- Form üç talep içindir: yeni hesap, yetki güncelleme ve hesap kapatma.
- Form birim amirinin onayıyla geçerli olur; belgede amirin imzalayacağı "UYGUNDUR" bölümü bulunur.
- Yalnız görevin gerektirdiği en az yetkiyi iste; kişisel veri işleyen sistemlerde yetkisiz erişimi önlemek veri sorumlusunun yükümlülüğüdür (6698 sayılı Kanun m.12).
- Görev değişikliği ya da ayrılışta hesabın kapatılması için aynı formla iptal talebi verilir.
Bu araç, bir kurumda çalışan personelin bilgi işlem birimine vereceği kullanıcı hesabı ve yetki talep formunu hazırlar. Elektronik belge yönetim sistemi, muhasebe yazılımı, personel sistemi, kurumsal e-posta ya da dosya sunucusu gibi sistemlerde hesap açılması, mevcut yetkilerin değiştirilmesi ya da hesabın kapatılması bu formla istenir. Belge bir dilekçe düzenindedir: bilgi işlem birimine hitap eder, sistem listesini ve gerekçeyi içerir, sonunda personelin gizlilik taahhüdü, amirin onayı ve bilgi işlemin dolduracağı bölüm yer alır.
Yazılı talep formu, kimin hangi sisteme hangi yetkiyle, kimin onayıyla eriştiğini gösteren kalıcı bir kayıttır. Bir veri sızıntısında, hatalı işlemde ya da denetimde ilk sorulan soru budur. Sözlü ya da telefonla açılan hesaplar zamanla takip edilemez hâle gelir; görevden ayrılan kişinin hesabı açık kalır.
Kullanıcı hesabı ve yetki formu nasıl hazırlanır?
- Adı soyadı, T.C. kimlik no, Dahili / telefon, Kurumsal e-posta ve Adres alanlarını doldur.
- Talep tarihi alanına tarihi gir.
- Bilgi işlem birimi alanına talebin gideceği birimi yaz (ör. Bilgi İşlem Müdürlüğü ya da Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı). Boş bırakırsan muhatap "Bilgi İşlem" üzerinden kurulur.
- Çalıştığın birim, Görev unvanı ve istersen Sicil numarası alanlarını doldur.
- Onaylayan birim amiri alanına amirinin adını yaz. Bu ad "UYGUNDUR" bölümünde basılır.
- Talep türü alanından Yeni hesap, Yetki güncelleme ya da Hesap kapatma seç.
- Sistemler ve yetkiler tablosuna her sistemi ayrı satır olarak gir: sistem / uygulama adı, yetki (okuma, yazma, onay…) ve açıklama. En çok 20 satır eklenebilir.
- Gerekçe alanına talebin nedenini kısaca yaz (ör. yeni göreve başlama, görev tanımına onay yetkisinin eklenmesi).
- Gerekirse Ekler alanını doldur, belgeyi yazdır, imzala ve amirine onaylat.
Dayanak
Kullanıcı hesabı ve yetki talep formunun biçimi bir kanunda düzenlenmemiştir; her kurum kendi bilgi güvenliği politikasına göre uygular. Arka plandaki yasal yükümlülük, kişisel verilerle ilgilidir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.12, veri sorumlusuna kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirleri alma ödevi yükler. Kimin hangi veriye erişebildiğini yazılı ve onaylı olarak belirlemek, bu idari tedbirlerin en temel olanlarından biridir.
Araç bu yüzden her formda iki not gösterir: yalnız görevin gerektirdiği en az yetkiyi iste ve görev değişikliği ya da ayrılışta hesabın kapatılması için aynı formla iptal talebi ver. Amirin adı girilmemişse üçüncü bir uyarı çıkar: form birim amirinin onayıyla geçerli olur.
