Üniversitede Sınav Programını Kim Onaylar, Ne Zaman İlan Edilir?

Üniversitede sınav programını hazırlayan kişi çoğunlukla bölümün sınav koordinatörü ya da bölüm başkanlığıdır, ama programın ne kadar önce ilan edileceğini, hangi günlerde sınav yapılabileceğini ve bir sınıfa günde kaç sınav konabileceğini o kişi belirlemez. Bunları üniversitenin ön lisans ve lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmeliği belirler. Bu yazı o kuralları ve programın onay ile ilan sürecini anlatıyor. Programın kendisini, yani dersleri oturumlara ve salonlara yerleştirip gözetmen atamayı aşağıdaki araçla yapabilirsin.

Sınav kurallarının yasal dayanağı

Bütün üniversiteler için tek bir sınav yönetmeliği yok. 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 44. maddesinin (b) fıkrası "sınav çeşitleri ve bunların ders başarı notuna katkısı" gibi konuların, Yükseköğretim Kurulunun temel ilkelerine uygun olarak üniversite senatolarınca belirleneceğini söylüyor. Aynı Kanunun 14. maddesi senatoya iki görev daha veriyor: Resmî Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe girecek yönetmelikleri hazırlamak ve üniversitenin yıllık eğitim-öğretim programı ile takvimini karara bağlamak.

Bunun pratik anlamı şu: sınav haftalarının hangi tarihlere düşeceği senatonun kabul ettiği akademik takvimden, sınavın nasıl ilan edileceği ve hangi günlerde yapılabileceği ise üniversitenin kendi yönetmeliğinden gelir. Örneğin Selçuk Üniversitesi Ön Lisans ve Lisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği (Resmî Gazete, 7 Mayıs 2023, sayı 32183) bir sonraki yılın akademik takviminin en geç mayıs ayında senatoca belirleneceğini yazıyor. Sınav dönemi bu takvimle sabitlenir; bölüm o aralığın dışına çıkamaz.

Yönetmeliğin altında çoğu zaman bir de yönerge bulunur (sınav uygulama yönergesi, mazeret yönergesi, ölçme ve değerlendirme esasları). Yönergeler senato kararıyla çıkar, Resmî Gazete'de yayımlanmaz, üniversitenin öğrenci işleri sayfasında durur. Programı kurmadan önce ikisini birlikte okumak gerekir.

Sınav programını kim hazırlar, kim onaylar?

2547 sayılı Kanunun 18. maddesi fakülte yönetim kuruluna "eğitim-öğretim ve sınavlara ait işlemleri hakkında karar vermek" görevini veriyor. Enstitü ve yüksekokul yönetim kurulları da kendi birimleri için aynı görevi yürütür. Yani programın son sözü birim yönetimindedir; bölüm hazırlar, birim onaylar ve duyurur.

Yönetmelikler bu sırayı farklı ayrıntıda yazar. Selçuk yönetmeliği ara sınavların ve finallerin "hangi tarihte ve nerede yapılacağı"nın ilgili birim tarafından ilan edileceğini söylüyor. Abant İzzet Baysal Üniversitesi Önlisans Eğitim-Öğretim ve Sınav Yönetmeliği'ne 2016'da eklenen hüküm ise sırayı açıkça veriyor: yarıyıl sonu sınav programları akademik takvimdeki tarih aralığında bölüm başkanlıklarınca hazırlanıyor, meslek yüksekokulu müdürlüğünün onayından sonra ilan ediliyor (Resmî Gazete, 6 Haziran 2016, sayı 29734).

Bir bölümde iş genellikle şöyle yürür:

Taslağı onaya göndermeden önce dersi veren öğretim elemanlarına bir kez göstermek, ilandan sonra gelecek "o gün başka fakültede sınavım var" itirazlarını azaltır. Programı ilan eden makam onu değiştirebilecek makamdır, bu yüzden ilandan sonraki her değişiklik de aynı yoldan geçer.

Program ne kadar önce ilan edilir?

İlan süresi yönetmelikte yazar ve üniversiteden üniversiteye değişir. Aynı üniversitenin farklı yıllardaki metinleri bile farklıdır:

"En az bir hafta" kuralı varsa programın son hâli sınav haftasından sekiz-on gün önce hazır olmalı, çünkü onay ve duyuru da zaman alır. On beş günlük bir kural varsa taslak dönemin ortasında bitmiş olmalı. Ders ekleme-bırakma süresi bittikten sonra öğrenci sayıları sabitlenir; büyük salon gerektiren derslerin dağılımını o tarihten sonra kesinleştirmek daha sağlıklıdır.

