ŞÖK Tutanağı (Şube Öğretmenler Kurulu)

Şube öğretmenler kurulunun toplantı tutanağını bu araç A4 düzeninde hazırlar. Sınıf ve şubeyi, kademeyi (ortaokul ya da lise) ve toplantıyı (1. dönem, 2. dönem, ders yılı sonu) seçtiğinde gündem, Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi'nin 10. maddesinden ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 36. maddesinden kurulur. Kurul üyelerini ekler, görüşmeleri ve kararları yazarsın. İstersen durumu görüşülen öğrenciler için bir değerlendirme çizelgesi eklenir; ortaokulda ders yılı sonu toplantısında ise her öğrenci için ayrı sayfada resmî EK-5 Öğrenci Kişisel Değerlendirme Tutanağı gelir. Belgeyi önizleyip PDF ya da Word olarak indirebilir, yalnız gündem duyurusunu da basabilirsin.

Genel ŞÖK tutanağının resmî bir örneği yoktur; araç okullarda yaygın kullanılan düzeni izler. EK-5 ise yönetmeliğin ekidir, araç onu yönetmelikteki satır sırasıyla birebir üretir. Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır: sınıf geçme kararını kurul verir, araç yalnız belgeyi hazırlar. Kararın e-Okul'a işlenmesi ve uygulama ayrıntıları için okul yönetiminin talimatı ve Resmî Gazete'deki güncel yönetmelik metni esas alınır.

Şube öğretmenler kurulu nedir, kimler katılır?

Şube öğretmenler kurulu, aynı şubede ders okutan öğretmenler ile okul rehberlik öğretmeninden oluşur (İÖY m.36/1). İlköğretimde yalnız ortaokul ve imam hatip ortaokullarında kurulur, okul öncesi eğitim kurumlarında ve ilkokullarda ŞÖK yoktur. Ortaöğretim kurumlarında da kurul var; usul ve esaslar 2025'ten bu yana Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 108. maddesiyle yönergeye bırakılmıştır.

Kurulun başkanı okul müdürü ya da görevlendirdiği müdür yardımcısıdır (EKZY m.10/4). İlköğretim yönetmeliği, toplantının şube rehber öğretmeninin başkanlığında yapılabileceğini de söyler (İÖY m.36/2). Gerek görülürse veliler ve öğrenciler arasından seçilen temsilciler de toplantıya çağrılabilir. Toplantılar ders saatleri dışında yapılır. Kararlar oy çokluğuyla alınır, eşitlikte başkanın oyu belirler. Tutanağı toplantıya katılmayanlar dahil bütün üyeler imzalar ve tutanak okul yönetiminde saklanır (EKZY m.10/7).

ŞÖK ne zaman toplanır?

Dayanaklar İÖY m.36/2 ve EKZY m.10/2'dir. Okul yönetimi gerek gördüğünde, şube rehber öğretmeninin ya da okul rehberlik öğretmeninin önerisiyle kurul ayrıca toplanabilir. Sınıf öğretmenler kurulları ile şube kurulları ayrı ayrı ya da birleşik yapılabilir. Ders yılı sonundaki toplantıda yıl boyunca alınan kararlar ve sonuçları değerlendirilir.

2026-2027'de ikinci dönem 8 Şubat 2027'de başlıyor, ders yılı 25 Haziran 2027'de bitiyor. Bu takvime göre ortaokulda ikinci dönem ŞÖK'ü 8-19 Şubat arasında, ders yılı sonu kurulu da 21-25 Haziran haftasında yapılır.

Gündemde neler olur?

Yönergenin 10. maddesinin 8. fıkrası kurulun konularını sayar:

• Bir önceki toplantıda alınan kararlar
• Öğrencilerin başarı durumlarının incelenmesi ve başarıyı artırıcı önlemler
• Derslerin öğretim programlarıyla uyumlu yürütülmesi
• Ortaokulda sınıf geçme ve sınıf tekrarı durumları
• Kaynaştırma/bütünleştirme yoluyla eğitim alan öğrenciler için tedbirler
• Atölye, laboratuvar ve diğer birimlerden güvenli yararlanma
• Okul-çevre iş birliği, üretim etkinlikleri
• Bilimsel, sosyal, kültürel ve sportif etkinlikler, geziler, kulüp ve sosyal sorumluluk çalışmaları
• Mesleğe, iş hayatına ve yükseköğretime yönlendirme
• Girişimcilik, kişilik ve sosyal gelişim, sağlık ve beslenme, okul sağlığı, değerler eğitimi, iş sağlığı ve güvenliği

