- Bu araç MEB ÖERGM'nin resmî Öğrenci Bilgi Formunu (B.K.G.4.c) ve veliyle ilk görüşmede kullanılan Aile Bilgi Formunu (B.K.G.1.c) hazırlar.
- Öğrenci bilgi formunu sınıf rehber öğretmeni kullanır; yönergeye göre form her eğitim öğretim yılı başında güncellenir.
- Formdaki bilgiler okul risk haritasına veri sağlar; risk altındaki öğrencilerin verisi kasımda rehberlik servisine iletilir (RPDY m.23/1-d).
- Sağlık ve aile bilgileri özel nitelikli kişisel veridir (KVKK m.6); doldurulmuş formu e-posta ya da mesaj grubuyla paylaşma.
Öğrenci bilgi formu aracı, MEB Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğünün (ÖERGM) resmî Öğrenci Bilgi Formunu (B.K.G.4.c) ve veliyle yapılan ilk görüşmede kullanılan Aile Bilgi Formunu (B.K.G.1.c) aynı sayfada hazırlar. Formu ekranda doldurup PDF ya da Word olarak indirebilir, elle doldurulmak üzere boş basabilir ya da sınıf listeni yapıştırıp her öğrenciye adı ve numarası yazılı ayrı bir sayfa alabilirsin. Alanların sırası ve ifadeleri ÖERGM'nin 2025 tarihli resmî formlarıyla aynı.
Bu formlar sağlık, aile durumu ve sosyoekonomik bilgiler içerir. Sayfa bilgilendirme amaçlıdır; formların kullanımı ve saklanmasıyla ilgili son söz okulunun rehberlik servisi ve yönetimindedir. Bu metin hukuki danışmanlık değildir.
Öğrenci Bilgi Formu (B.K.G.4.c) nedir?
Formun arka yüzündeki yönergeye göre amaç, öğrencinin ailesi ve kendisi hakkındaki temel bilgileri almak ve varsa hangi risk grubunda olduğunu belirlemek. Formu sınıf rehber öğretmeni kullanır. Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği (RPDY, RG 14.08.2020/31213) m.3'e göre sınıf rehber öğretmeni okul öncesinde okul öncesi öğretmeni, ilkokulda sınıf öğretmeni, ortaokulda şube rehber öğretmeni, lisede de sınıf rehberlik hizmetlerini yürütmekle görevli öğretmendir.
Form dört bölümden oluşur:
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Öğrenci bilgisi | Ad soyad, cinsiyet, sınıf ve numara, doğum yeri ve tarihi, okul, adres, okul öncesi eğitim, sürekli kullanılan ilaç ve tıbbi cihaz, hoşlandığı uğraşlar, süreğen hastalık, taşınma ya da okul değişikliği, ders dışı faaliyetler, teknolojik aletler ve kullanım süresi, hâlâ etkisinde olduğu bir olay |
| Veli bilgisi | Adı soyadı, yakınlığı, telefon, eğitim durumu, mesleği |
| Anne / baba | Adı soyadı, doğum yeri ve tarihi, öz mü, sağ mı, engel durumu, eğitim durumu, mesleği |
| Aile bilgisi | Kardeş sayısı, kaçıncı çocuk, okula giden kardeş sayısı, ailede sürekli hastalığı ya da engeli olan biri, evde birlikte yaşayanlar |
Form "TEŞEKKÜR EDERİZ" ile biter. Sorular öğrenciye saygı ifadesiyle yöneltilir ("Adınız Soyadınız", "Ne yapmaktan hoşlanırsınız?"). Küçük sınıflarda formu veli doldurur ya da öğrenciyle birlikte doldurur.
Yönergede ne yazıyor?
Formun arka yüzündeki "Dikkat edilecek hususlar" altı maddeden oluşur:
- Sınıf rehber öğretmeni, formdaki bilgilere göre öğrencinin e-Okul bilgilerini günceller.
- Öğrencinin risk altında olduğu belirlenirse önleyici ve koruyucu çalışmalar yapılır.
- Form her eğitim öğretim yılı başında güncellenir.
- Her formun muhafazasında gizliliğe dikkat edilir ve sınıf rehber öğretmeni bu konuda bilgilendirilir.
- Form okul ve sınıf risk haritasının oluşturulmasına veri sağlar.
