Mazeret Başvurusu Reddedilirse Ne Yapılır? İtiraz Yeri ve Süreler

Mazeret başvurun reddedildiyse ya da mazeret sınavını da kaçırdıysan, sırada karar veren kurula itiraz, gerekirse idari dava ve dönemin geri kalanını kurtaracak başka yollar var. Bu yazı başvurudan sonraki aşamayı anlatıyor: kararı kim verir, neden ret çıkar, ret kararına nereye ve kaç gün içinde itiraz edilir, final ya da bütünleme kaçırıldığında ne olur. Henüz başvurmadıysan dilekçeyi hazırlayıp son başvuru gününü saymak için aşağıdaki aracı kullanabilirsin.

Mazeret başvurusuna kim karar verir?

2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 18. maddesi fakülte yönetim kuruluna "öğrencilerin kabulü, ders intibakları ve çıkarılmaları ile eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında karar vermek" görevini veriyor. Enstitü ve yüksekokul yönetim kurulları aynı görevi kendi birimlerinde yürütür. Mazeret başvurusu da bu "sınavlara ait işlemler"den biridir.

Üniversite yönetmelikleri bunu açıkça yazar. Selçuk Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği (Resmî Gazete, 7 Mayıs 2023, sayı 32183) mazeret sınavı hakkını, ara sınava giremeyen ve "haklı ve geçerli mazeretleri ilgili yönetim kurullarınca kabul edilen" öğrenciye tanıyor. İzmir Bakırçay Üniversitesinin mazeret yönergesi de mazeretin kabul yetkisini fakülte, yüksekokul, meslek yüksekokulu ve enstitü yönetim kuruluna veriyor.

Bunun iki sonucu var. Dersin öğretim elemanı mazeretini kabul etse bile karar yönetim kurulundan çıkmadıkça sınav hakkın doğmaz. Ret kararı da kişisel bir görüş sayılmaz, bir idari işlemdir; itiraz ve dava yolları bu yüzden açıktır.

Başvuru hangi nedenlerle reddedilir?

Yönetim kurulları başvuruyu yönetmelikle ve yönergeyle karşılaştırır. Reddin nedeni çoğu zaman şu başlıklardan birine girer.

Süre geçmiştir. Selçuk yönetmeliğinin 17. maddesi mazereti, mazeretin bitiş tarihinden itibaren en geç beş iş günü içinde belgeyle birlikte yazılı bildirmeyi şart koşuyor ve "Bu süre içinde bildirilmeyen mazeretler kabul edilmez" diyor. Bakırçay yönergesinde sağlık raporu için süre raporun alındığı tarihten itibaren üç iş günü, vefat ve görevlendirmede sınav tarihinden itibaren üç iş günü. Yönergeye göre süresinde başvurmayan öğrenci hakkından vazgeçmiş sayılıyor.

Belge yönergenin istediği türde değildir. Selçuk yönetmeliği sağlık mazeretinin kabulü için raporun üniversite sağlık kuruluşlarından ya da tam teşekküllü sağlık kuruluşlarından alınmasını ve aslının birime sunulmasını istiyor. Bakırçay yönergesi onayı rapor süresine bağlıyor:

Aynı yönerge dilekçenin ve belgelerin ıslak imzalı, gerektiğinde mühürlü asıllarının başvuru sırasında teslimini zorunlu tutuyor; aksi halde talep kabul edilmiyor. E-posta ile gönderilen bir tarama bu yüzden ret gerekçesi olabilir.

Mazeretin kendisi yönergedeki koşulu karşılamıyordur. Bakırçay yönergesinde vefat için yakının sınavdan en fazla 15 gün önce ölmüş olması, yakının hastalığında sınav arifesinde ya da sınav günü acilen hastaneye kaldırılmış olması, afet ve beklenmeyen hallerde olayın sınavdan bir gün önce ya da sınav günü yaşanmış olması aranıyor.

Kaçırılan sınav mazeret sınavı açılan bir sınav değildir. Selçuk yönetmeliği mazeret sınavı hakkının yalnız ara sınavlar için tanındığını, "başka hiçbir sınav için" verilmeyeceğini yazıyor.

Raporlu günlerde başka sınava girilmiştir. Selçuk yönetmeliğine göre raporlu olunan süre içinde girilen sınav geçersiz sayılır; Bakırçay yönergesi bunu raporlu ya da mazeretli olunan sürede girilen bütün değerlendirme etkinliklerine yayıyor.

