- Araç BEP geliştirme biriminin toplantısını gündem, görüşmeler, kararlar ve imza çizelgesiyle A4 tutanak olarak hazırlar.
- Birim, okul müdürü ya da müdür yardımcısı başkanlığında rehber öğretmen, sınıf ve ders öğretmenleri ile veliden oluşur (m.47).
- Toplantılar genellikle ders yılı başında hazırlama, yıl içinde ara değerlendirme ve yıl sonunda değerlendirme toplantısı olarak yapılır.
- Destek eğitim odasındaki saat haftalık ders saatinin %40'ını aşamaz; tutanağa toplantıda gerçekte konuşulanı yaz.
BEP Toplantı Tutanağı aracı, BEP geliştirme biriminin toplantısını A4 tutanak olarak hazırlar: okul başlığı, toplantı bilgileri, öğrenci, gündem maddeleri, görüşmeler, alınan kararlar, birim üyelerinin imza çizelgesi ve okul müdürünün onayı. Toplantı türünü sen seçersin (BEP hazırlama, ara değerlendirme, yıl sonu değerlendirme); türe ve kademeye göre dayanağı belli hazır bir gündem gelir. Üyeler, aynı öğrenci için hazırladığın BEP planından alınır; BEP'teki birim kararları tutanağa hazır karar cümlesi olarak eklenir. Gündem duyurusunu ya da yalnız kararları ayrı basabilir, belgeyi PDF veya Word olarak indirebilirsin.
BEP geliştirme birimi toplantı tutanağının Bakanlıkça yayımlanmış resmî bir örneği yok. Araç, resmî BEP dosyasının IV. (birim kararları) ve V. (birim üyeleri) bölümlerinden ve okullarda yaygın kullanılan tutanak yapısından yararlanır.
Araç senin yerine karar vermez. Gündem önerileri ve hazır görüşme metinleri başlangıç içindir; tutanağa toplantıda gerçekte ne konuşulduysa o yazılmalıdır. Yönetmelik maddeleri 4 Ekim 2026 itibarıyla doğrulanmıştır; değişiklik olursa okul yönetiminin talimatı esastır.
BEP geliştirme birimi kimlerden oluşur?
Özel Eğitim Hizmetleri Yönetmeliği'nin 47. maddesine göre birim, okul müdürünün ya da görevlendireceği bir müdür yardımcısının başkanlığında şu üyelerden oluşur:
| Üye | Not |
|---|---|
| Rehberlik öğretmeni (psikolojik danışman) | Rehberlik servisi ile birim arasındaki koordinasyonu sağlar |
| Öğrencinin sınıf öğretmeni | Ortaokul ve lisede sınıf rehber öğretmeni |
| Öğrencinin dersini okutan alan öğretmenleri | Her dersin öğretmeni kendi dersinin amaçlarından sorumludur |
| Öğrencinin velisi | Anne, baba ya da yasal vasi |
| Öğrenci | Kılavuza göre katılımı zorunlu değil ama desteklenmeli |
| Özel eğitim değerlendirme kurulundan bir üye | Gerektiğinde, görüşüne başvurmak için |
| Meslek dersi öğretmeni | Mesleki eğitim veren özel eğitim okullarında |
Kılavuza göre öğrencinin okul dışında destek aldığı fizyoterapist, psikolog gibi uzmanlar da görüşleri alınmak üzere toplantıya davet edilebilir. Araçta bunları "Diğer üyeler" bölümüne eklersin. Birimin çalışma usul ve esaslarını okul yönetimi belirler (m.47/5).
Kaynaştırma/bütünleştirme yoluyla eğitim yapılan okullarda birim kurmak zorunludur (m.22/4). Öğrenci Davranışlarını Değerlendirme Kurulu ve Ödül ve Disiplin Kurulu, kaynaştırma öğrencileriyle ilgili kararlarında birimle iş birliği yapar (m.22/5).
Birimin görevleri
Görevleri yönetmeliğin 48. maddesi sayar. Tutanakta en sık geçenler:
- BEP'in hazırlanması, uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesinde koordinasyonu sağlamak.
- Öğrencinin gelişim alanlarındaki özellikleri ve eğitim ihtiyaçlarına göre BEP'te değişiklik yapmak.
- Eğitim ortamlarının düzenlenmesi, materyal geliştirilmesi ve temini için okul yönetimine ve öğretmenlere öneride bulunmak.
- Destek eğitim odasında eğitim alacak öğrencileri, dersleri ve haftalık ders saatini belirlemek.
- Öğretimde ve değerlendirmede kullanılacak yöntem, teknik ve materyalleri belirlemek.
- Sınavlarda refakat edilmesi gereken öğrencileri belirlemek.
- Velinin yazılı talebi üzerine ilkokulda bir defaya mahsus sınıf tekrarına karar vermek.
