Hizmet belgesi ve görev yeri belgesi dilekçesi aracı, öğretmenin kendi görevine ilişkin bir belgeyi istemek için okul müdürlüğüne ya da okul aracılığıyla ilçe millî eğitim müdürlüğüne vereceği dilekçeyi hazırlar. Hizmet belgesi, görev yeri belgesi, hizmet cetveli ve maaş ve kesinti belgesi için hazır metin var; listede olmayan bir belgenin adını da kendin yazabilirsin. Belgenin nereye verileceğini ve kaç adet istediğini eklersin, araç talep cümlesini kurar ve dilekçeye ne zamana kadar cevap verilmesi gerektiğini hesaplar. Görev yeri belgesini okul kendisi düzenlediği için araç, istersen okulun "İlgili makama" yazısının taslağını da aynı bilgilerden hazırlar. Belgeler PDF ve Word olarak iner.
- Araç hizmet belgesi, görev yeri belgesi, hizmet cetveli ya da maaş belgesi istemek için okul müdürlüğüne verilecek dilekçeyi hazırlar.
- 3071 sayılı Kanun m.4'e göre dilekçede ad, soyad, imza ve iş ya da ev adresi bulunmalıdır; bunlar olmayan dilekçe incelenmez.
- Dilekçeye en geç 30 gün içinde cevap verilir (3071 s. Kanun m.7); belgeler çoğu zaman aynı gün ya da birkaç günde verilir.
- Hizmet cetveli hizmet belgesinden ayrıntılıdır; özlük dosyasından çıktığı için dilekçe okul aracılığıyla ilçeye yazılır.
Hangi belge, kim düzenler?
| Belge | Ne gösterir | Kim düzenler | Nerede istenir |
|---|---|---|---|
| Hizmet belgesi | Öğretmenlikte geçen hizmet sürelerini | Okul ya da ilçe millî eğitim müdürlüğü, personel bilgi sisteminden onaylı | Yer değiştirme, sınav, yönetici görevlendirme, sendika ve dernek işlemleri |
| Görev yeri belgesi | Hangi okulda hangi tarihten beri, hangi unvan ve branşla çalıştığını | Okul müdürlüğü | Eş durumu, kreş, banka, konut ve kira işlemleri, vize başvurusu |
| Hizmet cetveli (onaylı hizmet dökümü) | Göreve başlamadan bugüne bütün hizmetleri, derece ve kademeleri | Özlük dosyasının tutulduğu ilçe ya da il millî eğitim müdürlüğü | Emeklilik, intibak, hizmet birleştirme |
| Maaş ve kesinti belgesi | Aylık brüt ve net ödemeleri, kesintileri | Maaş işlemlerini yapan birim | Kredi, kira, nafaka |
Hangi belgenin hangi birimde düzenlendiği ilden ile ve okulun yapısına göre değişebilir. Araç olağan durumu gösterir; emin değilsen dilekçeyi vermeden önce okul sekreterine sor. Hizmet cetvelini seçtiğinde araç muhatabı kendiliğinden ilçe millî eğitim müdürlüğüne çevirir, çünkü özlük dosyası orada tutulur; dilekçe yine okul aracılığıyla verilir.
Bazı belgeleri e-Devlet üzerinden kendin de alabilirsin; örneğin sigortalılık hizmet dökümü bunlardan biridir. Başvurduğun kurum "ıslak imzalı" ya da "kurumdan onaylı" belge istiyorsa dilekçe yolu gerekir.
Dilekçeye ne yazılır?
Bir belge talep dilekçesi kısa olur. İçinde şunlar bulunsun:
- Muhatap: okul müdürlüğü ya da okul aracılığıyla ilçe millî eğitim müdürlüğü.
- Kim olduğun: görevin, branşın ve istersen okulda hangi tarihten beri çalıştığın.
- Talep: hangi belgeyi, kaç adet ve nereye verilmek üzere istediğin.
- Kapanış, tarih, ad soyad ve imza.
- Adres. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 4 üncü maddesine göre dilekçede ad, soyad, imza ve iş ya da ev adresi bulunur; bunları taşımayan dilekçe incelenmez. Araç adres boşsa yerini noktalı basar.
