Sınav Programı ve Gözetmen Dağılımı

Sınav programı ve gözetmen dağılımı aracı, bir bölümün ara sınav, final ya da bütünleme programını çakışmasız biçimde kendisi hazırlar. Sınav döneminin günlerini ve oturum saatlerini, dersleri (sınıfı, öğretim elemanı ve öğrenci sayısıyla), salonları ve gözetmenleri girersin. Araç her sınavı uygun bir oturuma yerleştirir, kalabalık dersleri birden fazla salona böler, her salona gereken sayıda gözetmen atar ve görevleri gözetmenler arasında eşit dağıtır. Sonuç sınav programı, gözetmen görev çizelgesi ve istersen her sınıf için ayrı program sayfası olarak yatay A4 düzeninde PDF, Word ve Excel biçiminde iner.

Araç üniversite bölümleri içindir. MEB okullarında ortak yazılı sınav takvimi hazırlıyorsan yazılı sınav takvimi aracını kullan; orada sınav haftaları okul takviminden gelir.

Sınav programı nasıl hazırlanır?

1. Sınav türünü seç (ara sınav, yarıyıl sonu, bütünleme, mazeret…), ilk ve son sınav gününü yaz.
2. Oturum saatlerini gir. Varsayılan dört oturum 09:00, 11:00, 13:30 ve 15:30'dur; ekleyip silebilirsin.
3. Bir sınıfın bir günde en çok kaç sınava gireceğini ve varsayılan sınav süresini belirle. Hafta sonu sınav yapılacaksa ilgili seçeneği aç, resmî tatil gibi sınav yapılmayacak günleri ekle.
4. Dersleri ekle. Excel'den kopyalayıp yapıştırabilir ya da tek tek yazabilirsin.
5. Salonları ve sınav düzenindeki kapasitelerini yaz.
6. Gözetmen listesini yapıştır; salon başına kaç gözetmen olacağını ve istersen gözetmen başına en çok kaç öğrenci düşeceğini belirle.
7. Program adımında sonucu kontrol et, beğenmezsen dağıtım kodunu değiştir ve belgeyi indir.

Ders listesi Excel'den nasıl yapıştırılır?

Her satıra bir ders gelecek şekilde şu sütun sırasıyla kopyala: ders kodu, ders adı, sınıf, öğretim elemanı, öğrenci sayısı ve isteğe bağlı olarak dakika cinsinden süre. Sütunlar sekmeyle (Excel'den kopyaladığında kendiliğinden) ya da noktalı virgülle ayrılabilir. Kod sütunu boş olabilir; araç "BLM101" gibi boşluksuz ve rakam içeren ilk hücreyi kod olarak tanır. Satırın sonundaki sayılar öğrenci sayısı ve süre olarak okunur, önceki hücreler sınıf ve öğretim elemanıdır. Bu sayede "1" gibi rakamla yazılmış sınıf adları da doğru okunur. Başlık satırı atlanır, okunamayan satırların sayısı yazılır.

"Sınıf" alanı, sınavları aynı oturuma konmaması gereken ders grubunu gösterir. Genellikle "1. sınıf", "2. sınıf" gibi yazılır. Farklı sınıflardan ortak öğrencisi olan derslerin (alttan alınan dersler, ortak seçmeliler) çakışmasını istemiyorsan onlara aynı sınıf adını ver. Sınıf alanı boş bırakılan bir ders için sınıf kuralı uygulanmaz.

Programın uyduğu kurallar

Araç şu kuralların hiçbirini gevşetmez; program oluştuktan sonra bütün kuralları bir kez daha denetler:

• Aynı sınıfın iki sınavı aynı oturuma konmaz.
• Bir sınıf bir günde belirlediğin sayıdan fazla sınava girmez.
• Bir öğretim elemanının aynı oturumda iki sınavı olmaz.
• Bir salon aynı oturumda tek sınava verilir ve kapasitesinden fazla öğrenci almaz. Kalabalık bir ders birden çok salona bölünür.
• Bir gözetmen aynı oturumda tek salonda görev alır.
• Gözetmen listesinde dersi olan bir öğretim elemanı varsa, kendi sınavının yapıldığı oturumda gözetmen yapılmaz; çünkü o saatte kendi sınavındadır.

Sınavlar oturumlara nasıl yerleştirilir?

Araç önce en kalabalık dersleri yerleştirir; öğrenci sayısı eşitse sınavı daha fazla olan sınıfın dersleri öne geçer. Çünkü büyük dersler çok salon ister ve sona kalırlarsa yer bulmaları zorlaşır.

Her sınav için kurallara uyan bütün oturumlar tek tek değerlendirilir ve "maliyeti" en düşük olan seçilir. Maliyet şöyle hesaplanır:

Bu tablo sayesinde bir sınıfın sınavları sınav dönemine yayılır: aynı güne ve art arda günlere düşmek pahalıdır, araç bunun yerine arada boş gün bırakmayı tercih eder. Öğretim elemanının sınavları da mümkünse farklı günlere ayrılır.

Salonlar nasıl seçilir?

Bir sınav için o oturumda boş olan salonlar arasından önce öğrencilerin hepsini alan en küçük salon aranır. Böylece büyük amfiler küçük dersler için harcanmaz. Tek salon yetmiyorsa en büyük salonlardan başlanarak öğrenciler sığana kadar salon eklenir; son salon, kalan öğrencileri alan en küçük salondur. Öğrenciler salonlara sırayla, kapasite dolana kadar paylaştırılır ve programda her salonun yanında o salona düşen öğrenci sayısı yazar: "Amfi (90), D-201 (30)".

Kapasite, salonun normal oturma sayısı değil sınav düzenindeki sayısıdır. Sınavda öğrenciler arasında bir sıra boşluk bırakıyorsan kapasiteyi buna göre yaz.