Ne zaman toplanır? Toplantı türleri
Kılavuza göre birim ders yılının başında oluşturulur ve toplantıları planlanır. İhtiyaç olursa (örneğin öğrencinin başka okula geçmesi gerektiğinde) yıl içinde ek toplantı yapılabilir. Yönetmelik toplantı sayısı belirlemez. Araç üç türü hazır gündemle sunar:
| Tür | Ne zaman | Hazır gündemin ağırlığı |
|---|---|---|
| BEP hazırlama toplantısı | Ders yılı başında ya da özel eğitim ihtiyacı belirlendikten sonra | Öğrenci bilgileri, eğitsel performans, amaçlar, yöntem ve materyal, destek eğitim odası, ölçme uyarlamaları, ortam düzenlemeleri, aile bilgilendirme |
| Ara değerlendirme (izleme) toplantısı | Yıl içinde, amaçlara ulaşma düzeyi gözden geçirilirken ya da BEP'te değişiklik gerektiğinde | Amaçların gözden geçirilmesi, BEP'te değişiklikler, destek eğitim odası, ölçme uyarlamaları |
| Yıl sonu değerlendirme toplantısı | Ders yılı sonunda | Genel BEP değerlendirmesi, ulaşılamayan amaçların sonraki yıla aktarılması |
2026-2027 ders yılı 14 Eylül 2026'da başlayıp 25 Haziran 2027'de bitiyor. Hazırlama toplantısını öğretmenlerin kaba değerlendirmeyi tamamladığı ilk haftaların hemen ardından, yıl sonu toplantısını da son ders haftasından önce planlarsan kararlar BEP'e zamanında işlenir.
Gündem maddeleri ve dayanakları
Araçta her gündem maddesinin dayanağı seçim listesinde yazılı. Başlıcaları:
| Gündem maddesi | Dayanak |
|---|---|
| Birimin oluşturulması; velinin ve öğrencinin katılımı | Özel Eğitim Hizmetleri Yönetmeliği m.47/2 |
| Öğrenciye ilişkin bilgilerin ve yerleştirme kurulu kararının incelenmesi | m.20/1-e; BEP kılavuzu, hazırlama aşamaları |
| Eğitsel performansın değerlendirilmesi | BEP kılavuzu s.13 |
| Uzun ve kısa dönemli amaçların belirlenmesi | m.20/1-a |
| Yöntem, teknik ve materyallerin belirlenmesi | m.20/1-c, m.48/1-f |
| Destek eğitim odası dersleri ve haftalık saat | m.25/1-a (haftalık ders saatinin %40'ını aşmaz), m.48/1-d |
| Ölçme ve değerlendirmede süre, ortam, yöntem, cihaz ve materyal düzenlemeleri | m.24/1-a, b |
| Eğitim ortamına ilişkin düzenlemeler | m.20/1-ç, m.48/1-c |
| Davranış problemlerine yönelik tedbirler | m.20/1-d |
| Yabancı dil dersinden muafiyet | m.24/1-ç (velinin yazılı talebi ve birim kararı) |
| Sınavlarda refakat ihtiyacı | m.48/1-ğ |
| Ailenin bilgilendirilmesi ve aile eğitimi | BEP dosyası IV-B |
| Amaçlara ulaşma düzeyinin gözden geçirilmesi; BEP'te değişiklik | m.48/1-a, b; BEP kılavuzu s.17-18 |
| Yıl sonu değerlendirmesi | BEP kılavuzu s.18; BEP dosyası IV-C |
| Sınıf tekrarı talebi (yalnız ilkokul) | m.24/1-f, m.48/1-ı |
Açılış maddesinin hazır metnine birim başkanının adı ile üye ve katılan sayısı katılım listesinden kendiliğinden yazılır. Görüşme metinleri tarafsız birer başlangıç; toplantıda konuşulanları kendi cümlelerinle düzenle.
2026-2027 iş ve işlemler genelgesinin (2026/70) 39. maddesi de destek eğitim odalarının açılmasını, bu odalardaki eğitimin planlanmasını ve öğrencilerin BEP süreçlerine etkin katılımını ister. Bu konuların hazırlama toplantısında tutanağa geçmesi denetimlerde de işine yarar.
Kararlar nasıl yazılır?
Kararlar kısa, uygulanabilir ve sorumlusu belli olmalı. Araç, BEP planının "Birim kararları" adımında yazdıklarından hazır karar cümleleri üretir:
- "Öğrencinin Türkçe alanında/dersinde haftada 4 saat destek eğitim odası hizmeti almasına karar verildi (sorumlu: …)."
- "Ailenin öğrencinin gelişimi hakkında ayda bir yüz yüze toplantı yoluyla bilgilendirilmesine karar verildi."
- "Bir sonraki BEP geliştirme birimi toplantısının …. tarihinde yapılmasına karar verildi."
Bu cümleleri "BEP'ten kararlar" adımında tek tek ya da hepsini birden eklersin. Gündem maddelerine göre önerilen kararlar da "Kararlar" adımında görünür. Böylece BEP dosyasındaki kararlarla tutanaktaki kararlar aynı metinle yazılmış olur.