"Nereye verilmek üzere" kısmı küçük bir ayrıntı gibi görünür ama işe yarar. Belgeyi düzenleyen birim, belgenin hangi kuruma sunulacağını bildiğinde ona göre bir açıklama ekleyebilir. Araç bu bilgiyi talep cümlesinin başına koyar: "Sosyal Güvenlik Kurumuna verilmek üzere hizmet belgemin düzenlenerek tarafıma verilmesini istiyorum."
Birden fazla kuruma vereceksen adet yaz. Araç "2 (iki) adet" biçiminde, sayıyı yazıyla da yazar.
Dilekçene ne zaman cevap verilir?
3071 sayılı Kanunun 7 nci maddesine göre yetkili makamlara yapılan başvuruların sonucu ya da işlemin hangi aşamada olduğu dilekçe sahibine en geç otuz gün içinde gerekçeli olarak bildirilir. Araç dilekçe tarihine 30 gün ekleyerek bu son günü yazar. Belgeler çoğu zaman aynı gün ya da birkaç gün içinde verilir; 30 gün yasal üst sınırdır. Bir işlemin gecikmesi hâlinde ne zaman sorabileceğini bilmek için yararlıdır.
Okulun görev yeri belgesi
Görev yeri belgesi, okul müdürlüğünün resmî yazı biçiminde düzenlediği kısa bir belgedir. Muhatap "İLGİLİ MAKAMA" yazılır, çünkü belge öğretmenin götüreceği herhangi bir kuruma hitap eder. Araç belgeyi Resmî Yazışma Yönetmeliğinin biçimiyle hazırlar: başlıkta T.C., kaymakamlık ya da valilik ve okulun adı, sol tarafta sayı, aynı satırın sağında tarih, konu, muhatap, metin ve müdürün imzası.
Metin iki cümledir (aşağıdaki ad uydurmadır):
Zeynep Arslan (T.C. Kimlik No: …), okulumuzda 06.09.2021 tarihinden bu yana kadrolu Sınıf öğretmeni olarak görev yapmaktadır.
Bu belge, ilgilinin isteği üzerine kreş başvurusunda kullanılmak üzere düzenlenmiştir.
İstihdam türünü (kadrolu, sözleşmeli ya da ders ücretli) kişisel bilgiler adımında seçersin. T.C. kimlik numarasını yazarsan belgeye girer, yazmazsan bu bölüm hiç basılmaz. Belgenin sayısını ve müdürün adını çıktı adımında yazarsın. Okul resmî yazılarını elektronik belge yönetim sisteminde hazırlıyorsa bu taslak metni oraya aktarmak için kullanılabilir.
Okulun düzenlemediği belgeler için (hizmet belgesi, hizmet cetveli, maaş belgesi) araç taslak basmaz. Bunlar ilgili birimin kendi sisteminden çıkar ve onun biçiminde olur.
Dilekçe nasıl hazırlanır?
- İstediğin belgeyi seç. Belgenin ne gösterdiği ve kimin düzenlediği altında görünür.
- Nereye verileceğini ve kaç adet istediğini yaz. Okulda göreve başlama tarihini gir; bu tarih dilekçenin tanıtım cümlesine ve görev yeri belgesine girer.
- İstersen ek açıklama yaz.
- Adını, unvanını, branşını, istihdam türünü ve iletişim satırlarını gir.
- Dilekçenin kime yazılacağını seç. Görev yeri belgesinde çıktıyı da seç: yalnız dilekçe, yalnız görev yeri belgesi ya da ikisi.
Örnek dilekçe
Aşağıdaki ad ve okul uydurmadır.
CUMHURİYET İLKOKULU MÜDÜRLÜĞÜNE
MENGEN / BOLU
Konu: Hizmet belgesi talebi
Okulunuzda Sınıf öğretmeni olarak görev yapmaktayım. 06.09.2021 tarihinden beri okulunuzda görevliyim.
Sendika üyelik işlemlerinde kullanılmak üzere hizmet belgemin düzenlenerek tarafıma verilmesini istiyorum.
