Sosyal Etkinlikler Kurulu Yıllık Planı ve Tutanağı

Sosyal etkinlikler kurulu yıllık planı ve tutanağı aracı, okulun sosyal etkinlikler kurulunun eylülde hazırladığı üç belgeyi aynı kayıttan üretir: Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği'nin EK-7/a örneğindeki Eğitim Kurumu Sosyal Etkinlikler Yıllık Çalışma Planı, belirli gün ve haftaların öğrenci kulüplerine dağılımı ve kurulun toplantı tutanağı. Kurul üyelerini bir kez yazarsın. Plan, kurulun yıl içindeki işleri ve seçtiğin ders yılının belirli gün ve haftalarıyla hazır gelir; her satıra sorumlu kulübü ve etkinliğin nerede yapılacağını eklersin. Önizlemenin üstünden hangi belgeyi istediğini seçer, PDF ya da Word olarak indirirsin. Yıllık plan ayrıca Excel dosyası olarak da alınabilir.

Yıllık plan, yönetmelik ekindeki sütun ve imza düzenini izler: TARİH, AMAÇ ve YAPILACAK ETKİNLİKLER sütunları, altında kurul başkanı ile altı üyenin imzası ve okul müdürünün "OLUR" onayı. Kulüp dağılımı listesi ve tutanak için resmî bir örnek yok; bu ikisinde okullarda yaygın kullanılan düzen esas alındı.

Sosyal etkinlikler kurulu planı nasıl hazırlanır?

1. Okul ve imzalar. Okul adı, il, ilçe, ders yılı ve müdür adı Bilgilerim kartından gelir. Kademeyi seç, kurul başkanını (müdür ya da görevlendirdiği müdür yardımcısı) ve onay tarihini yaz.
2. Kurul üyeleri. Her üyenin adını, görevini (danışman öğretmen, öğrenci temsilcisi, veli temsilcisi ya da diğer üye) ve istersen kulübünü veya sınıfını gir. Toplantıya katılmayanları burada işaretlersin.
3. Yıllık plan. Ay seçip o ayın satırlarını gör. Her satırda tarih, yapılacak etkinlik, amaç, sorumlu kulüp ya da kişi ve uygulama düzeyi var. Satır ekleyebilir, silebilir, sıralayabilirsin. "Hazır planı yeniden yükle" düğmesi planı baştan kurar.
4. Toplantı. Kurulun toplantı tarihini, saatini, yerini ve numarasını gir.
5. Gündem, görüşmeler ve kararlar. Tutanağın gündemi sosyal etkinlikler kuruluna özgü maddelerle hazır gelir; düzenler, kararları yazarsın.
6. Belge seçimi. Önizlemenin üstünde "Yıllık plan (EK-7/a)", "Kulüp dağılımı", "Toplantı tutanağı", "Yalnız gündem" ve "Yalnız kararlar" seçenekleri bulunur.

Sosyal etkinlikler kurulu kimlerden oluşur?

Yönetmeliğin 6. maddesinin birinci fıkrasına göre kurul, okul müdürünün ya da görevlendireceği bir müdür yardımcısının başkanlığında toplanır. Üyeleri şunlardır:

Birleştirilmiş sınıf uygulanan okullarda etkinlikler mevcut öğretmenlerle, okulun imkânları içinde yürütülür. Araç üye listesini bu dağılıma göre denetler. Listeye ad girdiğinde danışman öğretmen, öğrenci ya da veli sayısı yönetmelikteki sayıdan farklıysa bir bilgi notu çıkar; örneğin "Öğrenci temsilcisi: yönetmelikte 2, listede 1." Not belgeyi engellemez, yalnız hatırlatır. Liste boşsa planda ve dağılım listesinde altı üye için boş imza yeri basılır.

Kurulun sekretarya işlerini okul müdürlüğü yürütür (m.6/7). Kurulun yaptığı iş ve işlemler öğretmenler kurulu toplantılarında değerlendirilir (m.6/8).

Sosyal etkinlikler kurulunun yıl içindeki görevleri

Kurul, ders yılında yapılacak sosyal etkinlikleri eylülden itibaren planlar ve yürütür (m.6/2). Yıl içinde değişen ihtiyaçlara göre yeni planlama yapabilir (m.6/3). Planlar ve kararlar müdür onayından sonra yürürlüğe girer (m.6/4). Araçtaki hazır plan bu görevleri aylara yerleştirir; her satırın sorumlusu "Sosyal Etkinlikler Kurulu" olarak gelir:

