Sarf Malzeme Teslim Fişi

Bu araç, bir birimin ambardan istediği tüketim malzemelerini ve ambarın verdiği miktarları tek sayfada gösteren "TÜKETİM MALZEMESİ İSTEK VE TESLİM FİŞİ"ni hazırlar. Kâğıt, toner, kalem, dosya, temizlik ürünleri gibi kullanıldıkça tükenen malzemeler bu fişin konusudur. Her kalem için taşınır kodu, malzemenin adı, ölçü birimi, istenen ve verilen miktar ile açıklama yazılır.

Fiş, bir birimin ne istediğini, amirin neyi onayladığını ve ambarın neyi verdiğini tek belgede birleştirir. Böylece "istenen ile verilen neden farklı" sorusunun cevabı da kayıtta kalır. Kamu kurumlarında asıl kayıt taşınır sistemindeki belgelerle tutulur; bu fiş, birimler arasındaki iç takip ve imza düzeni için kullanılır.

Sarf malzeme teslim fişi nasıl hazırlanır?

1. Kurum adı ve Ambar / harcama birimi alanlarını doldur.
2. Fiş tarihi ve istersen Fiş numarası gir.
3. Malzemeyi isteyen birim alanına birimin adını yaz. Bu ad bilgi satırlarında "İsteyen birim" olarak çıkar.
4. İsteyen / teslim alan kişi alanına malzemeyi isteyen ve teslim alacak kişinin adını yaz. Aynı ad hem "İsteyen" hem "Teslim Alan" imzasında kullanılır.
5. İsteği onaylayan birim yetkilisi alanına onay veren amirin adını yaz. Boş bırakırsan araç uyarır.
6. Teslim eden (taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi) alanına ambar görevlisinin adını yaz.
7. Malzemeler tablosuna her kalemi gir: taşınır kodu, malzemenin adı, ölçü birimi, istenen, verilen ve açıklama. En çok 50 kalem girilebilir.
8. İstenenden az verilen kalemlerin açıklama sütununa nedenini yaz (ör. stokta yok).
9. Gerekirse genel bir Açıklama ekle, fişi yazdır ve imzalat.

Hukuki dayanak

Kamu idarelerinde taşınırların edinilmesi, kullanılması ve kayıttan çıkarılması Taşınır Mal Yönetmeliği'nde düzenlenir (Bakanlar Kurulu Kararı 2006/11545; Resmî Gazete 18.01.2007, sayı 26407). Yönetmelik, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu'na dayanılarak çıkarılmıştır. Araç iki hükme dayanır:

Yönetmeliğin 2007 sonrası değişiklikleri bu çalışmada konsolide resmî metinden doğrulanamadı. Bu yüzden belge bir resmî örnek gibi değil, iç takip belgesi olarak tasarlandı. Kurumunun taşınır sisteminde düzenlenen Taşınır İstek Belgesi ve Taşınır İşlem Fişi resmî kayıttır; bu fiş onların yerine geçmez.

İstenen ve verilen miktar farkı

Tabloda istenen ve verilen ayrı sütunlardır. Araç verilen miktar istenenden azsa bunu sayar ve sonuçta "Eksik verilen kalem" olarak gösterir. Ayrıca "… kalemde istenen miktarın tamamı verilmedi; açıklama sütununa nedenini yazın" uyarısını verir.

Eksik vermenin yaygın nedenleri şunlardır:

• Ambarda yeterli stok yoktur; yeni alım beklenmektedir.
• Onaylayan amir miktarı azaltmıştır.
• Malzeme birden fazla birime dengeli dağıtılmaktadır.
• İstenen kalem tüketim malzemesi değil, dayanıklı taşınırdır ve zimmetle verilmelidir.

Son durum önemlidir: bilgisayar, sandalye, yazıcı gibi dayanıklı taşınırlar tüketim malzemesi gibi verilmez; zimmetle teslim edilir. Bunlar için teslim tesellüm belgesi ve kurumun zimmet işlemleri kullanılır.

Fişi düzenli tutmak için öneriler

Tüketim malzemesi küçük tutarlı ama çok sayıda hareket demektir. Fiş düzeni bozulursa yıl sonunda ambar sayımında açıklanamayan farklar çıkar. Şu alışkanlıklar işini kolaylaştırır:

• Fişleri numaralandır. Fiş numarası alanını boş bırakma; yıl ve sıra numarası kullan (ör. 2026/045).
• Toplu iste. Her gün küçük istek yerine haftalık ya da aylık toplu istek, hem ambarın hem birimin iş yükünü azaltır.
• Ölçü birimini sabit tut. Bir malzemeyi bazen "paket", bazen "adet" yazmak sayımda karışıklık yaratır; taşınır sistemindeki birimi kullan.
• İmzayı teslim anında al. Malzeme verildikten sonra imza almaya çalışmak, eksik imzalı fişlere yol açar.
• Nüshaları ayır. Ambarın nüshası ile birimin nüshasını ayrı klasörlerde, tarih sırasıyla sakla.

Birimde malzeme kullanımı beklenenden hızlıysa fişler bunu gösterir. Bu bilgi, bir sonraki yılın ihtiyaç planlamasında da kullanılabilir.

