- Mevzuatın dönem sonunda öğretmenden adıyla istediği rapor sınıf rehberlik çalışmaları raporudur: sınıf rehber öğretmeni her dönem sonunda müdüre sunar (Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği m.23/1-ı).
- Zümrenin izleme değerlendirme raporu ders yılı sonundaki zümre toplantısında hazırlanır (İlköğretim yönetmeliği m.35/5); dönem sonunda değil.
- Genel "öğretmen faaliyet raporu" için yönetmelik maddesi ya da Bakanlık formu yok; okul yönetimi ister.
- Birinci dönem sonunda toplantı yükü azdır; öğretmenler kurulu, zümre başkanları kurulu ve şube öğretmenler kurulu ikinci dönemin başında toplanır.
Dönem sonunda öğretmenden yönetmelikle istenen tek düzenli rapor, sınıf rehber öğretmeninin sınıf rehberlik çalışmaları raporudur. Zümre izleme değerlendirme raporu, ders yılı sonu kurul tutanakları ve ortaokuldaki EK-5 tutanağı yıl sonunun işidir. Okulların istediği genel dönem sonu faaliyet raporu ise mevzuatta adı geçmeyen, okul yönetiminin istediği bir özettir. Bu yazı hangi raporun hangi maddeye dayandığını, ne zaman ve kime verildiğini tek yerde topluyor.
Okul yönetimi genel bir faaliyet raporu istiyorsa dönem sonu faaliyet raporu aracıyla hazırlayabilirsin.
Mevzuatın adıyla istediği raporlar
Aşağıdaki tablo, dönem ya da yıl sonunda bir öğretmenin karşılaşabileceği belgeleri dayanaklarıyla birlikte sıralıyor.
| Belge | Kim hazırlar? | Ne zaman? | Dayanak |
|---|---|---|---|
| Sınıf rehberlik çalışmaları raporu | Sınıf rehber öğretmeni | Her dönem sonunda | Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği m.23/1-ı |
| Zümre izleme değerlendirme raporu | Zümre öğretmenler kurulu | Ders yılı sonundaki zümre toplantısında | Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.35/5 |
| Yıllık plandaki aksaklıkların raporu | Ders öğretmeni | Yönerge bir tarih vermez | Planlı Yürütülme Yönergesi m.10/1-ğ |
| EK-5 öğrenci kişisel değerlendirme tutanağı | Şube öğretmenler kurulu (ortaokul) | İkinci dönemin son haftası | İÖY m.31/2-b |
| Önleme, müdahale ve yönlendirme komisyonu faaliyet raporu | Komisyon (lise) | İkinci dönem sonunda | Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.59/A |
Bu listede birinci dönem sonuna bağlanan tek rapor sınıf rehberlik raporudur. Diğerleri ders yılı sonuna aittir. Yıllık plandaki aksaklıkların raporu okullarda ders kesim raporu adıyla istenir; yönerge ne zaman verileceğini söylemez, okullar dönem ya da yıl sonunda ister. Eksik kalan konunun sonrasını yıllık plan yetişmezse ne olur yazısında anlattım.
Sınıf rehber öğretmeninin yıl içindeki rapor takvimi
Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği'nin 23. maddesi sınıf rehber öğretmenine üç tarihli görev verir:
| Ne zaman? | Görev | Bent |
|---|---|---|
| En geç ekim ayının ikinci haftası | Sınıf rehberlik planını hazırlayıp müdüre onaylatmak, bir örneğini rehberlik servisine vermek | m.23/1-a |
| Her yıl kasım ayı içinde | Sınıftaki risk altındaki öğrencilere ait verilerin bir örneğini rehberlik servisine iletmek | m.23/1-d |
| Her dönem sonunda | Sınıfıyla yürüttüğü rehberlik çalışmalarının raporunu müdüre sunmak | m.23/1-ı |
Dönem sonu raporu ekimde onaylanan planın karşılığıdır: plandaki etkinliklerden hangileri uygulandı, hangileri uygulanamadı ve neden. Bu yüzden raporu yazarken önce planı açmak işi kısaltır. Raporu hazırlamak için sınıf rehberlik faaliyet raporu aracı var; yıl sonunda rapora neler girdiği sınıf rehberlik planı dönem sonu raporu yazısında ayrıca anlatılıyor.
