- "Lüzum müzekkeresi" mülga Ayniyat Talimatnamesi döneminin terimidir; ambardan istek için bugünkü resmî belge Taşınır İstek Belgesidir (Taşınır Mal Yönetmeliği m.10/1-c, m.41/2).
- Araç ihtiyacı gerekçesiyle harcama yetkilisine bildirir; üç temin şekli var: ambar mevcudundan, satın alarak, onarım ya da bakım hizmeti alarak.
- Satın alma ve hizmet alımında harcama talimatını harcama yetkilisi verir (5018 sayılı Kanun m.32); eşik değerlerin altında kalmak için alım kısımlara bölünemez (4734 sayılı Kanun m.5).
- Tahmini birim fiyat yalnız satın alma ve onarımda tabloya yazılır; yaklaşık maliyetin yerini tutmaz.
- Üç imza bloğu var: düzenleyen, birim amiri ve "UYGUNDUR" yazan harcama yetkilisi.
Lüzum müzekkeresi aracı, bir birimin malzeme ya da hizmet ihtiyacını gerekçesiyle birlikte harcama yetkilisine bildiren "LÜZUM MÜZEKKERESİ (İHTİYAÇ BİLDİRİMİ)" başlıklı belgeyi hazırlar. İhtiyacın nasıl karşılanacağını seçersin: ambar mevcudundan, ambarda yoksa satın alarak ya da onarım ve bakım hizmeti alarak. Kalemleri ad, özellik, birim ve miktarla girersin; satın alma ve onarımda tahmini birim fiyat da yazarsan araç tutarı ve toplamı hesaplar. Belgenin altında düzenleyen, birim amiri ve harcama yetkilisi için imza blokları yer alır.
Belge bir dilekçe değil, iç yazışmadır. Kalemdeki yazıcının toneri bitince, klimanın bakımı gelince ya da yeni personel için masa gerekince birim amiri ihtiyacı yazılı olarak bildirir; harcama yetkilisi "uygundur" derse malzeme ambardan verilir ya da satın alma süreci başlar. Adliyelerde, okullarda ve belediyelerde hâlâ bu adla kullanıldığı için araç eski adı korur, başlığa yeni adını ekler.
Lüzum müzekkeresi nedir, bugün hangi belgeye karşılık gelir?
"Müzekkere" bir üst makama yazılan yazıdır; "lüzum müzekkeresi" de bir şeyin gerekli olduğunu üst makama bildiren yazı. Terim, kamu malları 2006 öncesinde Ayniyat Talimatnamesiyle yönetilirken yerleşti. Taşınır Mal Yönetmeliği m.41/2, mevzuatta Ayniyat Talimatnamesine yapılan atıfların bu yönetmeliğe yapılmış sayılacağını söyler. Yönetmelik m.10/1-c'ye göre ambardan taşınır talep edildiğinde Taşınır İstek Belgesi düzenlenir ve talepte bulunanın onayını taşır.
Yani ambarda var olan malzemeyi çekmek istiyorsan resmî belge Taşınır İstek Belgesidir; onu ambar istek belgesi aracıyla hazırlarsın. Lüzum müzekkeresi aracı ise bir adım öncesi içindir: ihtiyacın neden doğduğunu, neyin, kaç adet ve hangi özellikte gerektiğini harcama yetkilisine anlatır. Ambar mevcudundan karşılanacaksa çıkış yine Varlık İşlem Fişiyle yapılır (m.22); satın alınacaksa belge satın alma sürecinin ilk kâğıdı olur.
