Tebliğ Tebellüğ Nedir? Okulda Yazı ve Görev Tebliği Nasıl Yapılır

Tebliğ, bir yazının ya da görevin ilgilisine bildirilmesi; tebellüğ ise o bildirimin alınmasıdır. Okulda bu iş çoğunlukla öğretmenler odasında dolaşan imza listesiyle yapılır ve o listenin hem bir dayanağı hem de doğru bir yazılışı var. Aşağıda tebliğin hangi kurala dayandığını, okulda hangi belgelerin nasıl tebliğ edildiğini, doldurulmuş bir örneği ve en sık yapılan hataları bulacaksın. İmza listesini ya da kişiye özel belgeyi aşağıdaki araçla hazırlayabilirsin.

Tebliğ ve tebellüğ ne demek?

İki kelime aynı işin iki ucudur. Tebliğ, bir yazının, kararın ya da talimatın ilgilisine bildirilmesidir; işi bildiren yapar. Tebellüğ ise bildirilenin alınması, öğrenilmesidir; imzayı bildirilen kişi atar. Okulda tebliğ eden genellikle müdür yardımcısı ya da okul müdürüdür, tebellüğ eden öğretmen ya da diğer personeldir. Belgenin adı iki tarafı da kapsadığı için "tebliğ-tebellüğ belgesi" olarak geçer.

Mahkeme kararları ve resmî bildirimler için Tebligat Kanunu'nda ayrıntılı kurallar var; okul içi tebliğ ise bir kayıt işidir. Amacı, bildirimin yapıldığını ve kişinin bunu öğrendiğini sonradan gösterebilmektir.

Tebligat Kanunu okul içi tebliğe nasıl bakar?

7201 sayılı Tebligat Kanunu'nun 1. maddesi, genel bütçeli idarelerin yapacağı tebligatın bu Kanun hükümlerine göre PTT ya da memur eliyle yapılacağını söyler. 2. madde ise aynı yerdeki daireler arasında ve bu dairelerde bulunan kişilere yapılacak tebligatın idarenin kendi memurlarıyla yaptırılabileceğini belirtir. Okulda müdür yardımcısının yazıyı öğretmene imzayla vermesi bu ikinci yola karşılık gelir: postaya gerek yoktur, kurum kendi personeliyle bildirir.

Kanun, posta tebligatında tebliğin bir mazbatayla belgelenmesini ister (m.23). Mazbatada tebliği çıkaran merciin adı, tebliğ olunacak kişinin adı, tebliğin konusu, nerede ve ne zaman yapıldığı ve imzalar bulunur. Okul içi belge için bu madde doğrudan bağlayıcı değil, ama iyi bir kontrol listesidir. Senin belgende de aynı bilgiler olmalı: hangi okul, kime, hangi yazı, hangi tarihte, iki imza.

Bir hüküm daha işine yarar: Kanun'un 32. maddesine göre tebliğ usulüne aykırı yapılmış olsa bile muhatap tebliği öğrenmişse tebliğ geçerli sayılır ve muhatabın beyan ettiği tarih tebliğ tarihidir. Okulda bunun pratik karşılığı şudur: imzanın yanına yazılan tarih, kişinin yazıyı öğrendiği gün olarak kabul edilir. Bu yüzden tarih sütununu boş geçme.

Kurumlar arası yazışmada durum farklıdır. Kanun'un 7/a maddesi kamu idarelerine tebligatın elektronik yolla yapılmasını zorunlu tutar; elektronik tebligat, muhatabın adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılır. Sana kişisel olarak gelen bir e-tebligatın hangi gün tebliğ edilmiş sayılacağını e-tebligat tebliğ tarihi aracıyla bulabilirsin.

Okulda hangi belgeler tebliğ edilir?

Ders yılı başında nöbet çizelgesi, ders programı, kurul ve komisyon görevleri ve sınıf rehberliği görevleri tebliğ edilir. Yıl içinde ortak sınav takvimi, sınav görevleri, üst makamdan gelen genelge ve duyurular, ders görevlendirmeleri ve kişisel görevlendirmeler bunlara eklenir. Bir kural olarak, öğretmenden bir iş yapmasını ya da bir kurala uymasını isteyen her belge imzayla tebliğ edilmelidir.

