Devamsızlık Uyarı Yazısı

Devamsızlık uyarı yazısı aracı, sınıfındaki öğrencilerin velilerine okul müdürlüğü adına gönderilecek resmî devamsızlık yazılarını toplu hazırlar. Sınıf listesini yapıştırırsın ya da Bilgilerim kartına kaydettiğin kendi sınıfını açarsın, her öğrencinin özürsüz ve özürlü devamsızlık gününü yazarsın; lisede geç kalma sayısını da girersin. Araç her öğrencinin durumunu sitedeki diğer devamsızlık araçlarının kullandığı ortak hesapla bulur ve yalnız bildirim eşiğine ulaşan öğrenciler için, istersen bütün sınıf için, her öğrenciye bir sayfalık yazı üretir. Yazıların altına isteğe bağlı bir tebliğ-tebellüğ kutusu ekleyebilirsin. Sonuç tek bir belge olarak yazdırılır, PDF ya da Word olarak iner.

Velilere devamsızlık bildirimi yapmak yönetmelikte okulun görevi olarak yazıyor. Bildirimin hangi günlerde yapılacağı da belli. Yazının biçimini ise resmî yazışma kuralları belirler. Araç bu kuralları bir araya getirir; hangi öğrenci için yazı gerektiğini sen saymak zorunda kalmazsın.

Devamsızlık uyarı yazısı nasıl hazırlanır?

1. Kademeyi seç. İlkokul, ortaokul ya da lise. Eşikler, sınırlar ve özür belgesi süresi bu seçime göre değişir.
2. Okul bilgilerini kontrol et. Okul adı, il, ilçe ve müdürün adı Bilgilerim kartından gelir. Yazının başlığına okul müdürlüğü yazılır; T.C. başlığını seçtiysen üstüne "T.C." ve kaymakamlık satırları gelir.
3. Sınıf listesini gir. e-Okul'dan ya da Excel'den kopyaladığın listeyi yapıştır. Kendi sınıfını Bilgilerim'e kaydettiysen araç onu açar. Liste düzenlemesi için ayrıca sınıf listesi aracını kullanabilirsin.
4. Günleri yaz. Her öğrencinin satırına özürsüz ve özürlü gün sayısını gir. Yarım günler 0,5 olarak yazılır. Lisede geç kalma sayısı için ayrı bir sütun var.
5. Sayım tarihini gir. Yazıda "… tarihi itibarıyla" ifadesiyle geçer; sayıların hangi güne ait olduğunu gösterir.
6. Yazı bilgilerini tamamla. Sayı, tarih, imzalayanın adı ve unvanı (varsayılan "Okul Müdürü"). İstersen veliyi okula davet eden bir ek paragraf yaz.
7. Seçenekleri belirle. "Yalnız eşiğe ulaşanlar" açıkken yazı yalnız gereken öğrenciler için çıkar. Elden verilecek yazılar için tebliğ-tebellüğ kutusunu aç.
8. Çıktıyı al. Önizlemede her yazı ayrı sayfada başlar. Yazdır, PDF ya da Word düğmesine bas.

Sonuç bölümü kaç öğrenci girdiğini, kaç yazı çıkacağını ve kaç öğrencinin sınırı aştığını ya da kurul eşiğine geldiğini gösterir. Hiçbir öğrenci eşiğe ulaşmamışsa araç bunu söyler ve herkese yazı için seçeneği kapatmanı önerir. Liste boşsa önizlemede elle doldurulacak, noktalı yerleri olan boş bir yazı görürsün.

Veliye bildirim eşikleri

Okul, özürsüz devamsızlık belli günlere ulaştığında veliyi bilgilendirir. Eşikler kademeye göre farklı:

İlkokul ve ortaokulda bildirim posta, kısa mesaj ya da diğer iletişim araçlarıyla yapılır. Özel gruplar, yönetmelikte sayılan sürekli tedavi gören, kaynaştırma eğitimi alan ya da koruma altındaki öğrenciler gibi uzun devamsızlık süresi tanınan öğrencilerdir. Lisede ayrıca art arda 2 gün özürsüz devamsızlık yapan öğrencinin velisi okula davet edilir.

Araç genel eşiklerle çalışır: özürsüz devamsızlığı ilk bildirim eşiğine (5 gün) ulaşmış her öğrenciyi "eşiğe ulaşan" sayar. Özel gruptaki öğrencinin ek eşiklerini ve uzun sürelerini araç ayrıca hesaplamaz; bu öğrenciler için yazıyı kendin kontrol et ya da ek paragrafta durumu belirt.

Araç devamsızlığı nasıl sayar?

Araç senin girdiğin sayıları alır ve devamsızlık hesaplama ile devamsızlık takip çizelgesi araçlarının kullandığı aynı hesaptan geçirir. Bu yüzden üç araçta aynı öğrenci için aynı sonucu görürsün.