İlköğretim yönetmeliği buna şunu ekler: kurulda şubedeki öğrencilerin kişilik, beslenme, sağlık, sosyal ilişkileri ve ailenin ekonomik durumu ile alınacak önlemler görüşülür (İÖY m.36/3). Aracın varsayılan gündemi toplantıya göre değişir. 1. dönemde program uyumu, rehberlik servisinin görüşleri ve etkinlikler öne çıkar; 2. dönemde önceki kararlar ve birinci dönem başarısı gelir. Ders yılı sonunda gündeme sınıf geçme maddesi ve yılın değerlendirmesi eklenir.

20 gün devamsızlık ve sınıf geçme kararı

28 Temmuz 2026 tarihli ve 33323 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan değişiklikle İÖY'nin 31. maddesi şöyle okunur: ortaokul ve imam hatip ortaokullarında eğitim ve öğretim yılında özürsüz 20 gün ve üzeri devamsızlık yapan, Türkçe dersinden yıl sonu puanı 70,00'dan az olan ya da herhangi bir dersten yıl sonu puanı 50,00'dan az olan öğrencilerin sınıf geçmesine veya sınıf tekrarına, ikinci dönemin son haftasında şube öğretmenler kurulunda karar verilir. Değişiklik "20 gün" ibaresinin sonuna "ve üzeri" ekledi; böylece tam 20 gün devamsızlığı olan öğrenci de kapsama girdi. Aynı maddeye göre öğrencilerin başarı ve gelişim düzeyleri, derslerdeki ve sosyal etkinliklerdeki ilgi ve yetenekleri de dikkate alınarak bütüncül olarak değerlendirilir.

Sık yapılan bir yanlış var: ortaokulda 20 gün devamsızlık otomatik sınıf tekrarı anlamına gelmez. Kararı kurul verir ve karar gerekçeli olmalıdır. Kurul kararıyla sınıf geçen öğrencinin puanları değiştirilmez; okul kayıtlarına "Şube Öğretmenler Kurulu Kararıyla Geçti" ya da "Sınıf Tekrarına Karar Verildi" yazılır ve bu karnede de belirtilir (İÖY m.31/2-c). Oylarda eşitlik olursa başkanın oyu belirler.

Değişikliğin bir sonucu daha var: 20 gün ve üzeri özürsüz devamsızlık yapıp kurul kararıyla sınıf geçen öğrencilere teşekkür ve takdir belgesi verilmez (İÖY m.53/4). Veliye devamsızlık bildirimi de değişti. Özürsüz devamsızlık 5, 10 ve 15 güne ulaştığında veli posta, kısa mesaj ya da diğer iletişim araçlarıyla bilgilendirilir.

Lisede kural farklı. Ortaöğretimde özürsüz devamsızlık 10 günü, toplam devamsızlık 30 günü aşan öğrenci başarısız sayılır; sınıf tekrarı ŞÖK kararına bağlı değildir. Bu yüzden araç EK-5 sayfasını yalnız ortaokulda ders yılı sonu toplantısında sunar.

EK-5 Öğrenci Kişisel Değerlendirme Tutanağı

Kurulun gerekçeli kararı, yönetmeliğin ekindeki "Ders Yılı Sonu Şube Öğretmenler Kurulu Öğrenci Kişisel Değerlendirme Tutanağı"na yazılır, e-Okul'a işlenir ve bir örneği ders yılı sonu ŞÖK karar dosyasında saklanır. Veli de bilgilendirilir. Formun bölümleri şunlar:

1. Başlık: "Ders Yılı Sonu Şube Öğretmenler Kurulu / Öğrenci Kişisel Değerlendirme Tutanağı"
2. Öğrencinin okulu, adı soyadı, sınıfı, numarası ve başarısız olduğu dersler
3. Sınıf veya şube rehber öğretmeninin görüşü (diğer derslerdeki başarısı, psikolojik ve sosyal gelişimi, ders içi ve ders dışı etkinlikler)
4. Okul rehberlik öğretmeninin görüşü
5. Şube öğretmenler kurulunun genel değerlendirmesi
6. Oylamaya katılan öğretmenlerin adı soyadı ve imzası
7. "20…/20… Öğretim Yılında ………… karar verilmiştir." satırı

Araçta "Öğrenciler" adımında her öğrenci için numara, ad, özürsüz devamsızlık günü, başarısız olduğu dersler, iki görüş, genel değerlendirme ve kararı (sınıf geçmesine ya da sınıf tekrarına) girersin. Devamsızlık günü, başarısız ders satırının sonuna "Özürsüz devamsızlık: 22 gün" biçiminde eklenir. Oylamaya katılanlar sütununa toplantıya katılan üyeler kendiliğinden yazılır; raporlu ya da izinli işaretlenenler çıkarılır. Boş bıraktığın görüşler noktalı satır olarak basılır ve elle doldurulur. Formda müdür onay bloğu yoktur, araç da eklemez.