Sınıf rehber öğretmenliği görevi olmayan öğretmenler için yönetmelik ayrı bir rapor öngörmez; bu öğretmenler gerektiğinde rehberlik servisinin planlamasına göre rehberlik çalışmalarına destek sağlar (m.24/1).
Birinci dönem sonu ile ders yılı sonu farkı
Kurulların toplanma zamanları, dönem sonunda neyin istenip neyin istenmeyeceğini belirler.
| Kurul | Toplanma zamanları | Dayanak |
|---|---|---|
| Öğretmenler kurulu | Ders yılı başlamadan önce, ikinci dönem başında, ders yılı sonunda | Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.9/4 |
| Zümre öğretmenler kurulu (ilköğretim) | Ders yılı başında, ortasında, sonunda ve ihtiyaç duyuldukça | İÖY m.35/3 |
| Zümre başkanları kurulu | Ders yılı başlamadan önce, ikinci dönem başında, ders yılı sonunda | Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.13 |
| Şube öğretmenler kurulu (ortaokul) | Birinci dönemin ikinci ayında, ikinci dönemin birinci ya da ikinci haftasında, ders yılı sonunda | İÖY m.36/2 |
Tablodan çıkan sonuç şu: birinci dönemin son haftasında kurul toplantısı yönetmelik takviminde yer almaz; kurullar ikinci dönemin başında toplanır. Ocakta istenen genel faaliyet raporunun bir kurul takvimine bağlı olmaması bu yüzden; teslim tarihini okul yönetimi belirler. Ders yılı sonunda ise bütün kurullar toplanır ve yönergeye göre ders yılı sonundaki toplantılarda yıl boyunca alınan kararlar ve sonuçları değerlendirilir.
Lisede önleme, müdahale ve yönlendirme komisyonu birinci ve ikinci dönem sonunda toplanır (OÖY m.59/A). Birinci dönem sonunda başarısızlık nedeniyle sınıf tekrarı riski olan öğrencileri belirler ve ikinci döneme yönelik zorunlu müdahale planı hazırlayıp müdürün onayına sunar. Sınıf rehber öğretmeni bu komisyonun üyesidir; yani lisede sınıf rehber öğretmeni için birinci dönem sonu, rehberlik raporuna ek olarak bu komisyon çalışmasını da içerir.
Okulun istediği ama mevzuatta adı geçmeyen raporlar
Okulların dönem sonunda sık istediği bazı belgelerin mevzuatta adı geçmez:
- Genel öğretmen faaliyet raporu.
- Ders kesim raporu (dayanağı yukarıda geçen yönerge hükmüdür ama belgenin adı ve formu yoktur).
- Kulüp danışman öğretmeninin dönem raporu. Eğitim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği danışman öğretmene çalışmaları ve öğrencilere verilen belgeleri e-Okul Sosyal Etkinlik Modülüne işleme ve yıllık çalışma planını (EK-7/b) hazırlatma görevi verir (m.16/1-e, g); ayrıca bir dönem sonu raporu saymaz.
Bu belgeler okul müdürünün istemesiyle hazırlanır. Biçimi de okula göre değişir; okulunun bir formu varsa onu kullan. Kulüp çalışmalarını belgelemek için kulüp faaliyet raporu aracı var.
Raporlar birbirini tekrar etmesin
Genel faaliyet raporu istendiğinde sınıf rehberlik raporunu, kulüp çalışmalarını ve zümre kararlarını faaliyet raporunun içine yeniden yazman gerekmez. Her biri için tek satırlık bir atıf yeterlidir:
Sınıf rehberlik çalışmaları raporu ayrıca sunulmuştur (planlanan 17 etkinliğin 15'i uygulandı).
Satranç Kulübü çalışmaları e-Okul Sosyal Etkinlik Modülüne işlenmiştir.
