- Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur; ancak resmî şekle tabi işlemler ve bazı teminat sözleşmeleri e-imzayla yapılamaz (5070 sayılı Kanun m.5).
- Nitelikli elektronik sertifikayı yalnız Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunca yetkilendirilmiş elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları verir (m.8).
- Sağlayıcı, başvuranın kimliğini resmî belgeyle doğrular (m.10/b).
- Kurum adına hareket yetkisi sertifikaya yazılacaksa bu yetkiyi gösteren belge istenir (m.9/g, m.10/c).
Bu araç, nitelikli elektronik sertifika (halk arasında "e-imza") başvurusu için bir başvuru dilekçesi ve taahhütname hazırlar. Kamu kurumlarında personele e-imza verilmeden önce genellikle personelin imzalı bir talep ve taahhüt yazısı istenir; bireysel başvuruda da başvurunun yazılı bir kaydı işe yarar. Belge, başvuranın kimlik ve iletişim bilgilerini, sertifika türünü, varsa sağlayıcı adını ve beş maddelik taahhüdü içerir.
Taahhütname, e-imzanın neden ciddi bir araç olduğunu başvurana hatırlatır: e-imza ile atılan imza, ıslak imzanın yerine geçer. İmza aracını (akıllı kart, USB anahtar) ve şifresini başkasına vermek, onun adınıza hukuki işlem yapmasına kapı açar. Bu nedenle taahhüt maddeleri doğrudan kanundaki yükümlülüklerden türetildi.
E-imza taahhütnamesi nasıl hazırlanır?
- Adı soyadı, T.C. kimlik no, Adres, Telefon ve E-posta alanlarını doldur.
- Başvuru tarihi alanına tarihi gir.
- Başvuru şekli alanından "Kurum adına (görev gereği)" ya da "Bireysel" seç.
- Kurum adına başvuruda Kurum adı alanı açılır (ör. Bilgi İşlem Müdürlüğü). Bu ad belgenin muhatabı olur.
- İstersen Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı alanına sertifikayı verecek yetkili sağlayıcının adını yaz. Bireysel başvuruda muhatap bu sağlayıcı olur.
- Görev unvanı ve Sicil numarası alanlarını (isteğe bağlı) doldur.
- Kullanım amacı alanına sertifikayı ne için kullanacağını yaz (ör. EBYS'de resmî yazı imzalama).
- Ekler alanına nüfus cüzdanı örneği ya da görev belgesi gibi ekleri yaz. Gerekirse Ek açıklama ekle ve belgeyi yazdır.
Hukuki dayanak
E-imzanın temel kuralları 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'ndadır. Araç şu maddelere dayanır:
| Madde | Konu | Belgedeki karşılığı |
|---|---|---|
| m.5 | Güvenli elektronik imzanın hukuki sonucu ve istisnaları | 1. taahhüt maddesi ve uyarı notu |
| m.8 | Sertifika hizmet sağlayıcılarının yetkilendirilmesi | Sağlayıcı uyarısı |
| m.9/g | Sertifikada başkası adına hareket yetkisinin yer alması | Kurum adına başvuru uyarısı |
| m.10/b | Başvuranın kimliğinin doğrulanması | Sağlayıcı uyarısı |
| m.10/c | Başkası adına hareket yetkisinin belgelenmesi | Kurum adına başvuru uyarısı |
| m.11 | Sertifikanın iptali | 3. taahhüt maddesi |
m.5'e göre güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Ancak kanunların resmî şekle ya da özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ve bazı teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imzayla yapılamaz. Araç bu istisnayı uyarı olarak gösterir.
Bu araçta özellikle yazılmayan bilgiler de var: Kamu Sertifikasyon Merkezi ya da başka sağlayıcıların adları ve sertifika süresi. Süreyi sağlayıcı belirler; sağlayıcı adını sen yazarsın.