- Bir örneği sınıf rehber öğretmeninde olacak şekilde rehberlik servisinde her öğrencinin kişisel dosyasında saklanır.
Araçtaki "Resmî yönerge sayfasını ekle" seçeneği bu metni ayrı bir sayfaya basar. Boş formları dağıtırken yönergeyi eklemen gerekmez, çünkü yönerge öğretmen için yazılmıştır.
Risk haritasıyla bağlantısı
RPDY m.23/1-d, sınıf rehber öğretmeninin her yıl kasım ayı içinde sınıfındaki risk altındaki öğrencilere ait verilerin bir örneğini rehberlik ve psikolojik danışma servisine iletmesini ister. Bu verinin ana kaynağı öğrenci bilgi formu: anne ya da babanın vefatı, boşanma, süreğen hastalık, taşınma, sarsıcı bir olay gibi bilgiler formdan gelir. Formları eylül ve ekimde toplayıp kasıma kadar okuyup değerlendirirsen iş pratikte kolaylaşır. Sınıf rehberlik planı aracı bu tarihleri (bilgi formlarının uygulanması, ekimin ikinci haftasında plan onayı, kasımda risk haritası) planına kendiliğinden ekler.
Aile Bilgi Formu (B.K.G.1.c): veli tanıma formunun resmî karşılığı
Okullarda "veli tanıma formu" ya da "veli bilgi formu" diye anılan belgenin ÖERGM'deki resmî adı Aile Bilgi Formu. Yönergesine göre öğrenci ve aileyle yapılacak çalışmaları şekillendirmek için velilerle yapılan ilk görüşmede kullanılır ve okul ya da kurumlarda görev yapan rehberlik öğretmenleri tarafından doldurulur. Öğrenci bilgi formundan daha ayrıntılıdır:
- Öğrenci, veli ve sınıf rehber öğretmeni bilgileri
- Anne, baba ve "bakım veren diğer kişi" için ad, doğum yeri ve yılı, sağ/ölü, birlikte/boşanmış/ayrı, yeniden evlilik, eğitim ve meslek, iletişim
- Öğrencinin kiminle ya da nerede yaşadığı (aile, koruyucu aile, akraba, barınma tedbir kararı, pansiyonlu okul, diğer)
- Kardeş bilgisi (öz ve üvey), sağlık bilgileri, sosyoekonomik durum
- Öğrencinin eğitimi, gelişimi (doğum öyküsü, konuşma, yürüme, tuvalet alışkanlığı) ve aile içi iletişim
Formun dipnotu "bakım veren diğer kişi" sütununu açıklar: gün boyu bakımı büyükanne, akraba ya da abla üstleniyorsa, öğrenci anne babasıyla yaşamıyorsa ya da evde üvey ebeveyn varsa bilgiler bu sütuna yazılır. Evlat edinilmiş öğrencilerde resmî anne babanın bilgileri yazılır.
İki form aynı sayfada duruyor, çünkü ikisi de yıl başındaki "tanıma" aşamasının belgeleri ve aynı bilgilerin bir kısmını paylaşıyor (öğrencinin adı, okulu, sınıfı, veli bilgileri). Araçta formu değiştirdiğinde ortak alanları yeniden yazman gerekmez. Aile bilgi formunun yönergesi, görüşmenin Aylık Görüşme Kayıt Çizelgesine işlenmesini ve formun öğrencinin dosyasında saklanmasını da ister.
Bilgi formu aracı nasıl kullanılır?
- Form adımı: Öğrenci Bilgi Formu ya da Aile Bilgi Formunu seç, ardından ne hazırlayacağını belirle.
- Formu doldur: Bilgileri ekranda yazarsın. Boş bıraktığın kutular yazma payıyla basılır, sonradan elle tamamlanabilir.
- Boş form: Değerler yok sayılır, kutular el yazısına yetecek yükseklikte basılır. Veli toplantısında dağıtmak ya da öğrenci dosyasına koymak için uygundur.
- Öğrenci başına: Sınıf listesini Excel ya da e-Okul'dan yapıştırırsın; her öğrenciye adı, sınıfı ve numarası yazılı bir sayfa oluşur, diğer kutular boş kalır. Kayıtlı sınıflarını sınıf listesi aracıyla ortak kullanabilirsin.
- Önizleme ve indirme: Sağdaki A4 önizleme, yazdırılacak sayfanın kendisi. Yazdır, PDF ya da Word düğmeleriyle belgeyi alırsın.