Öğrenci değerlendirme çizelgesi

Okulların yayımladığı ŞÖK tutanaklarında sık görülen bir tablo, İÖY m.36/3'teki başlıkları sütun olarak kullanır: kişilik, beslenme, sağlık, sosyal ilişkiler, ekonomik durum, başarı ve alınacak önlem. Araç bunu sadeleştirir: sıra, numara, ad soyad, konu, tespit ve alınacak önlem. Öğrenci adlarını Excel ya da e-Okul listesinden yapıştırıp listeden seçerek ekleyebilirsin. Çizelge isteğe bağlıdır, boş bırakırsan tutanakta yer almaz.

Bu çizelgeye öğrencinin özel durumunu (sağlık sorunu, ailenin ekonomik durumu) yazarken ölçülü ol. Tutanak okul dosyasında saklanan resmî bir belgedir; tanı ya da aile içi ayrıntı yerine "rehberlik servisine yönlendirildi", "veliyle görüşülecek" gibi işleme yönelik ifadeler tercih edilir.

Tutanağın düzeni

Araç şu sırayı izler: tarih, okul adı ve öğretim yılı, "[n]. DÖNEM ŞUBE ÖĞRETMENLER KURULU TOPLANTI TUTANAĞI" başlığı, sınıf/şube, tarih, saat, yer, toplantı numarası ve kurul başkanı satırları, gündem maddeleri, gündemin görüşülmesi, alınan kararlar, varsa öğrenci çizelgesi, kurul üyeleri imza çizelgesi (sıra, branşı veya görevi, adı soyadı, imza) ve okul müdürünün "UYGUNDUR" onayı. Ders yılı sonunda EK-5 sayfaları bunları izler.

ŞÖK tutanağında kişisel veriler

Öğrenci adları, devamsızlık bilgisi ve kurul kararları kişisel veridir. Tutanak da bu bilgileri taşıdığı için okul yönetiminde saklanan resmî bir belge olarak ele alınır.

Sık sorulan sorular

İlkokulda ŞÖK yapılır mı?

Hayır. İlköğretim yönetmeliği şube öğretmenler kurulunu ortaokul ve imam hatip ortaokullarıyla sınırlar (İÖY m.36/1). İlkokulda sınıf geçme kararı da kurulun değildir; sınıf tekrarı velinin dilekçesiyle yapılır (İÖY m.31/1).

ŞÖK kararıyla geçen öğrencinin karnesine ne yazılır?

"Şube Öğretmenler Kurulu Kararıyla Geçti" ibaresi okul kayıtlarına ve karneye yazılır, puanlar değiştirilmez.

Rehber öğretmen kurulun üyesi mi?

Evet. Okul rehberlik öğretmeni kurulun doğal üyesidir. EK-5'te görüşü ayrı bir bölüm olarak istenir.

Kurula katılmayan öğretmen imza atar mı?

Yönergeye göre tutanağı toplantıya katılmayanlar da dahil bütün üyeler imzalar. Araçta katılmayan öğretmeni "raporlu", "izinli" ya da "görevli" diye işaretlersen bu durum imza sütununa yazılır.

Gündem duyurusunu nasıl hazırlarım?

Önizlemenin üstündeki "Yalnız gündem" seçeneği aynı başlıkla gündem sayfası üretir. Tarih, yer ve gündem en az beş gün önceden duyurulmalıdır (EKZY m.10/3).

Kaynaklar: MEB Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.31, 36, 53 ve EK-5 (değişiklik RG 28.07.2026/33323); Millî Eğitim Bakanlığı Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.10; MEB Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.108; MEB 2026-2027 çalışma takvimi.

Zümre toplantıları için zümre toplantısı tutanağı, lise devamsızlık ve sınıf geçme hesabı için lise sınıf geçme aracına bakabilirsin.