İlan yeri de çoğu yönetmelikte "ilgili birimce ilan edilir" diye geçer. Uygulamada bu, birimin web sayfası ve öğrenci bilgi sistemidir. Sınıf panosuna asılacak çıktılar için bölüm sayfasındaki duyuruyla aynı tarihi taşıyan bir sürüm kullanmak, hangi programın geçerli olduğu konusundaki karışıklığı önler.

Günlük sınav sınırı ve hafta sonu sınavı

Kaç sınavın aynı güne konabileceği bazı yönetmeliklerde açıkça sınırlanmıştır. Selçuk yönetmeliği, bir yarıyıl programındaki derslerden ortak zorunlu dersler hariç bir günde en fazla iki dersin ara sınavının yapılacağını, ortak zorunlu derslerin sınavının da ayrı bir günde yapılacağını yazıyor. Ortak zorunlu dersler, yönetmeliğin tanımıyla 2547 sayılı Kanunun 5. maddesindeki Atatürk İlkeleri ve İnkılap Tarihi, Türk dili ve yabancı dil dersleridir. Bu derslerin sınav günü birden çok bölümü ilgilendirdiği için genellikle bölümün dışında belirlenir; bölüm programını kurarken önce o günü öğrenip takvimden düşmek gerekir.

Hafta sonu için de kural vardır. Selçuk yönetmeliği "gerekli görülen hallerde" ilgili kurul kararıyla cumartesi ve pazar günleri de sınav yapılabileceğini söylüyor. Yani hafta sonu sınavı bölümün kendi başına vereceği bir karar değildir; kurul kararı gerekir ve bu karar ilandan önce alınmalıdır.

Yönetmeliğinde günlük sınır yazmıyorsa bölümler çoğunlukla kendi kararlarıyla bir ya da iki sınav sınırı koyar. Bu durumda sınırı bölüm kurulu tutanağına geçirmek, bir öğrenci "aynı gün üç sınavım var" diye dilekçe verdiğinde neye dayanıldığını gösterir.

Engelli öğrenciler için sınav düzenlemesi

Yükseköğretim Kurumları Engelliler Danışma ve Koordinasyon Yönetmeliği (Resmî Gazete, 14 Ağustos 2010, sayı 27672) üniversitelerde bir engelli öğrenci birimi kurulmasını öngörüyor. Yönetmeliğin 12. maddesi bu birimlere engelli öğrencinin "sınavlarla ilgili süre, mekân, materyal, refakatçi okuyucu" ihtiyacını karşılamak ve engelin doğasından kaynaklanan farklılıklara göre gerekli düzenlemeleri yapmak görevini veriyor.

Sınav programı açısından bu, birkaç somut iş demektir. Ek süre verilen bir öğrencinin sınavı, sonraki oturuma taşmayacak bir saate ya da ayrı bir salona konur. Okuyucu ya da yazıcı desteği alan öğrenci için ayrı salon ve ayrı görevli gerekir. Asansörü olmayan bir binada üst kattaki salon, tekerlekli sandalye kullanan öğrencinin girdiği sınava verilmez. Hangi öğrencinin hangi desteği alacağı engelli öğrenci biriminin kaydındadır; programı ilandan önce bu birime ya da bölümün engelli öğrenci temsilcisine göstermek en kısa yoldur. Ayrıntıları çoğu üniversite ayrı bir "engelli öğrenci eğitim-öğretim ve sınav uygulamaları yönergesi"nde düzenler.

Gözetmenin görevi ve kopya tutanağı

Gözetmen görevlerinin nasıl dağıtılacağını yönetmelikler genellikle yönergeye ya da birime bırakır; Selçuk yönetmeliği bu konuda hüküm içermiyor. Gözetmenin salonda tuttuğu tutanağın sonucu ise ülke genelinde aynı yönetmelikle belirlenir: Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği (Resmî Gazete, 18 Ağustos 2012).

