Kelebek Sınav Dağıtımı ve Oturma Planı

Kelebek sınav dağıtımı aracı, sınava girecek şubelerin öğrenci listelerini ve sınavın yapılacağı salonları alır, öğrencileri salonlara aynı şubeden iki kişi yan yana gelmeyecek şekilde yerleştirir. İstersen kuralı sıkılaştırıp önlü arkalı oturmayı da engelleyebilir ya da aynı sınıf düzeyinden iki öğrencinin yan yana gelmemesini isteyebilirsin. Sonuçta her salon için oturma planı, kapıya asılacak salon listesi, gözetmenin imzalatacağı yoklama listesi ve her şubenin kendi öğrencilerinin hangi salona gideceğini gösteren liste PDF, Word ve Excel olarak iner.

Kelebek sistemi, ortak sınav günlerinde kopyayı zorlaştırmak için öğrencilerin kendi sınıflarından çıkarılıp karışık oturtulmasıdır. Bakanlığın bunun için yayımladığı bir form ya da zorunlu bir düzen yok; ortak yazılı sınavların uygulanmasında okul müdürlüğünün aldığı tedbirlerden biri. Bu yüzden okuldan okula değişen yerleşimler görürsün. Araç en yaygın biçimi uygular ve kuralı açıkça yazar.

Kelebek oturma planı nasıl hazırlanır?

1. Sınavı yaz. Sınavın adını (ör. "1. Dönem Matematik Ortak Sınavı"), tarihini ve saatini gir. Bu bilgiler bütün listelerin başlığına basılır.
2. Şubeleri ekle. Her şubenin adını yaz ve listesini e-Okul'dan ya da Excel'den yapıştır. Daha önce kaydettiğin sınıf listelerini "Kayıtlı sınıf" seçicisinden tek tek açabilirsin.
3. Salonları gir. Her salonun adını, tahtadan arkaya doğru kaç sıra olduğunu, bir sırada kaç masa bulunduğunu ve masaların ikili mi tekli mi olduğunu yaz. "Her şubenin sınıfını salon olarak ekle" düğmesi, şubelerin kendi sınıflarını altı sıra, üç ikili masa düzeniyle salon listesine koyar; sonra ölçüleri düzeltirsin.
4. Kuralı seç. Aynı şubeden mi, aynı sınıf düzeyinden mi iki öğrencinin yan yana oturmayacağını ve önlü arkalı oturmanın da engellenip engellenmeyeceğini işaretle.
5. Planı al. Önizlemede ilk salonun planı görünür. Yazdır, PDF, Word ya da Excel düğmeleriyle indir. Dağılımı beğenmezsen "Yeniden dağıt" ile başka bir yerleşim üret.

Kelebek dağıtımında hangi kural uygulanıyor?

Varsayılan kural şu: aynı şubeden iki öğrenci aynı masada ya da yan yana iki koltukta oturmaz. "Önlü arkalı da oturmasın" seçeneği açıkken aynı şubeden iki öğrenci aynı sütunda arka arkaya da gelmez. Çapraz komşuluk engellenmez; çoğu sınıfta bu, dama tahtası düzeninin doğal sonucudur.

Kuralı "aynı sınıf düzeyi" yaparsan 9/A ile 9/B'den iki öğrenci de yan yana oturamaz. Bu düzen, farklı sınıf düzeylerinin aynı saatte farklı derslerden sınava girdiği kelebek uygulamasıdır: 9. sınıfın matematik sınavına giren öğrencinin yanında 10. sınıfın kimya sınavına giren biri oturur. Aynı sorulara bakan iki öğrenci yan yana gelmediği için kopya riski daha da düşer.

Öğrenciler salonlara nasıl paylaştırılıyor?

Dağıtım üç adımda yapılır.

Önce salonlara düşecek öğrenci sayısı belirlenir. Toplam öğrenci, salonların koltuk sayısıyla orantılı olarak paylaştırılır. 114 öğrenci ve 36, 36, 36, 40 koltuklu dört salon varsa salonlara 28, 28, 27 ve 31 öğrenci düşer. Böylece boş koltuklar son salonda toplanmaz, her salona yayılır. Boş koltuk, iki öğrenci arasında ayırıcı olduğu için işe yarar.