• Eylül: kurulun ilk toplantısı ve yıllık çalışma planının müdür onayına sunulması (m.6/2, m.14/2-b); belirli gün ve haftaların kulüplere ve uygulama düzeylerine dağıtılması (m.6/5, m.18/1); okul temelli sosyal etkinlik eylem planının e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü'ne işlenmesi.
• Ekim: kulüplerin yıllık çalışma planlarının (EK-7/b) incelenmesi ve üyeliklerin modüle işlenmesinin izlenmesi (m.8, m.16/g); toplum hizmeti çalışmalarının belirlenmesi (m.9); yıl içinde çıkarılacak dergi, gazete, duvar gazetesi gibi yayınların ve sayılarının belirlenmesi (m.12/2-c).
• Ocak: birinci dönemin değerlendirilmesi ve ikinci dönem için ek planlama (m.6/3).
• Haziran: sosyal etkinlik başarı belgesi verilecek öğrencilerin listesinin müdür onayına sunulması (m.6/9) ve yılın değerlendirmesinin öğretmenler kuruluna götürülmesi (m.6/8).

2026'da yayımlanan Okul Temelli Sosyal Etkinlikler Eylem Planı Kılavuzu, okul eylem planının 15–25 Eylül arasında modüle işlenmesini ister. Bu yüzden eylem planı satırı eylül ayındadır.

Sosyal etkinliklere katılan öğrencilere Sosyal Etkinlik Katılım Belgesi (EK-1), üstün gayret gösterenlere Başarı Belgesi (EK-2), katkı sağlayan öğretmen, veli ve kurumlara Teşekkür Belgesi (EK-3) verilir (m.7/3). Başarı belgesi listesini kurul belirler, müdür imzalar.

Belirli gün ve haftalar nasıl dağıtılır?

Belirli gün ve haftalar, yönetmeliğin EK-8 listesinden sene başı öğretmenler kurulunda seçilir (m.18/1-a). Kurul, seçilenlerin hangi öğrenci kulübüne verileceğini ve sınıf içi, sınıflar arası, okul düzeyinde ya da okul dışında mı yapılacağını planlar ve müdür onayına sunar (m.6/5, m.18/1-b).

Araç bu işi şöyle hızlandırır. Seçtiğin ders yılının bütün belirli gün ve haftaları tarihleriyle plana girer; her biri başladığı ayın satırlarına yerleşir. Her satıra bir sorumlu kulüp önerilir: bu öneri, sitenin kulüp etkinlik bankasında o günü kullanan ilk kulüptür. Kızılay Haftası için Kızılay Kulübü, Orman Haftası için Tabiat ve Yaşanabilir Çevre Kulübü gelir. Bankada karşılığı olmayan günlerde sorumlu alanı boş kalır ve aracın üstünde "… belirli gün ya da haftanın sorumlu kulübü boş" uyarısı görünür. Önerilen kulüp okulunda kurulu değilse sorumlu alanına yazarak değiştir; alan kulüp adlarını önerir.

Ulusal bayramlar okul düzeyinde törenle kutlandığı için Cumhuriyet Bayramı, Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı ve Gençlik ve Spor Bayramı satırlarında uygulama düzeyi "Okul düzeyi" olarak gelir. Bunların dışındaki bir gün ya da hafta tamamen ara tatile ya da derslerin başlamadığı günlere denk geliyorsa satırda "tatile denk geliyor; öncesinde ya da sonrasında yapılır" notu çıkar.

Hazır plan bir başlangıçtır. Öğretmenler kurulunda seçilmeyen günleri silmen, okula özgü etkinlikleri (kitap fuarı, bilim şenliği, mezuniyet töreni) eklemen gerekir. Kademe seçimi planı değiştirmez; tutanak gündemini etkiler.

EK-7/a yıllık çalışma planının düzeni

Plan A4 dikey sayfada basılır. Başlıkta okulun T.C. ve kaymakamlık başlığı, okul adı, ders yılı ve "EĞİTİM KURUMU SOSYAL ETKİNLİKLER YILLIK ÇALIŞMA PLANI" yazar. Tabloda her ay tek satırdır:

• TARİH sütununda ayın adı ve yılı ("EYLÜL 2026" gibi),
• AMAÇ sütununda o ayın satırlarındaki amaçlar madde imiyle, aynı amaç bir kez,
• YAPILACAK ETKİNLİKLER sütununda her etkinlik tarihi, adı, sorumlusu ve uygulama düzeyiyle.

Örnek bir etkinlik satırı şöyle basılır: "29 Ekim Cumhuriyet Bayramı (Sorumlu: Tarih ve Kültürel Miras Kulübü; Okul düzeyi)". Hiç satırı olmayan ay plana girmez. Tablonun altında kurul başkanı ve üyelerin imzası, onların altında "OLUR", onay tarihi, müdürün adı ve "Okul Müdürü" yer alır. Üye unvanları görevden üretilir: "Danışman Öğretmen (Kızılay Kulübü)", "Öğrenci Temsilcisi (8/B)", "Veli Temsilcisi".