Sayılar örnektir. Bu atıflar faaliyet raporunu kısa tutar ve aynı bilginin iki belgede farklı sayılarla görünmesini önler. Faaliyet raporunun asıl yeri, başka hiçbir belgede görünmeyen işlerdir: yürüttüğün kurs, katıldığın hizmet içi eğitim, okul içi görevler.
İkinci dönem başındaki kurullara ne götürülür?
Birinci dönemin raporları asıl olarak ikinci dönem başındaki toplantılarda kullanılır. Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi şube öğretmenler kurulunun gündeminde öğrencilerin başarı durumlarının incelenmesi ve başarıyı artırıcı önlemler, kaynaştırma yoluyla eğitim alan öğrenciler için alınacak tedbirler ve kulüp ile sosyal sorumluluk çalışmaları gibi maddeler sayar (m.10/8). Öğretmenler kurulu gündeminde de öğrencilerin başarı, devam ve devamsızlık durumları, istenen başarı düzeyine ulaşamayan öğrencilerin yetiştirilmesi ve destekleme ve yetiştirme kursları yer alır (m.9/7).
Bu yüzden ocakta hazırladığın sınav analizleri, devamsızlık özeti ve rehberlik raporu şubat başındaki kurullarda doğrudan işine yarar. Sınav analizini toplu bilgiyle (sınıf ortalaması, kazanım bazında başarı) götürmek yeterlidir; öğrenci sıralaması gerekmez. Analiz için sınav analizi aracı var.
Ders yılı sonuna kalan işler
Haziranda öğretmenin elindeki belge sayısı artar. Yönetmelik ve yönergelere göre ders yılı sonunda:
- Zümre öğretmenler kurulu toplanır ve önceki zümre kararlarının izleme değerlendirme raporunu hazırlayıp okul müdürlüğüne sunar (İÖY m.35/5). Tutanağı hazırlamak için zümre tutanağı aracı var.
- Öğretmenler kurulu toplanır; tutanak, toplantıya katılmayanlar dahil ilgili bütün personel tarafından imzalanır ve okul yönetimince saklanır (Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.9/6).
- Ortaokulda şube öğretmenler kurulu, özürsüz 20 gün ve üzeri devamsızlık yapan ya da puan koşulunu sağlamayan öğrenciler için gerekçeli kararı EK-5 tutanağına yazar ve e-Okul'a işler (İÖY m.31/2-b).
- Yıllık planlar okul yönetiminin de katıldığı toplantıda değerlendirilir; görülen eksiklikler tutanakla belirlenir (Planlı Yürütülme Yönergesi m.12/1-d).
- Sınıf rehber öğretmeni ikinci dönem raporunu sunar (RPDY m.23/1-ı).
Haziranın bütün işleri için sene sonu öğretmen yapılacaklar yazısına bakabilirsin.
Raporu kime, nasıl teslim etmeli?
Yönetmelikle istenen raporların muhatabı okul müdürüdür: sınıf rehberlik raporu "eğitim kurumu müdürüne" sunulur, zümre izleme raporu "okul müdürlüğüne" sunulur. Teslim yolu (basılı, imzalı ya da elektronik) için mevzuatta bir kural yok; okul yönetiminin duyurusuna uy. Öğrenci adı içeren raporları ortak bir klasörde ya da mesajlaşma grubunda paylaşma; rehberlik raporunda risk altındaki öğrencilere dair ayrıntı bulunuyorsa bunu yalnız rehberlik servisiyle paylaş.
Kaynaklar: Millî Eğitim Bakanlığı Rehberlik ve Psikolojik Danışma Hizmetleri Yönetmeliği m.23, m.24 (mevzuat.gov.tr); Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği m.31, m.35, m.36 (mevzuat.gov.tr); Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.59/A; Eğitim Kurulları ve Zümreleri Yönergesi m.9, m.10, m.13 (mevzuat.meb.gov.tr); Eğitim Öğretim Çalışmalarının Planlı Yürütülmesine İlişkin Yönerge m.10, m.12; Eğitim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği m.16.
