- Acil Durumlarda Başvuru Formu, okul öncesi yönetmeliğinin EK-1'idir ve kesin kayıtta velinin doldurduğu formdur.
- Formda anne, baba ve anne-baba dışında aranacak üçüncü bir kişinin iletişim bilgileri ile çocuğun okula geliş-dönüş şekli yer alır.
- Veli sözleşmesine göre okul çocuğu yalnız bu formda yazılı kişilere teslim eder.
- Formda olmayan biri çocuğu alacaksa velinin okul yönetimine yazılı beyanı gerekir.
Anaokuluna ya da ana sınıfına kayıt yaptıran velilerin elinden geçen ilk belgelerden biri Acil Durumlarda Başvuru Formudur. Çoğu zaman kayıt evraklarının arasında hızlıca doldurulur. Oysa çocuğun yıl boyunca kime teslim edileceğini bu form belirler. Bu yazıda formun dayanağını, içindeki kutuları, teslim kuralını ve bilgiler değiştiğinde ne yapılacağını anlatıyorum. Formu yönetmelikteki düzeniyle aşağıdaki araçtan alabilirsin.
Formun dayanağı
Form, Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği'nin ekidir ve EK-1 numarasını taşır. Yönetmeliğin 11. maddesine göre kesin kaydı yapılan çocukların velilerine Acil Durumlarda Başvuru Formu (EK-1) doldurtulur ve Okul Öncesi Veli Sözleşmesi (EK-2) imzalanır. Yani iki belge birlikte gelir: biri iletişim ve teslim bilgilerini, diğeri velinin ve okulun karşılıklı yükümlülüklerini içerir.
Formda neler yazılır?
Formun kutuları yönetmeliğin ekinde şu sırayla yer alır:
| Bölüm | İstenen bilgiler |
|---|---|
| Çocuğun | Adı, soyadı |
| Çocuğun annesi | Adı soyadı, cep telefonu, ev adresi, ev telefonu, iş adresi, iş telefonu, açıklamalar, fotoğraf |
| Çocuğun babası | Aynı bilgiler |
| Anne-baba dışında aranılacak üçüncü şahıs | Aynı bilgiler ve yakınlık derecesi |
| Çocuğun okula geliş ve dönüş durumu | Aile, servis ya da diğer |
| Alt kısım | Tarih, velinin imzası, adı soyadı |
Fotoğraf kutusu formun en çok atlanan kısmıdır ama teslim sırasında işe yarayan da odur. Özellikle üçüncü şahıs satırına yazılan kişiyi okul personeli tanımıyorsa fotoğraf, kapıda kimlik sormanın yanında ikinci bir kontrol sağlar.
"Açıklamalar" kutusu ise velinin okulun bilmesini istediği özel durumlar içindir: anne ya da babadan birine hangi saatlerde ulaşılabildiği, iş telefonunun hangi günler açık olduğu gibi.
Kim doldurur, kim imzalar?
Formu çocuğun velisi doldurur ve imzalar. Kayıt sırasında okul yönetimi formu verir, doldurulmuş form çocuğun dosyasına girer. Sınıf öğretmeninin bu formdaki teslim bilgilerini bilmesi gerekir, çünkü çıkış saatinde çocuğu fiilen teslim eden çoğu zaman odur.
Üçüncü şahıs satırını boş bırakmak sık görülen bir eksiktir. Anne ve babaya aynı anda ulaşılamadığı bir gün, okulun arayabileceği başka kimse kalmaz. Bu satıra çocuğu tanıyan, kolay ulaşılabilen bir yakın yazılmalıdır.
Çocuk kime teslim edilir?
Yönetmelik ekindeki veli sözleşmesinin 16. maddesi açıktır: okul, çocuğu yalnız Acil Durumlarda Başvuru Formunda belirtilen kişilere teslim eder. Zorunlu hâllerde başka bir kişinin çocuğu alması gerekiyorsa velinin okul yönetimine yazılı beyanda bulunması gerekir.
Bu kuralın pratikteki karşılığı şudur:
- Formda adı olmayan bir komşu, aile dostu ya da akraba, veli telefonla aramış olsa bile çocuğu alamaz. Telefonla verilen söz yazılı beyan yerine geçmez.
- Yazılı beyan önceden okul yönetimine ulaşmalıdır. Kapıda kâğıt uzatmak yerine sabah teslim sırasında vermek işi kolaylaştırır.
- Çocuğu alacak kişi düzenli olarak değişiyorsa (örneğin hafta içi bir gün dede alıyorsa) her seferinde beyan vermek yerine o kişiyi forma eklemek daha doğrudur.
Ailede çocuğu almaması gereken biri varsa bu durumu okul yönetimine yazılı olarak bildirmek ve gerekirse dayanağını göstermek veliye düşer. Öğretmenin tek başına karar vermesi gereken bir konu değildir; böyle bir durumda okul yönetimiyle birlikte hareket et.
Sözleşmede teslimle ilgili başka neler var?
Veli sözleşmesi on dokuz maddeden oluşur ve teslim kuralının çevresinde başka yükümlülükler de vardır. Velinin çocuğu zamanında getirip zamanında alması beklenir. Değerli süs eşyası takılmaması, eşyalara isim yazılması istenir; isim yazılmamış eşyadan okul sorumlu tutulmaz. Çocuğun ilaç takibi veliye aittir ve bulaşıcı bir hastalıktan sonra çocuk tabip raporuyla okula döner. Veli toplantılarına katılmak da sözleşmedeki yükümlülükler arasındadır.
Form ne zaman yenilenir?
Form kayıtta bir kez doldurulur ama bilgiler yıl içinde değişebilir. Telefon numarası, iş yeri, adres ya da üçüncü şahıs değiştiğinde veliden yeni bir form istemek gerekir. Eski formun üzerine elle düzeltme yapmak, kimin hangi bilgiyi ne zaman verdiğini belirsiz bırakır. Servisten aileye ya da aileden servise geçişte de "geliş ve dönüş durumu" kutusu güncellenmelidir.
Formdaki bilgiler kişisel veridir: telefonlar, adresler ve fotoğraflar. Doldurulmuş formların kimin erişebileceği bir dosyada tutulması, sınıf panosuna ya da mesaj gruplarına konmaması gerekir. Saklama ve imha konusunda okulun uygulaması geçerlidir.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği ve ekleri değişebilir; kayıtta istenen belgeler ve teslim uygulaması okul yönetiminin düzenine göre farklılık gösterebilir. Formu kullanmadan önce okulunun güncel uygulamasını teyit et.
Yıl başında çocuğu tanımak için kullanılan diğer formlar ve kutuların ayrıntılı anlatımı çocuk tanıma formu sayfasında. Okul öncesindeki diğer belgeler için okul öncesi sayfasına bakabilirsin.
