- Veli, formdaki bilgilerin hangi amaçla, hangi hukuki sebeple toplandığını ve kimlere aktarılabileceğini öğrenme hakkına sahiptir; bu bilgiyi vermek veri toplayanın yükümlülüğüdür (KVKK m.10).
- Sağlık ve engel bilgileri özel nitelikli kişisel veridir; 2024 değişikliğinden sonra bu verilerin işlenmesi yasaktır, Kanun'un saydığı istisnalardan biri bulunmadıkça işlenemez (m.6/3).
- Veli verilerin düzeltilmesini, şartları varsa silinmesini isteyebilir; başvuru yazılı yapılır, en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır (m.11 ve m.13).
- Formu okuyan öğretmen de bağlıdır: öğrendiği bilgiyi Kanun'a aykırı biçimde başkasına açıklayamaz, işleme amacı dışında kullanamaz ve bu yükümlülük görevden ayrıldıktan sonra da sürer (m.12/4).
Yıl başında eve giden öğrenci bilgi formu velilerin aklında birkaç soru bırakır. Bu formu doldurmak zorunda mıyım? Çocuğumun hastalığını yazarsam bu bilgiyi kim görür? Yanlış yazdığım bir bilgiyi nasıl düzeltirim, yıllar sonra silinmesini isteyebilir miyim? Bu yazı bu soruları 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun bir okul kararı üzerinden cevaplıyor; öğretmen tarafındaki yükümlülükleri de ayrı bir bölümde topluyor. Formun kendisini ÖERGM'nin resmî düzeninde hazırlamak için aşağıdaki aracı kullanabilirsin.
Formu doldurmak zorunlu mu?
Öğrenci Bilgi Formu'nun (B.K.G.4.c) arka yüzündeki yönerge öğretmene yöneliktir: form her yıl başında güncellenir, bilgiler e-Okul'a işlenir, risk altındaki öğrenci için önleyici çalışma yapılır, form gizlilik içinde saklanır. Yönergede veliye formu doldurmadığı için yaptırım öngören bir hüküm yok.
Ama zorunluluk sorusu tek tip cevaplanamaz, çünkü formdaki bilgiler aynı türden değil. Ad, sınıf, veli iletişim bilgisi gibi bilgiler okulun zaten tuttuğu kayıtlardır. Sağlık, engel, ailede hastalık gibi bilgiler ise Kanun'un özel olarak koruduğu verilerdir. Kanun'un 4. maddesi de her durumda geçerli ilkeleri sayar: veriler belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenir; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olur; doğru ve gerektiğinde güncel tutulur; mevzuatta öngörülen ya da amaç için gerekli süre kadar saklanır.
Pratikte veli bir soruyu cevaplamakta tereddüt ediyorsa öğretmenin yapacağı şey, o bilginin neden istendiğini anlatmaktır. Örneğin sürekli kullanılan ilaç sorusu, okulda acil bir durumda çocuğa doğru müdahale edilebilmesi içindir. Veli yine de yazmak istemiyorsa kararına saygı gösterilir ve durum rehberlik servisine bildirilir. Bir sağlık bilgisinin okulda mutlaka bilinmesi gerekiyorsa bunun nasıl paylaşılacağı veliyle yüz yüze konuşulur.
Özel nitelikli veriler ve 2024 değişikliği
Kanun'un 6. maddesi kişilerin sağlığına ilişkin verileri özel nitelikli kişisel veri sayar. 2 Mart 2024 tarihli 7499 sayılı Kanun'la maddenin üçüncü fıkrası değişti. Yeni metne göre özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi yasaktır; ancak şu durumlardan biri varsa işlenebilir:
- İlgili kişinin açık rızası,
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- Rızasını açıklayamayacak durumdaki kişinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğü için zorunlu olması,
- Bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için zorunlu olması,
- Sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler ya da yetkili kurumlarca kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, teşhis, tedavi ve bakım hizmetleri için gerekli olması,
- Sosyal hizmetler ve sosyal yardım gibi alanlardaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunlu olması (Kanun'un saydığı diğer bentlerle birlikte).
Bu verilerin işlenmesinde ayrıca Kurul'un belirlediği yeterli önlemlerin alınması şarttır (m.6/4). Formdaki sağlık sorusunun hangi hukuki sebebe dayandığını okulun aydınlatma metni söylemelidir; veli bunu sormakta haklıdır.
Kurul'un okul kararı ne söylüyor?
Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 02.04.2020 tarihli ve 2020/255 sayılı kararı, okullarda sık anılan bir örnektir. Kararın konusu bir eğitim kurumunun öğrencilere uyguladığı bir test sonucunda ruh sağlığına ilişkin verilerin işlenmesidir. Kurul, Millî Eğitim mevzuatına dayanan veri işlemenin hukuki yükümlülük şartına dayandırılabileceğini, ancak o olayda sağlık verisi işlendiği ve dönemin 6. maddesindeki sağlık amaçları bulunmadığı için açık rıza gerektiğini değerlendirdi. Velinin bilgisi ve onayı olduğu gösterilmiş, ama açık rıza alındığını gösteren belge sunulmamıştı. Kurul kuruma 50.000 TL idari para cezası verdi; rehberlik sürecinin mevzuata uygun hâle getirilmesi, Kanun'un 10. maddesine göre aydınlatma yapılması ve hukuka aykırı elde edilen verilerin silinmesi ya da yok edilmesi için talimat verdi.
Karar 2024 değişikliğinden önceki metne göre verildi; bugün aynı olay değerlendirilse dayanak alınacak madde metni farklıdır. Yine de iki ders güncelliğini koruyor. Birincisi, velinin "haberi olması" ile Kanun'un aradığı bilgilendirme aynı şey değildir. İkincisi, sağlık bilgisi toplayan her belge, hangi hukuki sebebe dayandığını açıkça göstermelidir.