Üç temin şekli
| Seçenek | Belgede temin şekli | Talep cümlesi | Fiyat sütunu |
|---|---|---|---|
| Ambar mevcudundan karşılanması | Ambar mevcudundan karşılanması | "aşağıda yazılı malzemelerin ambar mevcudundan karşılanması" | Basılmaz |
| Ambarda yoksa satın alınarak temin edilmesi | Ambarda yoksa satın alınarak temin edilmesi | "aşağıda yazılı malzemelerin ambarda bulunmaması hâlinde satın alınarak temin edilmesi" | Birim fiyat girildiyse basılır |
| Onarım / bakım hizmeti alınması | Onarım / bakım hizmeti alınması | "aşağıda yazılı onarım / bakım hizmetinin alınması" | Birim fiyat girildiyse basılır |
Seçtiğin temin şekli bilgi satırlarında "Temin şekli" olarak görünür ve talep paragrafının içine girer. Satın alma ya da hizmet seçtiğinde araç iki hatırlatma yazar: harcama talimatını harcama yetkilisi verir (5018 sayılı Kanun m.32) ve eşik değerlerin altında kalmak amacıyla mal veya hizmet alımları kısımlara bölünemez (4734 sayılı Kamu İhale Kanunu m.5). Yani aynı ihtiyacı üç ayrı müzekkereye bölerek doğrudan temin sınırının altında tutmak yasaktır.
Lüzum müzekkeresi nasıl hazırlanır?
- Kurum adını yaz; belgenin başına "T.C." altına büyük harfle basılır. Harcama birimi isteğe bağlıdır, ayrı satır olarak eklenir.
- Tarihi seç, varsa sayı yaz. Sayı girersen bilgi satırlarında "Sayı" olarak görünür.
- İhtiyacı olan birimi yaz (ör. 2. Ağır Ceza Mahkemesi Kalemi).
- "Nasıl karşılansın?" sorusunda üç seçenekten birini işaretle.
- İhtiyacın gerekçesini bir iki cümleyle yaz: "Kalemde kullanılan yazıcının toneri bitmiştir." gibi. Araç cümlenin sonundaki noktayı düzenler ve ardına talep cümlesini ekler. Gerekçe boşsa uyarı görürsün; ihtiyacın neden doğduğunu (arıza, yeni personel, tükenme) yazmak onayı kolaylaştırır.
- Acilse "Acil" anahtarını aç; başlığa "ACİL" eklenir.
- Kalemleri gir: adı, özelliği, birim, miktar ve satın alma ya da onarımda tahmini birim fiyat. En çok 60 kalem.
- Düzenleyeni ve unvanını, birim amirini ve unvanını yaz. Harcama yetkilisinin adı isteğe bağlıdır; boş kalırsa imza bloğunda unvan yerine tarih çizgisi basılır.
- Sonuçtaki kalem sayısını, temin şeklini ve tahmini toplamı kontrol et; PDF ya da Word indir.
Tahmini tutar nasıl hesaplanır?
Her kalem için tutar = miktar × tahmini birim fiyat. Araç bütün kalemlerin tutarını toplar ve sonuçta "Tahmini toplam" olarak gösterir. Tablo sütunu yalnız şu iki şart birlikte sağlanınca basılır: temin şekli ambar değil ve en az bir kalemde birim fiyat 0'dan büyük. O zaman tabloya "Tahmini tutar" sütunu ve en alta "TOPLAM" satırı eklenir; fiyatı girilmemiş kalemlerde "-" yazılır.
Örnek: satın alma seçildi, 2 adet toner 1.850 ₺'den ve 10 paket kâğıt 240 ₺'den yazıldı. Toner satırı 3.700,00 ₺, kâğıt satırı 2.400,00 ₺, toplam 6.100,00 ₺ olur. Ambar mevcudundan seçildiğinde aynı fiyatları girsen bile sütun basılmaz ve sonuçta tahmini toplam "-" görünür; ambardan çıkan malzeme için fiyat yazılmaz. Satın alma seçip hiç fiyat girmezsen araç tutar sütununun boş kalacağını hatırlatır.
Tahmini birim fiyat yalnız bilgi içindir. Kamu alımlarında yaklaşık maliyet, ihale mevzuatına göre ayrıca ve belgeli olarak hesaplanır; müzekkeredeki rakam onun yerine geçmez.
