Okul Veliye Hangi Durumlarda Yazılı Bildirim Yapar? Devamsızlık, Sınav, Disiplin ve İzinler

Veliye yazılı bilgi verme işinin bir kısmı öğretmenin tercihine kalır, bir kısmı ise yönetmelikle belirlenmiş bir yükümlülüktür. Yıl başında eve giden tanışma mektubu birinci gruptadır. Öğrencinin beşinci gün özürsüz devamsızlığının veliye bildirilmesi ikinci gruptadır ve okul yönetiminin sorumluluğundadır. Bu iki işi karıştırmak iki tür soruna yol açar: ya öğretmen kendi mektubuyla resmî bir bildirimi yapmış saydığı için kayıt eksik kalır ya da okulun yapması gereken bildirimi öğretmen üstlenip yanlış kanaldan gönderir. Aşağıda hangi durumda bildirimin zorunlu olduğunu, kimin, hangi yolla ve hangi sürede yaptığını yönetmelik maddeleriyle topladım. Tanışma, gezi, toplantı ya da sınav dönemi için mektup yazacaksan aşağıdaki aracı kullanabilirsin.

Zorunlu bildirim ile bilgilendirme mektubu arasındaki fark

Zorunlu bildirim, yönetmelikte "veliye bildirilir", "tebligat yapılır" ya da "yazılı olarak bildirilir" diye geçen işlemdir. Bunu okul yönetimi yapar. Devamsızlık ve sınav bilgisi e-Okul'a işlenir, bildirimin yapıldığı da kayda geçer. İtiraz süresi gibi hak doğuran sonuçlar bildirimin tarihine bağlanır. Bu yüzden bildirimin kanıtı önemlidir: posta kaydı, kısa mesaj kaydı, imzalı tebellüğ belgesi.

Bilgilendirme mektubu ise öğretmenin kendi sınıfının velileriyle kurduğu iletişimdir. Hiçbir maddede "öğretmen yıl başında mektup gönderir" diye bir hüküm yok. Mektup bir hak başlatmaz, bir süreyi işletmez. Değeri, velinin olan biteni önceden bilmesini sağlamasıdır. Bir gezinin tarihi, toplantının gündemi, sınav haftasının takvimi mektupla duyurulur; ama gezinin izni, devamsızlığın uyarısı ya da kınama kararının tebliği mektupla yapılmaz.

Pratikte şöyle düşünebilirsin: Metnin sonunda velinin bir hakkı ya da yükümlülüğü doğuyorsa (itiraz etmek, özür belgesi getirmek, izin vermek) o iş okul yönetiminin resmî kanalından gider. Yalnız haber veriyorsan mektup yeter.

Devamsızlıkta veliye hangi gün bildirim yapılır?

Devamsızlık, yönetmeliklerin en ayrıntılı bildirim kuralı koyduğu konu. Günler kademeye göre değişiyor.

Bazı öğrenci grupları için ek bildirim günleri var. İlkokul ve ortaokulda kontrol kayıtlı sürekli tedavi ya da organ nakli gerektiren hastalığı olan, tam zamanlı kaynaştırma yoluyla eğitim alan ve koruma altındaki öğrenciler için 30. günde de tebligat yapılır. Lisede bu gruplara özel eğitim meslek lisesi öğrencileri ile tutuklu öğrenciler de eklenir ve ek tebligat günleri 40 ile 55'tir.

Bildirimin öbür yüzü velinin süresidir. İlkokul ve ortaokulda veli özür belgesini ya da yazılı beyanını özür gününü takip eden en geç 3 iş günü içinde okul yönetimine verir (m.18/3-f). Lisede bu süre 5 iş günüdür (m.36/7). İki kademede de zorunlu hâllerde okul yönetimi süreyi 20 iş gününü aşmamak üzere uzatabilir. Sınıf öğretmeni ya da rehber öğretmen olarak yapabileceğin en yararlı şey, yıl başı mektubuna bu süreyi yazmaktır; çoğu veli belge süresini ilk uyarıyı aldığında öğrenir.

Devamsızlığı gün gün izlemek için devamsızlık takip çizelgesi aracını, çizelgenin nasıl tutulacağı için devamsızlık takip çizelgesi nasıl tutulur yazısını kullanabilirsin.

Sınav ve başarı durumunda veliye bildirim

İlkokul ve ortaokulda sınava herhangi bir nedenle katılamayan ya da projesini zamanında teslim edemeyen öğrencinin durumu, okul yönetimince yazılı olarak, bilgi ve iletişim araçlarıyla ya da kısa mesajla veliye bildirilir. Veli gerekçeyi en geç beş iş günü içinde okul yönetimine yazılı olarak verir (Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.23/1). Bu gerekçe çoğu zaman bir dilekçedir; örnek metin için mazeret sınavı dilekçesi nasıl yazılır yazısına bakabilirsin.