Velinin hakları
Kanun'un 11. maddesi herkese, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili şu hakları tanır. Reşit olmayan öğrencinin bilgileri için başvuruyu çoğu zaman veli yapar:
| Hak | Bilgi formunda örnek |
|---|---|
| Veri işlenip işlenmediğini öğrenme | Çocuğumun sağlık bilgisi okulda bir kayda geçti mi? |
| İşleme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme | Bu bilgi neden istendi, kimler gördü? |
| Aktarıldığı üçüncü kişileri bilme | Bilgi okul dışına, örneğin bir kuruma gönderildi mi? |
| Eksik ya da yanlış verinin düzeltilmesini isteme | Taşındık, adres ve telefon değişti. |
| Şartları varsa silinmesini ya da yok edilmesini isteme | İşlenmesini gerektiren sebep ortadan kalktı. |
| Kanuna aykırı işleme yüzünden zarar görmüşse zararın giderilmesini isteme | Bilgi izinsiz paylaşıldı ve zarar doğdu. |
Silme hakkı sınırsız değildir. Kanun'un 7. maddesi, Kanun'a uygun işlenmiş verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında silineceğini söyler ve diğer kanunlardaki hükümleri saklı tutar. Yani okulun saklamakla yükümlü olduğu bir kayıt, veli istedi diye silinmeyebilir; ama gereksiz tutulan bir bilgi silinir.
Başvuru nasıl yapılır?
Kanun'a göre ilgili kişi taleplerini veri sorumlusuna yazılı olarak ya da Kurul'un belirlediği diğer yöntemlerle iletir (m.13/1). Okulda bunun en pratik yolu okul müdürlüğüne verilen dilekçedir; okulun aydınlatma metni başvurunun hangi adrese ve hangi yolla yapılacağını gösteriyorsa ona uy. Dilekçe için veli dilekçesi aracını kullanabilirsin.
- Süre: Talep, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır (m.13/2).
- Ücret: Başvuru ücretsizdir; işlem ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa Kurul'un tarifesindeki ücret alınabilir.
- Cevap: Talep kabul edilir ya da gerekçesi açıklanarak reddedilir; cevap yazılı ya da elektronik ortamda bildirilir (m.13/3).
- Şikâyet: Başvuru reddedilir, cevap yetersiz bulunur ya da süresinde cevap verilmezse, cevabın öğrenildiği tarihten itibaren 30 ve her hâlde başvurudan itibaren 60 gün içinde Kurul'a şikâyet edilebilir. Önce veri sorumlusuna başvurmadan şikâyet yoluna gidilemez (m.14).
Formu okuyan öğretmenin yükümlülükleri
Bilgi formunu dağıtan, toplayan ve okuyan öğretmen bu sürecin en çok bilgiye dokunan halkasıdır. Kanun'un 12. maddesi bu konuda net: veri sorumluları ile veri işleyen kişiler öğrendikleri kişisel verileri Kanun'a aykırı olarak başkasına açıklayamaz ve işleme amacı dışında kullanamaz; bu yükümlülük görevden ayrıldıktan sonra da devam eder. Aynı madde, verilere hukuka aykırı erişimi önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirlerin alınmasını ister.
Sınıfta bunun karşılığı somut davranışlardır. Formdaki bir bilgiyi öğretmenler odasında sohbet konusu yapmamak. Velilerden mesajlaşma grubuna form fotoğrafı istememek. Doldurulmuş formu kilitsiz dolapta bırakmamak, kişisel bulut klasörüne ya da e-postaya taşımamak. Öğrencinin yazdığı sarsıcı bir olayı sınıfta konuşmak yerine rehberlik servisine iletmek. Rehberlik servisindeki kayıtlar da ayrıca korunur: Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği danışan dosyasındaki bilgilerin, reşit olmayan öğrencide velinin izni olmadan, adli ve idari soruşturma dışında paylaşılmayacağını yazar (m.3/1-ç).
Bilgi değiştiğinde ve yıl bittiğinde
Kanun verinin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını ister (m.4/2-b). Form yönergesi de formun her eğitim öğretim yılı başında güncellenmesini öngörür. Yıl içinde adres, telefon, velayet ya da sağlık durumu değişirse veli bunu sınıf rehber öğretmenine bildirmelidir; öğretmen de değişikliği forma ve e-Okul'a işler. Velayet değişikliği gibi hassas bir bilgiyi veliyle yüz yüze konuşmak ve gerekirse rehberlik servisine haber vermek en doğrusudur; görüşmeyi veli görüşme formu ile kaydedebilirsin.
Yılı biten formların ne olacağını okulun arşiv usulü belirler. Formlar rehberlik servisinde öğrencinin kişisel dosyasında durur; sınıf rehber öğretmeninde kalan örneğin de aynı özenle saklanması ya da usulüne göre teslim edilmesi gerekir. Kişisel verileri karartarak belge paylaşman gerekirse PDF'te kişisel veri nasıl karartılır yazısına bakabilirsin.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık değildir. Kişisel verilerin işlenmesiyle ilgili yükümlülükler için okulunun belirlediği usule ve güncel mevzuata başvur.
Kaynaklar: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.4, 6 (değişik: 7499 sayılı Kanun, 2/3/2024), 7, 10, 11, 12, 13 ve 14 (mevzuat.gov.tr); Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 02.04.2020 tarihli ve 2020/255 sayılı kararı (kvkk.gov.tr); Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği (RG 14.08.2020/31213) m.3/1-ç; ÖERGM B.K.G.4.c Öğrenci Bilgi Formu yönergesi.