Talep türlerinin farkı
| Talep türü | Belgedeki ifade | Ne zaman kullanılır? |
|---|---|---|
| Yeni hesap | "yeni kullanıcı hesabı açılması" | Göreve başlama, yeni bir sisteme ilk erişim |
| Yetki güncelleme | "yetkilerimin güncellenmesi" | Görev tanımının değişmesi, yetki ekleme ya da azaltma |
| Hesap kapatma | "kullanıcı hesabımın kapatılması" | Görev değişikliği, nakil, emeklilik, istifa |
Hesap kapatma talebi çoğu zaman ihmal edilir. Oysa kullanılmayan açık hesap, bilgi güvenliği açısından en riskli durumlardan biridir. Kurumdan ayrılıyorsan hesap kapatma formunu ilişik kesme işlemleriyle birlikte ver.
En az yetki ilkesi nasıl uygulanır?
Tabloda "yetki" sütunu, en çok dikkat isteyen alandır. Şu sorular doğru yetkiyi seçmene yardım eder:
- Yalnız görmem mi gerekiyor? O zaman "okuma" yeterlidir.
- Kayıt girmem ya da değiştirmem gerekiyor mu? "Yazma" ya da "kayıt" yetkisi iste.
- Başkasının işlemini onaylıyor muyum? "Onay" yetkisi ayrı bir yetkidir; görev tanımında yoksa isteme.
- Sistemin ayarlarını değiştirmem gerekiyor mu? Yönetici yetkisi çok az kişiye verilir; gerekçesini ayrıca yaz.
Geçici bir iş için yetki gerekiyorsa açıklama sütununa bitiş tarihini yaz (ör. "sayım dönemi boyunca, 31.12.2026'ya kadar"). Bu, bilgi işlemin yetkiyi zamanında geri almasını kolaylaştırır.
Görev değişikliğinde ne yapılmalı?
Personel bir birimden başka bir birime geçtiğinde en sık yapılan hata, yeni yetkilerin eklenip eskilerin bırakılmasıdır. Zamanla bir kişide hiçbir görev tanımına uymayan yetkiler birikir. Bunu önlemek için görev değişikliğinde iki adım izle:
- Eski birimden ayrılırken "Hesap kapatma" ya da "Yetki güncelleme" talebiyle artık gerekmeyen sistemleri ve yetkileri listele. Bu formu eski amirin onaylar.
- Yeni birime başlarken "Yeni hesap" ya da "Yetki güncelleme" talebiyle yeni görevin gerektirdiği sistemleri iste. Bu formu yeni amirin onaylar.
İki formu aynı gün vermek, hem eski yetkilerin kapanmasını hem de yeni işin aksamamasını sağlar. Gerekçe alanına atama ya da görevlendirme yazısının tarihini ve sayısını yazman, bilgi işlem biriminin talebi doğrulamasını kolaylaştırır. Bilgi işlem birimleri de zaman zaman yetki gözden geçirmesi yaparak kullanılmayan yetkileri kaldırabilir; bu durumda yeniden ihtiyaç duyarsan aynı formla talep edersin.
Muhatap ve teslim
Belge, Bilgi işlem birimi alanına yazdığın ada hitap eder; ad uygun eke çevrilerek büyük harfle basılır. İmzaladığın formu önce birim amirine verirsin. Amir "UYGUNDUR" bölümünü tarih ve imzayla onaylar. Form ardından bilgi işlem birimine gider; bilgi işlem personeli altta yer alan "Bilgi işlem birimince doldurulacaktır" bölümüne kullanıcı adını, işlem tarihini, işlemi yapanın adını ve imzasını yazar. Formun bir örneği personel dosyasında, bir örneği bilgi işlem biriminde saklanabilir.
Gerekli ekler
- Yeni görevde atama ya da görevlendirme yazısı
- Yetki değişikliğinde görev tanımının ya da iş dağılım çizelgesinin örneği
- Kurum istiyorsa imzalı bilgi güvenliği ya da gizlilik taahhütnamesi
- E-imza gerektiren sistemlerde e-imza başvurusu (bkz. e-imza başvuru ve taahhütname formu)
Örnek belge metni
Muhasebe biriminde Memur olarak görev yapmaktayım (sicil no: 12345). Görevimi yürütebilmem için aşağıdaki sistemlerde yeni kullanıcı hesabı açılması gerekmektedir. 1. Elektronik Belge Yönetim Sistemi — yetki: okuma, yazma 2. Muhasebe yazılımı — yetki: kayıt (ödeme emri hazırlama) Gerekçe: 01.10.2026 tarihinde birime atandım. Bana verilecek kullanıcı adı ve parolayı kimseyle paylaşmayacağımı, sistemleri yalnız görevim kapsamında kullanacağımı, eriştiğim kişisel verileri ve gizli bilgileri görev dışında kullanmayacağımı ve açıklamayacağımı kabul ederim. Gereğini arz ederim.