Sınıf tekrarında bildirim kademeye göre ayrılır:

• İlkokulda sınıf tekrarı yaptırılmaması esastır. İstenen yeterlik düzeyine ulaşamamış öğrencilerin velilerine okul müdürlüğü mayıs ayında yazılı, e-posta ya da kısa mesajla bilgi verir. Veli ders yılı bitimine bir hafta kalıncaya kadar dilekçe verirse sınıf tekrarı yaptırılabilir (m.31/1). Süreç için ilkokulda sınıf tekrarı nasıl yapılır yazısı var.
• Ortaokulda sınıf geçme ya da tekrar kararını ikinci dönemin son haftasında şube öğretmenler kurulu verir. Karar EK-5 tutanağına yazılır, e-Okul'a işlenir ve veli de bilgilendirilir (m.31/2-b).
• Lisede önleme, müdahale ve yönlendirme komisyonu birinci dönem sonunda sınıf tekrarı riski olan öğrenciler için zorunlu müdahale planı hazırlar ve planı öğrenci ve veliyle paylaşır. İkinci dönemin ilk ölçme sonuçlarından sonra bu öğrencilerin akademik durumu sınıf rehber öğretmeni aracılığıyla izlenir ve veliye yazılı bildirilir (Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.59/A).

Lisedeki bu son bildirim, rehber öğretmenin elinden çıkan resmî bir yazıdır. Okulun kullandığı biçimde, müdürlük kanalıyla gider; sıcak bir mektup diliyle değil, durum ve tarih bildiren bir yazıyla.

Davranış ve disiplin kararlarının veliye bildirilmesi

Ortaokulda olumsuz davranış için uyarma bir süreçtir: sözlü uyarma, öğrenciyle sözleşme ve veliyle görüşme. Veliyle görüşme aşamasında öğretmen veliyi okula davet eder. Görüşmeye okul yöneticilerinden biri ve varsa rehberlik öğretmeni katılır, öğrencinin davranışları ve uygulanabilecek yaptırımlar veliye anlatılır. Veli gelmezse tutanak tutulur (Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.54/3-c). Daveti yazılı yapıp bir örneğini saklamak, sonradan "çağrılmadık" itirazına karşı işini kolaylaştırır. Görüşmenin kaydı için veli görüşme formu aracı var.

Kurulca verilen uyarma ve kınama yaptırımları okul müdürünün onayıyla kesinleşir ve karar veliye tebliğ edilir. Okul değiştirme yaptırımında veli okula çağrılarak tebliğ yapılır; çağrıya uymazsa karar 7201 sayılı Tebligat Kanunu'na göre bildirilir ve tebellüğ belgesi dosyada saklanır (m.62). Veli, kararlara karşı tebliğ tarihinden itibaren beş iş günü içinde okul müdürlüğüne itiraz edebilir (m.56/11). İtiraz süresi tebliğle başladığı için tarihin belgede açık durması gerekir. Elden verilen yazılarda imza ve tarih almak için tebliğ-tebellüğ belgesi aracını kullanabilirsin.

Okul yönetiminin ayrıca, öğrencinin uyması gereken kurallar ve uymadığında karşılaşabileceği yaptırımlar hakkında öğrenciyi ve veliyi bilgilendirme görevi var (m.52/3). Bu, yıl başında yapılan genel bir bilgilendirmedir ve tanışma mektubunun içine kısa bir paragraf olarak girebilir: "Okul kuralları ve yaptırımlar okul web sitemizde ve ilk veli toplantısında paylaşılacaktır" gibi.

Gezi izni ve fotoğraf paylaşımı için yazılı izin

Gezide velinin izni, Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği'nin EK-5'indeki Veli İzin Belgesi ile alınır. Belgeyi geziden önce görevli ve sorumlu öğretmenler toplar ve gezi dosyasına koyar (Eğitim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.10/2-a). Mektup gezinin ayrıntısını duyurur; izin belgesini ayrıca, imzalı olarak geri almadıkça öğrenci geziye götürülmez. Plan ve izin belgesini birlikte hazırlamak için gezi planı ve veli izin belgesi aracı hazır.

Fotoğraf konusu mektupta en çok atlanan yer. Okul öncesi, ilkokul ve ortaokulda okul içi ve dışı etkinliklerde, gezi ve gözlemlerde çekilen öğrenci görüntüleri sosyal medyada ve haberleşme gruplarında paylaşılamaz. Paylaşım ancak veliden ve rehberlik öğretmeni gözetiminde öğrenciden yazılı izin alınırsa yapılabilir (Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.78/7). Aynı maddeye 2026'da eklenen fıkra, öğrencilerin kişisel verilerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında işleneceğini yazıyor (m.78/8).

