Sınıf Listesi Nasıl Hazırlanır? e-Okul'dan Yapıştır, İmza ve Yoklama Çizelgesi Yap

Sınıf listesi hazırlamak için e-Okul'daki listeyi kopyalayıp sütunları seçmen yeterli; Word'de tablo açıp adları tek tek yazman gerekmez. Kitap dağıtımı, gezi izni, karne teslimi, kulüp kaydı, ortak sınav salonu, aylık yoklama... Öğretmen yıl içinde bu listeyi defalarca yazdırıyor. Aşağıda listeyi nasıl çıkaracağını, hangi iş için hangi sütun düzenini seçeceğini ve listeye neden telefon numarası koymaman gerektiğini anlattım. Listeyi bu araçla hazırlayabilirsin.

Adım adım sınıf listesi oluşturma

1. Listeyi kopyala. e-Okul'da sınıf listesinin göründüğü ekranda tabloyu seç ve kopyala. Elinde Excel dosyası varsa numara ve ad soyad sütunlarını seçip kopyalaman yeter.
2. Yapıştır. Araçtaki kutuya yapıştırıp "Listeye ekle"ye bas. Araç başlık satırını, sıra numarasını, ayrı Ad ve Soyad sütunlarını ve cinsiyet sütununu kendisi ayıklar. Okuyamadığı satır olursa kaç tane olduğunu söyler.
3. Kaydet. Sınıf adını (ör. 6/B) yazıp kaydet. Bir dahaki sefere listeyi "Kayıtlı sınıf" bölümünden açarsın; veli toplantısı tutanağı ve nöbet çizelgesi gibi diğer araçlar da aynı listeyi kullanır.
4. Sütunları seç: sıra, okul no, ad soyad, imza ve boş sütunlar.
5. Sayfayı ayarla: dikey ya da yatay yön, satır yüksekliği, sona eklenecek boş satır sayısı.
6. İndir. Yazdıracaksan PDF, düzenleyeceksen Word, Excel'de açacaksan CSV seç.

Hangi iş için hangi düzen?

Dikey sayfada ad soyadın yanına 8-10 dar sütun sığar. Daha fazlasına ihtiyacın varsa yatay sayfaya geç, yoksa sütunlar kalem ucunun sığmayacağı kadar daralır.

Yoklama çizelgesine tarih yazmak

Yoklama sütunlarına tarih yazdırırsan çizelgeyi basar basmaz kullanırsın. Başlangıç gününü ve gün sayısını girdiğinde araç ders günlerini sırayla başlığa yazar. Hafta sonlarını, resmî tatilleri, 29 Ekim gibi tören günlerini ve ara tatili MEB çalışma takviminden okuyup atlar. Tarihleri elle yazmak istersen sütunlar 1, 2, 3 diye numaralanır.

Kâğıt yoklama sınıf içi takip için; resmî devamsızlık kaydını e-Okul'a girersin. Ara tatil ve resmî tatil tarihlerinin tamamı okul takvimi aracında.

Kâğıt yoklama ile e-Okul kaydı arasındaki fark

Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin 18. maddesine göre devamsızlıkları okul öncesinde okul öncesi öğretmeni, ilkokulda sınıf öğretmeni, ortaokul ve imam-hatip ortaokullarında okul yönetimi e-Okul'a günlük olarak işler. Yani resmî kayıt e-Okul'dur; senin kâğıt çizelgen o kaydı tutarken elinin altındaki taslak ve yedektir.

Kâğıt çizelgeyi yine de ciddiye almanın üç nedeni var:

• Yönetmelik özürsüz devamsızlığı 5, 10 ve 15 güne ulaşan öğrencinin durumunun veliye posta, bilgi ve iletişim araçlarıyla ya da kısa mesajla bildirilmesini ister (m.18/3-e, 28.07.2026 değişikliği). Kendi çizelgene bakarak bu eşiklere yaklaşan öğrenciyi erkenden görürsün.
• Devamsızlığa ilişkin özür belgesi ya da yazılı veli beyanı, özür gününü izleyen en geç 3 iş günü içinde veli tarafından okul yönetimine verilir ve e-Okul'a işlenir; zorunlu hâllerde okul yönetimi bu süreyi 20 iş gününü aşmamak üzere uzatabilir (m.18/3-f). Çizelgede belge bekleyen günleri ayrı bir işaretle tutarsan hangi velinin belge getirmediği bir bakışta görünür.
• Okul yönetimi geçerli mazeret ve veli başvurusu üzerine bir ders yılında öğrenciye 15 güne kadar izin verebilir (m.18/3-d). İzinli günleri "İ" diye ayrı işaretlemek, devamsızlıkla karışmasını önler.

Kâğıtta tutarlı bir kodlama seç: boş hücre "geldi", "Ö" özürsüz, "R" raporlu, "İ" izinli, "B" belge bekleniyor gibi. Kodları çizelgenin altına açıklama olarak yaz ki yerine derse giren öğretmen de aynı dili kullansın. Devamsızlığı takip ettiğin öğrenciler için devamsızlık takip çizelgesi aracı ayrıca var.

Kulüp öğrenci listesi

Kulüp üyeleri farklı şubelerden geldiği için kulüp listesinde "Sınıfı" sütunu olmadan olmaz. Bakanlığın öğrenci kulüpleri için yayımladığı sosyal sorumluluk formları öğrenci listesini "Adı Soyadı, Öğrenci Numarası, Sınıfı" sütunlarıyla ister; kulüp öğrenci listesi için ayrı bir resmî form yok. Okulların çoğu bunlara kulüp içindeki görevi (başkan, başkan yardımcısı, sekreter, üye) ve imza sütununu ekler.