Ret kararının sonuçları

Ret kararı çıktığında o ara sınavdan not alamazsın. Yönergeler bu durumun not sistemine nasıl işleneceğini de yazabilir. Bakırçay yönergesinin 16. maddesine göre mazereti kabul edilmeyen öğrenci o dersin sınavına girmemiş olarak öğrenci bilgi sistemine işleniyor ve sınıf ortalaması hesabında sıfır almış gibi değerlendiriliyor.

Bu, dersin kaybedildiği anlamına gelmez. Ara sınavın ağırlığı yönetmeliğe ve dersin izlencesine göre değişir; finalden alacağın notla dersi geçmek hâlâ mümkün olabilir. Hangi final notunun yeteceğini görmek için vize final ortalama aracına ara sınavı sıfır girerek bakabilirsin. Bağıl değerlendirme uygulanan derslerde sıfırın sınıf ortalamasına nasıl girdiğini bağıl değerlendirme yazısı anlatıyor.

Ret kararının gerekçesini öğrenmek

İtiraz etmeden önce kararın neden çıktığını bilmen gerekir. Karar çoğu zaman öğrenci bilgi sisteminde yalnız "kabul edilmedi" diye görünür. Gerekçeyi öğrenmek için birime bir dilekçe vererek yönetim kurulu kararının sana ilişkin kısmını isteyebilirsin. 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 7. maddesi, yetkili makamlara yapılan başvurulara en geç otuz gün içinde gerekçeli cevap verilmesini öngörüyor.

Gerekçe çoğu zaman ne yapacağını belirler. Süre geçtiyse itirazın başarı şansı düşüktür, çünkü yönetmelik süresinde bildirilmeyen mazereti kabul etmeyeceğini açıkça söyler. Belge eksikse ve süre içinde verdiğini gösterebiliyorsan (evrak kayıt numarası, teslim tarihi), itiraz anlamlıdır. Mazeretin yönergedeki listede yoksa, durumun neden onlara denk olduğunu belgelerle anlatman gerekir.

Ret kararına itiraz nereye yapılır?

2547 sayılı Kanunun 15. maddesi üniversite yönetim kuruluna "fakülte, enstitü ve yüksekokul yönetim kurullarının kararlarına yapılacak itirazları inceleyerek kesin karara bağlamak" görevini veriyor. Mazeret reddine itirazın gideceği yer burasıdır. Dilekçe rektörlüğe hitaben yazılır, çoğu üniversitede fakülte ya da öğrenci işleri aracılığıyla iletilir.

İtiraz dilekçesi kısa olmalı ve kararın kendisine cevap vermeli. Sırayla şunları yaz:

1. Kimliğin: bölüm, sınıf, öğrenci numarası.
2. İtiraz ettiğin karar: hangi birimin, hangi tarihli yönetim kurulu kararı, hangi dersin ara sınavı.
3. Kararı ne zaman ve nasıl öğrendiğin.
4. Neden yanlış olduğunu düşündüğün: süre içinde başvurduysan teslim tarihi ve evrak numarası, belge eksik sayıldıysa belgenin aslının ne zaman verildiği, mazeret yönergedeki bir maddeye uyuyorsa o madde.
5. İsteğin: kararın kaldırılarak mazeret sınavına alınman.
6. Ekler: ilk başvuru dilekçenin evrak kayıtlı örneği, rapor ya da diğer belgeler, karar yazısı.

Örnek bir paragraf:

Fakültenizin [bölüm] [sınıf] öğrencisiyim, numaram [numara]. [tarih] tarihli ve [sayı] sayılı fakülte yönetim kurulu kararıyla [ders kodu ve adı] dersinin ara sınavı için yaptığım mazeret başvurusu süre aşımı gerekçesiyle reddedilmiştir. Başvurumu, raporumun bitiminden sonraki ikinci iş günü olan [tarih] tarihinde [evrak numarası] numarasıyla fakülte evrakına teslim ettim; evrak kayıtlı örneği ektedir. Kararın kaldırılarak mazeret sınavına alınmam için gereğini arz ederim.

Dilekçeyi evrak kaydıyla teslim et ve bir örneğine kayıt numarası yazdır. Bu tarih, aşağıdaki sürelerin hesabında işine yarar.

İtiraz ve dava süreleri nasıl işler?

İdari işlemlere karşı süreler 2577 sayılı İdari Yargılama Usulü Kanununda yazar. 7. maddeye göre idare mahkemelerinde dava açma süresi altmış gündür ve idari uyuşmazlıklarda yazılı bildirimin yapıldığı tarihi izleyen günden başlar. 11. madde, dava açmadan önce üst makama başvurulabileceğini ve bu başvurunun işlemeye başlamış dava süresini durduracağını söylüyor. Üst makam otuz gün içinde cevap vermezse istek reddedilmiş sayılır; ret ya da sessizlik hâlinde dava süresi yeniden işler ve başvuruya kadar geçmiş süre hesaba katılır.

