, toplantı bilgileri, gündem maddeleri, üyelerin katılımını rica eden bir cümle ve kurul başkanının imzası. Toplantıdan sonra aynı taslağı açıp görüşmeleri ve kararları ekleyerek tutanağa çevirebilirsin; taslak kaydedildiği için bilgileri yeniden yazman gerekmez.
Tutanağın düzeni
- Sağ üstte tarih.
- Okul adı (isteğe bağlı T.C. ve kaymakamlık başlığıyla), öğretim yılı, kurulun adı ve "TOPLANTI TUTANAĞI".
- Toplantı tarihi, saati, yeri, numarası ve kurul başkanı.
- Gündem maddeleri (numaralı).
- Gündemin görüşülmesi: her madde için kısa paragraf.
- Alınan kararlar (numaralı).
- Üyelerin imzaları: dokuz kişiye kadar üçlü sıralar hâlinde ad ve görev; daha kalabalık kurullarda imza çizelgesi.
- Okul müdürünün "UYGUNDUR" onayı.
Toplantıya katılmayan üyeyi "raporlu", "izinli" ya da "görevli" olarak işaretlersen bu durum adının altında, görev bilgisinin yanına yazılır.
Eser inceleme kurulu için tutanak örneği
Bir ortaokulda koridor panosuna asılacak resim çalışmaları için eser inceleme ve seçme kurulu toplanıyor: 05.11.2026, saat 15.30, öğretmenler odası. Kurul başkanı müdür yardımcısı. Aracı şöyle doldurdum:
- Kurul listesinden "Eser İnceleme ve Seçme Kurulu"nu seçtim. Gündem 6 maddeyle geldi; 4. ve 5. maddeler bu kurula özgü: "Yayımlanacak dergi, gazete, pano, broşür ve duyuruların incelenmesi" ile "Tören ve etkinliklerde kullanılacak müzik, video ve materyallerin onayı".
- Kurul başkanı alanına müdür yardımcısının adını yazdım.
- Katılımcılara üç öğretmen ekledim: Türkçe, Görsel Sanatlar ve Müzik öğretmeni. Müzik öğretmenini "İzinli" işaretledim.
- Tek karar yazdım: "Panoya asılacak resim çalışmaları incelendi, uygun bulundu."
Tutanakta açılış maddesi şöyle çıktı:
Kurul toplantısı … başkanlığında açıldı. Yapılan yoklamada 3 üyeden 2 üyenin toplantıya katıldığı görüldü.
Burada bir eksik var: toplantıda başkanla birlikte dört kişi vardı ama metin "3 üyeden 2" diyor. Araç bu sayıları yalnız katılımcı listesinden alıyor, kurul başkanı alanına yazdığın kişiyi saymıyor. Başkanı katılımcı listesine de görevi "Müdür Yardımcısı" olarak ekleyince sonuç değişti:
| Bölüm | Başkan yalnız başkan alanında | Başkan katılımcı listesinde de |
|---|---|---|
| Açılış cümlesi | 3 üyeden 2 üye katıldı | 4 üyeden 3 üye katıldı |
| Başkanın imza unvanı | Kurul Başkanı | Müdür Yardımcısı (Kurul Başkanı) |
| İzinli üyenin imzası | Müzik Öğretmeni (izinli) | Müzik Öğretmeni (izinli) |
| Onay | UYGUNDUR, 05.11.2026, Okul Müdürü | UYGUNDUR, 05.11.2026, Okul Müdürü |
Başkan iki yerde yazılı olunca imza bölümünde iki kez çıkmadı; araç adı eşleştirip tek imza yerinde birleştirdi ve görev bilgisinin yanına "(Kurul Başkanı)" ekledi. Yoklama sayısının tutanakta doğru görünmesi için başkanı da katılımcı listesine yaz. İzinli üyenin adı imza yerinde kalıyor ama yoklamada katılan sayılmıyor.
Görüşme ve karar yazarken
Kurul tutanağı kısa olabilir, ama kararlarda işi kimin, ne zamana kadar yapacağının yazması iyi olur. "Belirli gün ve haftaların kulüplere dağılım çizelgesinin 25 Eylül'e kadar müdür onayına sunulmasına karar verildi." gibi bir cümle, yıl sonunda kararın uygulanıp uygulanmadığına bakmayı kolaylaştırır. Oylama yapıldıysa "oy birliğiyle" ya da "oy çokluğuyla" ifadesini ekle.
Toplantı tutanağı taslağının kaydedilmesi
Taslak aynı tarayıcıdan açtığında kaldığı yerden gelir, "Yeni belge" ile silinir.
Sık sorulan sorular
Listede olmayan bir komisyonun tutanağını hazırlayabilir miyim?
Evet. "Diğer" seçeneğinde kurulun adını yaz; açılış, önceki kararlar, görev dağılımı ve kapanış maddeleri gelir, diğer maddeleri kendin eklersin.
Kurul kararları müdür onayı gerektirir mi?
Sosyal etkinlikler kurulunun planlama ve kararları müdürün onayından sonra yürürlüğe girer (SEY m.6/4); zümre başkanları kurulunun kararları da müdür onayıyla uygulanır (EKZY m.13/6). Araç bu yüzden her tutanağın sonuna "UYGUNDUR" bloğu koyar; gerekmiyorsa Word dosyasından silebilirsin.
Disiplin kurulu tutanağı için kullanılabilir mi?
Önermem. Öğrenci ödül ve disiplin kurulu kararlarının yönetmelikte belirlenmiş kendi usulü ve karar biçimi vardır; bu araç genel toplantı tutanakları için.
Rehberlik komisyonu toplantısı yılda kaç kez yapılır?
En az üç kez: birinci dönem başı, ikinci dönem başı ve ders yılı sonu.
Kaynaklar: MEB Eğitim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.6 ve m.12; MEB Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği m.16, 17, 23; Özel Eğitim Hizmetleri Yönetmeliği m.24, 25, 47, 48; Millî Eğitim Bakanlığı Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.9/7-ö ve m.13; 2026-2027 Eğitim ve Öğretim Yılına İlişkin İş ve İşlemler Genelgesi (2026/70) md.12, 19, 39.
Öğretmenler kurulunda yapılan görev dağılımı için öğretmenler kurulu tutanağı, zümre başkanlarının kendi zümre toplantıları için zümre toplantısı tutanağı aracına bakabilirsin.