Araçta kulüp modunu seçtiğinde başlık "… KULÜBÜ ÖĞRENCİ LİSTESİ" olur. Kulüp adını ve danışman öğretmenleri yazıp her öğrencinin sınıfını ve görevini girersin.

2026-2027 ders yılında okul temelli sosyal etkinlik uygulaması yenilendi. Okul Temelli Sosyal Etkinlikler Eylem Planı Kılavuzu'na göre her öğrenci en az bir kulübe üye oluyor ve okulda beş temanın her birinden en az bir kulüp bulunuyor. Üyelikler Sosyal Etkinlik Modülüne işleniyor; kâğıt liste kulüp dosyasına ve ilk toplantıdaki imzaya yarıyor.

Tatbikatta ve gezide sınıf listesi

Listenin en kritik kullanıldığı iki an, tahliye tatbikatı ve okul gezisidir. Tatbikatta öğretmen toplanma alanında sınıf listesiyle yoklama alır ve sayım sonucu tatbikat formuna yazılır. Bunun için her sınıfın kapısının yanında güncel, yalnız sıra, numara ve ad soyad içeren bir liste dursun; nakil gelen ve giden öğrenciyi işledikten sonra kapıdaki kopyayı da değiştir. Tatbikatın nasıl yürütüldüğünü okulda acil durum tatbikatı nasıl yapılır yazısında anlattım.

Gezide listeyi araca binerken, varış noktasında ve dönüşte olmak üzere en az üç kez kullanırsın. "Veli izni" sütunu olan listeyi yanında taşı; izin belgesi gelmeyen öğrenci listede işaretli olsun. Gezi planını ve veli izin belgesini gezi planı ve veli izin belgesi aracıyla hazırlayabilirsin.

Telefon numarası listeye konmamalı

Sınıf listelerinde en sık rastlanan hata veli telefonu sütunu. Panoya asılan, nöbetçi öğrenciye verilen ya da masada unutulan bir kâğıtta otuz ailenin telefon numarası yazıyor demektir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kişisel veriyi kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlar (m.3); telefon numarası bu tanıma girer ve böyle bir listeyi dolaştırmak gereksiz bir risk. Öğrencinin sağlık bilgisi ise aynı Kanuna göre özel nitelikli kişisel veridir (m.6); alerji ya da ilaç bilgisi gereken bir gezi listesinde bile bu bilgiyi ayrı bir kâğıtta, yalnız sorumlu öğretmende tut. Velilere ulaşmanın resmî yolu e-Okul Veli Bilgilendirme Sistemi ve okulun kendi kanalları; 2026/70 sayılı genelge de bilgilendirmede Bakanlığın belirlediği platformlar dışındaki araçlardan kaçınılmasını istiyor.

Bu yüzden araçta telefon, adres, kimlik numarası ya da sağlık bilgisi için hazır sütun koymadım. Kendi başlığınla bir sütun açabilirsin ama oraya ne yazdığının sorumluluğu sende.

PDF mi, Word mü, CSV mi?

• PDF her yazıcıda aynı çıkar. Çoğaltacağın ve panoya asacağın listeler için bunu seç.
• Word, tabloyu sonradan düzenlemek ya da okul logosu eklemek istediğinde işine yarar. Tablo başlığı her sayfada tekrar eder.
• CSV dosyası Excel'de açılır, adlar ve numaralar ayrı hücrelere düşer. Puan girip ortalama alacaksan ya da listeyi başka bir tabloya aktaracaksan en uygunu bu. Türkçe karakterler bozulmasın diye dosya UTF-8 olarak kaydedilir.

Küçük ama işe yarayan ayarlar

• Sonradan gelecek öğrenciler için listenin sonuna iki üç boş satır ekle.
• İmza istenen listelerde satır yüksekliğini 9 mm yap; 7 mm imza atmak için dar kalır.
• Alfabetik liste gerekiyorsa "Ada göre" sırala; araç Türkçe harf sırasını (ç, ğ, ı, ö, ş, ü) gözetir.
• Okul numarasına göre sıralamak için "Numaraya göre" düğmesine bas.
• Ortak bir bilgisayardaysan işin bitince kayıtlı sınıfı sil.

Sınıf listesi hakkında sık sorulanlar

e-Okul listesinde sıra numarası ile okul numarası yan yana, karışır mı? Hayır. Satırın başında iki sayı varsa araç ilkini sıra, ikincisini okul numarası sayar. Başlık satırını da kopyaladıysan sütunları başlıktan tanır.

Listeyi her yıl yeniden girmem gerekir mi? Sınıf değişmediyse hayır. Kayıtlı sınıfı açıp gelen ve giden öğrencileri düzeltmen yeter, sonra sınıf adını yeni şubeyle (ör. 6/B yerine 7/B) değiştirip kaydet.

Başka bilgisayarda listeye ulaşabilir miyim? Evet. Bilgilerim kartındaki "Yedek indir" düğmesi profilini ve bütün sınıflarını tek bir dosyaya alır; okuldaki ya da evdeki bilgisayarda bu dosyayı "Yedek yükle" ile açarsın.

Boş bir liste basabilir miyim? Evet. Öğrenci girmeden yalnız boş satır sayısını ayarlarsan numaralı ama adları boş bir çizelge çıkar. e-Okul listesi henüz gelmemiş sınıflarda bu işini görür.

Aynı listeyle veli toplantısı tutanağının imza çizelgesini doldurabilir, nöbet çizelgesi aracında öğrenci nöbet listesi çıkarabilirsin. Dosyanın kapağı ve içindekiler sayfası için öğretmen dosyası kapağı aracı var.