Bunun altında personelin imzası, ortada amirin "UYGUNDUR" onayı ve en altta bilgi işlemin dolduracağı alanlar bulunur.
Sık yapılan hatalar
- "Tüm yetkiler" istemek. Gerekçesi olmayan geniş yetki talebi ya reddedilir ya da güvenlik riski doğurur.
- Amir onayını atlamak. Onaysız form bilgi işlem tarafından işleme alınmaz.
- Sistem adını belirsiz yazmak. "Program" yerine sistemin kurum içindeki adını kullan.
- Kapatma talebini unutmak. Ayrılırken hesabının kapatılmasını iste.
- Parolayı paylaşmak. Formdaki taahhüt bunu açıkça yasaklar.
Sonrası
Bilgi işlem birimi talebi uygular ve kullanıcı adını sana bildirir; ilk parola genellikle geçici olarak verilir ve ilk girişte değiştirilmesi istenir. Parolanı unutur ya da hesabın kilitlenirse parola talep formu ile sıfırlama isteyebilirsin. Talebin reddedilirse gerekçesini sor; görev tanımında değişiklik gerekiyorsa önce amirinle bunu netleştir. Durumuna özel sorular için kurumunun bilgi işlem birimine ya da kişisel verilerin korunmasından sorumlu birimine danış.
Kaynaklar
Sıkça sorulan sorular
Kullanıcı hesabı talep formunu kim onaylar?
Birim amirin onaylar. Belgede amirin tarih atıp imzalayacağı "UYGUNDUR" bölümü bulunur. Amirin adını girmezsen araç formun amir onayıyla geçerli olduğunu hatırlatır.
Birden fazla sistem için tek form yeterli mi?
Yeterli. Sistemler ve yetkiler tablosuna her sistemi ayrı satır olarak ekleyebilirsin; en çok 20 satır girilebilir. Her satıra sistem adını, istediğin yetkiyi ve kısa bir açıklama yaz.
Hangi yetkiyi istemeliyim?
Yalnız görevin gerektirdiği en az yetkiyi iste. Bakman yetiyorsa okuma, kayıt giriyorsan yazma, başkasının işlemini onaylıyorsan onay yetkisi seç. Kişisel veri işleyen sistemlerde yetkisiz erişimi önlemek veri sorumlusunun yükümlülüğüdür (6698 sayılı Kanun m.12).
Kurumdan ayrılırken hesabımı nasıl kapatırım?
Aynı formu "Hesap kapatma" talep türüyle doldur ve sistemleri listele. Formu ilişik kesme işlemleriyle birlikte vermek, hesabın açık kalmasını önler.
Bilgi işlem birimi formun neresini doldurur?
Belgenin en altındaki "Bilgi işlem birimince doldurulacaktır" bölümünü. Burada kullanıcı adı, işlem tarihi, işlemi yapan ve imza yer alır.
Formdaki gizlilik taahhüdü neyi kapsar?
Kullanıcı adı ve parolayı kimseyle paylaşmamayı, sistemleri yalnız görev kapsamında kullanmayı ve erişilen kişisel verileri ve gizli bilgileri görev dışında kullanmamayı ve açıklamamayı kapsar. Taahhüt her formda aynıdır.
Geçici bir iş için yetki isteyebilir miyim?
İsteyebilirsin. Açıklama sütununa yetkinin ne zamana kadar gerektiğini yaz. Bu, bilgi işlem biriminin yetkiyi süresi bitince geri almasını kolaylaştırır.