Taahhüt maddeleri
Belgede başvuran şu beş maddeyi kabul eder:
- Elektronik imzasının elle atılan imzasıyla aynı hukuki sonucu doğurduğunu bildiğini,
- İmza oluşturma verisini (özel anahtar), bulunduğu aracı (akıllı kart, USB anahtar) ve şifresini kimseye vermeyeceğini ve başkasına kullandırmayacağını,
- İmza aracının kaybolması, çalınması ya da şifresinin başkasınca öğrenildiğinden şüphelenmesi hâlinde sertifikanın iptali için derhâl sağlayıcıya ve kurumuna bildirimde bulunacağını,
- Sertifikadaki bilgilerinin değişmesi ya da kurumdaki görevinin sona ermesi hâlinde durumu gecikmeksizin bildireceğini,
- Elektronik imzasını yalnız yetkili olduğu işlemlerde kullanacağını.
Elektronik imza ile ilgili temel kavramlar
Formu doldururken karşına çıkan terimlerin anlamı şöyledir:
- Nitelikli elektronik sertifika: Kimliğinin yetkili bir sağlayıcı tarafından doğrulandığını gösteren ve güvenli elektronik imza atmanı sağlayan sertifikadır. Halk arasında "e-imza" denen şey budur.
- İmza oluşturma verisi: İmzayı oluşturan özel anahtardır. Akıllı kart ya da USB anahtar içinde saklanır ve dışarı çıkarılamaz.
- Güvenli elektronik imza aracı: Bu verinin bulunduğu kart ya da USB anahtardır. Şifresi (PIN) yalnız sende olmalıdır.
- Elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı: Sertifikayı veren, iptal eden ve kayıtları tutan yetkili kuruluştur.
Kurumunda e-imza genellikle elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) üzerinden resmî yazı imzalamak, onay vermek ya da kamu uygulamalarında işlem yapmak için kullanılır. Kullanım amacı alanına bunu kısaca yazman, kurumun talebini değerlendirmesini kolaylaştırır. Kişisel işlerin için ayrı bir bireysel sertifika almak, görev sertifikasını kişisel işlemlerde kullanmaktan daha doğrudur; taahhüdün 5. maddesi e-imzanın yalnız yetkili olunan işlemlerde kullanılmasını ister.
Muhatap ve teslim
Muhatap, başvuru şekline göre değişir:
- Kurum adına başvuruda belge, Kurum adı alanına yazdığın birime hitap eder. Ad "Müdürlüğü" ile bitiyorsa "… MÜDÜRLÜĞÜNE" biçiminde, uygun ek ile basılır. Belge genellikle bilgi işlem ya da personel birimine verilir; sağlayıcıya yapılan başvuru kurum üzerinden yürür.
- Bireysel başvuruda belge, yazdığın sağlayıcının adına hitap eder. Sağlayıcı alanı boşsa "…… ELEKTRONİK SERTİFİKA HİZMET SAĞLAYICISINA" basılır.
Sağlayıcının kendi başvuru formu ve sözleşmesi ayrıca imzalanır. Araç bunu açıkça yazar: bu taahhütname kurum içi kayıt ve onay içindir.
Gerekli ekler
- Nüfus cüzdanı ya da kimlik kartı örneği
- Kurum adına başvuruda görev belgesi
- Sertifikaya kurum adına hareket yetkisi yazılacaksa bu yetkiyi gösteren belge
- Sağlayıcının istediği başvuru formu ve sözleşme
Örnek belge metni
Kurum adına başvuruda örnek değerlerle metin şöyle başlar:
Ankara İl Milli Eğitim Müdürlüğü bünyesinde Şube Müdürü olarak görev yapmaktayım. Görevim gereği adıma nitelikli elektronik sertifika (e-imza) düzenlenmesini talep ediyorum. Kullanım amacı: EBYS'de resmî yazı imzalama. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında aşağıdaki hususları kabul ve taahhüt ederim:
Ardından beş taahhüt maddesi ve kapanış cümlesi gelir. Bilgi satırlarında "Sertifika: Nitelikli Elektronik Sertifika (kurum adına başvuru)", varsa hizmet sağlayıcı ve sicil no yer alır. İmza altında unvanın, unvan yoksa "Başvuru Sahibi" yazar.
