Sınav Evrakı Teslim Tutanağı

Sınav evrakı teslim tutanağı aracı, bir sınavın kâğıtlarını ve eklerini bölüme teslim ederken imzalanan tutanağı hazırlar. Teslim eden öğretim elemanını, teslim alan kişiyi ve görevini, tarihi ve saati yazarsın; ardından her sınav için dersin kodunu ve adını, şubeyi, sınav türünü, sınav tarihini, listedeki öğrenci sayısını, sınava giren öğrenci sayısını ve teslim ettiğin kâğıt sayısını girersin. Araç sınava girmeyen öğrenci sayısını hesaplar, sayıların birbirini tutup tutmadığını denetler ve tutanağı PDF, Word ve Excel olarak indirmeni sağlar.

Üniversitelerin ortak bir resmî teslim formu yok. Her fakülte ya da yüksekokul kendi formunu kullanır. Yine de formların çoğu aynı bilgileri sorar: ders, şube, sınav türü, sınav tarihi, öğrenci sayıları, teslim edilen ekler ve iki taraf için imza yeri. Araç bu ortak düzeni kullanır. Fakültenin zorunlu tuttuğu bir form varsa onu doldur; aracı da sayıları kontrol etmek ve birden çok sınavı tek tutanakta toplamak için kullanabilirsin.

Sınav evrakı teslim tutanağı nasıl hazırlanır?

1. Teslim bilgilerini yaz: teslim eden öğretim elemanı, teslim alan kişinin adı ve görevi (bölüm sekreteri, arşiv sorumlusu, sınav koordinatörü gibi), teslim tarihi ve saati. Üniversiteni, fakülteni, bölümünü, akademik yılı ve yarıyılı da seç; bunlar tutanağın başlığına yazılır.
2. Teslim ettiğin her sınav için bir satır ekle. Ders kodu ve adı, şube, sınav türü (ara sınav, yarıyıl sonu, bütünleme, mazeret, tek ders, kısa sınav, ek sınav) ve sınav tarihini gir.
3. Sayıları yaz: yoklama listesindeki öğrenci sayısı, sınava giren öğrenci sayısı ve elindeki kâğıt sayısı.
4. Ekleri kontrol et. Varsayılan ek listesi soru kitapçığı örneği, cevap anahtarı, yoklama tutanağı, ıslak imzalı not listesi, optik formlar ve olay tutanağından oluşur. Bunların adını değiştirebilir, silebilir ya da yeni ek ekleyebilirsin.
5. Gerekirse açıklama yaz ve önizlemeyi kontrol edip belgeyi indir.

Araç sayıları nasıl denetler?

Her satırda üç sayı var: listede, giren ve kâğıt. Araç bunlardan dördüncüsünü, sınava girmeyen öğrenci sayısını hesaplar:

• Girmeyen = listedeki öğrenci − sınava giren öğrenci. Giren sayısı listedekinden büyükse girmeyen sıfır yazılır.
• Giren listedekinden fazlaysa uyarı çıkar. Bu genellikle listede adı olmayan bir öğrencinin sınava alındığı, ya da sayının yanlış yazıldığı anlamına gelir.
• Kâğıt sayısı giren sayısından farklıysa uyarı çıkar. Her öğrenci bir kâğıt teslim ettiği için bu iki sayının aynı olması beklenir.

Uyarılar yalnız ekranda kalmaz; tutanağın "Açıklama" bölümüne dersin adıyla birlikte not olarak yazılır. Örneğin listede 48, sınava giren 45 öğrencisi olan bir derste 44 kâğıt teslim edersen tutanakta "Teslim edilen kâğıt (44) sınava giren öğrenci sayısıyla (45) aynı değil" notu çıkar. Bu not, tutanağı imzalayan iki tarafın farkı gördüğünü kayda geçirir. Farkın nedenini biliyorsan (öğrenci kâğıdını boş bırakıp adını yazmadan çıktı, iki kâğıt birbirine zımbalandı gibi) açıklama kutusuna kendi cümlenle yaz.