Yarım gün kuralları

İlkokul ve ortaokulda okula gelip bir ya da daha fazla derse özürsüz girmeyen öğrenciye yarım gün yazılır (İÖY m.18/3). Lisede günlük ders saatinin üçte iki ve fazlasına girmeyen öğrenciye 1 gün, daha azına yarım gün yazılır (OÖY m.36/2-b). Araç girdiğin değerleri en yakın yarım güne yuvarlar.

Lisede geç kalma

Lisede birinci derse izin verilen süre içinde her 5 geç kalma yarım gün özürsüz devamsızlık sayılır (OÖY m.35/1). Araç geç kalma sayısını 5'e böler, tam grupları yarım güne çevirir ve özürsüz devamsızlığa ekler. 12 geç kalma 2 tam grup eder, yani 1 gün. Yazıda bu durumda "Bu sayıya geç kalmalardan gelen 1 gün dahildir." cümlesi yer alır. İlköğretim yönetmeliğinde geç kalmayı güne çeviren bir kural olmadığı için ilkokul ve ortaokulda geç kalma sütunu hesaba girmez.

Devamsızlığın sonuçları kademeye göre

Yazı, kademenin kuralını yönetmelik maddesiyle birlikte veliye aktarır.

Ortaokuldaki kural İÖY m.31/2-b ve m.53/4'ten, 28 Temmuz 2026 değişikliğiyle geldi. 20 günü dolduran öğrenci kendiliğinden sınıfta kalmaz; kararı kurul verir. Kurul toplantısının tutanağını ŞÖK tutanağı aracıyla hazırlayabilirsin. Kurul kararıyla geçen öğrencinin belge durumu takdir ve teşekkür aracında görünür.

Lisede sınır "aşan" ifadesiyle yazılır: 10 gün özürsüz devamsızlık sınırın içindedir, 10,5 gün sınırı aşar. Toplamda 30 gün içeride, 30,5 gün dışarıdadır. Puanlarla birlikte sınıf geçme durumunu görmek için lise sınıf geçme aracına bakabilirsin.

Yazının içinde ne var?

Her yazı bir üst yazı düzenindedir: A4, Times New Roman 12 punto, 1,5 cm kenar. Başlıkta okul müdürlüğü (T.C. başlığı seçiliyse üstünde "T.C." ve kaymakamlık), solda sayı, aynı satırın sağında tarih, ardından "Konu: Öğrenci Devamsızlığı" satırı gelir. Muhatap ortalı yazılır: "Sayın Elif Kaya Velisi".

Metin şu paragraflardan oluşur:

• Öğrencinin sınıfı, numarası ve adıyla devamsızlık sayısı: özürsüz, özürlü ve toplam gün.
• Kademenin kuralı ve dayanağı.
• Lisede kalan özürsüz ve toplam hak; ortaokulda 20 günlük eşiğe kalan özürsüz gün. Sınır aşıldıysa ya da ortaokulda kurul eşiğine ulaşıldıysa bu kalan hak cümlesinin yerine durumu bildiren cümle yazılır.
• Velinin öğrencinin okula düzenli devamını sağlaması ve özür belgelerini süresinde teslim etmesi ricası.
• Yazdığın ek paragraf.
• "Bilgilerinizi rica ederim." kapanışı ve imza.

İlkokulda sınır olmadığı için kalan hak cümlesi yazılmaz.

Özür belgesinin teslim süresi

Yazının en çok işe yarayan cümlelerinden biri özür belgesi hatırlatmasıdır. Devamsızlığın bitiminden başlayarak özür belgesi ilkokul ve ortaokulda 3 iş günü (İÖY m.18/3-f), lisede 5 iş günü (OÖY m.36/7) içinde okul yönetimine ulaşmalıdır. Zorunlu hâllerde okul yönetimi süreyi 20 iş gününe kadar uzatabilir. Araç kademeye göre doğru süreyi yazıya koyar.

Velilerin çoğu raporu almış ama okula götürmemiştir. Uyarı yazısı bu eksikliği zamanında fark ettirir; belge süresinde gelmezse gün özürsüz kalabilir.

Örnek devamsızlık uyarı yazısı

Aşağıdaki ad ve sayılar uydurmadır. Ortaokul, 6/B sınıfı:

Okulumuz 6/B sınıfı 412 numaralı öğrencisi Elif Kaya, 30.11.2026 tarihi itibarıyla 10 gün özürsüz, 2 gün özürlü olmak üzere toplam 12 gün devamsızlık yapmıştır.

Ortaokulda devamsızlıktan otomatik kalma yoktur. Özürsüz devamsızlığı 20 gün ve üzerinde olan öğrencinin sınıf geçmesine ya da sınıf tekrarına ikinci dönemin son haftasında şube öğretmenler kurulu karar verir; kurul kararıyla geçen öğrenci teşekkür ve takdir belgesi alamaz. (İÖY m.18/3, m.31/2-b, m.53/4 (RG 28.07.2026))

Öğrencinin 20 günlük eşiğe kalan özürsüz devamsızlığı 10 gündür.