Salon eklemezsen program salonsuz hazırlanır; sınavlar yine çakışmasız oturumlara yerleşir, salon sütunu boş kalır.

Gözetmen görevleri nasıl dağıtılır?

Her salona düşen gözetmen sayısı iki ayardan büyük olanıdır: "salon başına gözetmen" ve "gözetmen başına öğrenci" ayarına göre hesaplanan sayı. Örneğin salon başına 1 gözetmen ve gözetmen başına 30 öğrenci seçtiysen, 60 öğrencilik salona 2, 75 öğrencilik salona 3 gözetmen düşer. Gözetmen başına öğrenciyi 0 bırakırsan yalnız salon başına sayı kullanılır.

Program oturum oturum ilerler ve her görevi o ana kadar en az görev almış gözetmene verir. Eşitlikte sırasıyla toplam görev süresi daha az olan, o gün daha az görev almış olan öne geçer; hâlâ eşitlik varsa dağıtım koduna göre belirlenen sıra kullanılır. Bu yöntemle hiç kimse dışarıda kalmadığında en çok ve en az görev alan gözetmen arasındaki fark bir görevi geçmez. Gözetmen görev çizelgesinin altında en az ve en çok görev sayısı ile aradaki fark yazılır.

Bir oturumda gereken gözetmen sayısı, o oturumda görev alabilecek gözetmen sayısını aşıyorsa sınav o oturuma konmaz. Yine de bir görev boş kalırsa araç bunu uyarı olarak gösterir.

Yerleşmeyen sınav olursa ne yapmalı?

Araç hiçbir dersi sessizce düşürmez. Bir sınav hiçbir oturuma sığmazsa programın altında "programa yerleştirilemeyen dersler" başlığıyla nedeniyle birlikte listelenir:

• Sınav günü yoksa tarih aralığını girmen istenir.
• Dersin öğrenci sayısı bütün salonların toplam kapasitesini aşıyorsa toplam kapasite yazılır.
• Diğer durumlarda sınıf çakışması, günlük sınav sınırı, öğretim elemanı çakışması ya da salon veya gözetmen yetersizliği nedeniyle uygun oturum kalmamıştır.

Çözüm genellikle şunlardan biridir: sınav dönemine gün eklemek, oturum sayısını artırmak, günlük sınav sınırını bir artırmak, salon ya da gözetmen eklemek. Bir değişiklik yaptığında program hemen yeniden hesaplanır.

Araç bir uyarı daha verir: bir sınavın süresi iki oturum arasındaki en kısa aralıktan uzunsa salon ve gözetmen bir sonraki oturuma yetişmeyebilir. 120 dakikalık bir sınavı 09:00 ve 11:00 oturumları olan bir programa koyuyorsan oturum saatlerini açmayı düşün.

Dağıtım kodu ne işe yarar?

Program deterministiktir: aynı girdi ve aynı dağıtım koduyla her seferinde aynı programı verir. Dağıtım kodu yalnız eşit maliyetli seçenekler arasındaki sırayı ve gözetmenlerin eşitlik durumundaki sırasını belirler. "Yeniden dağıt" düğmesi yeni bir kod üretir ve başka bir program önerir; kuralların hiçbiri gevşemez. Beğendiğin programın kodunu not edersen aynı programı sonra yeniden oluşturabilirsin.

Çıktıda neler bulunur?

Belge yatay A4 düzenindedir ve üç bölümden oluşabilir:

Excel çıktısı tabloları ayrı ayrı indirir; programı öğrenci bilgi sistemine girerken ya da bölüm sayfasında yayımlarken kullanabilirsin.

Sıkça sorulan sorular

Program kaç ders alabilir?

Bir seferde en çok 150 ders, 40 salon, 100 gözetmen ve günde 8 oturum girebilirsin. Sınav dönemi en çok 60 sınav günü sayılır.

Ortak seçmeli dersler nasıl çakışmadan yerleştirilir?

Ortak öğrencisi olan derslere aynı sınıf adını ver. Araç aynı sınıf adını taşıyan sınavları aynı oturuma koymaz.

Dersin öğretim elemanı gözetmen listesinde de varsa ne olur?

Kendi sınavının olduğu oturumda ona gözetmenlik verilmez. Diğer oturumlarda diğer gözetmenler gibi görev alır.

Gözetmen yükü neden tam eşit çıkmıyor?

Toplam görev sayısı gözetmen sayısına tam bölünmüyorsa bazı gözetmenler bir görev fazla alır. Ayrıca kendi sınavı olan öğretim elemanları bazı oturumlarda görev alamaz; bu da farkı büyütebilir.

Bir sınavı belirli bir güne sabitleyebilir miyim?

Araç sınavları kendisi yerleştirir. Belirli bir sınavın yerini değiştirmek istiyorsan dağıtım kodunu değiştirerek başka bir program deneyebilir ya da indirdiğin Word belgesinde düzenleme yapabilirsin.

Bütünleme programı için de kullanılır mı?

Evet. Sınav türünü "bütünleme sınavı" seç ve öğrenci sayılarını bütünlemeye kalan öğrencilere göre gir.

Kaynaklar

• Üniversitelerin ön lisans ve lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmelikleri ile sınav uygulama yönergeleri (sınav programının ilanı, gözetmen görevleri).
• 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu (mevzuat.gov.tr metni).

Sınav günü her salon için sınav yoklama tutanağı, sonrasında sınav evrakı teslim tutanağı hazırlayabilirsin. Dönem sonu için ders dosyası kontrol listesi, öğretim elemanı ek ders hesaplama ve akademik danışman görüşme formu araçlarına, diğer üniversite araçları için üniversite sayfasına bakabilirsin.