Gereğini bilgilerinize arz ederim.
Hizmet cetveli ile hizmet belgesi aynı şey mi?
Değil. Hizmet belgesi çoğunlukla Bakanlıktaki öğretmenlik hizmetini ve hizmet puanını gösterir; yer değiştirme ya da görevlendirme gibi Bakanlık içi işlemlerde istenir. Hizmet cetveli ise memuriyete başladığın günden bu yana bütün görevlerini, derece ve kademe değişikliklerini, askerlik ve aylıksız izin gibi süreleri gösteren daha ayrıntılı bir dökümdür; emeklilik ve intibak işlemlerinde kullanılır. Hangisinin istendiğini belgeyi isteyen kurumdan öğren; yanlış belgeyle gitmek bir gidiş daha demektir.
Belgeyi kullanırken dikkat et
Belge eline geçtiğinde birkaç şeye bak. Adın, unvanın ve branşın doğru mu? Göreve başlama tarihi atama ya da göreve başlama yazındaki tarihle aynı mı? Belgede sayı, tarih ve imza var mı? Bir kuruma sunacağın belgede bu üçünden biri eksikse belge geri dönebilir. Elektronik imzalı belgelerde doğrulama kodunun bulunması yeterlidir; belgeyi isteyen kurum kodu kendi sisteminden kontrol eder.
Görev yeri belgesinin bir de güncelliği var. Bazı kurumlar son bir ay ya da son üç ay içinde düzenlenmiş belge ister. Eski bir belgeyi yeniden kullanmadan önce bunu sor. Aynı belgeyi kısa aralıklarla birkaç kuruma vereceksen dilekçede adet yazman, okula tekrar tekrar gitmeni önler.
Tayin döneminde eş durumu için belge hazırlıyorsan eşinin kurumundan da benzer bir belge gerekecek. Onun kurumu öğretmen değilse belgenin biçimi farklı olabilir; önemli olan eşinin nerede ve hangi tarihten beri çalıştığını göstermesidir. Tayin dilekçesini ve şartlar listesini öğretmen yer değiştirme dilekçesi aracında hazırlayabilirsin.
Sıkça sorulan sorular
Öğretmen hizmet belgesini nereden alır?
Hizmet belgesi okul ya da ilçe millî eğitim müdürlüğü tarafından personel bilgi sisteminden onaylı olarak verilir. Dilekçeyi okul müdürlüğüne verirsin; okul düzenleyemiyorsa ilçeye iletir.
Görev yeri belgesi kaç günde verilir?
Kanunda belirli bir gün sayısı yoktur; okul genelde aynı gün ya da birkaç gün içinde düzenler. Dilekçelere cevap için yasal üst sınır 30 gündür (3071 sayılı Kanun m.7).
Görev yeri belgesinde T.C. kimlik numarası yazmalı mı?
Belgeyi isteyen kurum kimlik numarası istiyorsa yaz. Araç numarayı yalnız sen yazdığında belgeye ekler.
Dilekçeyi ilçe millî eğitim müdürlüğüne mi yazmalıyım?
Okulun düzenleyebildiği belgelerde okul müdürlüğüne yaz. Hizmet cetveli gibi özlük dosyasından çıkan belgelerde dilekçeyi ilçeye hitaben yazıp okul aracılığıyla vermek daha doğru olur. Araç muhatap satırının altına "(Okul Müdürlüğü aracılığıyla)" yazar.
Dilekçeyi Word olarak düzenleyebilir miyim?
Evet. Word (.docx) düğmesi dilekçeyi ve görev yeri belgesini düzenlenebilir bir dosya olarak indirir.
Kaynaklar: 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun m.4 ve m.7 (mevzuat.gov.tr); 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu m.109 (mevzuat.gov.tr); Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (mevzuat.gov.tr).
Okulun diğer yazıları için resmî yazı oluşturucu, tayin isteğin için öğretmen yer değiştirme dilekçesi, intibak ve emeklilik için terfi ve emeklilik dilekçesi var. Diğer belgeler öğretmen evrakları sayfasında.