- Görüşmeden önce öğrencinin transkriptine bak: tamamlanan AKTS, GANO, kaldığı dersler ve kaçıncı yarıyılda olduğu.
- Normal sürede bitirmek için dönem başına kaç AKTS gerektiğini hesapla; 30'u aşıyorsa ders yükünü birlikte planlayın.
- Azami süre yaklaşan ve GANO'su mezuniyet eşiğinin altındaki öğrenciyle daha sık görüş.
- Her görüşmeyi tarih, konu, karar ve yönlendirme ile kısa ve olgusal biçimde kaydet.
Akademik danışmanlık çoğu öğretim elemanı için ders kaydı haftasında onay düğmesine basmaktan ibaret kalıyor. Oysa danışman, öğrencinin okuldaki yolunu en iyi gören kişi. Hangi dersten kaldığını, kaç yarıyıl geride olduğunu, azami süresinin ne zaman dolacağını ilk fark edebilecek kişi o. Bu yazıda bir danışmanlık görüşmesinde nelere bakılacağını ve görüşmenin nasıl kayda geçirileceğini anlatıyorum. Öğrencinin akademik durumunu hesaplayıp görüşmeyi forma dökmek için aşağıdaki aracı kullanabilirsin.
Görüşmeden önce hazırlık
Öğrenci kapıyı çalmadan önce öğrenci bilgi sisteminden transkriptine bak. Dört bilgiyi not et:
- Kaçıncı yarıyılda olduğu (hazırlık sınıfı hariç).
- Tamamladığı AKTS ve programın mezuniyet AKTS'si.
- Genel not ortalaması (GANO).
- Kaldığı ya da devamsızlıktan başarısız olduğu dersler.
Bu dört bilgi görüşmenin yönünü belirler. Ders kaydı için gelen bir öğrencinin aslında iki yarıyıl geride olduğunu transkriptten görürsün; konuşma o zaman yalnız ders seçimiyle kalmaz.
AKTS ilerlemesini okumak
Bir yarıyılın olağan yükü 30 AKTS, bir akademik yılınki 60 AKTS'dir. 4 yıllık lisans programlarının çoğunda mezuniyet için 240, ön lisansta genellikle 120 AKTS gerekir. Programının değerini kendi müfredatından kontrol et.
Basit bir hesapla öğrencinin nerede olduğunu görürsün. 5. yarıyıldaki bir öğrencinin 30 AKTS planına göre 120 AKTS'si olmalı. 96 AKTS'si varsa 24 AKTS geride. Kalan 144 AKTS'yi içinde bulunduğu yarıyıl dahil 4 yarıyılda tamamlaması için dönem başına 36 AKTS alması gerekir. Bu, olağan yükün üstünde. Yönetmeliğin üst kredi sınırına izin verip vermediğine, öğrencinin GANO'sunun fazla ders almaya yetip yetmediğine bakmanız gerekir. Yetmiyorsa öğrenciye normal sürede bitiremeyeceğini açıkça söylemek ve gerçekçi bir plan yapmak daha doğrudur.
Azami süreyi unutma
2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu'na göre öğrenciler, bir yıllık yabancı dil hazırlığı hariç, 2 yıllık ön lisans programını en çok 4 yılda, 4 yıllık lisans programını 7 yılda, 5 yıllık programı 8 yılda, 6 yıllık programı 9 yılda tamamlamak zorundadır. Süre, öğrencinin kayıt yenileyip yenilemediğine bakılmadan işler.
Uzun süre okula ara vermiş bir öğrenci bunu çoğu zaman bilmez. Azami süresine birkaç yarıyıl kalmış bir öğrenciyle her dönem görüşmek, kalan derslerini hangi yarıyılda alacağını birlikte planlamak gerekir. Bu aşamada öğrenci işlerinin de bilgisine başvur; azami süre dolduktan sonraki ek sınav hakları yönetmelikten yönetmeliğe değişir.
Not ortalaması ve mezuniyet eşiği
Çoğu lisans yönetmeliğinde mezun olabilmek için GANO'nun en az 2,00 olması istenir, ama bu değer programdan programa değişebilir. Bütün derslerini geçmiş ama ortalaması eşiğin altında kalan öğrenci mezun olamaz. Bu öğrenciye notunu yükseltmek için hangi derslerden tekrar alabileceğini ve bunun ortalamasını nasıl etkileyeceğini göstermek işine yarar.
Görüşmede konuşulanlar
Danışmanlık görüşmelerinde en sık açılan konular şunlar:
- Ders kaydı, ders seçimi, ekleme ve bırakma.
- Kalınan dersler, devamsızlık ve not ortalaması.
- Staj, çift anadal, yandal, yatay geçiş ve değişim programları.
- Mezuniyet koşulları.
- Burs, barınma, kariyer planı.
- Kişisel ve sosyal sorunlar.
Son madde dikkat ister. Öğrenci bir derste neden başarısız olduğunu anlatırken aile ya da sağlık sorunlarından, maddi zorluklardan söz edebilir. Danışman psikolojik danışman değildir. Dinle, ama psikolojik destek gerektiğini düşünüyorsan öğrenciyi üniversitenin psikolojik danışma birimine yönlendir. Burs ve barınma için sağlık, kültür ve spor birimine, kayıt ve süre konuları için öğrenci işlerine, kariyer için kariyer merkezine yönlendirme yap.
Görüşmeyi kaydetmek
Her görüşmeden sonra birkaç satır yaz:
- Tarih ve görüşme şekli (yüz yüze, çevrim içi, telefon, e-posta).
- Konuşulan konular.
- Kısa, olgusal bir özet. Yargı değil gözlem: "Son iki dönemde üç dersten devamsızlıktan kaldı, yarı zamanlı çalışmaya başladığını söyledi."
- Üzerinde anlaşılan karar: hangi dersleri alacağı, kime başvuracağı.
- Varsa yönlendirildiği birim.
- Bir sonraki görüşme tarihi.
Bu kayıt, birkaç dönem sonra öğrencinin durumuna yeniden baktığında neyin konuşulduğunu, hangi kararın tutulup tutulmadığını gösterir. Danışman değiştiğinde de yeni danışmanın işini kolaylaştırır. Notlarda hassas bilgi olabileceği için formu öğrencinin danışman dosyasında sakla ve yalnız gerektiği kadar ayrıntı yaz.
Dönem başında bütün danışmanlık öğrencilerin için adı ve numarası yazılı boş formlar çıkarıp bir dosyada toplamak, yıl boyunca görüşmeleri elle not etmeyi kolaylaştırır.
Formun bölümleri, akademik durum hesabı ve uyarılar için akademik danışman görüşme formu sayfasına bakabilirsin. Öğrencinin ortalamasını ders notlarından hesaplamak için üniversite not ortalaması aracı işine yarar.
Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Akademik danışmanlık yönergeleri, kredi sınırları, mezuniyet koşulları ve öğrenim süresiyle ilgili ayrıntılar üniversiteden üniversiteye değişir; karar vermeden önce kendi yönetmeliğinden ve öğrenci işleri biriminden teyit et. Psikolojik destek gerektiren durumlarda öğrenciyi üniversitenin psikolojik danışma birimine yönlendir.
