- Form öğrencinin AKTS ilerlemesini, kalan AKTS'yi, normal sürede bitirmek için dönem başına gereken AKTS'yi ve azami süreyi hesaplar.
- Bir yarıyılın olağan yükü 30 AKTS'dir; 4 yıllık lisansta mezuniyet çoğunlukla 240, ön lisansta 120 AKTS'dir.
- 2547 sayılı Kanun m.44'e göre azami süre ön lisansta 4, 4 yıllık lisansta 7 yıldır; hazırlık sınıfı bu süreye sayılmaz.
- Görüşme özetine yargı değil gözlem yaz; sağlık ve aile durumu gibi hassas bilgileri yalnız gerektiği kadar not et.
Akademik danışman görüşme formu aracı, danışmanı olduğun öğrenciyle yaptığın görüşmeleri düzenli bir kayda dönüştürür. Öğrencinin adını, numarasını, sınıfını ve programını yazarsın; tamamladığı AKTS'yi, kaçıncı yarıyılda olduğunu ve not ortalamasını girersen araç öğrencinin akademik durumunu hesaplar: mezuniyete göre ilerleme yüzdesi, kalan AKTS, normal sürede bitirmek için dönem başına gereken kredi ve azami öğrenim süresine kalan yarıyıl. Ardından her görüşmeyi tarih, görüşme şekli, konu, özet, karar ve yönlendirme bilgisiyle eklersin. Sonuç PDF ve Word olarak iner.
Üniversitelerin ortak bir danışmanlık formu yok. Her fakülte ya da meslek yüksekokulu, kendi akademik danışmanlık yönergesinde bir form tanımlayabilir ya da hiç tanımlamayabilir. Araç bu formların çoğunda ortak olan bilgileri kullanır. Fakültenin zorunlu bir formu varsa onu kullan; aracı da öğrencinin durumunu hesaplamak ve görüşme notlarını derli toplu tutmak için kullanabilirsin.
Akademik danışman görüşme formu nasıl doldurulur?
- Ne hazırlayacağını seç: formu ekranda doldurmak, elle doldurmak için boş form basmak ya da danışmanlık listendeki her öğrenci için adı ve numarası yazılı ayrı bir boş form çıkarmak.
- Adını, üniversiteni, fakülteni, bölümünü, akademik yılı ve yarıyılı yaz. Bunlar formun başlığına girer.
- Öğrencinin bilgilerini gir: ad soyad, öğrenci numarası, sınıf ve program türü (ön lisans, 4, 5 ya da 6 yıllık lisans).
- Akademik durumu yaz: kaçıncı yarıyılda olduğu, tamamladığı AKTS, programın mezuniyet AKTS'si, GANO ve mezuniyet için gereken GANO.
- Görüşmeleri ekle. Her görüşme için tarih, şekil (yüz yüze, çevrim içi, telefon, e-posta), konular, özet, karar, yönlendirilen birim ve izleme tarihi.
- Önizlemeyi kontrol et ve formu indir.
Program türünü değiştirdiğinde mezuniyet AKTS'si o programın olağan değerine (ön lisans 120, 4 yıllık lisans 240) kendiliğinden gelir. Senin programının değeri farklıysa üzerine yazabilirsin.
Öğrencinin akademik durumu nasıl hesaplanır?
Araç birkaç sayıyı birlikte gösterir. Hepsi senin girdiğin değerlerden çıkar; öğrenci bilgi sistemiyle bağlantı yoktur.
| Gösterge | Nasıl hesaplanır |
|---|---|
| İlerleme | Tamamlanan AKTS ÷ mezuniyet AKTS'si |
| Kalan AKTS | Mezuniyet AKTS'si − tamamlanan AKTS |
| Normal sürede kalan yarıyıl | Programın normal yarıyıl sayısı − öğrencinin yarıyılı + 1 (içinde bulunulan yarıyıl da sayılır) |
| Dönem başına gereken AKTS | Kalan AKTS ÷ normal sürede kalan yarıyıl |
| 30 AKTS planına göre beklenen | (Öğrencinin yarıyılı − 1) × 30 |
| Azami süreye kalan yarıyıl | Azami yarıyıl − öğrencinin yarıyılı + 1 |
Örnek: 4 yıllık bir lisans programının 5. yarıyılındaki öğrenci 96 AKTS tamamlamış, mezuniyet için 240 AKTS gerekiyor. İlerleme yüzde 40, kalan 144 AKTS. Normal süre 8 yarıyıl; içinde bulunduğu yarıyılla birlikte 4 yarıyılı kalmış. Normal sürede bitirmesi için dönem başına 36 AKTS alması gerekir. Dönem başına 30 AKTS planına göre 5. yarıyılın başında 120 AKTS'si olmalıydı, yani 24 AKTS geride.
