Çocuk Tanıma Formu

Çocuk tanıma formu aracı, okul öncesinde yıl başında veliden toplanan üç formu hazırlar: Hesapo düzeninde bir Çocuk Tanıma Formu, Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin ekindeki EK-1 Acil Durumlarda Başvuru Formu ve MEB Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğünün (ÖERGM) resmî Aile Bilgi Formu (B.K.G.1.c). Formu seçersin, sonra üç çıktıdan birini alırsın: ekranda doldurulmuş tek bir form, veliye dağıtmak için boş form ya da sınıf listesinden her çocuğa adı yazılı ayrı bir sayfa. Hepsi PDF ya da Word olarak iner.

Araç ayrıca doldurduğun formda kaç kutunun dolu olduğunu, toplu çıktıda kaç çocuğa sayfa hazırlandığını gösterir.

Üç formun farkı ne?

Okullarda "çocuk tanıma formu", "veli bilgi formu", "acil durum formu" adları birbirinin yerine kullanılır. Oysa bunlar farklı amaçlara hizmet eden, farklı kaynaklardan gelen belgelerdir.

Bu tabloda en önemli satır kaynak satırıdır. Acil Durumlarda Başvuru Formu yönetmeliğin ekidir ve kayıt sırasında zorunlu olarak doldurulur. Aile Bilgi Formu ÖERGM'nin resmî rehberlik formudur. Çocuk Tanıma Formu ise ne programda ne yönetmelikte resmî bir örneği olan bir belgedir. Okul öncesi öğretmenleri yıllardır kendi hazırladıkları ya da okulda dolaşan formlarla bu bilgileri toplar. Araçtaki form bu ihtiyaç için Hesapo'nun hazırladığı bir düzendir ve belgenin üstünde "Hesapo düzeni (resmî örneği yoktur)" yazar. Okulunun kendi formu varsa onu kullanmalısın.

Acil Durumlarda Başvuru Formu (EK-1)

Yönetmeliğin 11. maddesine göre kesin kaydı yapılan çocukların velilerine Acil Durumlarda Başvuru Formu (EK-1) doldurtulur ve Veli Sözleşmesi (EK-2) imzalanır. Araçtaki form, yönetmeliğin ekindeki formun kutularını aynı ifadeler ve aynı sırayla verir:

• Çocuğun adı ve soyadı.
• Acil durumlarda başvurulacak adres ve telefonlar başlığı altında üç kişi bloğu: çocuğun annesi, çocuğun babası ve anne-baba dışında aranılacak üçüncü şahıs. Her blokta adı soyadı, cep telefonu, ev adresi, ev telefonu, iş adresi ve iş telefonu bulunur; üçüncü şahısta ayrıca yakınlık derecesi istenir.
• Her bloğun sağında Açıklamalar kutusu ve Fotoğraf alanı.
• Çocuğun okula geliş ve dönüş durumu: aile, servis ya da diğer.
• Tarih, velinin imzası ve adı soyadı.

Resmî formda fotoğraf her kişi için uzun bir kutudur. Araçtaki tablo düzeninde satır birleştirme olmadığı için bu kutu tek bir "FOTOĞRAF" hücresi olarak basılır; fotoğrafı kâğıda yapıştırmak için yer bırakılır.

Formun altındaki dipnot, belgenin neden önemli olduğunu hatırlatır. Yönetmelik ekindeki EK-2 veli sözleşmesinin 16. maddesine göre okul yönetimi çocuğu yalnız Acil Durumlarda Başvuru Formunda belirtilen kişilere teslim eder. Zorunlu bir hâlde başka birinin çocuğu alması gerekiyorsa velinin okul yönetimine yazılı beyanda bulunması gerekir. Bu yüzden formdaki üçüncü şahıs satırı boş bırakılmamalı, bilgiler yıl içinde değiştiğinde form yenilenmelidir.

Çocuk Tanıma Formunda hangi sorular var?

