Ambar İstek Belgesi

Ambar istek belgesi aracı, kurum ambarından malzeme istemek için kullanılan Taşınır İstek Belgesini kalem kalem doldurur ve "TAŞINIR İSTEK BELGESİ (AMBAR İSTEK BELGESİ)" başlıklı, imza blokları hazır bir PDF üretir. Kurumu, isteyen birimi, isteyen personeli, onaylayacak yetkiliyi ve istenen taşınırları yazarsın; araç kalem sayısını, toplam istenen miktarı ve kısmen verilen kalem sayısını özetler, eksik bıraktığın yerleri not olarak gösterir.

Belge kamu idarelerinde her ambar çıkışının başlangıcıdır. Kalemde toner bitti, yeni gelen personele masa ve sandalye gerekiyor, temizlik malzemesi tükendi: hepsinde ambar sorumlusu malzemeyi ancak imzalı bir istek belgesi karşılığında verir. Taşınır Mal Yönetmeliği belgeyi tanımlar ama kurumlar çoğu zaman kendi formunu kullanır; bu araç yönetmelikteki sütun düzenini ve imza sırasını esas alır.

Taşınır istek belgesi nedir, lüzum müzekkeresinden farkı ne?

Taşınır Mal Yönetmeliği m.10/1-c şöyle der: ambardan taşınır talep edildiğinde Taşınır İstek Belgesi düzenlenir ve talepte bulunanın onayını taşır. Kurumun iç imkânlarıyla yaptığı bakım ve onarımlarda açılan iş talep belgeleri de bu belgenin yerine geçer. Eski Ayniyat Talimatnamesi döneminde aynı iş "lüzum müzekkeresi" ile yapılırdı; yönetmeliğin 41 inci maddesinin ikinci fıkrası Ayniyat Talimatnamesine yapılan atıfları bu yönetmeliğe yapılmış sayar. Yani bugün ambardan malzeme çekmenin resmî belgesi Taşınır İstek Belgesidir.

İkisi arasındaki pratik fark şu: istek belgesi ambarda var olan malzemeyi çekmek içindir. Malzeme ambarda yoksa ve satın alınması ya da bir onarım hizmeti alınması gerekiyorsa ihtiyaç önce harcama yetkilisine bildirilir; bunun için lüzum müzekkeresi aracı var. Satın alınan malzeme ambara girdikten sonra yine bu istek belgesiyle çekilir.

Hangi taşınır nasıl çıkar?

Yönetmelik m.22/3 açık: Varlık İşlem Fişi düzenlenmeden hiçbir şekilde tüketim malzemesi çıkışı yapılamaz. Tüketim malzemelerinin çıkışı, zorunlu hâller dışında "ilk giren ilk çıkar" esasına göre ve giriş bedeli üzerinden kaydedilir (m.22/4). Bu kayıtları taşınır kayıt yetkilisi tutar; senin düzenlediğin istek belgesi o fişin dayanağıdır.

Ambar istek belgesi nasıl hazırlanır?

1. Kurum adını yaz (ör. Çankaya İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü). Belgenin başında "T.C." satırının altına büyük harfle basılır. İstersen harcama birimi ya da ambar adını da ekle; ayrı bir satır olarak başlığa girer.
2. Belge tarihini seç. Boş bırakırsan tarih yerine noktalı boşluk basılır, elle yazarsın. Belge numarası isteğe bağlıdır; kurum numara veriyorsa "Belge no" satırı olarak görünür.
3. Malzemeyi isteyen birimi yaz (ör. 3. Asliye Hukuk Mahkemesi Kalemi). "Kullanılacağı yer" alanı isteğe bağlıdır; doldurursan bilgi satırlarına eklenir.
4. İsteyen personelin adını ve unvanını, onaylayacak birim yetkilisinin adını ve unvanını gir. Taşınır kayıt yetkilisinin adı isteğe bağlıdır; boşsa teslim eden imza bloğu noktalı kalır.
5. İstenen taşınırlar tablosuna her kalemi ayrı satır olarak ekle: taşınır kodu, taşınırın adı, ölçü birimi, istenen miktar, verilen miktar ve açıklama. En çok 60 kalem girilir.
6. Gerekirse belge sonuna genel bir açıklama yaz.
7. Sonuç bölümündeki notları oku, PDF'i indir ve imzaya sun.

