Sınav Yoklama Tutanağı

Sınav yoklama tutanağı aracı, üniversitede yapılan bir sınavın imza listesini salon salon hazırlar. Dersin öğrenci listesini yapıştırırsın, salonları ve kapasitelerini yazarsın; araç öğrencileri numaraya, ada ya da listedeki sıraya göre salonlara dağıtır ve her salon için ayrı bir sayfa oluşturur. Her sayfada dersin ve sınavın bilgileri, gözetmenlerin adları, numaralı imza listesi, "girmesi gereken, giren, girmeyen" sayıları, istersen bir olay kutusu ve gözetmenlerle dersin öğretim elemanının imza yerleri bulunur. Sonuç PDF, Word ve Excel olarak iner.

Üniversitelerin ortak bir resmî yoklama formu yok. Her fakülte ya da yüksekokul kendi formunu kullanır, ama formların hemen hepsi aynı bilgileri ister: ders, sınav türü, tarih, saat, salon, gözetmen, öğrenci listesi ve imza. Araç bu ortak bilgileri kullanır. Fakültenin zorunlu bir formu varsa onu kullan; aracı da öğrenci listesini salonlara bölmek ve listeyi hazır hâle getirmek için kullanabilirsin.

Sınav yoklama tutanağı nasıl hazırlanır?

1. Sınavın bilgilerini yaz: ders kodu ve adı, sınav türü (ara sınav, yarıyıl sonu, bütünleme, mazeret, tek ders, kısa sınav, ek sınav), tarih, saat ve süre. Üniversiteni, fakülteni, bölümünü, akademik yılı ve yarıyılı da seç; bunlar sayfanın başlığına yazılır.
2. Öğrenci listesini gir. Öğrenci bilgi sisteminden aldığın ders listesini (numara ve ad soyad) kopyalayıp yapıştırabilir ya da bir CSV dosyasından alabilirsin. Araç başlık satırını tanır, numara ve ad sütunlarını kendisi ayırır.
3. Salonları ekle. Her salonun adını, kapasitesini ve gözetmenlerini yaz. Kapasiteyi 0 bırakırsan o salon kalan bütün öğrencileri alır.
4. Dağıtım sırasını seç: öğrenci numarası, ad soyad ya da listedeki sıra.
5. Çıktı seçeneklerini belirle: kitapçık türü sütunu, olay kutusu ve listede olmayan öğrenciler için boş satır sayısı.
6. Önizlemeyi kontrol et ve belgeyi indir.

Öğrenciler salonlara nasıl dağıtılır?

Araç salonları listedeki sırayla doldurur. Birinci salon kapasitesi kadar öğrenciyi alır, kalanlar ikinci salona geçer ve böyle devam eder. Öğrenciler önce seçtiğin sıraya dizilir:

• Öğrenci numarası: Numaralar sayı olarak karşılaştırılır; 2026101, 2026102'den önce gelir. Öğrencinin hangi salonda olduğunu numarasından tahmin edebildiği için en kolay yöntemdir.
• Ad soyad: Türkçe alfabe sırası kullanılır (Ç, C'den; Ö, O'dan sonra gelir).
• Listedeki sıra: Listeyi kendin sıraladıysan ya da öğrenci bilgi sisteminin sırasını korumak istiyorsan bunu seç.

Örneğin 5 öğrencilik bir listeyi iki salona, her birine 2 öğrenci düşecek şekilde dağıtırsan, numaraya göre sıralanmış ilk iki öğrenci B-201'e, sonraki iki öğrenci B-202'ye gider. Beşinci öğrenci hiçbir salona sığmaz. Araç bu öğrenciyi silmez; "salonu belirlenmeyen öğrenciler" başlıklı ayrı bir sayfada listeler ve salonlar adımında uyarı gösterir. Bir salonun kapasitesini artırır ya da 0 (sınırsız) yaparsan uyarı kalkar.

Salon eklemezsen bütün öğrenciler tek bir listede çıkar. Küçük bir sınıfın tek salonda yapılan sınavı için bu yeterlidir.

Tutanakta neler bulunur?

Her salon sayfası şu bölümlerden oluşur:

İmza listesinin başlık satırı, liste sayfaya sığmazsa her yeni sayfada tekrar edilir. Sayım metnindeki "girmesi gereken" sayıyı araç yazar; giren ve girmeyen sayılarını gözetmen sınav sonunda elle doldurur.

Gözetmen sınav sırasında ne yapar?

Gözetmenin yoklamayla ilgili görevleri çoğu üniversitenin sınav yönergesinde benzer biçimde yazılıdır:

1. Sınav başlamadan önce öğrencinin kimliğini (öğrenci kimlik kartı ya da nüfus cüzdanı) kontrol eder ve öğrencinin listede olup olmadığına bakar.
2. Öğrenciyi listedeki yerine imzalatır. Kitapçıklı sınavlarda kitapçık türünü de yazar.
3. Listede adı olmayan bir öğrenci sınava girmek isterse boş satıra adını ve numarasını yazar, durumu olay kutusuna not eder. Bu öğrencinin sınavının geçerli olup olmadığına bölüm karar verir.
4. Sınav sırasında yaşanan kopya girişimi, sağlık sorunu, erken çıkış ya da geç gelme gibi olayları saatiyle birlikte olay kutusuna yazar.
5. Sınav sonunda sınav kâğıtlarını sayar, imza listesindeki sayıyla karşılaştırır, giren ve girmeyen sayılarını yazar ve tutanağı imzalar.
6. Tutanağı sınav kâğıtlarıyla birlikte dersin öğretim elemanına ya da bölüm sekreterliğine teslim eder.

