Kulüp İlk Toplantısı Nasıl Yapılır? Başkan Seçimi, Gündem ve Tutanak

Kulüp listeleri asıldı, öğrenciler kulüplere yerleşti, danışmanlık görevin de geldi. Sırada ilk toplantı var. Kısa sürer ama yıl boyunca işini kolaylaştırır: kulübün yönetimi belirlenir, yıllık plan öğrencilerle konuşulur, kimin hangi işten sorumlu olduğu da baştan belli olur. Aşağıda ilk toplantıyı nasıl yapabileceğini, seçimi nasıl yürütebileceğini ve tutanağa ne yazman gerektiğini anlattım. Tutanağı aşağıdaki araçla hazırlayabilirsin.

Toplantıdan önce

İşe kulübün üye listesini çıkararak başla. Kimin hangi sınıftan geldiğini bilirsen toplantı kolaylaşır; bu, farklı sınıflardan öğrencilerin bir araya geldiği kulüplerde daha da işe yarar. İmza sütunlu bir liste için sınıf listesi aracının "Kulüp öğrenci listesi" modu işini görür.

Yıllık planın taslağını da yanında getir. 2026 kılavuzunun takvimine göre kulüp yıllık planları 1-25 Eylül arasında hazırlanıyor. Planı öğrencilere gösterirsen hangi etkinliğe kimin gönüllü olduğunu ilk günden görürsün. Taslak yoksa sosyal kulüp yıllık planı aracında kulübünü seçip önerilerle başlayabilirsin.

Toplantının saatini ve yerini de öğrencilere birkaç gün önceden duyur. Seçim yapılacağını da söyle ki aday olmak isteyenler kısa bir konuşma hazırlayabilsin.

Seçim nasıl yapılır?

Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği'nin 4. maddesinin (e) bendi kulüp temsilcisini "kulüp üyelerinin kendi aralarından seçtiği öğrenci" olarak tanımlar. Bu tanıma göre temsilciyi öğretmen belirlemez, öğrenciler seçer. Okul Temelli Sosyal Etkinlikler Eylem Planı Kılavuzu'nun 3.4 bölümü kulüp içindeki görevleri "başkan, başkan yardımcısı, sekreter vb." diye sayıyor. 3.3 bölümü ise danışman öğretmene kulüp yönetim ekibinin oluşturulmasına rehberlik etme görevini veriyor.

Yönetmelik seçimin usulünü ayrıntılı olarak düzenlemez. Okullarda yaygın olan yol şöyle:

1. Her görev için adayları sor. Bir öğrenci birden fazla göreve aday olabilir, ama bir görevi kazanırsa ötekinden çekilmesi daha adil olur.
2. Adaylara bir iki dakika konuşma hakkı ver. "Seçilirsem ne yaparım" sorusuna kısa bir cevap yeter.
3. Oylamayı gizli yap. Her öğrenci küçük bir kâğıda tercih ettiği adayın adını yazıp katlar. Gizli oy, arkadaşlarının önünde el kaldırmak istemeyen öğrenciyi rahatlatır.
4. Oyları iki öğrencinin önünde, sesli olarak say. Sayımı herkes görürse sonuca güven artar.
5. Eşitlik çıkarsa yalnız eşit oy alan adaylar arasında oylamayı tekrarla.

Oylamaya geçmeden önce görevlerin ne anlama geldiğini anlat. Öğrenciler çoğu zaman başkanlığı bir unvan olarak görür ve işin kendisini bilmez. Başkanın toplantıları yönettiğini ve kulübü temsil ettiğini, başkan yardımcısının başkan yokken onun yerine geçtiğini, sekreterin toplantı notlarını tuttuğunu ve tutanağın hazırlanmasına yardım ettiğini söylemen yeter. Bu tanımlar yönetmelikte tek tek yazmaz; okullarda yerleşmiş bir iş bölümüdür ve kulübün ihtiyacına göre değiştirebilirsin. Görevi bilerek aday olan öğrencinin yıl ortasında "ben bunu bilmiyordum" deme ihtimali azalır.

Bu adımları mevzuat zorunlu tutmaz, okullar kendi uygulaması olarak izler. Önemli olan, sonucun öğrencilerin oyuyla belirlenmesi.

Kılavuzda sayman geçmez. Kermes ya da yardım kampanyası yürüten kulüplerde bazı okullar "vb." kapsamında sayman seçiyor. Kulübünün böyle bir işi yoksa sayman seçmene gerek yok.