Sık yapılan hatalar
- Şifreyi bir mesai arkadaşına vermek. Bu, onun adınıza imza atabilmesi demektir; taahhüdün 2. maddesine aykırıdır.
- Kaybı bildirmemek. Kart kaybolduğunda iptal için sağlayıcıya ve kuruma hemen haber ver.
- Görevden ayrılınca sertifikayı unutmak. Kurum adına hareket yetkisi içeren sertifika, görev bitince bildirilmelidir.
- Taahhütnameyi sağlayıcı sözleşmesi sanmak. Sağlayıcının kendi formu ayrıca imzalanır.
- Resmî şekle tabi işlemi e-imzayla yapmaya çalışmak. m.5'teki istisnalar geçerlidir.
Sonrası
Kurum onayından sonra başvuru sağlayıcıya iletilir; sağlayıcı kimliğini doğrular ve sertifikayı düzenler. Sertifika süresi dolduğunda yenileme yine sağlayıcı üzerinden yapılır. Kurum sistemlerinde e-imza kullanabilmen için ayrıca bir kullanıcı hesabı ve yetki gerekebilir; bunun için kullanıcı hesabı ve yetki talep formu aracını kullanabilirsin. Sistem şifreni unutursan parola talep formu ile sıfırlama isteyebilirsin. Durumuna özel sorular için kurumunun bilgi işlem birimine ya da sağlayıcıya danış.
Kaynaklar
Sıkça sorulan sorular
E-imza ile ıslak imza aynı geçerlilikte mi?
Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur (5070 sayılı Kanun m.5). Ancak kanunların resmî şekle ya da özel bir merasime tabi tuttuğu işlemler ve bazı teminat sözleşmeleri e-imzayla yapılamaz.
Nitelikli elektronik sertifikayı kim verir?
Yalnız Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunca yetkilendirilmiş elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları verir (m.8). Sağlayıcı başvuranın kimliğini resmî belgeyle doğrular (m.10/b).
Kurum adına başvuru ile bireysel başvuru arasındaki fark nedir?
Kurum adına başvuruda belge kuruma hitap eder ve görevin gereği olarak talep edildiğini yazar. Bireysel başvuruda belge sağlayıcıya hitap eder. Sertifikaya kurum adına hareket yetkisi yazılacaksa bunu gösteren belge istenir (m.9/g, m.10/c).
E-imza kartımı kaybedersem ne yapmalıyım?
Sertifikanın iptali için hemen sağlayıcıya ve kurumuna bildir. Kanunun 11. maddesi sertifikanın iptalini düzenler. Taahhütnamenin 3. maddesi de bu bildirimi derhâl yapmanı ister.
Sertifika süresi kaç yıldır?
Süreyi sertifika hizmet sağlayıcısı belirler; bu yüzden araçta sertifika süresi alanı yok. Sağlayıcının başvuru ekranında ya da sözleşmesinde süreyi görebilirsin.
Bu taahhütname sağlayıcının formunun yerine geçer mi?
Geçmez. Sağlayıcının kendi başvuru formu ve sözleşmesi ayrıca imzalanır. Bu belge kurum içi kayıt ve onay içindir.
Görevim değişirse e-imzam ne olur?
Sertifikadaki bilgiler değişirse ya da kurumdaki görevin sona ererse durumu gecikmeksizin sağlayıcıya ve kurumuna bildirmen gerekir. Bu, taahhütnamenin 4. maddesidir. Kurum adına hareket yetkisi içeren bir sertifika, görev bitince kullanılmamalıdır.
E-imzamı başkasına kullandırabilir miyim?
Kullandıramazsın. İmza oluşturma verisi, imza aracı ve şifresi yalnız sana aittir. Başkasının kullanması, onun senin adına hukuki işlem yapması anlamına gelir.