Veli Toplantısı Tutanağı

Toplantı bittiyse ve tutanağı yazman gerekiyorsa bu araç, sınıf öğretmeninin ya da sınıf rehber öğretmeninin toplantıdan sonra yazdığı tutanağı A4 düzeninde hazırlar. Toplantı bilgilerini girersin, hazır listeden gündem maddelerini seçip sıralarsın, görüşülen konuları ve alınan kararları yazarsın. Araç bunları okullarda yaygın kullanılan tutanak düzenine yerleştirir: başlık, tarih-yer-saat satırları, gündem, gündemin görüşülmesi, kararlar, sınıf öğretmeni imzası ve "UYGUNDUR" onay bloğu. İstersen ekte veli imza listesi de oluşur. Belgeyi ekranda önizleyip PDF ya da Word (.docx) olarak indirebilir ya da doğrudan yazdırabilirsin.

Baştan bilmen gereken bir şey var: veli toplantısı tutanağının Millî Eğitim Bakanlığınca yayımlanmış resmî bir örneği yok. Aracın düzenini, il ve ilçe millî eğitim müdürlükleri ile okulların kullandığı tutanakların ortak noktalarından derledim. Okulunun kendine ait bir şablonu varsa onu esas al; Word çıktısı bu yüzden düzenlenebilir veriliyor.

Tutanak nasıl hazırlanır?

1. Bilgilerim: Adını, branşını, okul adını, il ve ilçeyi, okul müdürünün adını ve ders yılını bir kez gir. Bu bilgiler sonraki belgelerde kendiliğinden dolar. Belge içinde değiştirmen kayıtlı bilgiyi bozmaz.
2. Toplantı bilgileri: Sınıf ve şube (ör. 7/B), dönem, toplantı numarası, tarih, saat ve yer.
3. Gündem maddeleri: Hazır kütüphaneden maddeleri seç, sürükleyerek sırala, gerekirse kendi maddeni ekle. "Açılış ve yoklama" ile "Dilek ve temenniler, kapanış" varsayılan olarak ilk ve son sırada gelir.
4. Görüşülen konular: Her gündem maddesinin altına toplantıda konuşulanları yaz. Boş bıraktığın madde tutanakta yalnız başlık olarak kalır.
5. Alınan kararlar: Kararları tek tek ekle ve sırala; tutanakta numaralı liste olarak çıkar.
6. Katılımcılar: Katılan veli sayısını yaz. İstersen öğrenci ve veli adlarını Excel'den ya da e-Okul listesinden yapıştırarak veli imza listesini oluştur.
7. Önizleme ve çıktı: Sağdaki A4 önizleme yazdırılacak sayfanın aynısıdır. "PDF indir", "Word indir" ya da "Yazdır" düğmesini kullan.

Tutanağın bölümleri

Okul ve millî eğitim müdürlüğü sitelerinde yayımlanan örneklerde aşağıdaki sıra neredeyse hiç değişmiyor. Araç da bu sırayı izler.

Bazı okullar kararları ayrı bir sayfada, başlık ve bilgi satırlarını tekrarlayarak verir. Araçtaki "Kararlar ayrı sayfada" seçeneği bu düzeni üretir. Sayfa dikey A4, kenar boşlukları 2 cm civarında; Word çıktısında yazı tipi Times New Roman 12 punto.

Veli toplantısı için mevzuat ne diyor?

Yönetmeliklerde veli toplantısının sayısını ya da zamanını belirleyen bir hüküm yok. Toplantının resmî izleri şunlar:

• Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi, m.9/7-s: Öğretmenler kurulunun gündeminde "Okul aile birliği ve veli toplantıları" maddesi yer alır. Veli toplantılarının ne zaman ve nasıl yapılacağı da bu yüzden her okulda yıl başı öğretmenler kurulunda konuşulur.
• İlköğretim Kurumları Yönetmeliği (İÖY) EK-16: Okulda tutulacak dosyalar arasında "Veli toplantı dosyası" da sayılır. Tutanaklar bu dosyada saklanır.
• Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği, m.157/3: Öğrenciden beklenen davranışların "veli görüşme ve toplantıları" dahil çeşitli ortamlarda kazandırılmasına çalışılacağını söyler.
• İÖY m.5/1-c (Ek: RG 28.07.2026): Okul öncesi ve ilkokul 1. sınıfta, ders yılı başlamadan önceki uyum haftasında velilere yönelik ebeveyn programı düzenlenir.

