- Tutanak, okulun psikososyal koruma, önleme ve krize müdahale ekibinin dönem başı, dönem sonu ve kriz sonrası toplantılarını kaydeder.
- Ekibe okul müdürü ya da görevlendirdiği müdür yardımcısı başkanlık eder; varsa rehber öğretmenler ve her sınıf düzeyinden bir sınıf rehber öğretmeni katılır.
- Yönergeye göre ekip yılda üç kez toplanır: birinci dönem başı, ikinci dönem başı ve ikinci dönem sonu; gerektiğinde ayrıca toplanır.
- Gizlilik ilkesi gereği tutanağa etkilenen kişilerin adını değil, olay türünü ve etkilenen grubu yaz; kişisel ayrıntılar formlara girer.
Psikososyal koruma ve krize müdahale ekibi tutanağı, okulun psikososyal koruma, önleme ve krize müdahale ekibinin toplantılarını kayda geçirir. Araçta toplantı türünü seçersin: birinci dönem başı, ikinci dönem başı, ikinci dönem sonu ya da okulda yaşanan bir travma veya kriz sonrasında yapılan toplantı. Ekip üyeleri yönergedeki sırayla gelir, sen adları yazar ve gelmeyenleri işaretlersin. Gündem toplantı türüne göre yönerge maddelerine dayanan hazır maddelerle dolar. Kriz toplantısında olayın türünü, tarihini ve etkilenen grubu ad yazmadan girersin; ekibin doldurduğu resmî formları (EK-1 Gözlem Formu, EK-2 Destek Talep Formu, EK-3 Çalışma Raporu, EK-4 İzleme Formu) işaretleyebilirsin. Başkan müdür yardımcısı olduğunda tutanağın altına okul müdürünün onay bölümü eklenir; bu bölümü istersen kapatabilirsin. Tam tutanağı, yalnız gündemi ya da yalnız kararları PDF veya Word olarak indirirsin.
Ekip, MEB'in Psikososyal Koruma, Önleme ve Krize Müdahale Hizmetleri Yönergesi ile kurulur. Yönerge 12.03.2019 tarihli Bakan Oluru ile yürürlüğe girdi ve Tebliğler Dergisi'nin Nisan 2019 sayısında (2739) yayımlandı. Yönergenin ekleri dört form içerir, ama ekip toplantısı için bir tutanak örneği yoktur. Araç okul kurul tutanaklarındaki yaygın düzeni kullanır.
Psikososyal koruma hizmeti neyi kapsar?
Yönerge bu hizmetleri doğal afetler ile kaza, ihmal, istismar, intihar, şiddet, savaş, terör ve göç gibi travmatik olaylardan önce, olay anında ve sonrasında psikolojik ve sosyal destek sağlamak için sunulan hizmetlerin tümü olarak tanımlar (m.3/e). Tanımdaki "önce" sözcüğü önemlidir: ekip yalnız bir olay olduğunda toplanmaz. Yıl başında hazırlık yapar, risk haritasına göre önleyici çalışmaları planlar, yıl sonunda ne yapıldığını değerlendirir.
Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği de rehber öğretmenin iyileştirici hizmetleri arasında, doğal afetler ile kaza, ihmal, istismar, intihar, şiddet, savaş, göç ve salgın hastalıklar gibi zorlu yaşam olaylarında öğrenci, aile ve öğretmenlere psikolojik ve sosyal destek sağlamayı sayar (m.21/3-b). Okulun RPD yürütme komisyonu, psikososyal destek hizmetlerinin okul programına eklenmesi konusunda görüş bildirir ve ihtiyaç olursa bu hizmetlerde görev alır (m.17/1-f ve g).
Okul ekibinde kimler yer alır?
Yönergenin 13. maddesi ekibi şöyle kurar: okul müdürü ya da müdürün görevlendirdiği bir müdür yardımcısının başkanlığında, varsa rehberlik öğretmenleri ile rehberlik hizmetleri yürütme komisyonu üyesi her sınıf düzeyinden en az bir sınıf rehber öğretmeni.
| Üye | Kim | Not |
|---|---|---|
| Başkan | Okul müdürü ya da görevlendirdiği müdür yardımcısı | Müdür yardımcısı başkanlık ediyorsa tutanak müdürün onayına sunulabilir |
| Rehberlik öğretmenleri | Okuldaki rehber öğretmenler | Okulda rehber öğretmen yoksa bu satır boş kalır |
| Sınıf rehber öğretmenleri | Her sınıf düzeyinden en az bir öğretmen | RPD yürütme komisyonunun üyesi olanlar arasından |
Ekibin kurulmasını sağlamak okul müdürlüğünün görevidir. Yönerge, üyelerin öncelikle konuyla ilgili hizmet içi eğitim almış personelden seçilmesini ister (m.8/1-a). Bu yüzden ilk toplantının gündemine üyelerin eğitim durumunu da yazmak yerinde olur. Komisyonun kendisini ve üyelerini RPD yürütme komisyonu tutanağı ile kayda geçirebilirsin.