Hesapo düzenindeki form beş bölümden oluşur:

1. Çocuğun bilgileri: adı soyadı, doğum tarihi, sınıfı, kardeş sayısı ve kaçıncı çocuk olduğu, evde konuşulan dil, daha önce kreş ya da okul öncesi eğitim alıp almadığı, kiminle yaşadığı.
2. Anne ve baba: adı soyadı, telefon, meslek, öğrenim durumu.
3. Sağlık ve bakım: sürekli hastalık ya da ilaç, alerji, gözlük ya da işitme cihazı, beslenme alışkanlığı, uyku düzeni, tuvalet ihtiyacını kendi başına mı, hatırlatmayla mı, yardımla mı karşıladığı.
4. Oyun, ilgi ve alışkanlıklar: sevdiği oyun ve oyuncaklar, ilgi alanları, arkadaşlarıyla oyunu, günlük ekran süresi, korktuğu durumlar, üzüldüğünde onu neyin rahatlattığı.
5. Okula geliş-gidiş ve iletişim: çocuğu alacak kişiler, servis, veliye en kolay ulaşma yolu ve öğretmenin bilmesi istenen başka bir şey.

Formun sonunda veli ve okul öncesi öğretmeni için iki imza satırı vardır. "Çocuğu okuldan alacak kişiler" sorusunun yanında bu kişilerin Acil Durumlarda Başvuru Formunda yazılı olanlar olduğu hatırlatılır; Çocuk Tanıma Formu teslim için yeterli bir belge değildir.

Sorular uyum haftasında en çok işe yarayan bilgilere göre seçildi. "Üzüldüğünde onu ne rahatlatır?" sorusunun cevabı ilk günlerde ağlayan bir çocukla nasıl konuşacağını söyler. Evde konuşulan dil, iki dilli büyüyen bir çocuğun Türkçe etkinliklerdeki sessizliğini doğru okumana yardım eder. Tuvalet ve uyku soruları da günlük akışı planlarken sana yol gösterir.

Sağlık bilgisi istemenin sınırı

Formların hepsi kişisel veri içerir, sağlıkla ilgili kısımlar ise ayrıca hassastır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu sağlık verisini özel nitelikli kişisel veri sayar ve işlenmesini daha sıkı şartlara bağlar. Bundan çıkan pratik kural basit: işine yaramayacak bilgiyi isteme.

Bir okul öncesi öğretmeninin bilmesi gereken şey, çocuğun okulda güvenliğini etkileyen bilgidir: ciddi bir alerji, düzenli kullanılan bir ilaç, gözlük ya da işitme cihazı. Teşhis ayrıntısı, geçmiş hastalıkların listesi ya da ailenin sağlık geçmişi bu amaç için gerekmez. Araçtaki formun dipnotunda sağlıkla ilgili sorulara yanıt vermenin velinin isteğine bağlı olduğu yazar. Velinin boş bıraktığı bir kutuyu ısrarla doldurtmaya çalışma; gerekiyorsa yüz yüze sor.

İlaçla ilgili ayrı bir kural da var. Yönetmelik ekindeki veli sözleşmesine göre çocuğun ilaç takibi veliye aittir ve bulaşıcı bir hastalık sonrası çocuk tabip raporuyla okula döner. Formda ilaç kullandığını öğrenmen, ilacı senin vereceğin anlamına gelmez; bu konuda okul yönetiminin uygulaması geçerlidir.

Doldurulmuş formlar çocuğun dosyasında saklanır. Kimin görebileceği, ne kadar süre tutulacağı ve yıl sonunda ne yapılacağı okulun belirleyeceği konulardır. Formları sınıf panosunda, açık bir dosyada ya da mesaj gruplarında dolaştırmamak gerekir.

Toplu çıktı ve boş form

Yıl başında yirmi çocuğa form dağıtacaksan "Çocuk başına form" seçeneğini aç ve sınıf listeni yapıştır. Araç her çocuk için ayrı bir sayfa hazırlar ve çocuğun adını ilgili kutuya yazar. Çocuk Tanıma Formunda sınıf ve öğretmen kutuları da dolar. Acil Durumlarda Başvuru Formunda ad ve soyad iki ayrı kutudur; araç tam addaki son sözcüğü soyadı sayar ("Ayşe Nur Yılmaz" için ad Ayşe Nur, soyadı Yılmaz). Aile Bilgi Formunda öğrencinin adı, sınıfı ve rehber öğretmen kutuları dolar.

Velinin elle dolduracağı formlarda adın önceden yazılması iki işe yarar: formlar karışmaz ve geri dönmeyen formu bulmak kolaylaşır. Sınıf listesi boşsa araç tek bir boş form verir.

