- Mevzuatta "donanım talep formu" diye ayrı bir belge yok; bilgi işlem birimine verilen istek, uygun görülürse Taşınır İstek Belgesi ve Taşınır Teslim Belgesiyle sonuçlanır (Taşınır Mal Yönetmeliği m.10/1-c, m.23).
- Dört talep nedeni var: yeni personel / yeni iş yeri, mevcut cihaz arızalı, mevcut cihaz yetersiz / eskidi, ek ihtiyaç.
- Arıza ve eskime nedenlerinde değiştirilecek cihazın marka, model ve demirbaş numarası istenir; eski cihazın kayıttan düşülmesi bu numarayla yapılır.
- Formda talep eden, birim amiri (uygundur) ve bilgi işlem sorumlusu imzalar; bilgi işlem dört kutudan birini işaretler.
- E-imza kart okuyucu donanımdır, sertifika değildir; sertifika için kurumun e-imza başvurusu ayrıca yapılır.
Donanım talep formu aracı, bilgi işlem biriminden bilgisayar, monitör, yazıcı, tarayıcı ya da e-imza kart okuyucu istemek için "DONANIM TALEP FORMU" başlıklı belgeyi hazırlar. Talep nedenini seçersin, istediğin donanımı özellik ve adetle tabloya yazarsın; araç gerekçe paragrafını kurar, arıza ve eskime durumlarında eski cihazın bilgisini ister, altına bilgi işlemin dolduracağı değerlendirme satırını ve üç imza bloğunu koyar. Sonuçta toplam adet, talep nedeni ve eksik bıraktığın bilgiler için notlar görünür.
Form hem adliye, okul ve belediye gibi kamu kurumları hem de özel şirketlerdeki bilgi işlem birimleri için uygundur. Kamu kurumunda formun arkasında Taşınır Mal Yönetmeliği vardır: donanım ambardan verilecekse Taşınır İstek Belgesiyle istenir ve kişiye Taşınır Teslim Belgesiyle (eski adıyla zimmet) verilir; ambarda yoksa satın alma yoluna gidilir ve bunun için lüzum müzekkeresi düzenlenir.
Donanım talep formu nasıl hazırlanır?
- Kurum adını yaz; "T.C." altına büyük harfle basılır. Formun verileceği birimi (ör. Bilgi İşlem Müdürlüğü) yazarsan başlığın altına ayrı satır olarak eklenir.
- Tarihi seç. Boş bırakırsan noktalı boşluk basılır.
- Adını, unvanını ve çalıştığın birimi yaz. Oda / kat ve dahili telefon isteğe bağlıdır; doldurursan bilgi satırlarında "Oda / dahili" olarak birlikte görünür. Bilgi işlem cihazı kurmaya gelirken bu satıra bakar.
- Talep nedenini seç. Seçtiğin neden hem bilgi satırlarına hem de gerekçe cümlesine girer.
- Neden arıza ya da eskimeyse "Değiştirilecek cihaz" alanı açılır: marka, model ve demirbaş numarasını yaz. Neden arızaysa ayrıca "Arıza kayıt numarası" alanı açılır.
- İstenen donanım tablosunu doldur: donanım adı, istenen özellik ve adet. En çok 20 satır, her satırda 1 ile 999 arası adet. Varsayılan satır "Masaüstü bilgisayar"dır; değiştirebilirsin.
- İstersen ek gerekçe yaz; talep cümlesinin ardına eklenir.
- Birim amirinin adını ve unvanını gir. Bilgi işlem sorumlusunun adı forma yazılmaz, imza bloğu boş bırakılır.
- Notları oku, PDF ya da Word olarak indir, imzala ve bilgi işleme ver.
Talep nedenleri ve açılan alanlar
| Neden | Belgede yazılan | Açılan alan | Aracın notu |
|---|---|---|---|
| Yeni personel / yeni iş yeri | Yeni personel / yeni iş yeri | Yok | Genel not |
| Mevcut cihaz arızalı | Mevcut cihaz arızalı | Değiştirilecek cihaz, arıza kayıt numarası | İkisi de boşsa ayrı ayrı uyarır |
| Mevcut cihaz yetersiz / eskidi | Mevcut cihaz yetersiz / eskidi | Değiştirilecek cihaz | Boşsa uyarır |
| Ek ihtiyaç | Ek ihtiyaç | Yok | Genel not |
Arıza nedeninde araç önce bilgi işleme arıza kaydı açtırmanı önerir; kayıt numarası forma yazılınca bilgi işlem talebi mevcut kayıtla eşleştirir ve süreç hızlanır. Değiştirilecek cihazın demirbaş numarası ise ayrı bir sürecin anahtarıdır: eski cihaz senin üzerindeki Taşınır Teslim Belgesinden düşülecek, onarılamıyorsa hurdaya ayrılacaktır. Bu numara olmadan taşınır kayıt yetkilisi hangi cihazın değiştiğini bilemez. Hurdaya ayırma için hurdaya ayırma tutanağı aracı var.
