Görev Belgesi Talep Dilekçesi

Görev Belgesi Talep Dilekçesi aracı, kurumundan görev yaptığını gösteren bir belge istemek için vereceğin dilekçeyi yazar. Belgenin kullanılacağı amacı seçer, istersen verileceği yeri ve nüsha sayısını yazar, belgede göreve başlama tarihinin ve kadro derecesinin de yer almasını işaretlersin. Dilekçe PDF ve Word olarak iner.

Görev belgesi, bir kurumun "bu kişi bizde şu unvanla çalışıyor" demesidir. Eşinin tayin başvurusu, çocuğunun kreş kaydı, banka kredisi ya da vize başvurusu gibi işlerde karşı taraf bunu ister. Belge kurumun antetli kâğıdına yazılır ve yetkili tarafından imzalanır; senin yapacağın, kurumun ne yazacağını açıkça söyleyen bir dilekçe vermektir.

Görev belgesi ile hizmet cetveli aynı şey mi?

Değil. Görev belgesi bugünkü durumunu anlatır: görev yerin, kadro unvanın, istihdam türün, istersen göreve başlama tarihin ve kadro derecen. Hizmet cetveli (hizmet belgesi ya da hizmet dökümü) ise tüm hizmet geçmişini gösterir: hangi tarihte hangi kadroda, hangi derece ve kademede olduğun, izinlerin, varsa cezaların. Emeklilik, hizmet birleştirme ve nakil işlemlerinde hizmet cetveli; kreş, kredi, vize ve eş durumu için görev belgesi istenir. Araç sonuç bölümünde bu farkı not olarak hatırlatır; hizmet dökümü gerekiyorsa onu ayrıca iste.

Hangi amaçla istenir?

"Diğer" seçeneğinde kullanım amacı alanı açılır; boş bırakırsan araç uyarır, çünkü kurum belgeyi amaca göre düzenler. Vize için konsoloslukların çoğu belgede maaşı, işe giriş tarihini ve izin dönemini de ister; bunları açıklama alanına yazabilmen için "Diğer" seçeneğini kullanıp amacı ayrıntılı yazmak daha iyi olabilir.

Eş durumu seçeneğinde araç ayrıca şunu söyler: aile birliği naklinde eşin görev belgesi istenir ve birçok kurum belgede eşin görev yerinde atanma imkânı olup olmadığının da yazılmasını ister. Bu ibareyi kurumun kendiliğinden yazmaz; eşinin kurumunun istediği cümleyi öğrenip dilekçeye not düşmen gerekebilir. Eşin öğretmense ve nakil dilekçesini de hazırlayacaksan eş durumu tayini dilekçesi aracı var.

Belgede hangi bilgiler yer alır?

Araç dilekçeye, belgede "kurumunuzda görev yaptığımı, görev yerimi, kadro unvanımı, (göreve başlama tarihimi,) (kadro derecemi) ve istihdam türümü gösteren" ifadesini yazar. Parantez içindekiler iki anahtara bağlı:

• Göreve başlama tarihi yazılsın. Varsayılan açık. Kreş ve vize başvurularında genellikle istenir.
• Kadro derecesi yazılsın. Varsayılan kapalı. Kamu konutu ve bazı kredi başvurularında gerekir.

İstihdam türü üç seçenekten biridir ve dilekçenin ilk cümlesinde de geçer: kadrolu memur (657 sayılı Kanun m.4/A), sözleşmeli personel (657 sayılı Kanun m.4/B) ya da sürekli işçi. Belgeyi alacak kurum için bu fark önemli; örneğin sözleşmeli personelin eş durumu nakli memurunkinden farklı kurallara bağlıdır.

Nüsha sayısı 1 ile 5 arasında. İki ayrı kuruma vereceksen iki nüsha iste; fotokopi çoğu yerde kabul edilmez, ıslak imzalı asıl istenir.