Bir yarıyılın olağan yükü 30 AKTS'dir; bir akademik yıl 60 AKTS eder. Bu, Avrupa Kredi Transfer Sistemi'nin (AKTS) kullanıcı kılavuzundaki temel kuraldır. Ders seçimi konuşurken "dönem başına gereken AKTS" 30'u aşıyorsa, öğrencinin normal sürede bitirmesi için kendi yönetmeliğinin izin verdiği üst kredi sınırına bakmanız gerekir.
Araç hangi durumlarda uyarı verir?
Akademik durum kutusunun altında şu uyarılar çıkabilir:
- GANO eşiğin altında: Girdiğin GANO, mezuniyet için gereken değerin altındaysa. Çoğu lisans yönetmeliğinde mezuniyet için en az 2,00 istenir, ama bu değer programdan programa değişir; araç varsayılan olarak 2,00 kullanır, sen değiştirebilirsin.
- Plana göre geride: Öğrenci dönem başına 30 AKTS planının en az 30 AKTS gerisindeyse, yani yaklaşık bir yarıyıl kaybetmişse.
- Olağan yükün üstünde: Normal sürede bitirmek için dönem başına 30 AKTS'den fazlası gerekiyorsa.
- Normal süre doldu: Öğrenci programın normal süresini aşmış ama hâlâ kredisi eksikse.
- Azami süre yaklaşıyor: Azami öğrenim süresinin bitmesine 2 ya da daha az yarıyıl kalmışsa.
Bu uyarılar formun akademik durum bölümüne de yazılır. Böylece görüşmenin neden yapıldığı ve hangi riskin konuşulduğu belgede kalır.
Azami öğrenim süresi ne kadardır?
2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'nun 44. maddesinin (c) bendine göre öğrenciler, bir yıllık yabancı dil hazırlık sınıfı hariç, kayıt oldukları programın derslerinin verildiği dönemden başlayarak şu süreler içinde programı tamamlamak zorundadır:
| Program | Normal süre | Azami süre |
|---|---|---|
| Ön lisans | 2 yıl (4 yarıyıl) | 4 yıl (8 yarıyıl) |
| Lisans | 4 yıl (8 yarıyıl) | 7 yıl (14 yarıyıl) |
| Lisans | 5 yıl (10 yarıyıl) | 8 yıl (16 yarıyıl) |
| Lisans | 6 yıl (12 yarıyıl) | 9 yıl (18 yarıyıl) |
Süre, öğrencinin o yarıyıl kayıt yenileyip yenilemediğine bakılmadan işler. Hazırlık sınıfı için ayrı bir azami süre vardır: iki yıl. Bu yüzden araçtaki "yarıyıl" alanına hazırlığı katmadan, programın ilk dönemden itibaren kaçıncı yarıyılında olunduğunu yaz.
Azami süre dolduktan sonra öğrencinin ek sınav hakları ve kaydının durumu yönetmeliklere göre değişir. Bu aşamadaki öğrenciyi öğrenci işleri daire başkanlığıyla birlikte değerlendirmek gerekir.
Görüşme kaydında neler bulunur?
Her görüşme formda ayrı bir kutu olarak basılır:
| Bölüm | İçerik |
|---|---|
| Tarih ve şekil | Görüşme tarihi; yüz yüze, çevrim içi, telefon ya da e-posta |
| Görüşme konusu | İşaretlenen konular |
| Görüşme özeti | Öğrencinin anlattıkları ve durum |
| Karar / öneri | Üzerinde anlaşılan adımlar |
| Yönlendirildiği birim | Varsa yönlendirilen birimler |
| İzleme görüşmesi | Bir sonraki görüşmenin tarihi |
Konu listesinde 13 seçenek var: ders kaydı ve ders seçimi, ders ekleme ve bırakma, akademik başarı ve not ortalaması, devam durumu, staj, çift anadal ve yandal, yatay geçiş, değişim programı, mezuniyet koşulları, burs ve barınma, kariyer planı, kişisel ve sosyal konular, diğer. Birden fazlasını işaretleyebilirsin. Yönlendirme için 8 birim var: öğrenci işleri, psikolojik danışma birimi, kariyer merkezi, uluslararası ilişkiler ofisi, sağlık-kültür ve spor birimi, engelli öğrenci birimi, bölüm başkanlığı, diğer.
Görüşme eklemezsen formda iki boş görüşme bölümü çıkar. Bu, formu yazdırıp görüşme sırasında elle doldurmak isteyenler içindir.