Donanım adına "e-imza" ya da "kart okuyucu" yazarsan araç ek bir not düşer: e-imza sertifikası donanımdan ayrıdır. Kart okuyucu bilgi işlemden gelir, sertifika ise elektronik sertifika hizmet sağlayıcısına yapılan başvuruyla alınır; bunun için elektronik imza başvuru ve taahhütname formu kullanılır.
Formun gövdesi ne der?
Araç talebi tek bir paragrafa döker. Kalıbı şöyledir (birim, unvan ve cihaz bilgileri uydurmadır):
Ceza İnfaz Kurumu Yazı İşleri biriminde Zabıt Kâtibi olarak görev yapmaktayım. Mevcut cihaz arızalı nedeniyle aşağıda yazılı donanımın tarafıma verilmesini talep ediyorum. Cihaz açılış ekranında kalmakta, bilgi işlem onarımın ekonomik olmadığını bildirmiştir.
Son cümle "Ek gerekçe" alanından gelir; boş bırakırsan paragraf talep cümlesiyle biter. Değiştirilecek cihaz yazdıysan ikinci bir paragraf eklenir: "Değiştirilecek / iade edilecek cihaz: Casper Nirvana, demirbaş no 255.2.3/1187." Ardından tablo gelir:
| Sıra | Donanım | İstenen özellik | Adet |
|---|---|---|---|
| 1 | Masaüstü bilgisayar | En az 16 GB bellek, SSD, UYAP uyumlu | 1 |
| 2 | Monitör | 24 inç | 1 |
Tablonun altında bilgi işlemin dolduracağı satır basılır: "BİLGİ İŞLEM DEĞERLENDİRMESİ: ☐ Stoktan verilebilir ☐ Temin edilmesi gerekir ☐ Onarım yeterli ☐ Uygun görülmedi" ve bir açıklama çizgisi. Bu satırı sen doldurmazsın; bilgi işlem sorumlusu stoğa ve arızaya bakıp birini işaretler. Sonuç bölümünde toplam adet bu örnekte 2'dir.
Bilgi işlem ne yapar?
Birim amiri "uygundur" dedi mi?
Hayır: Form birime iade edilir; gerekçe tamamlanıp yeniden sunulabilir.
Evet:
Cihaz stokta var mı?
Evet: Taşınır İstek Belgesi düzenlenir, cihaz Taşınır Teslim Belgesiyle kullanıcıya verilir.
Hayır:
Onarım yeterli mi?
Evet: Arıza kaydı üzerinden onarım yapılır, talep kapanır.
Hayır: Satın alma için lüzum müzekkeresi düzenlenir; cihaz gelince teslim belgesi imzalanır.
Adliyelerde UYAP donanımı Adalet Bakanlığı bilgi işlem birimleri üzerinden dağıtılır; form komisyon ya da yazı işleri müdürlüğü aracılığıyla iletilir. Okullarda bilgi işlem görevi çoğu zaman ilçe millî eğitim müdürlüğündedir; form okul müdürü onayıyla ilçeye gider. Kurumundaki yolu bilmiyorsan formun verileceği birimi boş bırak, teslim ederken öğren.
Taşınır teslim belgesi ve sorumluluk
Yönetmelik m.23/1'e göre tesis, taşıt ve iş makinesi dışındaki dayanıklı taşınırlar Taşınır İstek Belgesiyle istenir ve ilgilisine Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verilir. m.23/5'e göre belgenin bir nüshası dosyada saklanır, biri sana verilir. Bilgisayar sana teslim edildiği andan itibaren onun korunmasından sorumlusun; görev değişikliğinde, ayrılırken ya da cihaz değişirken belge kapatılır. Bu yüzden eski cihazı iade etmeden yeni cihaz istemek iki cihazın da senin üzerinde görünmesine yol açar; formdaki "Değiştirilecek / iade edilecek cihaz" satırı bunu önler.
