- Komisyon müdürün başkanlığında toplanır; müdür yardımcıları ve rehber öğretmen sürekli üyedir, diğer üyeler sene başı öğretmenler kurulunda belirlenir.
- Yılda en az üç toplantı yapılır: birinci dönem başı, ikinci dönem başı ve ders yılı sonu.
- İlk toplantı öğretmenler kurulundan sonra en geç bir ay içinde yapılır; gündem ve tarih bir hafta önce yazılı duyurulur.
- Kararlar tutanağa geçirilir ve okul personeline yazılı olarak duyurulur.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Komisyonun kuruluşu ve toplantıları Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği'ne bağlıdır ve değişebilir; uygulamadan önce okul yönetimi ve bağlı olduğun RAM ile teyit et.
Eylülün yoğun haftalarında rehber öğretmenin aklındaki işlerden biri de yürütme komisyonudur. Program hazırlanacak, sınıf rehberlik planları toplanacak, risk haritasının takvimi konuşulacak. Bunların hepsi komisyonun önünden geçer. Bu yazıda toplantıyı kimlerle, ne zaman ve hangi gündemle yapacağını sırasıyla anlatıyorum. Tutanağı aşağıdaki araçla hazırlayabilirsin.
Komisyon kimlerden oluşur?
Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği'nin 16. maddesi her eğitim kurumunda bir yürütme komisyonu kurulmasını ister. Başkan okul müdürüdür. Okuldaki müdür yardımcıları ve rehber öğretmenler de üyedir. Bunlara her sınıf düzeyinden en az bir sınıf rehber öğretmeni, kurul temsilcisi ve okul-aile birliğinden bir temsilci eklenir.
Kurul temsilcisi kademeye göre değişir. Ortaöğretimde disiplin kurulundan ve onur kurulundan birer temsilci gelir. İlkokul ve ortaokulda ise öğrenci davranışlarını değerlendirme kurulundan bir temsilci olur. Okul öncesinde sınıf rehber öğretmeni temsilcisi yerine farklı yaş gruplarından en az birer öğretmen yer alır.
Müdür, müdür yardımcıları ve rehber öğretmen sürekli üyedir. Diğerleri her yıl sene başı öğretmenler kurulunda belirlenir. Yani komisyonun bu yılki üyelerini bilmek için önce öğretmenler kurulu tutanağına bakman gerekir.
Toplantı takvimi
Yönetmelik en az üç toplantı ister: birinci dönem başında, ikinci dönem başında ve ders yılı sonunda. Rehberlik servisi önerirse araya başka toplantılar da girebilir.
İlk toplantının bir üst sınırı var: öğretmenler kurulunun yapıldığı tarihten itibaren en geç bir ay. Bir de pratik sınır var: okul RPD programı en geç ekimin ilk haftasında e-Rehberlik üzerinden onaylanıp RAM'a ulaştırılır, sınıf rehberlik planları da ekimin ikinci haftasına kadar müdüre onaylatılır. Program komisyonda incelenmeden onaya gitmemeli. Bu yüzden eylülün son haftası çoğu okul için en uygun zamandır.
| Toplantı | Uygun zaman | Ne konuşulur |
|---|---|---|
| 1. dönem başı | Eylül sonu | Özel hedefler, program, sınıf planları, risk haritası takvimi |
| 2. dönem başı | Şubat başı | Birinci dönemin değerlendirmesi, sorunlar, tercih ve kariyer çalışmaları |
| Ders yılı sonu | Haziran | Programın kanıta dayalı değerlendirilmesi, gelecek yıl için öneriler |
Gündem nasıl hazırlanır?
Gündemi rehberlik servisi hazırlar ve müdüre sunar. Müdür, gündemi ve toplantı tarihini en az bir hafta önce ilgililere yazılı olarak duyurur. Bu duyuru çoğu okulda imzaya dolaştırılan tek sayfalık bir yazıdır.
Gündem maddelerini komisyonun görevlerinden çıkarmak en sağlam yoldur. Yönetmeliğin 17. maddesi bu görevleri sayar:
- okulun özel hedeflerinin belirlenmesine görüş bildirmek,
- okul RPD programını inceleyip uygulanması için önlemleri karara bağlamak,
- hizmetlerde çıkan sorunları değerlendirip çözüm önlemleri belirlemek,
- öğrenci, aile, yönetici ve öğretmenler arasında iletişim çalışmalarını belirlemek,
- kurum ve kuruluşlarla iş birliğini planlamak,
- sosyal duygusal, akademik ve kariyer gelişimine yönelik çalışmalara görüş bildirmek,
- psikososyal destek hizmetlerinin programa eklenmesine görüş bildirmek ve gerekirse bu hizmetlerde görev almak.
Bunlara açılış, önceki kararların değerlendirilmesi ve kapanış eklenince gündem tamamlanır. İkinci ve üçüncü toplantıda "önceki toplantıda alınan kararlar" maddesini atlama. Yıl sonu toplantısında hangi kararın uygulandığını görmenin en kolay yolu budur.
Toplantıda neye dikkat etmeli?
Programı tutanağa kopyalama
Program uzun bir belgedir. Tutanağa "Program incelendi; şu değişikliklerle uygulanmasına karar verildi" yazıp programı ek olarak dosyalamak yeterli. Programın kendisini okul rehberlik programı aracıyla hazırlayabilirsin.
Öğrenci adı yazma
Komisyon kararları bütün personele duyurulur. Tek bir öğrencinin durumu komisyon tutanağının konusu değildir; o bilgiler danışan dosyasında kalır. Tutanakta "8. sınıflarda sınav kaygısı yüksek çıktı" gibi grup düzeyinde konuş.
Kararı somut yaz
"Gerekli çalışmaların yapılmasına karar verildi" cümlesi yıl sonunda hiçbir şey söylemez. Kim, neyi, ne zamana kadar yapacak? "Sınıf rehber öğretmenleri risk altındaki öğrencilere ait verileri kasım sonuna kadar servise iletecek" cümlesi izlenebilir bir karardır.
Gelmeyenleri kaydet
İmza tablosunda gelmeyen üyenin yerine "İZİNLİ" ya da "RAPORLU" yazmak, tutanağın sonradan sorgulanmasını önler. Açılış maddesine kaç üyeden kaçının katıldığını yazmak da iyi bir alışkanlıktır.
Tutanaktan sonra
Kararlar tutanağa geçtikten sonra personele yazılı olarak duyurulur. Birden fazla rehber öğretmenin olduğu okulda gündemi ve kararları yazılı hâle getirmek koordinatör rehber öğretmenin görevidir. Tutanak rehberlik servisinin dosyasında ve okulun kurul dosyasında saklanır.
Komisyonun psikososyal destek görevi, okulun krize müdahale ekibiyle iç içedir. Ekibin kendi toplantılarını krize müdahale ekibi tutanağı aracıyla kayda geçirebilirsin. Okuldaki diğer kurul ve komisyonların genel düzeni için okul kurul ve komisyonları yazısına göz atabilirsin.