Hukuki dayanak

657 sayılı Kanunda "görev belgesi" diye bir madde yok. Belge, kurumun senin hakkında tuttuğu özlük kaydından çıkarılan bir yazıdır. Bunu isteme hakkın iki yerden gelir:

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11: ilgili kişi, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme hakkına sahiptir. Kurum senin için veri sorumlusudur.
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun: kamu kurumlarına kendinle ilgili dilek ve şikâyetler için yazılı başvuru hakkı. Dilekçede ad, imza ve adres bulunur (m.4).

Belgenin mevzuatta açıkça adı geçen yeri Adalet Bakanlığı Memur Sınav, Atama ve Nakil Yönetmeliğinin 31 inci maddesi: aile birliği mazeretine dayalı nakil isteyen personelden "eşine ait görev belgesi" istenir (b-3). Başka kurumların nakil yönetmeliklerinde de benzer hüküm bulunur. Araç dilekçeye madde numarası yazmaz; görev belgesi talebi için kanun maddesi gerekmez, amacı yazmak yeter.

Dilekçe nasıl hazırlanır?

1. Adını, adresini, telefonunu, e-postanı ve T.C. kimlik numaranı yaz.
2. Kurumu yaz. Adliye personeli "Ankara Adalet Komisyonu Başkanlığı" yazar; hitap "ANKARA ADALET KOMİSYONU BAŞKANLIĞINA" olur. Başka kurumda hitap kurum adına göre kurulur (ör. "… KAYMAKAMLIĞINA", "… ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE").
3. Görev yaptığın birimi, unvanını ve isteğe bağlı sicil numaranı gir.
4. İstihdam türünü seç.
5. "Belge ne için?" sorusunu cevapla; "Diğer" seçtiysen amacı yaz.
6. Belgenin verileceği yeri istersen yaz. Araç kurum adına uygun eki kendisi getirir: "Milli Eğitim Bakanlığı'na verilmek üzere", "Ziraat Bankası'na verilmek üzere".
7. Nüsha sayısını seç; göreve başlama tarihi ve kadro derecesi anahtarlarını ayarla.
8. Dilekçe tarihini seç, PDF ya da Word indir ve imzala.

Ek alanı boş bırakılabilir; görev belgesi talebinde olağan bir ek yok. Eş durumu için eşinin kurumunun yazılı istek yazısı varsa onu ekleyebilirsin.

Muhatap ve teslim

Adalet komisyonlarınca atanan personel için belgeyi komisyon başkanlığı ya da onun adına yazı işleri müdürlüğü düzenler; dilekçe komisyon başkanlığına yazılır, birim amirin aracılığıyla ya da doğrudan komisyon kalemine verilir. Ceza infaz kurumu personeli kurum müdürlüğüne, Bakanlık merkez personeli kendi personel birimine verir. Başka kurumlarda muhatap personel ya da insan kaynakları birimidir.

Çoğu kurum belgeyi birkaç gün içinde hazırlar. Elden verirken kayıt tarihini al; vize ve okul kaydı gibi tarihe bağlı işlerde başvuruyu son güne bırakma. Bazı kurumlarda görev belgesi personel bilgi sisteminden ya da e-Devlet'ten de alınabiliyor; önce bunu sor, dilekçeye gerek kalmayabilir.

Örnek dilekçe

Ad, birim ve numaralar uydurmadır.

ANKARA ADALET KOMİSYONU BAŞKANLIĞINA

Konu: Görev belgesi talebi

Kurumunuzda (Ankara 5. Asliye Ceza Mahkemesi) Zabıt kâtibi olarak görev yapmaktayım (sicil no: 123456) ve kadrolu memur (657 s. K. m.4/A) olarak çalışmaktayım.

Eşimin aile birliği (eş durumu) tayini başvurusu için kurumunuzda görev yaptığımı, görev yerimi, kadro unvanımı, göreve başlama tarihimi ve istihdam türümü gösteren görev belgesinin 2 nüsha olarak tarafıma verilmesini saygılarımla arz ederim.

Altında adın, unvanın, imzan ve iletişim satırların yer alır. "Kadro derecesi yazılsın" anahtarını açarsan ikinci paragrafa "kadro derecemi" de eklenir; "Diğer" seçeneğinde ilk cümlenin başına senin yazdığın amaç gelir.