Belgede kimler imzalar?
| Blok | Kim | Not |
|---|---|---|
| Düzenleyen | İhtiyacı yazan personel | Ad ve unvan |
| Birim Amiri | İhtiyacı olan birimin amiri | İhtiyacı doğrular |
| UYGUNDUR (Harcama Yetkilisi) | Harcama biriminin en üst yöneticisi | Ad girilmezse tarih çizgisi basılır |
5018 sayılı Kanun m.31'e göre bütçeyle ödenek tahsis edilen her harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir; m.32'ye göre bütçeden harcama ancak harcama yetkilisinin harcama talimatıyla yapılır. Adliyelerde bu çoğunlukla Cumhuriyet başsavcısı ya da yetkilendirdiği kişidir, okullarda okul müdürü, ilçe müdürlüklerinde ilçe müdürü. Kurumundaki harcama yetkilisini bilmiyorsan mali işler ya da mutemetlik birimine sor.
Örnek belge
Kurum, kişiler ve fiyatlar uydurmadır.
T.C. ANKARA ADALET KOMİSYONU BAŞKANLIĞI LÜZUM MÜZEKKERESİ (İHTİYAÇ BİLDİRİMİ)
Tarih: 27.10.2026 İhtiyacı olan birim: 5. Asliye Ceza Mahkemesi Kalemi Temin şekli: Ambarda yoksa satın alınarak temin edilmesi
Kalemde kullanılan iki yazıcıdan birinin toneri bitmiş, diğerininki tükenmek üzeredir. Bu nedenle birimimizin ihtiyacı olan aşağıda yazılı malzemelerin ambarda bulunmaması hâlinde satın alınarak temin edilmesi hususunda gereğini arz ederim.
| Sıra | Malzemenin / hizmetin adı | Özelliği | Birim | Miktar | Tahmini tutar |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Lazer yazıcı toneri | HP 85A uyumlu, siyah | adet | 2 | 3.700,00 ₺ |
| 2 | Fotokopi kâğıdı | A4, 80 gr | paket | 10 | 2.400,00 ₺ |
| TOPLAM | 6.100,00 ₺ |
Altında "Düzenleyen", "Birim Amiri" ve "UYGUNDUR (Harcama Yetkilisi)" blokları yer alır. Araç bu örnekte 2 kalem, temin şekli "Ambarda yoksa satın alınarak temin edilmesi" ve tahmini toplam 6.100,00 ₺ gösterir.
Onaydan sonra ne olur?
Harcama yetkilisi uygun buldu mu?
Hayır: Gerekçe yazılıp birime iade edilir; eksik bilgiyle yeniden sunulabilir.
Evet:
Malzeme ambarda var mı?
Evet: Taşınır İstek Belgesi düzenlenir, Varlık İşlem Fişiyle ambardan çıkar.
Hayır: Satın alma ya da hizmet alımı süreci başlar; teslimde muayene ve kabul yapılır.
Ambardan karşılanacaksa harcama yetkilisinin onayıyla birlikte ambara gidersin; taşınır kayıt yetkilisi Taşınır İstek Belgesi karşılığında malzemeyi verir. Satın alınacaksa harcama yetkilisi gerçekleştirme görevlisini belirler, piyasa araştırması yapılır ve ihale mevzuatındaki usulle alım yapılır. Teknik özellik gerektiren alımlar için teknik şartname oluşturucu, teslimde muayene kabul tutanağı aracı var. Onarım hizmetinde arızanın önce tutanakla tespit edilmesi istenebilir; bunun için arıza tespit tutanağı kullanılır.
Sık yapılan hatalar
- Ambarda olan malzeme için müzekkere yazmak. Stokta bulunan malzeme doğrudan Taşınır İstek Belgesiyle çekilir; müzekkere süreci uzatır.
- Gerekçesiz bildirim. "Toner gerekli" yetmez; neden gerekli, kaç cihaz için, mevcut stok ne? Harcama yetkilisi kararını bu bilgiyle verir.
- Aynı ihtiyacı parçalara bölmek. 4734 sayılı Kanun m.5 eşik değerlerin altında kalmak amacıyla alımın kısımlara bölünmesini yasaklar; yıllık toner ihtiyacını aylık müzekkerelere bölmek bu yasağa girebilir.
