Okul Gelişim Planı (GZFT Analizi ve Eylem Planı)

Bu araç okulun stratejik plan özetini, yani okul gelişim planını tek kayıttan hazırlar. Strateji geliştirme kurulunu ve stratejik planlama ekibini yazarsın, misyonu, vizyonu ve temel değerleri girersin, GZFT maddelerini paydaşların verdiği puanlarla sıralarsın. Ardından amaçları, hedefleri ve her hedefin performans göstergelerini beş plan yılı için hedef değerleriyle tanımlarsın, eylem planına faaliyetleri, sorumluları, tarihleri ve maliyeti eklersin. İzleme zamanı geldiğinde gerçekleşen değerleri yazarsın; araç her göstergenin ve her hedefin performansını kamu stratejik planlama kılavuzundaki formülle hesaplar. Plan özeti, GZFT, eylem planı ve izleme raporu ayrı ayrı PDF ve Word olarak, tablolar Excel olarak iner.

Okulların stratejik planı Bakanlığın planlama programına bağlıdır. 2024-2028 dönemi için yayımlanan MEB Stratejik Plan Hazırlık Programı, okul ve kurumların da plan hazırlamasını, bunun için bir kurul ve bir ekip kurmasını ister. Programın dayanağı 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 22 Nisan 2021 tarihli Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ve Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu'dur. Araç bu iki metnin kurallarını izler; içeriği okulunun kurulu ve ekibi belirler.

Okul gelişim planı nasıl hazırlanır?

1. Okul ve kurul adımında okulu seç, plan dönemini yaz (örneğin "2024-2028"), strateji geliştirme kurulunun beş üyesinin adını gir. Planlama ekibini (başkan ve üyeler) ekle.
2. Geleceğe bakış adımında misyonu, vizyonu ve temel değerleri yaz. Değerleri her satıra bir tane gelecek şekilde gir.
3. GZFT adımında güçlü yönleri, zayıf yönleri, fırsatları ve tehditleri ekle; her maddeye paydaş anketinden ya da çalıştaydan gelen puanı yaz. İstersen PESTLE tespitlerini ve GZFT stratejilerini de gir.
4. Amaç ve hedefler adımında amaçları, her amacın altındaki hedefleri, hedefin sorumlusunu, risklerini, stratejilerini, tespit ve ihtiyaçlarını yaz.
5. Göstergeler adımında her hedefe performans göstergesi ekle: başlangıç değeri, beş yılın hedef değerleri ve göstergenin hedefe etkisi (yüzde).
6. Eylem planı adımında faaliyetleri hedefe bağlayarak yaz.
7. İzleme adımında izlenen plan yılını seç, gerçekleşen değerleri gir.
8. Önizlemenin üstünden plan özetini, GZFT'yi, eylem planını ya da izleme raporunu seçip indir.

Okul gelişim yönetim ekibi ile strateji geliştirme kurulu farkı

Okullarda uzun süre "okul gelişim yönetim ekibi" (OGYE) adı kullanıldı. Bu ad, Bakanlığın 2000'li yıllardaki toplam kalite yönetimi uygulamalarından gelir ve birçok okulun dosyasında hâlâ geçer. Bugün okulun planlama işini yürüten yapı ise stratejik plan hazırlık programının tarif ettiği kurul ve ekiptir. Araç, okulların alıştığı "okul gelişim planı" adını korur ama kurulu ve ekibi güncel programa göre kurar.

Hazırlık programının okul ve kurumlar bölümü (6.1.2.4) iki yapı tanımlar:

Personeli beş ya da daha az olan okulda strateji geliştirme kurulu bütün personelden oluşur. Araç kurul listesini bu beş görevle hazır getirir; adları yazman yeter. Ekibin büyüklüğünü okulun koşullarına göre sen belirlersin. Kurulu ve ekibi resmî olarak görevlendirmek için kurul ve komisyon görevlendirme listesi aracında "Okul Strateji Geliştirme Kurulu" ve "Okul Stratejik Planlama Ekibi" satırları hazır gelir.