"Boş form" seçeneği ise hiçbir değer yazmadan formu basar. Tek bir veliye form vermen gerektiğinde ya da okulun panosuna örnek asacağında bunu kullan.

Aile Bilgi Formu ne zaman gerekir?

Aile Bilgi Formu ÖERGM'nin rehberlik formlarından biridir ve veliyle yapılan ilk görüşmede kullanılır. Anne, baba ve bakım veren diğer kişinin bilgileri, çocuğun kiminle yaşadığı, kardeşleri, sağlık bilgileri, ailenin sosyo-ekonomik durumu ve çocuğun eğitimi gibi daha ayrıntılı başlıklar içerir. Sosyo-ekonomik sorular (gelir, yardım alma, ailede bağımlılık gibi) hassastır; bunları formu veliye eve göndererek değil, yüz yüze görüşmede ve gerektiği kadar sormak daha doğru olur. Okul öncesinde formu sınıf öğretmeni ya da okulun rehberlik öğretmeni doldurabilir. Araçtaki form, öğrenci bilgi formu aracındaki Aile Bilgi Formuyla aynıdır; okul öncesinde kullanılsın diye buraya da eklendi.

Örnek, Papatyalar sınıfından Defne

Ekim başında Papatyalar sınıfına yeni gelen Defne Aydın için öğretmen önce Acil Durumlarda Başvuru Formunu kontrol ediyor. Annesi ve babası yazılmış, üçüncü şahıs olarak teyzesi Selin Koç (yakınlık derecesi: teyze) eklenmiş, geliş-dönüş durumunda "Aile" işaretli. Çocuk Tanıma Formunda annesi fıstık alerjisi olduğunu ve Defne'nin gündüz uykusuna alışkın olduğunu yazmış, "Üzüldüğünde onu ne rahatlatır?" sorusuna "Kedisinden söz etmek" cevabını vermiş. Öğretmen alerjiyi beslenme sorumlusuyla paylaşıyor, uyku bilgisini dinlenme saatini planlarken kullanıyor. Diğer bilgiler dosyada kalıyor.

Sıkça sorulan sorular

Çocuk tanıma formu zorunlu mu?

Programda ya da yönetmelikte bu adla resmî bir form yoktur. Zorunlu olan, kesin kayıtta doldurulan Acil Durumlarda Başvuru Formu ve imzalanan Veli Sözleşmesidir. Çocuk tanıma formunu kullanıp kullanmamak okulun ve öğretmenin tercihidir.

Acil Durumlarda Başvuru Formunu kim doldurur?

Kesin kaydı yapılan çocuğun velisi doldurur ve imzalar. Yönetmeliğin 11. maddesi bunu kayıt sürecinin parçası sayar; formla birlikte veli sözleşmesi de imzalanır.

Formda yazılı olmayan biri çocuğu almaya gelirse ne olur?

Veli sözleşmesine göre okul çocuğu yalnız formda belirtilen kişilere teslim eder. Zorunlu hâllerde başka biri için velinin okul yönetimine yazılı beyanda bulunması gerekir.

Telefon numarası değişirse ne yapmalı?

Veliden formu yeniden doldurmasını iste. Eski formun üzerine elle düzeltme yapmak yerine yeni form imzalatmak, kimin hangi bilgiyi verdiğini açık tutar.

Sağlık sorularını boş bırakan veliye ne demeliyim?

Bu sorulara yanıt vermek velinin isteğine bağlıdır. Çocuğun okulda güvenliği için bilmen gereken bir durum olup olmadığını yüz yüze sorman yeterli.

Aynı formu ilkokulda kullanabilir miyim?

Acil Durumlarda Başvuru Formu okul öncesi için düzenlenmiştir. İlkokul ve üstünde öğrenciyi tanımak için öğrenci bilgi formu daha uygundur.

Kaynaklar: Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.11, EK-1 Acil Durumlarda Başvuru Formu ve EK-2 Okul Öncesi Veli Sözleşme Örneği (mevzuat.gov.tr); ÖERGM Aile Bilgi Formu (B.K.G.1.c); 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.6.

Okul öncesi belgelerinin hepsi okul öncesi sayfasında. Veli toplantıları için veli toplantısı tutanağı, gelişimi izlemek için gelişim gözlem formu, aileyle çalışmalar için aile katılımı formları, bütün evrak için öğretmen evrakları sayfasına bakabilirsin.