Bir örnek üzerinden:

İtiraz 30 Kasım'da yapıldığında o güne kadar geçen günler altmış günden düşülür, kalan süre ret cevabının bildiriminden ya da otuz günlük sürenin dolmasından sonra işlemeye devam eder. Kesin son günü hesaplarken sürenin son günü tatile denk gelirse izleyen çalışma gününe uzadığını da unutma (2577 m.8). İki tarih arasındaki gün sayısı aracıyla günleri sayabilirsin, ama dava açmayı düşünüyorsan hesabı bir avukata ya da baronun adli yardım bürosuna doğrulat.

Selçuk yönetmeliğinde mazeret sınavı hakkı "aynı yarıyıl içinde" kullanılır. Dava ise aylar sürebilir; bu yüzden itirazı karar bildirilir bildirilmez yapmak, kurulun dönem bitmeden yeniden bakabilmesi için önemlidir.

Kamu Denetçiliği Kurumuna başvuru

Dava açmak istemiyorsan bir yol daha var. 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanununun 17. maddesine göre kuruma başvurmadan önce idari başvuru yollarının tüketilmesi gerekiyor; yani önce üniversite yönetim kuruluna itiraz edilir. İdarenin cevabının tebliğinden, altmış gün içinde cevap verilmezse bu sürenin bitiminden itibaren altı ay içinde başvurulabiliyor. Başvuru ücretsiz, valilik ya da kaymakamlık aracılığıyla da yapılabiliyor ve dava açma süresi içinde yapılan başvuru işlemeye başlamış dava süresini durduruyor. Kurum inceleme sonucunu ve varsa önerilerini ilgili idareye ve sana bildirir; kanunun 20. maddesine göre başvuruyu altı ay içinde sonuçlandırır.

Final ya da bütünlemeyi kaçırdıysan

Mazeret sınavı çoğu üniversitede yalnız ara sınav için açılır. Bakırçay yönergesi bunu "yarıyıl sonu, yılsonu ve bütünleme sınavlarının mazereti yoktur" diye yazıyor. Finali kaçıran öğrencinin sıradaki hakkı genellikle bütünlemedir.

İstisnalar da var ve yönergelerin değişen maddelerinde saklı olabilir. Bakırçay Üniversitesi Senatosu 2 Şubat 2024'te yönergenin 5. maddesine bir fıkra ekledi: üniversite yönetim kurulu kararıyla üniversiteyi temsilen görevlendirilen ya da spor müsabakalarında lisanslı olarak üniversiteyi temsil eden öğrenciler final ya da bütünlemeye giremezse, bu öğrencilere üniversite yönetim kurulu kararıyla telafi sınav hakkı tanınabiliyor. Kendi üniversitende benzer bir hüküm olup olmadığını öğrenmek için yönergenin yalnız ilk hâline değil, senato kararlarıyla yapılan değişikliklere de bak.

Hastalık dönemin büyük kısmını etkiliyorsa mazeret sınavından daha uygun bir yol olabilir. Selçuk yönetmeliğinin 17. maddesi, geçerli mazeret nedeniyle devamsızlığı sınırı aşan öğrencinin, isteği üzerine o derslerle ilgili haklarının dondurulacağını, kaybedilen sürenin öğrenim süresine ekleneceğini söylüyor. Bütün dönemi kapsayan bir durumda kayıt dondurma da seçenek; dilekçesi için kayıt dondurma dilekçesi aracını kullanabilirsin.

Mazeret sınavını da kaçırırsan

Bunun için yönetmelikler tek cümle kurar. Selçuk yönetmeliği "Mazeret sınavları için ikinci bir mazeret sınav hakkı verilmez" diyor. Sınav tarihini birim yönetim kurulu belirler; Bakırçay yönergesinin 15. maddesi 12 Nisan 2023'te değiştirildi ve mazeret sınavlarının "birim yönetim kurullarınca belirlenen tarihlerde" yapılacağı yazıldı. Yani tarih akademik takvimde hazır durmuyor olabilir; kararın çıkmasını ve bölüm duyurularını takip etmek senin sorumluluğunda.

Mazeret sınavından aldığın not, kaçırdığın ara sınavın yerine geçer. Not açıklandığında maddi bir hata görürsen Selçuk yönetmeliğine göre ilan tarihinden itibaren beş iş günü içinde dekanlığa ya da müdürlüğe yazılı itiraz edebilirsin; dilekçe için sınav notuna itiraz dilekçesi aracına ve not itiraz dilekçesi yazısına bakabilirsin. Diğer öğrenci araçları üniversite sayfasında.