Sonra her şube salonlara aynı oranla dağıtılır. 30 kişilik bir şube dört salona yedi-sekiz kişilik gruplar hâlinde girer. Her salonda bütün şubelerden öğrenci olur; hiçbir salon tek şubenin sınıfına dönüşmez.

En son salonun içinde koltuklar doldurulur. Koltuklar dama tahtası gibi iki renge ayrılır: satır ve sütun numaralarının toplamı çift olanlar bir renk, tek olanlar öbür renk. Aynı renkteki iki koltuk hiçbir zaman yan yana ya da önlü arkalı değildir. Şubeler bu iki renge bölüştürülür; bir şubenin bütün öğrencileri tek renkteyse o şubeden iki öğrencinin yan yana gelmesi imkânsız olur. Bir renk içinde şubeler sırayla dağıtılır (A, B, C, A, B, C), böylece her sırada farklı şubeler görünür. Bölüştürmede en fazla bir şube iki renge bölünür; o şubenin iki parçası salonun iki ucuna, biri arka sıralara, öbürü ön sıralara konur.

Plan ne zaman tam temiz çıkmaz?

Bir salondaki öğrencilerin yarısından fazlası tek şubedense dama tahtası düzeni yetmez: o şubenin öğrencileri renklerden birine sığmaz. Araç bu durumda boş koltukları ayırıcı olarak kullanır ve bir onarım adımıyla koltukları yer değiştirerek çakışmayı azaltır. Yine de kalan bir çakışma varsa onu saklamaz: planda ilgili koltuk "*" ile işaretlenir ve belgenin başında kaç yerde aynı şubeden iki öğrencinin yan yana kaldığı yazılır. Bu durumda bir salon eklemek ya da salonların sıra sayısını artırmak sorunu çözer.

Koltuk sayısı öğrenci sayısından azsa fazla öğrenciler en kalabalık şubelerin sonundan ayrılır ve "yerleşemeyen öğrenciler" olarak adlarıyla listelenir. Hiçbir öğrenci sessizce düşmez.

Örnek ortak sınavda salon dağılımı

Kurgusal bir ortaokulda 7. sınıfın dört şubesi (28, 30, 27 ve 29 öğrenci) matematik ortak sınavına giriyor. Üç sınıf altı sıra, üç ikili masa düzeninde (36 koltuk), fen laboratuvarı beş sıra, dört ikili masa düzeninde (40 koltuk):

Yan yana ve önlü arkalı kuralıyla bu dağılımda aynı şubeden iki öğrencinin komşu olduğu hiçbir koltuk kalmaz. Her salonda dört şubenin öğrencileri bulunur; boş koltuklar salonların arka sıralarına yayılır.

Oturma planı, kapı listesi ve yoklama listesi

Belgede dört bölüm var; her birini ayrı açıp kapatabilirsin.

• Salon oturma planı: tahta ve öğretmen masası üstte olacak şekilde sıra sıra, masa masa çizilir. Her koltukta koltuk numarası, öğrencinin numarası, adı ve şubesi yazar. Gözetmen sınava başlamadan önce öğrencileri bu plana göre oturtur.
• Salon kapı listesi: salonun kapısına asılır. Öğrenciler şube ve numara sırasıyla listelenir, yanlarında koltuk numarası durur. Öğrenci kapıda adını bulur, koltuğuna gider.
• Salon yoklama listesi: gözetmenin elindeki imza listesi. Sınava girmeyen öğrenci "Girmedi" sütununda işaretlenir, girenler imza atar. Altında gözetmen imzaları var.
• Şube salon listesi: her şubenin sınıfına asılır. Öğrenci kendi numarasının karşısında hangi salona, hangi koltuğa gideceğini görür.

Excel dosyasında bütün öğrenciler tek sayfada (salon, koltuk, yeri, numara, ad, şube) ve şube sırasıyla ikinci sayfada durur; her salonun oturma planı da ayrı bir sayfadır. Süzgeçle bir şubeyi ya da bir salonu ayırabilirsin.