Taşınır kodunu bilmiyorsan boş bırak; belgede "-" basılır ve kodu taşınır kayıt yetkilisi doldurur. Ölçü birimi varsayılan olarak "adet"tir; kâğıt için "paket", toner için "adet", temizlik sıvısı için "litre" gibi değiştirebilirsin.

İstenen ve verilen sütunları

Tabloda iki miktar sütunu var. "İstenen" senin yazdığın miktardır. "Verilen" teslim sırasında taşınır kayıt yetkilisinin doldurduğu miktardır; aracın varsayılanı 0'dır ve 0 bırakılan kalemlerde bu sütun belgede boş kalır. Belgenin altındaki kapanış cümlesi de buna göre değişir:

• Hiçbir kalemde verilen miktar yazılmamışsa: "Verilen miktarlar teslim sırasında taşınır kayıt yetkilisince doldurulur."
• En az bir kalemde verilen miktar yazılmışsa: "Yukarıda yazılı taşınırlar "Verilen" sütunundaki miktarlarda teslim edilmiş ve teslim alınmıştır."

Araç, verilen miktarı 0'dan büyük ama istenenden küçük olan kalemleri "kısmen verilen" sayar ve sonuçta sayısını gösterir. Örnek: 10 paket kâğıt istedin, 6 verildi; bu kalem kısmen verilmiştir. Böyle bir kalem varsa araç açıklama sütununa nedenini (stokta yok, kısmi teslim) yazmanı hatırlatır. Verilen miktarın istenenle aynı olduğu ya da hiç yazılmadığı kalemler bu sayıma girmez.

Toplam istenen miktar bütün kalemlerin istenen değerlerinin toplamıdır; farklı birimlerdeki kalemler (5 paket + 3 adet) sayı olarak toplanır, bu yüzden yalnız kaba bir kontrol ölçüsüdür.

Belgede kimler imzalar?

Onaylayan birim yetkilisinin adını girmezsen araç uyarır: yönetmelik belgenin talepte bulunanın onayını taşımasını ister, imzasız istek belgesiyle çıkış yapılmaz. Taşınır kayıt yetkilisi, yönetmelik m.4'teki tanıma göre taşınırları teslim alan, ambarda muhafaza eden, kullanıcılarına teslim eden ve kayıtları tutan görevlidir; eski adı "taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi" idi (m.41/2).

Örnek belge

Aşağıdaki kurum, kişi ve kalemler uydurmadır.

T.C. ÇANKAYA İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ Destek Hizmetleri Şubesi Ambarı TAŞINIR İSTEK BELGESİ (AMBAR İSTEK BELGESİ)

Tarih: 27.10.2026 Belge no: 2026/118 İsteyen birim: Cumhuriyet İlkokulu Müdürlüğü Kullanılacağı yer: Okul idare odası ve sınıflar

Birimimizin ihtiyacı olan aşağıda yazılı taşınırların ambardan verilmesini rica ederim.

Yukarıda yazılı taşınırlar "Verilen" sütunundaki miktarlarda teslim edilmiş ve teslim alınmıştır.

Altında dört imza bloğu yer alır. Bu örnekte araç 3 kalem, toplam istenen 37 ve 1 kısmen verilen kalem gösterir.

Sık yapılan hatalar

• Dayanıklı taşınırı tüketim malzemesi gibi istemek. Bilgisayar, yazıcı ya da dolap verildiğinde ayrıca Taşınır Teslim Belgesi (eski adıyla zimmet) düzenlenir; ondan sonra o eşyadan sen sorumlusun.
• Ambarda olmayan malzemeyi istek belgesine yazmak. Satın alınması gereken malzeme için önce lüzum müzekkeresi ile ihtiyaç bildirilir; bilgi işlem donanımı için donanım talep formu kullanılır.
• Onay imzasını atlamak. Yönetmelik belgenin talepte bulunanın onayını taşımasını ister; imzasız belgeyle gelen istek ambarda bekler.
• Verilen sütununu isteyenin doldurması. Bu sütun teslim sırasında taşınır kayıt yetkilisine aittir; araçtaki alanı yalnız teslim sonrası belge düzenlerken kullan.
• Kalem adını boş bırakmak. Adı yazılmamış kalem belgede noktalı kalır; araç bunu uyarı olarak gösterir.
• Belgeyi resmî kayıt sanmak. Taşınır kaydı kurumun taşınır bilişim sisteminde tutulur; yönetmelik geçici m.1 bu sistemlerin yeni form şekline uyarlanmasını öngörür. Bu belge isteğin imzalı dayanağıdır.