- Özellik sütununu boş bırakmak. "Toner" yazıp modelini yazmazsan yanlış ürün alınabilir; araç boş özelliği "-" olarak basar.
- Tahmini fiyatı yaklaşık maliyet sanmak. Fiyat yalnız harcama yetkilisine büyüklük fikri verir.
- Ambar seçip fiyat girmek. Ambar mevcudundan karşılanacak malzeme için fiyat sütunu basılmaz; girdiğin rakam belgede görünmez.
Kaynaklar
- Taşınır Mal Yönetmeliği (Cumhurbaşkanı Kararı 9014), m.10, m.22, m.41
- 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu, m.31, m.32, m.33
- 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, m.5
- Taşınır Mal Yönetmeliği, Resmî Gazete 10.10.2024
Sıkça sorulan sorular
Lüzum müzekkeresi hâlâ geçerli bir belge mi?
Ad olarak mevzuatta yok; Taşınır Mal Yönetmeliği m.41/2 Ayniyat Talimatnamesine yapılan atıfları bu yönetmeliğe yapılmış sayar. Uygulamada birçok kurum ihtiyaç bildirimine bu adı vermeye devam ediyor. Araç başlığa "LÜZUM MÜZEKKERESİ (İHTİYAÇ BİLDİRİMİ)" yazar; ambardan çıkış için ayrıca Taşınır İstek Belgesi gerekir.
Lüzum müzekkeresi ile ambar istek belgesi arasındaki fark nedir?
Müzekkere ihtiyacı gerekçesiyle harcama yetkilisine bildirir ve nasıl karşılanacağını sorar. İstek belgesi ambarda var olan malzemeyi çekmek için taşınır kayıt yetkilisine verilir. Ambarda olmayan malzeme için önce müzekkere, satın alındıktan sonra istek belgesi düzenlenir.
Tahmini birim fiyatı nereden bulurum?
Daha önceki alım faturalarından, kurumun sözleşmeli tedarikçisinden ya da piyasa fiyatlarından. Rakam yalnız harcama yetkilisine büyüklük fikri vermek içindir; yaklaşık maliyet ihale mevzuatına göre ayrıca hesaplanır.
"Acil" anahtarı ne yapar?
Belgenin başlığına "ACİL" ibaresini ekler. Başka bir hukuki sonucu yok; harcama yetkilisinin önceliklendirmesine yardım eder. Gerçekten acil olmayan işte kullanmak sonraki gerçek acil bildirimlerin inandırıcılığını azaltır.
Harcama yetkilisi kimdir?
5018 sayılı Kanun m.31'e göre bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama biriminin en üst yöneticisi. Adliyede genelde Cumhuriyet başsavcısı ya da yetkilendirdiği kişi, okulda okul müdürü, ilçe müdürlüğünde ilçe müdürü. Emin değilsen mali işler birimine sor.
Onarım hizmeti için de bu belge kullanılır mı?
Evet. "Onarım / bakım hizmeti alınması" seçeneğinde talep cümlesi hizmete göre yazılır ve kalem tablosuna hizmetin adı, özelliği ve tahmini tutarı girilir. Arızanın tespitini ayrıca arıza tespit tutanağıyla belgelemen istenebilir.
Aynı ihtiyacı birkaç müzekkereye bölebilir miyim?
Eşik değerlerin altında kalmak amacıyla bölemezsin; 4734 sayılı Kanun m.5 bunu açıkça yasaklar. Farklı zamanlarda doğan gerçek ihtiyaçlar ayrı belgeyle bildirilebilir, ama yıllık ihtiyacı küçük parçalara bölmek denetimde sorun çıkarır.
Belgeyi kim imzalar, kim onaylar?
Düzenleyen personel ve birim amiri imzalar; harcama yetkilisi "UYGUNDUR" bloğunu imzalayarak onaylar. Harcama yetkilisinin adını girmezsen blokta ad yerine noktalı boşluk, unvan yerine tarih çizgisi basılır.