Stratejik planın aşamaları ve durum analizi

Hazırlık programının planlama modeli (bölüm 5) hazırlık dönemiyle başlar, durum analizi, geleceğe bakış, amaç ve hedefler, performans programı ve izleme-değerlendirme ile sürer. Durum analizinde (bölüm 6.2) okulun yapması beklenen çalışmalar şunlardır:

1. Kurumsal tarihçe
2. Uygulanmakta olan stratejik planın değerlendirilmesi
3. Mevzuat analizi
4. Üst politika belgeleri analizi
5. Program ve alt program analizi
6. Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerin belirlenmesi
7. Paydaş analizi
8. Kuruluş içi analiz
9. PESTLE analizi
10. GZFT analizi
11. Tespitler ve ihtiyaçların belirlenmesi

Program bu aşamada katılımın en üst düzeyde olmasını, iç ve dış paydaşlara ayrı anket yapılmasını ister. Araç durum analizinin bütün raporunu yazmaz; analizin sonucunu, yani GZFT listesini, PESTLE tespitlerini, hedeflere dayanak olan tespit ve ihtiyaçları özetler. Plan özetinin sonuna aşamaların listesi de basılır.

GZFT analizi okulda nasıl yapılır?

GZFT, kılavuzun tanımıyla okulun güçlü ve zayıf yönlerini (iç çevre) ve okul dışından gelen fırsat ve tehditleri (dış çevre) sistematik olarak inceleyen yöntemdir. Kılavuzun Tablo 10'u dört sütunlu bir liste ister; araç bu tabloyu dört sütun olarak basar.

Bir maddenin hangi sütuna gireceğini şu soru belirler: okulun kontrolünde mi? Öğretmenlerin deneyimi, veli iletişimi, kulüp çalışmaları okulun elindedir; bunlar güçlü ya da zayıf yöndür. Proje çağrıları, yerel yönetimle işbirliği, ailelerin ekonomik güçlükleri, öğrenci sayısındaki değişim okulun dışındadır; bunlar fırsat ya da tehdittir. Kılavuz bazı maddelerin iki tarafa da yazılabileceğini kabul eder; personel azlığı hem zayıf yön hem tehdit olarak görülebilir.

Paydaş puanıyla sıralama

Her maddeye bir puan yazarsın: paydaş anketinde kaç kişinin işaretlediği ya da çalıştayda kaç oy aldığı. Araç her sütunu puana göre büyükten küçüğe sıralar, eşitlikte senin yazdığın sırayı korur ve puanı maddenin yanına parantez içinde basar. Böylece önceliği en yüksek sorunlar listenin başında görünür, hedeflere de oradan geçilir.

Öneri maddeler

GZFT adımında her sütun için birkaç başlangıç maddesi önerilir ("deneyimli ve işbirliğine açık öğretmen kadrosu", "derslik ve laboratuvar sayısının yetersizliği" gibi). Bunlar hesapo'nun genel başlangıç metinleridir, resmî bir liste değildir. Okulunda karşılığı yoksa sil, varsa kendi verinle yeniden yaz.

GZFT stratejileri ve PESTLE

Kılavuz GZFT'nin yalnız bir liste olarak kalmamasını, stratejilere bağlanmasını ister (Tablo 11). Araçta dört strateji türü vardır: GF (güçlü yönlerle fırsatlardan yararlanmak), GT (güçlü yönlerle tehditleri azaltmak), ZF (fırsatlarla zayıf yönleri gidermek) ve ZT (zayıf yönler ile tehditlerin etkisini en aza indirmek). "Proje desteğiyle fen laboratuvarı kurmak" bir ZF stratejisidir. PESTLE tespitlerini de politik, ekonomik, sosyokültürel, teknolojik, yasal ve çevresel başlıklarla, fırsat ya da tehdit olarak işaretleyerek girebilirsin; fırsat ve tehditleri bulurken bu tablodan yararlanılır.