Bu yönetmelikte sınavla ilgili fiiller ağırlığına göre üç ayrı cezaya bağlanmış:

Cezayı gözetmen vermez. Gözetmenin tuttuğu tutanak disiplin soruşturmasının başlangıç belgesidir; yönetmeliğin 13. maddesine göre soruşturma, onay tarihinden itibaren on beş gün içinde sonuçlandırılır ve gerekirse süre uzatılabilir. Bu yüzden tutanakta saat, salon, sıra numarası ve ne görüldüğü açık yazılmalıdır. "Kopya çekti" yerine "sınavın 35. dakikasında sıranın altında ders notu bulundu" gibi bir cümle, kınama ile bir yarıyıl uzaklaştırma arasındaki ayrımı yapacak kurulun işini kolaylaştırır.

Salon yoklaması ve sınav sonrası evrak teslimi için ayrıca sınav yoklama tutanağı ve sınav evrakı teslim tutanağı araçlarına bakabilirsin. MEB okullarında gözetmen görevlendirmesinin nasıl yapıldığını sınav gözetmen görevlendirmesi yazısı anlatıyor.

Sınavdan sonraki süreler programı nasıl etkiler?

Programı yalnız sınav haftası için düşünmek sık yapılan bir hatadır. Yönetmelikteki sonuç ilan süreleri, sınav takviminin sonuna doğru sıkışmaya yol açabilir. Selçuk yönetmeliğinin 11. maddesi öğretim elemanlarına üç süre veriyor:

• Ara sınav sonuçları, final sınavları başlamadan en geç on beş gün önce ilan edilir ve otomasyon sistemine girilir.
• Final sonuçları, o dersin bütünleme sınavı başlamadan en geç bir hafta önce ilan edilir.
• Bütünleme sonuçları, sınav tarihinden itibaren en geç on gün içinde ilan edilir.

Aynı yönetmeliğin 12. maddesine göre öğrenci, notun ilanından itibaren beş iş günü içinde dekanlığa ya da müdürlüğe yazılı olarak maddi hata itirazında bulunabilir. Düzeltme, ders sorumlusunun görüşü alınarak yönetim kurulu kararıyla yapılır.

Bu sürelerin programa etkisi şudur: bir dersin finali sınav haftasının son gününe konursa, öğretim elemanının bütünlemeden bir hafta önce not girebilmesi için kâğıt okumaya kalan süre kısalır. Kalabalık derslerin finallerini sınav haftasının başına almak, hem notların zamanında girilmesine hem de itiraz süresinin bütünlemeden önce dolmasına yardım eder. Maddi hata itirazının nasıl yazıldığını not itiraz dilekçesi yazısında bulabilirsin.

Evrakın saklanması da yönetmelikte yazar. Selçuk yönetmeliği sınav evrakının ilgili dekanlığa ya da müdürlüğe iki ay içinde teslimini zorunlu tutuyor ve teslim edilen evrak ile tutanakların en az iki yıl saklanacağını söylüyor. Abant İzzet Baysal Üniversitesi metni kâğıtların kilitli dolaplarda arşivlenmek üzere teslim edileceğini yazıyor.

İlandan önce yönetmeliğe göre son kontrol

Program bittiğinde yerleştirme hatalarının yanında yönetmelik açısından da bir kez bakmak işe yarar:

• İlan tarihi, yönetmelikteki en az süreyi (bir hafta, iki hafta, on beş gün) karşılıyor mu? Onay için geçecek günler hesaba katıldı mı?
• Ortak zorunlu derslerin sınav günü programda boş bırakıldı mı?
• Bir sınıfın bir güne düşen sınav sayısı yönetmelikteki sınırı aşıyor mu?
• Cumartesi ya da pazar günü sınav varsa kurul kararı alındı mı, karar sayısı ilan metninde yazıyor mu?
• Engelli öğrenci biriminden gelen ek süre, ayrı salon ve okuyucu talepleri programa işlendi mi?
• Finaller ile bütünleme arasında, sonuçların ilanı için yönetmeliğin istediği süre kalıyor mu?
• Mazeret sınavları için birim yönetim kurulunun belirleyeceği tarihlere yer bırakıldı mı?

Mazeret sınavına kalan öğrencilerin başvuru süresi ve belgeleri için mazeret sınavı dilekçesi aracına, ortalama hesabı için vize final ortalama aracına, diğer üniversite araçları için üniversite sayfasına bakabilirsin. MEB okullarında ortak yazılı sınav takvimi hazırlıyorsan yazılı sınav takvimi aracı okul takvimine göre çalışır.