Birden fazla sınav teslim edersen tablonun sonuna bir TOPLAM satırı eklenir. Bu satırda listedeki, giren, girmeyen öğrencilerin ve kâğıtların toplamı yer alır. Hiçbir şey yazmadığın boş satırlar tutanağa girmez.

Tutanakta neler bulunur?

Belge A4 dikey, sayfa kenarları 1,5 cm. Birden fazla sayfaya taşarsa sayfa numarası eklenir. Excel düğmesi sınav tablosunu ve ek tablosunu ayrı tablolar olarak indirir; bölüm sekreterliği teslim alınan sınavları bir yarıyıl boyunca tek dosyada toplamak isterse bu tablolar işine yarar.

Sınav kâğıtlarıyla birlikte hangi ekler teslim edilir?

Hangi eklerin istendiği üniversiteden üniversiteye, hatta bölümden bölüme değişir. Yayımlanmış formlarda en sık görülenler şunlar:

• Sınav soruları: Soru kitapçığının ya da soru kâğıdının bir örneği. Çoktan seçmeli sınavlarda her kitapçık türünden bir örnek konur.
• Cevap anahtarı ve puanlama yönergesi: Klasik sınavlarda hangi cevaba kaç puan verildiği. Not itirazlarında ilk bakılan belgedir.
• Sınav yoklama tutanağı: Öğrencilerin imzaladığı liste. Giren öğrenci sayısını bu belgeden alırsın.
• Islak imzalı not listesi: Öğrenci bilgi sisteminden alınıp öğretim elemanınca imzalanan not dökümü.
• Optik formlar: Optik okuyucu kullanılan sınavlarda.
• Olay ya da kopya tutanağı: Sınav sırasında bir olay yaşandıysa.

Bazı fakülteler ders tasarımını (izlenceyi) ve dönem boyunca tutulan ders yoklama listelerini de sınav evrakıyla birlikte ister. Mazeret sınavlarının evrakına, mazeretin kabul edildiğini gösteren fakülte yönetim kurulu kararının eklenmesini isteyen formlar da var. Bu tür ekleri listeye kendin ekleyebilirsin.

Her ekin yanında bir "teslim edildi" anahtarı var. Bir ek o sınavda yoksa (ör. klasik sınavda optik form) silmek yerine anahtarı kapatabilirsin; tutanakta "Yok / gerekmiyor" yazar. Bu, ekin unutulmadığını, bilerek konmadığını gösterir.

Sayılar tutmadığında ne yapmalısın?

Kâğıt sayısının giren öğrenci sayısını tutmaması sık görülen bir durumdur ve çoğunun basit bir açıklaması vardır. Teslimden önce şunları kontrol et:

1. Yoklama listesindeki imzaları tek tek say. Gözetmenin tutanağa yazdığı giren sayısı ile imza sayısı farklı olabilir.
2. Kâğıtları numara sırasına diz ve listeyle karşılaştır. Eksik kâğıdın kime ait olduğunu böylece bulursun.
3. Zımbalanmış ya da iç içe geçmiş kâğıtlara bak. İki öğrencinin kâğıdı tek kâğıt sanılmış olabilir.
4. Olay tutanağını kontrol et. Sağlık sorunu nedeniyle sınavı yarıda bırakan öğrenci, kâğıdını teslim etmeden çıkmış olabilir.

Farkı açıklayamıyorsan bunu saklamaya çalışma. Tutanağa olduğu gibi yaz ve bölüm başkanlığına bildir. Teslim alan kişinin imzası, kâğıtların o andaki durumunu kayda geçirir; sonradan çıkacak bir "kâğıdım kayboldu" itirazında bu kayıt seni korur.