Amaç, hedef ve performans göstergesi nasıl yazılır?

Kılavuzun numaralandırma kuralı nettir: amaçlar A ile (A1, A2), hedefler H ile (H1.1, H1.2), performans göstergeleri PG ile (PG1.1.1) numaralanır, başka numaralandırma kullanılmaz. Araç numaraları yazdığın sıraya göre kendisi verir.

Hedef kartı (kılavuz Tablo 15) her hedef için şunları ister ve araç bunları sınırlarıyla denetler:

Bir hedefe "öğrenci başına okunan kitap sayısı" ve "kütüphaneyi kullanan öğrenci oranı" diye iki gösterge bağladıysan, etkilerini örneğin %60 ve %40 yazarsın. Toplam %100 değilse araç kontrol notlarında uyarır. Gösterge yazmadığın hedef de uyarı alır, çünkü ölçülemeyen hedefin performansı hesaplanamaz.

Göstergenin başlangıç değeri, kılavuzdaki tanımıyla plan döneminden önceki yılın sonundaki değerdir. Beş yılın her biri için ayrı hedef değeri yazarsın; azalması istenen göstergelerde (devamsızlık oranı gibi) hedefler yıldan yıla küçülür.

Performans ve gerçekleşme oranı nasıl hesaplanır?

İzleme tablosunun formülü kılavuzun Tablo 23'ünden gelir:

Performans (%) = (C − A) / (B − A) × 100

Burada A göstergenin plan dönemi başlangıç değeri, B izlenen yılın hedef değeri, C o yıl gerçekleşen değerdir. Formül artan ve azalan göstergelerde aynı çalışır.

Hedefin performansı göstergelerin performanslarının hedefe etkisiyle çarpılıp toplanmasıyla bulunur. Kılavuzun Kutu 17'sine göre bu toplamda her göstergenin performansı %0 ile %100 arasında alınır: %150 gerçekleşen gösterge %100 sayılır, eksi çıkan gösterge %0 sayılır. Böylece bir gösterge çok iyi gitti diye diğerinin açığı kapanmış görünmez. Okuma hedefinde iki gösterge de %150 olduğu için hedef performansı 100 × 0,6 + 100 × 0,4 = %100 olur. Hedefin tek göstergesi varsa değer aynen alınır; devamsızlık hedefinin performansı %50'dir.

Başlangıç değeri ile yıl hedefi aynıysa ya da gerçekleşen değer henüz girilmediyse formül tanımsızdır; araç o hücreyi boş bırakır ve hedef performansını hesaplamaz.

Eylem planı ve izleme

Eylem planında her faaliyeti bir hedefe bağlarsın; araç tabloda hedefin kodunu (H1.1) gösterir. Her satırda faaliyet, sorumlu, başlangıç ve bitiş, kaynak (okul-aile birliği, bütçe, proje, bağış), tahmini maliyet ve durum (planlandı, devam ediyor, tamamlandı, ertelendi) bulunur. Eylem planı geniş olduğu için yatay A4'te basılır. Excel dosyasında maliyet sütununun altında toplam formülü vardır.

Kılavuz izlemenin altı aylık, değerlendirmenin yıllık yapılmasını öngörür. İzleme adımında hangi plan yılını izlediğini seçersin; araç göstergelerin o yılın hedefini kullanır. Gerçekleşen değerleri girdikçe izleme raporu dolar. Excel'deki göstergeler sayfasında performans hücresi formüllüdür; gerçekleşeni Excel'de değiştirirsen sonuç da değişir.

Çıktılar

• Plan özeti: kurul ve ekip, misyon, vizyon, değerler, GZFT, stratejiler, PESTLE, amaç-hedef-gösterge tabloları ve hedef kartları, eylem planı, kontrol notları, imzalar.
• GZFT: tek başına GZFT tablosu ve stratejiler; okul panosuna ya da kurul toplantısına uygun.
• Eylem planı: faaliyet tablosu.
• İzleme raporu: göstergelerin A, B, C değerleri ve performansları, hedef performansları.
• Excel: GZFT, göstergeler (formüllü) ve eylem planı (toplam maliyet) sayfaları.