Ekip yılda kaç kez toplanır?
Yönerge okul ekibinin birinci dönemin başı, ikinci dönemin başı ve ikinci dönemin sonu olmak üzere yılda üç kez ve ihtiyaç duyulan hâllerde toplanmasını ister (m.13/2-a).
| Toplantı | Gündemin ağırlığı |
|---|---|
| Birinci dönem başı | Ekibin oluşumu ve görev dağılımı, eğitim ihtiyacı, risk haritasına göre önleyici çalışmalar, kriz anında izlenecek yol |
| İkinci dönem başı | Birinci dönemde yapılanların izlenmesi, risk haritasındaki değişiklikler, ikinci dönem çalışmaları |
| İkinci dönem sonu | Yıl içindeki çalışmaların ve izleme sonuçlarının değerlendirilmesi, gelecek yıl için öneriler |
| Travma / kriz sonrası | Olayın değerlendirilmesi, bilgilendirme planı, destek talebi, müdahale ve izleme |
Kriz toplantısında hangi formlar doldurulur?
Yönerge ekibin kriz sürecinde dört form doldurmasını ister. Araç bu formları üretmez; tutanağa hangilerinin doldurulduğunu işaretlemeni sağlar, böylece dosyada nelerin bulunması gerektiği tek sayfada görünür.
| Form | Ne zaman | Dayanak |
|---|---|---|
| EK-1 Gözlem Formu | Travma veya kriz durumunun hemen ardından, ayrıntılı bilgi edinmek için | m.13/2-c |
| EK-2 Destek Talep Formu | Personel kapasitesi yetersiz kaldığında il veya ilçe ekibinden destek istemek için | m.13/2-ç |
| EK-3 Çalışma Raporu | Yapılan krize müdahale çalışmalarını okul müdürlüğü aracılığıyla il veya ilçe millî eğitim müdürlüğüne bildirmek için | m.13/2-d |
| EK-4 İzleme Formu | Çalışmalar sonunda izleme ve değerlendirme yapıldığında | m.13/2-e |
Ekibin diğer görevleri de gündem maddesi olarak hazırdır: okul genelinde kriz durumlarında hizmetleri planlamak ve gerçekleştirmek (m.13/2-b), etkilenen bireylerin kayıtlarını gizlilik ilkesine uygun tutmak (m.13/2-f), gerekirse etkilenen bireylerin öğretmenleri, ailesi ve arkadaşları gibi yakın çevresini sürece katmak (m.13/2-g), risk grubundaki bireyleri ilgili kurum ve kuruluşlara yönlendirmek (m.13/2-ğ).
Okul müdürlüğünün görevleri de kriz toplantısını ilgilendirir. Müdürlük, ekibin il ve ilçe ekipleriyle eşgüdüm içinde hareket etmesini sağlar, olaydan sonra öğrenci, veli, öğretmen ve yardımcı personele yapılacak bilgilendirmeyi ekiple birlikte planlar ve hazırlanan raporları il veya ilçe millî eğitim müdürlüğüne gönderir (m.8/1-f, g ve h). İhtiyaç olursa okuldaki bütün öğretmenlere görev verebilir (m.8/1-ı).
Tutanakta ne yazılır, ne yazılmaz?
Bu tutanak hassas bir olayın ardından yazılabilir. Yönerge, travma veya kriz durumlarından etkilenen bireylere ilişkin kayıtların başta gizlilik ilkesi olmak üzere etik kurallara uygun tutulmasını ve saklanmasını ister (m.8/1-ğ, m.13/2-f). Bu yüzden araç olay bölümünde ad sormaz.
- Olayın türünü yaz: deprem, yangın, trafik kazası, kayıp ve yas gibi.
- Etkilenen grubu yaz: "6/C sınıfı öğrencileri ve sınıf öğretmeni", "okulun tamamı".