İlkokulda seçim biraz farklı yürür. Yönetmeliğin 17. maddesine göre ilkokulda temsilcinin görevleri danışman öğretmenin rehberliğinde yapılır. Yine de oylamayı öğrencilere bırak; küçük yaşta kâğıt yerine renkli kartlar ya da kutuya atılan resimli oy pusulaları işe yarar. Anaokulunda ve özel eğitimde ise bu görevleri danışman öğretmenin kendisi yürütür.

Örnek gündem

1. Açılış ve yoklama.
2. Kulübün tanıtılması, danışman öğretmenin kulübün amacını ve temasını anlatması.
3. Kulüp başkanı, başkan yardımcısı ve sekreterin seçilmesi.
4. Yıllık çalışma planı taslağının görüşülmesi.
5. Kulübe verilen belirli gün ve haftaların görüşülmesi.
6. Ekim ayı etkinliklerinin görev dağılımı.
7. Dilek ve öneriler, kapanış.

Beşinci maddenin dayanağı, yönetmeliğin 6. maddesinin 5. fıkrasıdır: belirli gün ve haftaların kulüplere dağılımını Sosyal Etkinlikler Kurulu yapar. Toplantıdan önce kurulun kararını öğren ve kulübüne düşen günleri öğrencilere söyle. Tam tarih listesini belirli gün ve haftalar sayfasında bulabilirsin.

Tutanağa ne yazılır?

Kulüp toplantı tutanağının resmî bir örneği yoktur. Yönetmeliğin 20. maddesi toplantı tutanaklarının sosyal etkinlikler dosyasında bulunmasını ister ama biçim belirlemez. Okullarda yerleşmiş tutanaklarda genellikle şu bölümler bulunur:

• Başlık: okul adı, kulüp adı, toplantı tarihi, saati ve yeri.
• Katılanlar: danışman öğretmen, kulübün mevcudu ve toplantıya katılan öğrenci sayısı.
• Gündem: numaralı maddeler.
• Görüşmeler: her maddede ne konuşulduğu, birkaç cümleyle.
• Seçim sonucu: her görev için seçilen öğrencinin adı, sınıfı ve aldığı oy sayısı.
• Kararlar: numaralı liste.
• Yoklama ve imzalar: gelmeyen üye için imza yerine "katılmadı", "izinli" ya da "raporlu".

Araç bu bölümlerin hepsini hazır getirir. İlk toplantı türünü seçtiğinde seçim tablosu açılır; kulüp adı, danışman ve katılan sayısı görüşme metnine kendiliğinden yerleşir. İmza blokları Kulüp Başkanı/Temsilcisi, Kulüp Sekreteri ve Danışman Öğretmen içindir. İstersen en alta müdür onayı da ekleyebilirsin.

Yönetmeliğin 17. maddesi karar defterini tutmayı kulüp temsilcisinin görevleri arasında sayar. Yeni seçilen başkandan ilk iş olarak kararları deftere geçirmesini ya da imzalı tutanakları sırayla dosyalamasını isteyebilirsin. Araçtaki "yalnız kararlar" çıktısı bunun için kullanışlıdır.

Sosyal Etkinlikler Kurulu'na öğrenci temsilcisi

İlk toplantıda seçilen temsilcinin okul düzeyinde de bir rolü olabilir. Yönetmeliğin 6. maddesine göre Sosyal Etkinlikler Kurulu; müdür ya da müdür yardımcısının başkanlığında 3 danışman öğretmen, kulüp temsilcileri arasından seçilen 2 öğrenci ve 1 veliden oluşur. Yani kurulun iki öğrenci üyesi kulüp temsilcileri arasından seçilir. Bu seçimin nasıl yapılacağı okulun uygulamasına göre belirlenir. Kulübünün temsilcisi aday olmak isterse onu teşvik et; belirli gün ve haftaların dağılımı gibi kararlar orada alınıyor. Kurul toplantılarının tutanağı için kurul ve komisyon tutanağı aracını kullanabilirsin.

Toplantıdan sonra

Tutanağı imzalat ve kulüp dosyasına koy. Seçilen temsilcinin adını yıllık planın imza yerine yaz ve planı müdür onayına sun; yönetmeliğin 16. maddesinin (g) bendi bu görevi danışman öğretmene veriyor. Kılavuz izlemenin aylık yapılmasını istediği için bir sonraki toplantının tarihini de şimdiden belirle.

Bu yazı 4 Ekim 2026 itibarıyla yürürlükteki yönetmelik ve kılavuza göre hazırlandı, bilgilendirme amaçlıdır; okulunun öğretmenler kurulu ve Sosyal Etkinlikler Kurulu kararları esastır.

Yıl boyunca yaptığın etkinlikleri dönem sonunda kulüp faaliyet raporu aracında toplayabilir, kulüp dosyasına kapak için öğretmen dosyası kapağı aracını kullanabilirsin.