Yönetmelikler de bazı belgeler için yazılı duyuruyu açıkça ister:

Bu tabloda "yazılı olarak duyurulur" denen her yerde, duyurunun yapıldığını gösterecek tek belge imzalı tebliğ listesidir. Kurul görevlerinin dağıtımında tebliğ yazısının nasıl kurulacağını kurul ve komisyon tebliğ yazısı yazısında ayrıca anlattım. Nöbet talimatını hazırlamak için de nöbetçi öğretmen görev talimatı aracı var.

İmza listesi mi, kişiye özel belge mi?

Bütün öğretmenleri ilgilendiren bir yazı için tek sayfalık imza listesi yeterlidir. Listede sıra, ad soyad, unvan ya da branş, tebliğ tarihi ve imza sütunları bulunur; üstünde de tebliğ edilen yazının konusu, varsa ilgisi ve şu cümle yer alır: "… konulu ilgi yazı aşağıda adı soyadı yazılı personele tebliğ edilmiş, okunarak bir örneği tebellüğ edilmiştir."

Kişiyi doğrudan ilgilendiren bir görevlendirme ya da karar için kişiye özel belge daha uygundur. Bu belgede kişinin adı, unvanı, tebliğ tarihi, tebliğ edilen metin ve iki imza bulunur: "Tebliğ Eden" ve "Tebellüğ Eden". Kişiye özel belge başkalarının bilgisi olmadan verilir; bir nüshası kişide, imzalı nüshası okulda kalır.

Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'in 26. maddesi "KİŞİYE ÖZEL" ibaresini ayrıca tanımlar: bu ibare belgenin ilgilisine teslim edilmesini anlatır ve belge üzerinde yalnız ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir. Disiplin, sağlık ya da özlük konusu taşıyan bir yazıyı imza listesine koyma; liste herkesin önünden geçer.

Örnek tebliğ-tebellüğ belgesi

Aşağıdaki örnekte noktalı yerler senin okulunun bilgileriyle dolacak. Gerçek kişi adı yazmadım; yer tutucuları kendi bilgilerinle değiştir.

T.C. ……… KAYMAKAMLIĞI ……… Ortaokulu Müdürlüğü TEBLİĞ-TEBELLÜĞ BELGESİ İlgi: ……… Kaymakamlığının (İlçe Millî Eğitim Müdürlüğü) GG.AA.YYYY tarihli ve E-……-……-…… sayılı yazısı. "Ortak Yazılı Sınav Takvimi" konulu ilgi yazı aşağıda adı soyadı yazılı personele tebliğ edilmiş, okunarak bir örneği tebellüğ edilmiştir.

Altında sağda "Tebliğ Eden" başlığıyla müdür yardımcısının adı soyadı, unvanı ve imzası yer alır. Yönetmeliğin 12. maddesinin dördüncü fıkrası tebliğ-tebellüğ belgesinde tarihin metnin bitiminde yer alabileceğini söyler; yani tarihi üst köşe yerine imza bloğunun üstüne yazman da doğrudur.

İlgi satırı nasıl yazılır?

Tebliğ edilen yazı bir üst makamdan geldiyse ilgi satırında anılır. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, ilgide yazıların "… tarihli ve … sayılı" kalıbıyla belirtilmesini ve ilginin sonuna nokta konmasını öngörür (m.15/7). İlgide yazıyı gönderen idarenin adı, yazının tarihi ve sayısı bulunur (m.15/6).

Tarih gün, ay ve yıl olarak noktalarla (GG.AA.YYYY) yazılır; gün ve ay iki, yıl dört hanelidir (m.12/1). Sayı, yazının belge yönetim sistemindeki sayısıdır; "E-" ile başlar, devamında idarenin DETSİS numarası, standart dosya planı kodu ve kayıt numarası gelir (m.11/1). Sayıyı elle yeniden yazmak yerine yazıdan kopyalamak hatayı önler. Okulun kendi belgesi (örneğin nöbet çizelgesi) tebliğ ediliyorsa ilgi satırı gerekmez. İlgi ve sayı kurallarının bütününü resmî yazı nasıl yazılır yazısında bulabilirsin.