Sınav salonlarında gözetmen sayısı

Yazılı sınavlar için ulusal bir gözetmen oranı belirlenmemiştir; okul müdürlüğü her salona bir ya da iki gözetmen öğretmen görevlendirir. Sorumluluk sınavlarında kural farklı: Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.58/2-b'ye göre öğrenci sayısı otuzu aşarsa ya da sınav birden fazla salonda yapılırsa her salona ayrıca bir gözcü daha verilir. Araç bir salonda 30'dan fazla öğrenci varsa ikinci gözetmenin imza yerini kendiliğinden açar; adını salon satırına yazabilirsin. Sorumluluk sınavlarının komisyon ve gözcü hesabı için sorumluluk sınavı programı aracını kullan.

Kelebek dağıtımında dağıtım kodu ne işe yarar?

Dağıtım kodu, şube içindeki karıştırmanın ve eşitlik durumlarının tohumudur. Aynı şubeler, aynı salonlar ve aynı kodla araç her zaman aynı planı üretir. Bir öğrenci itiraz ettiğinde ya da planı yeniden yazdırman gerektiğinde kodu girersen birebir aynı yerleşimi alırsın. Şube içinde "numara sırası"nı seçersen öğrenciler numara sırasıyla dağıtılır, kod yalnız eşitlikleri bozar.

Oturma planındaki öğrenci verisi

Planda öğrenci adları ve numaraları bulunur. Varsayılan ayarda yazdıkların sayfa açıkken durur; sayfayı kapattığında silinir. Planı sonra devam etmek için tutmak istersen sayfanın üstündeki kartta "Bu cihazda sakla" seçeneğini açabilir ya da çalışmayı dosya olarak indirip sonra geri yükleyebilirsin. Ortak kullanılan bir bilgisayarda bu seçeneği kapalı bırak. Kapı listesini koridora asarken yalnız numara ve ad yazdığını, başka bilgi eklemediğini kontrol et.

Sıkça sorulan sorular

Kelebek sistemi zorunlu mu?

Hayır. Bakanlığın kelebek düzenini zorunlu kılan bir maddesi yok. Ortak yazılı sınavlarda sınav güvenliği için okul müdürlüğünün aldığı bir tedbir olarak uygulanır; il ya da ilçe ortak sınavlarında ayrıca yazı gelebilir.

Öğrenci sayısı salonlardan fazlaysa ne olur?

Koltuk yetmezse araç fazla öğrencileri yerleştirmez ve adlarıyla "yerleşemeyen öğrenciler" olarak gösterir. Salon ya da sıra ekleyince hepsi yerleşir.

Kaynaştırma öğrencisini ayrı salona alabilir miyim?

Ayrı salonda sınava girecek öğrenciyi şube listesinden çıkar ve onun için ayrı bir salon planı yap ya da kapı listesine elle ekle. Araç öğrenci bazında özel koltuk ataması yapmaz.

Ön sıraya gözlüklü ya da kısa boylu öğrenci oturtabilir miyim?

Dağıtım otomatiktir. Bir öğrencinin yerini değiştirmek gerekirse Word çıktısında iki koltuğu yer değiştirebilirsin; yan yana aynı şubeden iki öğrenci getirmemeye dikkat et.

Tek sıralı masalarda kural nasıl işler?

Tekli sırada her öğrenci ayrı masada oturur ve yanındaki masa "yan koltuk" sayılır. Aynı şubeden iki öğrenci yan yana iki tekli masaya da konmaz.

Farklı sınavlara giren sınıfları aynı salona koyabilir miyim?

Evet; kuralı "aynı sınıf düzeyi" yap. Örneğin 9 ve 10. sınıflar aynı saatte farklı derslerden sınava giriyorsa araç 9. sınıf öğrencilerini 10. sınıf öğrencileriyle karışık oturtur.

Kaynaklar: Millî Eğitim Bakanlığı Ölçme ve Değerlendirme Yönetmeliği (RG 09.09.2023/32304) m.5/1-ç (sınav tedbirlerinin okul müdürlüğünce alınması) ve m.5/1-d (ortak yazılı sınav); Ortaöğretim Kurumları Yönetmeliği m.45/1-a ve m.58/2-b (mevzuat.gov.tr).

Sınavın tarihini planlamak için yazılı sınav takvimi, sınav sonrası için sınav analizi araçlarına bakabilirsin. Şube listelerini bir kez kaydetmek için sınıf listesi aracını kullan. Kademene göre bütün belgeler ortaokul ve lise sayfalarında, türüne göre öğretmen evrakları sayfasında.