Sık karıştırılan bir nokta da okul aile birliği genel kurulu. Okul-Aile Birliği Yönetmeliği'ne göre genel kurul ekim ayı sonuna kadar toplanır ve sınıf veli toplantısından ayrı bir toplantıdır. Birçok okul ikisini aynı gün yapar, ama genel kurulun kendi tutanağı ve divanı vardır. Sınıf tutanağına genel kurul kararları yazılmaz, en fazla "okul aile birliği genel kurulu hakkında bilgi verildi" denir.

2026-2027'de neler değişti?

İÖY'de 28 Temmuz 2026 tarihli ve 33323 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan değişiklik ile 19 Ağustos 2026 tarihli 2026/70 sayılı İş ve İşlemler Genelgesi, bu yılın toplantı gündemini doğrudan etkiliyor. Velilere anlatman gereken başlıklar şunlar:

• Okul Randevu Sistemi: İÖY m.78'e eklenen 11. fıkraya göre velinin okul idaresi ya da öğretmenle öğrenci hakkındaki görüşme talebi, okulun internet sayfasındaki randevu sistemi üzerinden alınan randevuyla gerçekleşir. Genelgenin 30. maddesi randevusuz veli ziyaretine izin verilmemesini ister. Toplu veli toplantısı bu kuralın dışında kalır; bireysel görüşmeler ise artık randevuyla yapılır. Toplantıda randevunun nasıl alınacağını anlatıp bunu tutanağa yazman yerinde olur.
• Devamsızlık: Ortaokulda 20 gün ve üzeri özürsüz devamsızlık yapan öğrencinin durumu şube öğretmenler kurulunda görüşülür. Değişiklikle, bu yolla sınıf geçen öğrenciye teşekkür ve takdir belgesi verilmiyor (İÖY m.53/4). Özürsüz devamsızlık 5, 10 ve 15. günlere ulaştığında veliye bildirim yapılır. Lisede sınır özürsüz 10, toplam 30 gün.
• Gelişim raporu: Genelgenin 20. maddesine göre ilkokul 1, 2 ve 3, ortaokul 5, 6 ve 7, lise hazırlık, 9, 10 ve 11. sınıflarda gelişim raporları e-Okul'da doldurulur ve velilere raporun içeriği hakkında bilgi verilmesi istenir. Birinci dönem toplantısı bu bilgilendirme için uygun bir zaman.
• Cep telefonu ve dijital araçlar: Genelgenin 37. maddesi, öğrencinin sınıfta cep telefonu bulundurmaması uygulamasının sürmesini ve ödev ile bilgilendirmelerde Bakanlığın belirlediği dijital platformlar dışındaki araçlardan kaçınılmasını ister. Eski tutanaklarda sık görülen "velilerle mesajlaşma grubu kuruldu" türü kararları bu maddeye göre gözden geçirmen gerekir.
• Deneme sınavları: Genelgenin 21. maddesi, Bakanlığın belirlediği sınavlar dışında öğrencileri sıralayan ya da veliye ek mali yük getiren deneme ve tarama sınavlarına izin verilmemesini ister. Velilerden bu yönde gelen talepler toplantıda konuşulursa kararı bu çerçevede yaz.

Gündem maddeleri nasıl seçilir?