Excel çıktısında plan satır satır iner: ay, tarih, amaç, etkinlik, sorumlu ve uygulama düzeyi sütunlarıyla. Kulüp danışmanlarına göndermek ya da süzmek için bu sürüm daha kullanışlıdır.

Belirli gün ve haftaların kulüp dağılım listesi

"Kulüp dağılımı" seçeneği, plandaki yalnız belirli gün ve hafta satırlarını tek bir çizelgede toplar: sıra numarası, belirli gün ya da hafta, tarih, sorumlu kulüp ve uygulama düzeyi. Çizelgenin üstünde dağılımın yönetmeliğin 6. maddesinin beşinci fıkrasına göre yapıldığını belirten bir cümle, altında yine kurul imzaları ve müdür onayı bulunur. Bu liste danışman öğretmenlere dağıtmak ve öğretmenler odası panosuna asmak için uygundur. Kulüpler kendi yıllık planlarını yazarken buradaki günleri esas alır; kulüp planı için sosyal kulüp yıllık planı aracını kullanabilirsin.

Sosyal etkinlikler kurulu toplantı tutanağı

Tutanak, okuldaki kurul ve komisyonların ortak tutanak düzenini kullanır. Hazır gündemde açılış ve yoklama, önceki kararların değerlendirilmesi, görev dağılımı ve çalışma takvimi, yıllık sosyal etkinlik planının hazırlanması, belirli gün ve haftaların kulüplere dağılımı, ilkokul, ortaokul ve lisede eylem planı ile Sosyal Etkinlik Modülü ve kapanış maddeleri gelir. Kurul üyeleri görev unvanlarıyla imza alanına yazılır; katılmayan üyenin unvanının yanında "(izinli)" gibi durumu görünür. Dokuz ve daha az üyede imzalar üçlü sıralar hâlinde, daha kalabalık listede çizelge olarak basılır. En altta müdürün "UYGUNDUR" onayı bulunur.

Sosyal etkinlikler kurulunda sık yapılan hatalar

• Planı eylülde yapıp yıl boyunca güncellememek. Yönetmelik yıl içinde yeni planlama yapılmasına izin verir; ikinci dönem başında gözden geçir.
• Belirli günleri kulüplere dağıtıp düzeyini yazmamak. Sınıf içi mi, okul düzeyinde mi yapılacağı belli olmazsa tören programı son haftaya kalır.
• Veli ve öğrenci üyeleri unutmak. Kurul yalnız öğretmenlerden oluşmaz.
• Müdür onayını almamak. Planlar ve kararlar onaydan sonra yürürlüğe girer.
• Belgeleri dosyalamamak. Toplum hizmeti çalışmaları, kararlar ve tutanaklar sosyal etkinlikler dosyasında saklanır (m.20).

Sıkça sorulan sorular

Sosyal etkinlikler kurulu ne zaman toplanır?

Yönetmelik kurulun eylülden itibaren planlama yapacağını söyler, toplantı sayısı vermez. Okullar genellikle eylülde, ikinci dönem başında ve haziranda toplanır; gerektiğinde ek toplantı yapılır.

EK-7/a ile EK-7/b farkı nedir?

EK-7/a okulun tamamının sosyal etkinlik planıdır ve kurul hazırlar. EK-7/b tek bir öğrenci kulübünün planıdır, danışman öğretmen öğrencilerle birlikte hazırlar ve müdür onayına sunar (m.16/g).

Önerilen kulüp okulumda yoksa ne yapmalıyım?

Sorumlu alanına okulundaki kulübün adını ya da sorumlu öğretmeni yaz. Öneri yalnız bir başlangıçtır.

Plan e-Okul'a nasıl girer?

Okul temelli eylem planı ve kulüp çalışmaları e-Okul Sosyal Etkinlik Modülü'ne işlenir. Araç belgeyi hazırlar, modüle kaydı okul yönetimi yapar.

Kurul tutanağı için ayrı araç var mı?

Bu araçta tutanak da var. Rehberlik yürütme komisyonu ya da eser inceleme kurulu gibi öteki kurullar için kurul ve komisyon toplantı tutanağı aracını kullan.

Kaynaklar: Millî Eğitim Bakanlığı Eğitim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği (Resmî Gazete 08.06.2017/30090; değişik 01.09.2018/30522, 12.09.2019/30886, 15.10.2020/31275) m.6, 7, 8, 9, 12, 14, 16, 18, 20 ve EK-7/a, mevzuat.gov.tr; Okul Temelli Sosyal Etkinlikler Eylem Planı Kılavuzu (2026).

İlgili araçlar: sosyal kulüp yıllık planı, kulüp toplantı tutanağı, kulüp faaliyet raporu, toplum hizmeti planı, belirli gün ve haftalar ve gezi planı ve veli izin belgesi. Kademene göre belgeler ilkokul, ortaokul ve lise sayfalarında.