Muhatap ve teslim

Fiş bir makama hitap etmez. İsteyen birim fişi doldurur, birim yetkilisine onaylatır ve ambara götürür. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi malzemeyi verir, verilen miktarları yazar ve taşınır sisteminde çıkış kaydını yapar. Fişin bir nüshası ambarda, bir nüshası isteyen birimde kalabilir.

Gerekli ekler

Tüketim malzemesi isteğinde genellikle ek gerekmez. Şunlar işini kolaylaştırır:

• Malzemelerin taşınır kodları (ambardan ya da taşınır sisteminden öğrenilir)
• Toplu isteklerde birimin aylık ihtiyaç listesi
• Özel bir malzemede (ör. belirli bir yazıcının toneri) cihazın marka ve modeli

Örnek fiş

Bilgi satırlarında tarih, fiş numarası ve isteyen birim yer alır. Tablo şöyle görünür:

Kodlar örnektir; gerçek taşınır kodunu kurumunun taşınır kod listesine göre yaz. Tablonun altında "Yukarıda yazılı malzemeler istenmiş, verilen miktarlar eksiksiz teslim alınmıştır." cümlesi ve dört imza yer alır: İsteyen, Onaylayan (Birim Yetkilisi), Teslim Eden (Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi), Teslim Alan.

Sık yapılan hatalar

• Onaysız istek. Birim yetkilisinin onayı olmadan malzeme verilmemelidir.
• Taşınır İşlem Fişi düzenlememek. Kamu kurumunda fiş düzenlenmeden çıkış yapılamaz.
• Eksik verileni açıklamamak. Sonradan "neden eksik verildi" sorusunun cevabı kaybolur.
• Dayanıklı taşınırı sarf gibi vermek. Bilgisayar ya da mobilya zimmetle verilir.
• Kod yerine tahmin yazmak. Yanlış taşınır kodu sayım farklarına yol açar.

Sonrası

Çıkış kaydı yapılan malzeme ambar stoktan düşer. Yıl sonunda ya da taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi görevden ayrıldığında yapılan sayımda kayıtlarla ambardaki miktarlar karşılaştırılır; fiş düzeni ne kadar sağlamsa sayım farkı o kadar az çıkar. Sayım için ambar sayım tutanağı aracını kullanabilirsin. Malzeme alımı yapılacaksa teslim alınan malzemeler önce muayene ve kabul tutanağı ile kabul edilir. Durumuna özel sorular için kurumunun strateji geliştirme ya da taşınır kayıt birimine danış.

Kaynaklar

• Taşınır Mal Yönetmeliği (konsolide kopya)
• 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu

Sıkça sorulan sorular

Sarf malzeme ile demirbaş arasındaki fark nedir?

Sarf (tüketim) malzemesi kullanıldıkça tükenir: kâğıt, kalem, toner, temizlik ürünü gibi. Demirbaş ya da dayanıklı taşınır ise uzun süre kullanılır ve zimmetle verilir. Bu fiş yalnız tüketim malzemeleri içindir.

Bu fiş Taşınır İşlem Fişi yerine geçer mi?

Geçmez. Kamu idarelerinde tüketim malzemesi Taşınır İşlem Fişi ile çıkılır ve fiş düzenlenmeden çıkış yapılamaz (Taşınır Mal Yönetmeliği m.22). Bu belge iç takip ve imza içindir.

Fişi kimler imzalar?

Dört kişi imzalar: malzemeyi isteyen, isteği onaylayan birim yetkilisi, teslim eden taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi ve malzemeyi teslim alan. İsteyen ile teslim alan aynı kişi olduğu için araç aynı adı iki imzada kullanır.

İstenenden az malzeme verilirse ne yapılır?

Verilen sütununa gerçekte verilen miktarı, açıklama sütununa da nedenini yaz. Araç eksik verilen kalem sayısını gösterir ve açıklama yazmanı hatırlatır.

Taşınır kodunu nereden öğrenirim?

Kurumunun taşınır sisteminden ya da taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinden öğrenebilirsin. Kod alanı boş bırakılırsa tabloda "-" basılır, ama doğru kod sayım ve kayıt işlerini kolaylaştırır.

Özel şirketler bu fişi kullanabilir mi?

Kullanabilir. Taşınır Mal Yönetmeliği kamu idarelerine yöneliktir, ama istek, onay ve teslim düzeni bir şirket deposunda da işe yarar. Bu durumda "taşınır kodu" sütununa şirketin stok kodunu yazabilirsin.

Kaç kalem girebilirim?

Tabloya en çok 50 kalem girebilirsin. Daha uzun listelerde birden fazla fiş düzenleyip numaralandırabilirsin.

İsteyen kişi ile teslim alan farklı kişiler olabilir mi?

Araç, isteyen ve teslim alan için aynı alanı kullanır; bu yüzden iki imzada da aynı ad basılır. Malzemeyi başka bir personel teslim alacaksa fişi yazdırdıktan sonra "Teslim Alan" imzasının altına onun adını el ile yazabilir ya da açıklama alanında belirtebilirsin.