- Etkilenen tek tek kişilerin adlarını, sağlık bilgilerini ve aileye ait ayrıntıları tutanağa değil, ilgili formlara ve danışan dosyasına yaz.
- Kararları görev ve süreyle yaz: "Rehber öğretmen ve iki sınıf rehber öğretmeni 6/C sınıfında yarın birinci derste sınıf temelli bilgilendirme yapacak."
Örnek bir kriz toplantısı gündemi
- Açılış ve yoklama
- Yaşanan olayın değerlendirilmesi ve Gözlem Formunun (EK-1) doldurulması
- Öğrenci, veli, öğretmen ve yardımcı personelin bilgilendirilmesinin planlanması
- Okul ekibinin kapasitesi ve gerekirse il veya ilçe ekibinden destek istenmesi (EK-2)
- Etkilenen bireylerin yakın çevresinin sürece katılması
- Risk grubundaki bireylerin ilgili kurumlara yönlendirilmesi
- İzleme takvimi ve kapanış
Tutanak nasıl hazırlanır?
- Toplantı türünü ve kademeyi seç. Gündem bu ikisine göre gelir.
- Okul bilgilerini, tarih, saat, yer ve toplantı numarasını yaz.
- Başkanı seç: okul müdürü ya da görevlendirilen müdür yardımcısı. Müdür yardımcısı başkansa müdür onayı bölümünü açık tut.
- Üyeleri yaz; her sınıf düzeyi için bir satır hazır gelir. Gelmeyenlerin durumunu işaretle.
- Kriz toplantısıysa olay türünü, tarihini ve etkilenen grubu gir, doldurulan formları işaretle.
- Gündemi, görüşmeleri ve kararları düzenle.
- Tutanak, yalnız gündem ya da yalnız kararlar çıktısını seç ve indir.
Sıkça sorulan sorular
Ekibin başkanı kimdir?
Okul müdürü ya da müdürün görevlendirdiği bir müdür yardımcısı (m.13/1).
Rehber öğretmeni olmayan okulda ekip kurulur mu?
Yönerge rehberlik öğretmenlerini "varsa" diye sayar. Ekip başkan ve sınıf rehber öğretmenleriyle kurulur. Kriz anında kapasite yetersiz kalırsa ekip EK-2 ile il veya ilçe ekibinden destek ister.
Yılda üç toplantıdan fazlası yapılabilir mi?
Evet. Yönerge üç toplantıya ek olarak "ihtiyaç duyulan hâllerde" toplanmayı da öngörür. Okulda bir olay yaşandığında araçta "Travma/kriz sonrası (olağanüstü)" türünü seç.
RPD yürütme komisyonu ile bu ekip aynı mı?
Hayır. Komisyon okulun bütün rehberlik hizmetlerini planlar; ekip psikososyal koruma, önleme ve krize müdahaleye odaklanır. Ekipteki sınıf rehber öğretmenleri komisyonun üyeleri arasından gelir, bu yüzden iki kurulun üyeleri kısmen aynıdır.
EK formları araçla hazırlanabilir mi?
Bu araç tutanağı hazırlar ve hangi formların doldurulduğunu kaydeder. Formların kendisi yönergenin eklerindedir; okulunun bağlı olduğu RAM'ın güncel sürümünü kullan.
Tutanak nereye gönderilir?
Yönerge tutanağın gönderileceği bir yer belirtmez. EK-3 Çalışma Raporu ve EK-4 İzleme Formu okul müdürlüğü aracılığıyla il veya ilçe millî eğitim müdürlüğüne gönderilir. Tutanak okulun dosyasında kalır.
Tutanakta öğrenci adı geçebilir mi?
Gerekmedikçe geçmemeli. Grup düzeyinde yazmak hem yeterlidir hem de yönergenin gizlilik ilkesine uygundur. Bir öğrencinin servise yönlendirilmesi gerekiyorsa öğrenci yönlendirme formu ayrı bir belgedir.
Kaynaklar: MEB Psikososyal Koruma, Önleme ve Krize Müdahale Hizmetleri Yönergesi ve ekleri, 12.03.2019 tarihli Olur, Tebliğler Dergisi Nisan 2019, sayı 2739, m.3, 8 ve 13 (dhgm.meb.gov.tr); Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği, RG 14.08.2020/31213, m.17 ve 21 (mevzuat.gov.tr).
Okulun yıllık rehberlik planı için okul rehberlik programı aracına, bütün evraklar için öğretmen evrakları sayfasına bakabilirsin.