Cihaz bir başka personele devrediliyorsa teslim tesellüm belgesi düzenle. Arızalı cihazı servise verirken de aynı belge kullanılır.
Sık yapılan hatalar
- Arıza kaydı açtırmadan form vermek. Çoğu bilgi işlem birimi önce arıza kaydı ister; kayıt numarası olmayan form bekler.
- Eski cihazın demirbaş numarasını yazmamak. Numara olmadan eski cihaz zimmetinden düşülmez, yeni cihaz da verilse ikisi üzerinde kalır.
- Özellik yerine marka yazmak. "Dell" değil, "en az 16 GB bellek, SSD" yaz; kamu alımında marka belirtmek ihale mevzuatında sorunludur ve bilgi işlem stoğundaki uygun cihazı vermesini zorlaştırır.
- E-imza sertifikasını donanım sanmak. Kart okuyucu bilgi işlemden gelir; sertifika ayrı başvuruyla alınır.
- Birim amiri onayını atlamak. "Birim Amiri (Uygundur)" bloğu boşsa bilgi işlem talebi değerlendirmeye almaz.
- Adet alanına 0 yazmak. Araç 1'den küçük adedi kabul etmez; satırı gerekmiyorsa sil.
Kaynaklar
- Taşınır Mal Yönetmeliği (Cumhurbaşkanı Kararı 9014), m.10/1-c, m.23
- Taşınır Mal Yönetmeliği, Resmî Gazete 10.10.2024
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Sıkça sorulan sorular
Donanım talep formunun yasal dayanağı nedir?
Bilgi işlem donanımına özgü bir mevzuat yok. Kamu kurumunda formun arkasında Taşınır Mal Yönetmeliği çalışır: ambardaki donanım Taşınır İstek Belgesiyle istenir, kişiye Taşınır Teslim Belgesiyle verilir (m.23). Ambarda yoksa satın alma süreci başlar.
Arıza kayıt numarası ne işe yarar?
Bilgi işlem birimleri arızaları kayıt sistemiyle takip eder. Numara forma yazılınca talebin hangi arızaya bağlı olduğu belli olur, cihazın onarılıp onarılamayacağı kayıt üzerinden görülür ve talep hızlanır. Araç, arıza nedeninde numara boşsa bunu hatırlatır.
Eski cihazın demirbaş numarasını neden istiyor?
Eski cihaz senin Taşınır Teslim Belgende kayıtlıdır. Numara olmadan taşınır kayıt yetkilisi hangi cihazın iade edildiğini bilemez; cihaz üzerinde kalır, onarılamıyorsa hurdaya ayırma işlemi de başlayamaz. Numara cihazın üzerindeki etikette ya da taşınır sisteminde yazar.
Formu bilgi işlem sorumlusu mu dolduruyor?
Formu sen doldurur, birim amirin "uygundur" diye imzalar. Bilgi işlem sorumlusu "BİLGİ İŞLEM DEĞERLENDİRMESİ" satırındaki dört kutudan birini işaretler, açıklama yazar ve imzalar. Araç bu bloğu adsız bırakır.
İstediğim cihazın markasını yazabilir miyim?
Özellik yazmak daha doğru: bellek, disk türü, ekran boyutu, bağlantı türü. Kamu alımında marka belirtmek ihale mevzuatında sorun çıkarır; ayrıca bilgi işlem stoğundaki eşdeğer cihazı vermek isterse markaya takılmaz.
E-imza için bu form yeterli mi?
Kart okuyucu için yeterli; araç donanım adında "e-imza" ya da "kart okuyucu" görürse sertifikanın ayrı olduğunu hatırlatır. Nitelikli elektronik sertifika için kurumun e-imza başvuru sürecini ayrıca başlatman gerekir.
Yeni cihazı aldığımda ne imzalarım?
Taşınır Teslim Belgesi. Yönetmelik m.23/5'e göre bir nüshası dosyada kalır, biri sana verilir. Cihaz o andan itibaren senin sorumluluğundadır; görevden ayrılırken ya da cihaz değişirken belge kapatılır.
Formu özel şirkette kullanabilir miyim?
Evet. Taşınır Mal Yönetmeliği yalnız kamu idarelerini bağlar, ama formun alanları (talep nedeni, eski cihaz, özellik, adet, amir onayı, bilgi işlem değerlendirmesi) şirket bilgi işlem süreçleriyle aynıdır. Aracın yönetmelik notlarını şirkette dikkate almazsın.