Boş form ve öğrenci başına form
Ekranda doldurmak istemiyorsan "Boş form"u seç. Öğrenci bilgileri, iki görüşme bölümü ve imza yerleri boş basılır; seçenekler işaret kutusu olarak durur.
Dönem başında bütün danışmanlık öğrencilerin için ayrı dosya açmak istiyorsan "Öğrenci başına"yı seç. Öğrenci bilgi sisteminden aldığın danışmanlık listesini (numara ve ad soyad) yapıştırırsın; araç her öğrenci için adı ve numarası yazılı, gerisi boş bir form hazırlar. Her form ayrı sayfadadır. Sınıf alanına yazdığın değer bütün formlara girer.
Görüşme notunu nasıl yazmalı?
Görüşme özeti kısa ve olgusal olmalı. "Öğrenci tembel" gibi yargılar yerine "Son iki yarıyılda üç dersten devamsızlıktan kaldı, işe başladığını söyledi" gibi gözlemler yaz. Karar bölümüne de somut adımları koy: hangi dersi önce alacağı, kime başvuracağı, ne zaman tekrar görüşeceğiniz.
Danışmanlık notları hassas bilgi taşıyabilir: sağlık durumu, aile sorunları, maddi zorluklar. Bunları forma yalnız danışmanlık açısından gerektiği kadar yaz. Psikolojik destek gerektiren bir durum fark edersen ayrıntıya girmeden öğrenciyi üniversitenin psikolojik danışma birimine yönlendir ve yönlendirmeyi formda işaretle. Form öğrencinin danışman dosyasında saklanır; başkalarıyla paylaşırken bu notların gizli olduğunu unutma.
Sıkça sorulan sorular
Akademik danışman görüşme formu zorunlu mu?
Bu üniversiteye bağlıdır. Bazı fakültelerin danışmanlık yönergeleri görüşmelerin kayıt altına alınmasını ister, bazıları yalnız ders kaydı onayını yeterli görür. Zorunlu olmasa bile kayıt tutmak, öğrencinin durumunu dönemler boyunca izlemeni kolaylaştırır.
Hazırlık sınıfını yarıyıla katmalı mıyım?
Hayır. Azami süre hesabı hazırlık sınıfını dışarıda bırakır. Yarıyıl alanına programın derslerinin başladığı dönemden itibaren kaçıncı yarıyılda olunduğunu yaz.
Mezuniyet AKTS'si her programda 240 mı?
4 yıllık lisans programlarının çoğunda 240'tır, çünkü yılda 60 AKTS esas alınır. Ön lisansta genellikle 120'dir. 5 ve 6 yıllık programlarda ve bazı özel programlarda farklı olabilir; programının değerini yaz.
GANO eşiği neden 2,00 olarak geliyor?
Çoğu lisans yönetmeliğinde mezuniyet için en az 2,00 genel not ortalaması istenir. Bazı programlarda ya da ön lisansta farklı olabilir. Alanı değiştirerek kendi eşiğini girebilirsin.
Öğrencinin not ortalamasını nasıl hesaplarım?
Ders notlarından GANO hesaplamak için üniversite not ortalaması aracını kullanabilirsin. Çıkan değeri buradaki GANO alanına yaz.
Form kime teslim edilir?
Genellikle bir yere teslim edilmez; danışmanın tuttuğu öğrenci dosyasında saklanır. Fakültenin yönergesi danışmanlık raporu istiyorsa formları dönem sonunda bölüm başkanlığına sunabilirsin.
Kaynaklar
- 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu, m.44/c (6569 sayılı Kanunla değişik), azami öğrenim süreleri (mevzuat.gov.tr metni).
- Avrupa Komisyonu, ECTS Kullanıcı Kılavuzu (2015), bir akademik yıl 60 AKTS.
- Üniversitelerin ön lisans ve lisans eğitim-öğretim yönetmelikleri ve akademik danışmanlık yönergeleri (mezuniyet koşulları, kredi sınırları).
Form, danışmanlık formlarında yaygın olan bölümleri izler. Fakültenin kendi formu ve danışmanlık yönergesi varsa onlar geçerlidir.
Öğrencinin itiraz etmek istediği bir not varsa sınav notuna itiraz dilekçesi, dersin içeriğini konuşurken ders izlencesi işine yarar. Topluluk danışmanlığı da yapıyorsan öğrenci topluluğu faaliyet raporu aracına bakabilirsin. Bölüm işleri için sınav programı ve gözetmen dağılımı ve ders dosyası kontrol listesi araçları da var. Diğer üniversite araçları üniversite sayfasında.