Kopya girişimi gibi disiplin soruşturması gerektirebilecek bir olay olduğunda yoklama tutanağındaki not yetmeyebilir; çoğu üniversite bunun için ayrı bir "kopya tutanağı" ister. Olay kutusuna olayın kısa özetini yaz, ayrıntılı tutanağı fakültenin formuyla hazırla.

Kitapçık sütunu ve boş satırlar

Çoktan seçmeli sınavlarda A ve B kitapçığı kullanılıyorsa "kitapçık türü sütunu" seçeneğini aç. Öğrenci imzasını atarken kitapçık türünü de yazar ya da gözetmen yazar. Optik formların okunmasında kitapçık türünün yanlış kodlanması sık rastlanan bir sorundur; imza listesindeki kayıt bu durumda kontrol için kullanılır.

Listede olmayan öğrenciler için her salon listesinin sonuna boş satır eklenir. Varsayılan 2, en çok 20. Ders kaydı sonradan onaylanan ya da başka şubeden gelen öğrenciler bu satırlara yazılır.

Mazeret, bütünleme ve tek ders sınavlarında yoklama

Mazeret ve bütünleme sınavlarında salona yalnız o sınava girme hakkı olan öğrenciler gelir. Bu listeyi dersin bütün öğrencilerinden değil, mazeret başvurusu kabul edilen ya da bütünlemeye kalan öğrencilerden hazırla; öğrenci bilgi sistemi çoğunlukla bu listeyi ayrı verir. Sınav türünü "mazeret sınavı" ya da "bütünleme sınavı" seçtiğinde tutanağın başlığındaki bilgi buna göre yazılır.

Tek ders ve ek sınavlarda öğrenci sayısı genellikle azdır ve sınav bölüm başkanlığının belirlediği bir salonda, çoğu zaman tek gözetmenle yapılır. Bu durumda salon eklemene gerek yok; bütün öğrenciler tek sayfada çıkar. Kısa sınavlar (quiz) için yoklama çoğu derste ders yoklamasıyla birlikte alınır, ama sınavın notu final notuna katkı veriyorsa ayrı bir imza listesi itirazlarda işini kolaylaştırır.

Aynı gün aynı salonda birden fazla dersin sınavı yapılıyorsa her ders için ayrı tutanak hazırla. Tek bir listeye iki dersin öğrencilerini yazmak, sınav kâğıtları ayrıldığında hangi öğrencinin hangi sınava girdiğini belirsiz bırakır.

Özel gereksinimli öğrenciler için ayrı salon ya da ek süre verildiyse bu öğrencileri ayrı bir salon satırıyla tanımla ve sürelerini olay kutusuna yaz; böylece tutanak sınav süresinin neden farklı olduğunu da kaydetmiş olur.

Excel çıktısı ne işe yarar?

Excel düğmesi, her salonun imza listesini ayrı bir tablo olarak indirir. Sınav sonunda giren ve girmeyen öğrencileri Excel'de işaretleyip öğrenci bilgi sistemine not girerken kontrol listesi olarak kullanabilirsin. Sınav sonuçlarını harf notuna çevirmek istediğinde bağıl değerlendirme aracına aynı listeyi notlarıyla birlikte yapıştırabilirsin.

Sıkça sorulan sorular

Sınav yoklama tutanağı zorunlu mu?

Üniversitelerin sınav yönergelerinin çoğu, sınava giren öğrencilerin imza listesiyle belgelenmesini ister. Bu liste, öğrencinin sınava girip girmediğine ilişkin itirazlarda ve mazeret sınavı başvurularında başvurulan belgedir.

Bir öğrenci imza atmayı unuttuysa ne olur?

Sınav kâğıdı varsa öğrencinin sınava girdiği kâğıttan anlaşılır, ama bu durum itirazlarda sorun çıkarır. Gözetmen kâğıtları toplarken imza listesini kâğıt sayısıyla karşılaştırmalı ve eksik imzayı öğrenci salondan çıkmadan tamamlatmalıdır.

Gözetmen sayısı kaç olmalı?

Üniversitelerin çoğu salon büyüklüğüne göre bir ya da iki gözetmen görevlendirir. Araçta her salona en çok altı gözetmen yazabilirsin; adlar virgülle ayrılır ve her biri için ayrı imza yeri açılır.

Öğrenci listesi 200'den uzunsa ne yapmalıyım?

Araç bir seferde en çok 200 öğrenci alır. Daha kalabalık bir ders için listeyi şubelere ya da sınav oturumlarına bölüp her biri için ayrı tutanak hazırlayabilirsin.

Tutanak kime teslim edilir?

Genellikle sınav kâğıtlarıyla birlikte dersin öğretim elemanına ya da bölüm sekreterliğine. Teslim sırasında kâğıt sayısı ile tutanaktaki giren öğrenci sayısının aynı olduğu kontrol edilir.

Salon dağıtımı her sınavda aynı mı kalır?

Aynı öğrenci listesi, aynı salonlar ve aynı sıralamayla araç her seferinde aynı dağıtımı yapar. Böylece ara sınavda hangi salonda olduğunu bilen öğrenci finalde de aynı salona gider.

Kaynaklar

• Üniversitelerin ön lisans ve lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmelikleri ile sınav uygulama yönergeleri (gözetmen görevleri, sınav evrakının teslimi).
• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, m.6-10 (A4, başlık düzeni; mevzuat.gov.tr).

Ders başında öğrencilere dağıtacağın izlence için ders izlencesi aracına, diğer üniversite araçları için üniversite sayfasına bakabilirsin.