Birden fazla sınavı tek tutanakla teslim etmek

Sınav haftasının sonunda birkaç dersin kâğıtlarını birlikte teslim ediyorsan her ders için ayrı tutanak doldurman gerekmez. Araçta en çok 20 sınav satırı açabilirsin. Her satırın kendi şubesi, türü ve tarihi olduğu için aynı dersin farklı şubelerini ya da ara sınavla mazeret sınavını ayrı satırlarda gösterebilirsin.

Kâğıtları teslim ederken her sınavın kâğıtlarını ayrı zarfa ya da dosyaya koy, zarfın üzerine ders kodunu, şubeyi ve sınav türünü yaz. Tutanaktaki satır sırası ile zarfların sırası aynı olursa teslim alan kişi sayımı daha hızlı yapar.

Kâğıtların bölümde ne kadar süre saklanacağı ve süre sonunda nasıl imha edileceği üniversitenin sınav yönergesinde ya da arşiv kurallarında yazılıdır. Tutanak bu süreyi belirlemez; yalnız teslim anını kayda geçirir.

Sıkça sorulan sorular

Sınav evrakı teslim tutanağı zorunlu mu?

Bu, üniversitenin ve fakültenin uygulamasına bağlıdır. Birçok fakülte sınav kâğıtlarının bölüme bir tutanak ya da formla teslim edilmesini ister, kalite ve akreditasyon süreçleri de bu kaydı kanıt olarak kullanır. Fakültende böyle bir zorunluluk olmasa bile teslimi yazıya dökmek, kâğıtların kimde olduğuna dair soruları baştan kapatır.

Tutanağı kim imzalar?

Kâğıtları teslim eden öğretim elemanı ve teslim alan kişi. Teslim alan çoğunlukla bölüm sekreteri ya da bölümün belirlediği arşiv sorumlusudur. Araçta teslim alanın görevini istediğin gibi yazabilirsin; imza bloğunda adının altında bu görev görünür.

Kâğıt sayısı giren sayısından farklıysa tutanak geçersiz olur mu?

Hayır. Tutanak o andaki durumu kayda geçirir. Araç farkı açıklama bölümüne not olarak yazar; nedenini sen de eklersin. Farkın nasıl giderileceğine bölüm karar verir.

Hangi sınav türleri için kullanılabilir?

Ara sınav, yarıyıl sonu, bütünleme, mazeret, tek ders, kısa sınav ve ek sınav. Sınav türü her satırda ayrı seçilir, bu yüzden farklı türdeki sınavları aynı tutanakta teslim edebilirsin.

Tutanak kaç nüsha hazırlanmalı?

Bunu fakültenin uygulaması belirler. İki nüsha imzalatıp birini kendinde saklamak, sonradan çıkabilecek sorularda işini kolaylaştırır.

Excel çıktısı ne işe yarar?

Excel dosyası sınav tablosunu ve ek listesini ayrı tablolar olarak verir. Bölüm sekreterliği yarıyıl boyunca teslim alınan sınavları tek bir dosyada izlemek isterse bu tabloları birleştirebilir.

Kaynaklar

• Gazi Üniversitesi, Sınav Evrakı Teslim Tutanağı Formu (ders tasarımı, ders yoklama listesi, sınav kâğıtları, cevap anahtarı, sınav yoklama listesi ve ıslak imzalı not dökümü alanları; mazeret sınavlarında fakülte yönetim kurulu kararı): gazi.edu.tr belgesi
• Üniversitelerin ön lisans ve lisans eğitim-öğretim ve sınav yönetmelikleri ile sınav uygulama yönergeleri (sınav evrakının teslimi ve saklanması).
• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (A4, başlık düzeni; mevzuat.gov.tr).

Sınav günü imza listesi için sınav yoklama tutanağı, dönem sonunda dersin bütün evrakını denetlemek için ders dosyası kontrol listesi, sınav haftasını planlamak için sınav programı ve gözetmen dağılımı araçlarına bakabilirsin. Harf notlarını bağıl değerlendirme aracıyla hesaplayabilir, diğer araçları üniversite sayfasında bulabilirsin.