Öğrencinizin okula düzenli devamını sağlamanızı, devamsızlığına ilişkin özür belgelerini devamsızlığın bitiminden başlayarak 3 iş günü içinde okul yönetimine teslim etmenizi rica ederim.

Bilgilerinizi rica ederim.

Altında sağda okul müdürünün adı ve unvanı yer alır. Lisede aynı öğrenci için "kalan devamsızlık hakkı özürsüz … gün, toplam … gündür" cümlesi gelir.

Yazı veliye nasıl ulaştırılır?

İlkokul ve ortaokulda yönetmelik bildirimi posta, kısa mesaj ya da diğer iletişim araçlarıyla yapılabilir sayıyor; lisede bildirim tebligat olarak geçer. Okulun e-Okul üzerinden gönderdiği bildirimler varsa yazılı uyarıyı onların yanında kullan. Kâğıt yazının üç yaygın yolu var:

• Posta ile göndermek. Yazının sayısını ve tarihini okulun evrak kaydına işle.
• Veliyi okula çağırıp elden vermek. Bu durumda tebliğ-tebellüğ kutusunu aç. Kutuda "Bu yazının bir örneği aşağıda imzası bulunan kişiye elden tebliğ edilmiştir." cümlesi, tebliğ edenin ve tebellüğ eden velinin imza yerleri bulunur. İmzalı nüsha okulda kalır.
• Veli toplantısı ya da görüşme sırasında vermek. Görüşmenin kendisini veli görüşme formu ile kayda geçirebilirsin.

Devamsızlığın nedenini velinin de anlatmak istediği durumlarda veli bir dilekçeyle okula başvurabilir; bunun için veli dilekçesi aracı var.

Öğrenci verisi ve kayıt

Yazılarda öğrenci adları, numaraları ve devamsızlık sayıları bulunur. Varsayılan ayarda yazdıkların sayfa açıkken durur. Listeyi sonra kullanmak istersen sayfanın üstündeki kartta "Bu cihazda sakla" seçeneğini açabilirsin. Ortak kullanılan bir bilgisayarda bu seçeneği kapalı bırak. Günler öğrencinin numarasına ve adına bağlı tutulur; listeyi yeniden sıraladığında sayılar başka öğrenciye kaymaz. Bir öğrencinin adını ya da numarasını sonradan değiştirirsen o satırın günlerini yeniden gir.

Sıkça sorulan sorular

Devamsızlık uyarı yazısı ne zaman gönderilir?

İlkokul ve ortaokulda özürsüz devamsızlık 5, 10 ve 15 güne ulaştığında; lisede 5, 15 ve 25 güne ulaştığında. Özel gruplar için ilkokul ve ortaokulda 30, lisede 40 ve 55. günlerde de bildirim yapılır.

Özürlü devamsızlık için de yazı gönderilir mi?

Yönetmelikteki bildirim eşikleri özürsüz devamsızlığa bağlı. Lisede toplam devamsızlık 30 günü aştığında öğrenci başarısız sayıldığı için araç bu öğrenciye de yazı çıkarır. İstersen "Yalnız eşiğe ulaşanlar" seçeneğini kapatıp bütün velilere yazı hazırlayabilirsin.

Geç kalmalar ortaokulda neden hesaba girmiyor?

İlköğretim yönetmeliğinde geç kalmayı devamsızlık gününe çeviren bir kural yok. Lisede ise her 5 geç kalma yarım gün sayılır; araç bunu yalnız lisede uygular.

Yazıyı kim imzalar?

Okul adına giden resmî yazıyı okul müdürü ya da yetki verdiği müdür yardımcısı imzalar. İmzalayanın adını ve unvanını yazı bilgilerinde değiştirebilirsin.

Sayılar e-Okul'dakinden farklı çıkarsa?

Resmî sayı e-Okul'daki kayıttır. Araç senin girdiğin sayılarla çalışır; yazıyı göndermeden önce sayıları e-Okul'la karşılaştır.

Ortaokulda 20 günü geçen öğrenciye ne yazılır?

Kalan hak cümlesinin yerine "Öğrencinin özürsüz devamsızlığı şube öğretmenler kurulu eşiğine ulaşmıştır." cümlesi yazılır. Sınıf geçme kararını yıl sonunda kurul verir.

Kaynaklar: Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.18/3, m.31/1, m.31/2-b ve m.53/4 (RG 26.07.2014/29072, son değişiklik RG 28.07.2026/33323, mevzuat.gov.tr); Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.35/1, m.36/2-b, m.36/4, m.36/5 ve m.36/7 (RG 07.09.2013/28758, mevzuat.gov.tr); Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik m.6–12 (RG 10.06.2020/31151).

Eşik günlerinin ve gönderim yolunun kısa anlatımı için devamsızlık uyarı yazısı ne zaman gönderilir yazısına, sınırların ayrıntısı için devamsızlık hakkı kaç gün sayfasına, ortaokulda 20 gün ve üzeri için ŞÖK toplantısı ve EK-5 yazısına bakabilirsin.