Sonrası

İmzalı belgeyi ambara verdiğinde taşınır kayıt yetkilisi stoğa bakar, verilen miktarları yazar ve kayıt için Varlık İşlem Fişi düzenler. Tüketim malzemesini teslim alıp imzalarsın; iş biter. Dayanıklı taşınırda ayrıca Taşınır Teslim Belgesi imzalarsın ve eşya senin kullanımına kayıtlı olur; görevden ayrılırken ya da eşya değişirken bu kayıt kapatılır. Teslim aldığın malzemeyi başka bir birime ya da kişiye devrediyorsan teslim tesellüm belgesi düzenle. Yalnız kırtasiye ve temizlik gibi sarf malzemesi için daha kısa bir form istersen sarf malzeme teslim fişi aracına bak; yıl sonu sayımında ambar sayım tutanağı kullanılır.

Kurumunun kullandığı form şekli farklıysa (bazı idareler kendi kodlu formunu zorunlu tutar) bu belgeyi taslak olarak kullanıp resmî forma aktarabilirsin. Form şekilleri yönetmelik m.10/2'ye göre Hazine ve Maliye Bakanlığınca belirlenir ve Bakanlığın internet sitesinde yayımlanır.

Kaynaklar

• Taşınır Mal Yönetmeliği (Cumhurbaşkanı Kararı 9014), m.4, m.10, m.22, m.23, m.41
• Taşınır Mal Yönetmeliği, Resmî Gazete 10.10.2024, sayı 32688
• 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu
• Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü

Sıkça sorulan sorular

Ambar istek belgesi ile taşınır istek belgesi aynı şey mi?

Evet. Yönetmelikteki resmî ad Taşınır İstek Belgesidir; "ambar istek belgesi" ve "lüzum müzekkeresi" aynı belgenin uygulamada kullanılan eski adlarıdır. Araç başlığa iki adı birlikte yazar.

Taşınır kodunu nereden bulurum?

Taşınır kodu, Hazine ve Maliye Bakanlığının yayımladığı Taşınır Kod Listesinden gelir ve kurumun taşınır bilişim sisteminde her malzemenin yanında görünür. Bilmiyorsan alanı boş bırak; belgede "-" basılır ve taşınır kayıt yetkilisi teslimde doldurur.

Verilen sütununu ben mi dolduracağım?

Hayır. Verilen miktar teslim sırasında taşınır kayıt yetkilisince yazılır. Araçta 0 bırakırsan sütun belgede boş kalır ve belgenin altına bunun teslimde doldurulacağı yazılır. Teslimden sonra belgeyi yeniden düzenliyorsan verilen miktarları girebilirsin.

Bir belgede kaç kalem yazabilirim?

Bir belgeye en çok 60 kalem girilir. Çok farklı türde malzeme istiyorsan (kırtasiye ve bilgisayar gibi) ayrı belgeler düzenlemek ambar kaydını kolaylaştırır; dayanıklı taşınırlar için ayrıca Taşınır Teslim Belgesi düzenleneceğini unutma.

İstediğim malzeme ambarda yoksa ne olur?

Taşınır kayıt yetkilisi verilen sütununa 0 ya da eksik miktar yazar. Malzemenin satın alınması için ihtiyacın harcama yetkilisine bildirilmesi gerekir; bunun için lüzum müzekkeresi aracıyla gerekçeli bir ihtiyaç bildirimi hazırlayabilirsin.

Belgeyi kim onaylar?

İsteyen birimin yetkilisi, yani birim amiri. Yönetmelik m.10/1-c belgenin talepte bulunanın onayını taşımasını ister. Araçta onaylayan adını boş bırakırsan imzasız istek belgesiyle çıkış yapılmayacağını hatırlatan bir not görürsün.

Tüketim malzemesi ile dayanıklı taşınır arasında ne fark var?

Tüketim malzemesi kullanıldıkça biten kâğıt, toner, temizlik malzemesi gibi şeylerdir; Varlık İşlem Fişiyle ambardan çıkar ve kayıttan düşer. Dayanıklı taşınır bilgisayar, masa, dolap gibi uzun süre kullanılan eşyadır; kişiye Taşınır Teslim Belgesiyle verilir ve kaydı kullanıcının üzerinde kalır.

Belgeyi Word olarak da alabilir miyim?

Evet. Belgeyi yazdırabilir, PDF ya da Word (.docx) olarak indirebilirsin. Kurumun kendi kodlu formunu zorunlu tutuyorsa Word dosyasındaki kalemleri o forma aktarmak kolay olur.