Sık yapılan hatalar

• Görev belgesi yerine hizmet cetveli istemek, ya da tersi. Karşı tarafın hangisini istediğini önce öğren.
• Amacı yazmamak. Kurum belgeyi amaca göre düzenler; "Diğer" seçeneğinde açıklama boşsa araç da uyarır.
• Eş durumu için gereken ibareyi sormamak. Eşinin kurumu "eşin görev yerinde atanma imkânı yoktur" gibi bir cümle istiyorsa bunu dilekçeye not düşmeden alınan belge geri dönebilir.
• Tek nüsha alıp fotokopi vermek. Asıl imzalı belge isteyen kurumlar için nüsha sayısını baştan doğru yaz.
• Vize için eksik içerik. Konsolosluklar çoğu zaman maaş, işe giriş tarihi ve izin süresini de ister; belge yalnız görev yerini gösteriyorsa yetmez.
• Yeşil pasaport için bu dilekçeyi kullanmak. Hususi pasaport talebi ayrı bir dilekçedir; yeşil pasaport dilekçesi aracına bak.

Sonrası

Belge hazırlanınca imzalı nüshaları alır, verileceği yere teslim edersin. Kurum belgeyi vermezse ya da geciktirirse yazılı gerekçe iste; KVKK m.13'e göre veri sorumlusu başvuruyu en geç 30 gün içinde sonuçlandırır. Kendi kurumun içinde nakil düşünüyorsan komisyon içi yer değişikliği dilekçesi, kamu konutu için lojman başvuru formu ayrı araçlar.

Kaynaklar

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11, m.13 (mevzuat.gov.tr)
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
• Adalet Bakanlığı Memur Sınav, Atama ve Nakil Yönetmeliği m.31
• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu m.4 (mevzuat.gov.tr)
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Sıkça sorulan sorular

Görev belgesi için dilekçe şart mı?

Birçok kurum sözlü istekle de düzenler; ama belgede ne yazacağını ve kaç nüsha gerektiğini yazılı bildirmek hem seni hem personel birimini korur. Bazı kurumlarda belge e-Devlet ya da personel bilgi sisteminden alınabiliyor; önce bunu sor.

Görev belgesini kim imzalar?

Kurumun yetkili amiri ya da onun adına personel biriminin yöneticisi. Adliyede komisyon başkanlığı ya da yazı işleri müdürlüğü düzenler. Belge antetli kâğıda yazılır, ıslak imza ve mühür taşır.

Eş durumu tayini için belgede ne yazmalı?

Görev yerin, unvanın, istihdam türün ve göreve başlama tarihin. Eşinin kurumu çoğu zaman eşinin senin görev yerine atanma imkânı olup olmadığına dair bir ibare de ister (Adalet Bakanlığı Atama Yönetmeliği m.31/b-3 ve benzeri hükümler). İstenen cümleyi eşinin kurumundan öğren.

Sözleşmeli personel de görev belgesi alabilir mi?

Evet. Araçta istihdam türü olarak sözleşmeli personel (4/B) ya da sürekli işçi seçersin; dilekçenin ilk cümlesi buna göre yazılır ve belge istihdam türünü gösterir.

Görev belgesi kaç gün geçerli?

Mevzuatta geçerlilik süresi yok; belgeyi isteyen kurum "son bir ay içinde alınmış" gibi bir şart koyabilir. Vize ve okul kayıtlarında yeni tarihli belge istenir; başvurudan kısa süre önce al.

Kurum belgeyi vermezse ne yapabilirim?

Yazılı gerekçe iste. Kendi verini öğrenme hakkın 6698 sayılı Kanun m.11'de yazılı ve veri sorumlusu başvuruyu en geç 30 gün içinde sonuçlandırır (m.13). Cevap gelmezse Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet yolu var.

Maaş bilgisi de görev belgesinde yazar mı?

Araç dilekçeye maaş satırı eklemez; görev belgesi olağan hâliyle maaş göstermez. Kredi ya da vize için maaş gerekiyorsa "Diğer" seçeneğinde amaç olarak bunu yaz ya da ayrıca maaş bordrosu al.