Aracın gündem kütüphanesi, okul örneklerinde en sık geçen maddelerle yukarıdaki mevzuat başlıklarından oluşuyor. Her maddenin yanında dayanağı görünür. Tipik bir 1. dönem toplantısı şu sırayı izler:

1. Açılış ve yoklama
2. Toplantının amacı
3. Önceki toplantıda alınan kararların değerlendirilmesi
4. Okul kuralları, kılık ve kıyafet
5. Devam ve devamsızlık
6. Öğrencilerin başarı durumu, sınavlar ve gelişim raporu
7. Verimli ders çalışma ve ödevler
8. Okul Randevu Sistemi ve veli görüşmeleri
9. Dilek ve temenniler, kapanış

İlk toplantıda "önceki kararlar" maddesi geçen yılın son toplantısına atıf yapar; sınıf yeni oluştuysa bu maddeyi çıkarabilirsin. İkinci dönem toplantısında birinci dönem karne ve gelişim raporu sonuçları, sınıf geçme koşulları ve dönem sonu takvimi öne çıkar. 8. ve 12. sınıflarda merkezi sınavlara hazırlık, ilkokul 1. sınıfta okula uyum ve okuma yazma süreci ayrıca eklenir.

Görüşmeler ve kararlar nasıl yazılır?

Tutanak bir toplantı kaydı; konuşmaları kelimesi kelimesine aktarman gerekmez. Her gündem maddesi için kimin konuştuğunu, hangi bilginin verildiğini ve velilerin ne sorduğunu iki üç cümleyle yazman yeterli. Örnek:

5. Devam ve devamsızlık: Sınıf öğretmeni, özürsüz devamsızlığın 5, 10 ve 15. günlerinde velilere bildirim yapıldığını, özür belgelerinin zamanında okula ulaştırılması gerektiğini belirtti. Veliler, sabah geç kalmalarla ilgili uygulamayı sordu; okul kuralları hatırlatıldı.

Kararlar ise ölçülebilir ve uygulanabilir olmalı. "Okul-veli iş birliği artırılacak" gibi genel bir cümle yazacağına şöyle yaz:

• Öğrenci ödevlerinin takibi için velilerin haftada bir e-Okul Veli Bilgilendirme Sistemi'ni kontrol etmesine karar verildi.
• Öğretmenle görüşmek isteyen velilerin Okul Randevu Sistemi üzerinden randevu almasına karar verildi.
• İkinci veli toplantısının şubat ayının ikinci yarısında yapılmasına karar verildi.

Kararlar oylamayla alındıysa "oy birliğiyle" ya da "oy çokluğuyla" ifadesini ekleyebilirsin. Sınıf veli toplantısında genellikle oylama yapılmaz; kararlar öneri niteliğindedir ve okul müdürünün onayıyla uygulanır. Tutanağın sonundaki "UYGUNDUR" bloğu bu onayı gösterir.

Veli imza listesi ve kişisel veriler

Toplantıya katılan velilerin imzasını almak için tutanağa ek bir liste konur: sıra numarası, öğrenci adı, veli adı, yakınlık (anne, baba, vasi) ve imza sütunu. Listeyi boş bırakırsan araç, girdiğin öğrenci sayısı kadar boş satırlı bir imza çizelgesi basar; veliler toplantıda kendi adlarını yazar.

Öğrenci ve veli adları kişisel veridir. Profilin ve kaydettiğin sınıf listeleri yalnız kaydettiğin tarayıcıda açılır. Başka bir bilgisayara taşımak için "Yedek indir" ile JSON dosyası alıp diğer tarayıcıda "Yedek yükle" diyebilirsin. Ortak kullanılan bir bilgisayarda işin bitince "Bilgilerimi sil" düğmesini kullan.

Okul öncesinde veli toplantısı tutanağı

Kademe olarak "Okul öncesi" seçtiğinde gündem listesine bu kademeye özgü maddeler eklenir. Sınıfın günlük akışı ve günün 50 dakikalık 6 etkinlik saatinden oluşması, okul öncesi eğitim programı ve öğrenme merkezleri, devam ve devamsızlık bildirimi bunların başındadır. Devam maddesinin görüşme metninde yönetmeliğin kuralı yazar: özürsüz olarak aralıksız 5 gün gelmeyen çocuğun durumu veliye e-posta ya da kısa mesajla bildirilir, 10 gün gelmeyen çocuğun velisi okul müdürlüğünce yazıyla uyarılır.