Gizlilik ve kişisel veriler
Bilgi formlarındaki sağlık bilgileri ve bazı aile bilgileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 6. maddesindeki özel nitelikli kişisel veriler arasındadır. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 02.04.2020 tarihli ve 2020/255 sayılı kararı okullar için iyi bir uyarı örneğidir. Kararda, bir eğitim kurumunun öğrencilere velilerden açık rıza almadan psikolojik bir test uyguladığı ve aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmediği değerlendirilmiş; kuruma 50.000 TL idari para cezası verilmiş, rehberlik hizmetlerinin kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun hale getirilmesi istenmiştir. Kararın konusu bir psikolojik testtir, bilgi formu değildir; yine de sağlık ve aile bilgisi toplayan her belgede veliyi bilgilendirmenin ve okulun yerleşik usulüne uymanın önemini gösterir.
Araçta kaydetme şöyle çalışır:
- "Bu cihazda sakla" anahtarı varsayılan olarak kapalıdır. Kapalıyken sayfayı kapattığında form silinir. Açarsan form bu tarayıcıda saklanır.
- "Bu cihazdaki verileri sil" düğmesi bütün rehberlik formlarının bu cihazdaki kayıtlarını siler.
- Ortak kullanılan bir okul bilgisayarında saklamayı açma; işin bitince PDF ya da Word dosyasını alıp formu temizle.
Doldurulmuş formlar rehberlik servisinde öğrencinin kişisel dosyasında durur. Dosyayı e-postayla göndermek, mesajlaşma gruplarında paylaşmak ya da bulut klasörlerinde açık bırakmak yönergedeki gizlilik ilkesine aykırı düşer.
Önerilen takvim
| Zaman | İş |
|---|---|
| Ders yılının ilk iki haftası | Formların öğrenci başına basılıp dağıtılması |
| Eylül sonu | Formların toplanması, eksiklerin tamamlanması |
| Ekim | e-Okul bilgilerinin güncellenmesi, gerekiyorsa velilerle görüşme |
| Kasım | Risk altındaki öğrencilere ait verilerin rehberlik servisine iletilmesi (RPDY m.23/1-d) |
| Yıl boyunca | Yeni gelen öğrenciler için form, değişen bilgilerin işlenmesi |
Sık sorulan sorular
Öğrenci bilgi formunu her yıl yeniden doldurmak gerekir mi?
Evet. Yönergenin üçüncü maddesi formun her eğitim öğretim yılı başında güncellenmesini ister. Önceki yılın formu dosyada kalır, yeni form da değişiklikleri (taşınma, kardeş, sağlık durumu) gösterir.
Formu öğrenci mi doldurur, veli mi?
Form öğrenciye hitap eder; okuma yazmayı yeni öğrenen öğrencilerde veli doldurur ya da öğrenciyle birlikte doldurur. Aile Bilgi Formunu ise velilerle görüşme sırasında rehberlik öğretmeni doldurur.
Telefon numarası ve adres yazmak zorunlu mu?
Resmî formda bu alanlar var. Hangi alanların doldurulacağı ve basılı formun nasıl saklanacağı okulunun usulüne bağlıdır.
Toplu formda öğrencilerin diğer bilgileri de basılır mı?
Hayır. Öğrenci başına kipinde yalnız ad, sınıf ve numara yazılır. Tek form kipinde yazdığın değerler toplu çıktıya hiçbir zaman karışmaz.
Word dosyasında düzen bozulur mu?
Word çıktısı aynı tablo yapısını, birleşik hücreleri ve Times New Roman yazı tipini kullanır. Satırları Word kendisi yerleştirdiği için sayfa sonları PDF'ten biraz farklı düşebilir.
Kaynaklar: MEB Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği (RG 14.08.2020/31213) m.3, 5 ve 23; ÖERGM form haritası (16.05.2025), B.K.G.4.c Öğrenci Bilgi Formu ve B.K.G.1.c Aile Bilgi Formu ile yönergeleri; 6698 sayılı KVKK m.6; Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararı 2020/255.
Görüşme kayıtları için veli görüşme formu ve öğrenci görüşme formu, sınıf içi gözlemler için öğrenci gözlem formu, dönem sonu için rehberlik faaliyet raporu araçlarına bakabilirsin.