Muafiyet ve sınıf tekrarı gibi kararlar velinin yazılı talebine bağlıdır. Talep dilekçesinin tarihini karar metnine yazman ve dilekçeyi tutanağa eklemen iyi olur.
Katılım ve imzalar
İmza çizelgesi resmî BEP dosyasının V. bölümündeki sırayı izler: birim başkanı, veli, sınıf öğretmeni, alan öğretmenleri, rehber öğretmen, özel eğitim değerlendirme kurulu üyesi, meslek dersi öğretmenleri ve diğer üyeler. Öğrenci toplantıya katıldıysa en sona eklenir. Katılamayan üyenin imza hücresine durumu (KATILMADI, RAPORLU, İZİNLİ, GÖREVLİ) yazılır. Altta "UYGUNDUR / tarih / Okul Müdürü" onayı yer alır.
Kılavuz, veli toplantıya katılamadığında alınan kararların ailenin görüşüne sunulmasını ister. Böyle bir durumda veliyi "Katılmadı" olarak işaretle, görüşmeyi ve kararların veliyle nasıl paylaşılacağını tutanağa yaz.
Tanıyı tutanağa yazmalı mısın?
Tutanak birim üyelerinin imzasına dolaşır ve okul arşivine girer. Eğitsel tanı, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre özel nitelikli kişisel veridir ve BEP dosyasında zaten yer alır. Bu yüzden araç tanıyı varsayılan olarak tutanağa yazmaz; öğrenci adı, sınıfı ve numarasıyla tanımlanır. Okulun tutanakta tanının da yer almasını istiyorsa "Eğitsel tanıyı tutanağa yaz" anahtarını açman yeterli.
Gündem duyurusu ve karar sayfası
Önizlemenin üstündeki seçenekle aynı bilgilerden iki ek belge alabilirsin:
- Yalnız gündem: toplantı tarihi, yeri, saati ve gündem maddeleriyle üyelere ve veliye verilecek duyuru, birim başkanının imzasıyla.
- Yalnız kararlar: başlık bilgileri ve alınan kararlar; kararları ayrı dosyalayan okullar için.
"Kararları ayrı sayfaya al" seçeneği, tutanakta kararları başlığı tekrarlayarak yeni sayfada başlatır.
BEP toplantı tutanağı taslağını kaydetme
Tutanak, aynı öğrencinin BEP planı ve kaba değerlendirme formuyla tek taslağı paylaşır. Taslak varsayılan olarak kaydedilmez; bilgiler sayfa açıkken durur. Saklamak istersen "Bu cihazda sakla" anahtarını açarsın, işin bitince "Bu cihazdaki verileri sil" ile temizlersin. Okul ve müdür bilgileri "Bilgilerim" kartından gelir.
Sık sorulan sorular
BEP toplantı tutanağının resmî bir örneği var mı?
Hayır. Bakanlık yalnız BEP dosyasının örnek formatını yayımladı. Tutanak düzenini bu dosyanın birim kararları ve birim üyeleri bölümlerinden ve okullarda yaygın kullanılan yapıdan türettim.
Veli toplantıya katılmazsa ne yapılır?
Kılavuza göre alınan kararlar ailenin görüşüne sunulur. Tutanakta veliyi "Katılmadı" olarak işaretle ve kararların veliyle nasıl paylaşılacağını yaz; veli kararları onaylayınca BEP'i imzalar.
Öğrencinin toplantıya katılması gerekir mi?
Öğrenci birimin üyesidir (m.47/2-d). Kılavuza göre katılımı zorunlu değildir ama mümkün olduğunca desteklenmelidir. Araçta "Öğrenci toplantıya katıldı" anahtarını açınca öğrenci imza çizelgesine eklenir.
Her kaynaştırma öğrencisi için ayrı tutanak mı tutulur?
BEP öğrenciye özgü olduğu için her öğrencinin toplantısı ayrı tutanakla kayda geçer. Aynı gün birden fazla öğrencinin toplantısı yapılsa bile kararlar öğrenci bazında yazılmalıdır.
Kaynaklar
- Özel Eğitim Hizmetleri Yönetmeliği (Resmî Gazete 07.07.2018/30471; son değişiklik 25.10.2022): m.20, 22, 24, 25, 47, 48.
- Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü, "Bireyselleştirilmiş Eğitim Programı: Tüm Öğretmenler İçin Yol Haritası" (2022): birimin oluşturulması (s.7-9), ailelerin rolü (s.16), değişiklik ve izleme (s.17-18), EK-1 BEP dosyası IV ve V. bölümler.
- 2026-2027 Eğitim ve Öğretim Yılına İlişkin İş ve İşlemler (Genelge 2026/70), md.39.
- MEB 2026-2027 eğitim-öğretim yılı çalışma takvimi.
Tutanak resmî örnek değildir; okulunun kendi düzeni varsa Word çıktısını ona göre uyarlayabilirsin.