Tebliğ tarihine dikkat

Bir görevin sorumluluğu, kişinin ondan haberdar olduğu tarihte başlar. Bu yüzden tebliğ tarihi belgenin en önemli bilgisidir. Liste aynı gün imzalatılacaksa tarihi önceden yazdırabilirsin. Personel farklı günlerde imzalayacaksa tarihi boş bırak; herkes imzasının yanına kendi tarihini yazsın. İzinli ya da raporlu personelin satırına "dönüşte tebliğ edilecek" notu düş ve döndüğünde tebliğ et.

Beş gün kuralı olan belgelerde tarih ayrıca önemlidir. Toplantı 15'inde yapılacaksa duyurunun en geç 10'unda yapılmış olması gerekir; imza listesindeki tarihler bunu gösterir. Listeyi toplantının sabahı dolaştırmak, beş günlük sürenin karşılanmadığını kendi elinle belgelemek olur.

İzinli, raporlu ve imzadan kaçınan personel

İzinli ya da raporlu öğretmen o gün tebliğ alamaz. Satırını boş bırakma, durumunu yaz ve göreve döndüğü ilk gün imzasını al. Sorumluluk dönüş günü başlar; o günden önceki bir iş için bu kişiden hesap sorulamaz.

Bir öğretmen yazıyı okuyup imzalamaktan kaçınırsa durumu kayda geçirmek gerekir. Tebligat Kanunu'nun 21. maddesi posta tebligatında tebellüğden kaçınmayı tebliğ memurunun şerh düşerek kayda geçirmesini öngörür. Okulda buna karşılık gelen düzen, tebliğ edenin ve bir tanığın tarih ve saat yazarak imzaladığı kısa bir tutanaktır. Tutanakta yazının konusu, kişiye okunduğu ya da verildiği ve imzadan kaçınıldığı yazılır. Bu bir uygulama önerisidir; disiplin boyutu varsa okul yönetiminin ilgili mevzuata göre işlem yapması gerekir.

Biçim ve dosyalama

Belge A4 boyutunda, ortalı "T.C." ve kurum başlığıyla hazırlanır (m.6, m.10). İmza satırları elle imza atılabilecek yükseklikte olmalı. Tamamlanan liste, tebliğ edilen yazının bir örneğiyle birlikte ilgili dosyaya konur: nöbet çizelgesi nöbet dosyasına, kurul görevleri kurul dosyasına. Yazı DYS üzerinden geldiyse sistemdeki okundu bilgisi de bir kayıttır; okul içi belgelerde ıslak imzalı listeyi ayrıca saklamak, sonradan gösterilebilecek bir kanıt bırakır.

Görev dağılımı gibi uzun listelerde ayrı bir tebliğ belgesi yerine çizelgenin kendisine imza sütunu eklemek de bir yoldur; öğretmen görev dağılım çizelgesi aracı bu sütunu kendisi ekler. Nöbet listesini hazırlarken nöbet çizelgesi aracı da imza sütunuyla çıktı verir.

Tebliğ belgesinde sık yapılan hatalar

• Tarih sütununu boş bırakmak. Tarih yoksa kişinin yazıyı ne zaman öğrendiği gösterilemez.
• Konuyu yazmadan "ilgi yazı tebliğ edilmiştir" demek. Liste yazıdan ayrılırsa neyin tebliğ edildiği anlaşılmaz; konuyu ve ilgiyi mutlaka yaz.
• Kişisel bir yazıyı ortak listeye koymak. Bunun için kişiye özel belge kullan.
• İzinli ve raporlu personelin satırını boş geçmek. Durumu yaz, dönüşte tamamla.
• Yazının bir örneğini dosyaya koymamak. Liste tek başına neyin imzalandığını göstermez.
• Beş gün kuralı olan bir duyuruyu son gün dolaştırmak.

Kaynaklar: 7201 sayılı Tebligat Kanunu m.1, m.2, m.7/a, m.21, m.23, m.32 (mevzuat.gov.tr); Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete 10.06.2020/31151) m.6, m.10, m.11, m.12, m.15, m.26; Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.43/7, m.44/10; Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.91; Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.13.