Bu yüzden mektuba sınıf fotoğrafı koyup veli grubunda paylaşmak izin almadan yapılamaz. Yıl başı mektubunda veliye "Etkinlik fotoğrafları için ayrıca yazılı izniniz istenecektir" demek, izin formunun ne zaman geleceğini önceden duyurmuş olur. İznin kendisi mektubun dönüş formuyla değil, ayrı bir yazılı izinle alınır.

Kim gönderir, hangi kanal kullanılır?

Zorunlu bildirimlerin hepsinde özne okul yönetimi ya da kuruldur: "okul yönetimi bildirir", "okul müdürlüğünce yazı ile uyarılır", "karar tebliğ edilir". Öğretmenin görevi, bildirim gerektiren durumu zamanında okul yönetimine iletmektir. Derse girmeyen öğrenciyi ders öğretmeni okul yönetimine, okul yönetimi veliye bildirir (m.18/3-b). Bu zinciri atlayıp veliyi kişisel telefonundan araman yasak değil, ama resmî bildirimin yerine geçmez; kayıt yine okul yönetiminden çıkmalıdır.

Kanal da yönetmelikte yazılı. Devamsızlık tebligatı lisede "posta, e-posta ve/veya bilişim araçlarıyla" yapılır (Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.36/6). Okul değiştirme gibi ağır yaptırımlarda veli gelmezse Tebligat Kanunu devreye girer. Nakil sonuçları ise e-Okul Veli Bilgilendirme Sistemi üzerinden de veliye bildirilir (m.39/4).

Öğretmenin kendi mektubu için kanal serbest: basılı kâğıt, okulun duyuru sistemi ya da e-posta. Burada dikkat edilecek tek şey, mektupta öğrenciye özel bilgi bulunmaması. Toplu mektup bütün sınıfa aynı metinle gider; bir öğrencinin devamsızlığı, notu ya da davranışı toplu metne yazılmaz.

Örnek bir bildirim ile mektubun karşılaştırması

Aynı konunun iki farklı metinde nasıl yazıldığını görmek ayrımı netleştiriyor. Konu: ortaokulda özürsüz devamsızlık.

Okul yönetiminin bildirimi (resmî, kişiye özel):

Sayın [veli adı soyadı], okulumuz [sınıf/şube] öğrencisi [öğrenci adı soyadı]'nın özürsüz devamsızlığı [tarih] itibarıyla 5 güne ulaşmıştır. Devamsızlığa ilişkin özür belgesi ya da yazılı veli beyanı, özür gününü takip eden en geç 3 iş günü içinde okul müdürlüğüne teslim edilir. Bilgilerinize rica ederim. [Okul müdürü adı soyadı, imza]

Öğretmenin yıl başı mektubundaki paragraf (genel, bütün sınıfa):

Çocuğunuz okula gelemediğinde, raporu ya da yazılı açıklamanızı en geç 3 iş günü içinde okul müdürlüğüne vermeniz gerekiyor. Özürsüz devamsızlık 5, 10 ve 15 güne ulaştığında okulumuz size ayrıca bildirim gönderir.

Okulun yazısı bir süreyi başlatır ve kayda girer. Mektuptaki paragraf ise veliyi o süreye önceden hazırlar; resmî bildirim geldiğinde veli ne yapacağını zaten bilir.

Mektuba hangi kuralları yazmak işe yarar?

Yukarıdaki maddelerden yıl başı mektubuna kısa cümlelerle girebilecekler şunlar:

• Özür belgesinin teslim süresi (ilkokul ve ortaokulda 3 iş günü, lisede 5 iş günü).
• Devamsızlıkta okulun hangi günlerde bildirim yaptığı.
• Sınava giremeyen öğrencinin gerekçesinin beş iş günü içinde yazılı verilmesi (ilkokul ve ortaokul).
• Gezilerde ayrı bir izin belgesi isteneceği.
• Fotoğraf paylaşımı için ayrıca yazılı izin isteneceği.
• Okul kurallarının nerede paylaşılacağı.

Bunları listelerken madde numarası yazmana gerek yok; veli için süre ve yapılacak iş yeterli. Kuralın kaynağını merak eden veliyi okul yönetimine yönlendirmek en sağlıklısı. Yönetmeliklerde değişiklik olabildiği için listeyi her yıl başında okulun güncel uygulamasıyla karşılaştır.

Velilerle görüşme randevusu düzeni için veli görüşmesi ve okul randevu sistemi yazısına, toplantı gündemi için veli toplantısı gündem maddeleri yazısına bakabilirsin.