İmza bölümünde stratejik planlama ekibi başkanı ve strateji geliştirme kurulu başkanı olarak okul müdürü yer alır. Hazırlık programına göre okulların planları ilçe millî eğitim müdürlüğünce incelenip onaylandıktan sonra okulun resmî internet sitesinde yayımlanır (6.6.3). İlçenin istediği ayrıntılı şablon farklıysa araçtaki metinleri o şablona kopyalayabilirsin.

Okul gelişim planında sık yapılan hatalar

• Ölçülemeyen hedef yazmak. "Başarıyı artırmak" bir amaçtır; hedef ölçülebilir olmalı ve en az bir göstergeye bağlanmalıdır.
• Başlangıç değerini boş geçmek. Başlangıç değeri olmadan izleme formülü çalışmaz.
• Etkileri %100'e tamamlamamak. Hedef performansı yanlış çıkar.
• GZFT'yi sıralamadan bırakmak. Puan girilmezse öncelikler görünmez, hedefler rastgele seçilir.
• Planı yazıp izlememek. Gerçekleşenleri her dönem girmek, sapmanın nedenini zamanında görmeni sağlar. İzleme sonuçlarını öğretmenler kurulu tutanağı ve zümre başkanları kurulu tutanağı gündemine almak takibi kolaylaştırır.

Sıkça sorulan sorular

Okul gelişim planı ile stratejik plan aynı şey mi?

Okullarda "okul gelişim planı" adı yaygındır; güncel çerçevede okulun hazırladığı belge stratejik plandır. Bu araç planın özetini, GZFT'sini, eylem planını ve izleme tablosunu hazırlar.

Strateji geliştirme kurulunda kimler bulunur?

Okul müdürü başkanlığında bir müdür yardımcısı, iki öğretmen ve okul-aile birliği başkanı. Personeli beş ya da daha az olan okulda kurul tüm personelden oluşur.

Planlama ekibine kim başkanlık eder?

Okul müdürünün görevlendirdiği, strateji geliştirme kurulunda olmayan bir müdür yardımcısı. Ekipte öğretmenler ve gönüllü veliler yer alır.

Gösterge performansı %100'ü aşabilir mi?

Göstergenin kendi performansı aşabilir; %150 çıkabilir. Hedefin performansı hesaplanırken her gösterge en çok %100 sayılır. Hedefin tek göstergesi varsa değer aynen alınır.

Azalan göstergede formül nasıl çalışır?

Aynı formül kullanılır. Devamsızlık oranı 8'den 7'ye indirilmek istenirken 7,5 olduysa (7,5 − 8) / (7 − 8) = %50 bulunur.

Öneri GZFT maddeleri resmî mi?

Hayır. Başlangıç için yazılmış genel metinlerdir; okulunun verisine göre düzenlemelisin.

Kaynaklar: MEB 2024-2028 Stratejik Plan Hazırlık Programı, bölüm 5, 6.1.2.4, 6.2 ve 6.6.3 (trabzonarge.meb.gov.tr); Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu, 3. sürüm, GZFT analizi (Tablo 10 ve 11), hedef kartı (Tablo 15), izleme tablosu (Tablo 23) ve Kutu 17 (sgb.adalet.gov.tr); 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu; Kamu İdarelerince Hazırlanacak Stratejik Planlar ve Performans Programları ile Faaliyet Raporlarına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (22 Nisan 2021).

İlgili araçlar: kurul ve komisyon görevlendirme listesi, okul acil durum planı, öğretmen görev dağılım çizelgesi ve tebliğ-tebellüğ belgesi. Bütün okul belgelerini öğretmen evrakları sayfasında bulabilirsin.