Çocukların teslim alınması maddesi, çocukların yalnız Acil Durumlarda Başvuru Formunda yazılı kişilere teslim edildiğini ve başka biri alacaksa velinin okul yönetimine önceden yazılı beyan vermesi gerektiğini anlatır. Bunların yanında hastalık, ilaç kullanımı ve bulaşıcı hastalık sonrası sağlık raporu; kişisel eşyalar ve yedek kıyafet; aylık katkı payı; aile katılımı ve aile eğitimi formları; çocuk dosyası (portfolyo) ve ilkokula hazırlık maddeleri de seçilebilir. Bazıları birinci, bazıları ikinci toplantı için önceden işaretli gelir.

Bu kademede imza bloğundaki unvan "Okul Öncesi Öğretmeni" olur, veli imza listesindeki sütun da "Öğrencinin Adı Soyadı" yerine "Çocuğun Adı Soyadı" yazar. Toplantıdan önce velilere gönderilecek yazı için veli toplantısı izin yazısı, çocukları ailelerden tanımaya yönelik bilgiler için çocuk tanıma formu aracını kullanabilirsin.

Sık sorulan sorular

Veli toplantısı yılda kaç kez yapılmalı?

Yönetmeliklerde bir sayı belirtilmiyor. Okulların çoğu her dönemin başında birer toplantı yapar; tarihler yıl başı öğretmenler kurulunda kararlaştırılır. 2026-2027'de dersler 14 Eylül 2026'da başladığı için ilk toplantılar çoğunlukla eylül sonu ile ekim ortası arasında yapılıyor.

Tutanağı kim imzalar?

Tutanağı sınıf öğretmeni (lisede sınıf rehber öğretmeni) imzalar, okul müdürü "UYGUNDUR" diyerek onaylar. Toplantıya müdür yardımcısı ya da rehber öğretmen katıldıysa araçta imza satırı ekleyebilirsin.

Word çıktısını düzenleyebilir miyim?

Evet. Word dosyası düz metin ve tablolardan oluşur; okulunun logosunu ya da antetini ekleyebilir, yazı tipini değiştirebilirsin. Tablo başlıkları sayfa bölündüğünde yeni sayfada tekrarlanır.

Hazır gündem maddeleri her sınıf için uygun mu?

Maddeler kademeden bağımsız yazıldı. Kademeye özgü maddeler (okula uyum, merkezi sınavlar, staj ve işletmede beceri eğitimi gibi) kütüphanede ayrıca işaretli. İstemediğin maddeyi çıkarabilir, kendi maddeni yazabilirsin.

Toplantıya hiç veli gelmezse ne yazılır?

Tutanak yine düzenlenir; açılış ve yoklama maddesine "Toplantıya veli katılımı olmamıştır" yazılır ve gündem maddeleri hakkında velilere hangi yolla bilgi verileceği karar olarak eklenir.

Bilgilerim başka cihazda görünür mü?

Kendiliğinden görünmez; kayıt yalnız kaydettiğin tarayıcıda açılır. Yedek dosyasıyla başka cihaza elle taşıyabilirsin.

Kaynaklar: MEB Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği (RG 26.07.2014/29072; değişiklik RG 28.07.2026/33323, m.5/1-c, m.53/4, m.78/11 ve EK-16); MEB Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.157/3; Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.9/7-s; 2026-2027 Eğitim ve Öğretim Yılına İlişkin İş ve İşlemler Genelgesi (2026/70, 19.08.2026) md.20, 21, 30 ve 37; Okul-Aile Birliği Yönetmeliği m.9.

Derslerin başlama ve tatil tarihleri için resmî tatil aracına, öğrencilerin dönem puanları için e-Okul not hesaplama aracına bakabilirsin.