- Form, kurum sistemlerindeki bir hesabın parolasının sıfırlanması için bilgi işlem birimine verilir.
- Beş neden seçilebilir: parolamı unuttum, parola süresi doldu, hesap kilitlendi, ele geçirilme şüphesi ve diğer.
- Bilgi işlem birimi sıfırlamadan önce kimliğini doğrular; geçici parola yalnız sana iletilir ve ilk girişte değiştirilir.
- Parola talep formunun biçimi kanunda düzenlenmemiştir; her kurum kendi bilgi güvenliği politikasına göre uygular.
Bu araç, elektronik belge yönetim sistemi, kurumsal e-posta, MEBBİS ya da kurumun kendi uygulamaları gibi sistemlerde parolanı unuttuğunda, parolanın süresi dolduğunda ya da hesabın kilitlendiğinde bilgi işlem birimine verilecek yazılı talebi hazırlar. Belge kısa bir dilekçe düzenindedir: bilgi işlem birimine hitap eder, sistemin ve kullanıcı adının bilgisini, talep nedenini ve parolanın güvenli kullanılacağına dair taahhüdü içerir.
Birçok kurumda parola sıfırlama, telefonla ya da otomatik ekrandan da yapılabilir. Yazılı form ise kimliğin doğrulanmasının ve sıfırlamanın kimin talebiyle yapıldığının kayda geçmesini sağlar. Özellikle parolanın başkası tarafından öğrenildiği şüphesinde, ya da yöneticiye ait yetkili bir hesapta yazılı talep, sonradan yapılacak incelemelerde önemli bir belgedir.
Parola talep formu nasıl hazırlanır?
- Adı soyadı, T.C. kimlik no, Dahili / telefon, Kurumsal e-posta ve Adres alanlarını doldur.
- Talep tarihi alanına tarihi gir.
- Bilgi işlem birimi alanına talebin gideceği birimi yaz (ör. Bilgi İşlem Müdürlüğü). Boş bırakırsan muhatap "Bilgi İşlem" üzerinden kurulur.
- Çalıştığın birim, Görev unvanı ve istersen Sicil numarası alanlarını doldur.
- Sistemin adı alanına parolası sıfırlanacak sistemi yaz (ör. EBYS, kurumsal e-posta, MEBBİS). Bu alan boşsa araç uyarır.
- İstersen Kullanıcı adı gir. Belgede tırnak içinde yazılır.
- Talep nedeni listesinden uygun olanı seç.
- Gerekirse Açıklama alanına ayrıntı ekle (ör. "Üç kez hatalı giriş sonrası hesap kilitlendi."). Belgeyi yazdır ve imzala.
Talep nedenleri ve belgeye etkisi
| Seçenek | Belgede yazan ifade |
|---|---|
| Parolamı unuttum | "parolamı unuttum" |
| Parola süresi doldu | "parolamın süresi doldu" |
| Hesap kilitlendi | "hatalı girişler nedeniyle hesabım kilitlendi" |
| Parolanın ele geçirildiği şüphesi | "parolamın başkası tarafından öğrenildiğinden şüpheleniyorum" |
| Diğer | "aşağıda açıkladığım nedenle parolamın yenilenmesi gerekiyor" |
Ele geçirilme şüphesi seçildiğinde araç ek bir uyarı gösterir: bilgi işlem birimini telefonla da hemen ara ve hesap hareketlerinin incelenmesini iste. Bu durumda yazılı formu beklemek, saldırgana zaman kazandırabilir. Önce telefonla haber ver, formu ardından ilet.
Dayanak
Parola talep formu bir idari uygulama belgesidir; biçimini düzenleyen bir kanun maddesi yoktur. Kurumların bilgi güvenliği politikaları parola uzunluğunu, değiştirme sıklığını ve sıfırlama usulünü belirler. Kişisel veri işleyen sistemlerde ise 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.12, veri sorumlusuna verilere hukuka aykırı erişimi önlemek için teknik ve idari tedbirleri alma ödevi yükler. Kimlik doğrulanmadan parola sıfırlanmaması ve geçici parolanın yalnız hesap sahibine verilmesi bu tedbirlerin parçasıdır.
Araç her formda şu notu gösterir: bilgi işlem birimi parola sıfırlamadan önce kimliğini doğrular; geçici parolayı ilk girişte değiştir ve kimseyle paylaşma. Belgedeki taahhüt cümlesi de aynı şeyi yazar.
Güçlü bir yeni parola seçmek
Geçici parolayı değiştirirken kurumunun parola kuralları geçerlidir. Genel olarak şu alışkanlıklar parolayı güvenli tutar:
- Kişisel bilgilerini (doğum tarihi, ad, sicil numarası) parolada kullanma.
- Kurum parolanı başka sitelerde kullanma; bir sitedeki sızıntı kurum hesabını da açar.
- Parolanı ekrana, masaya ya da telefona yazılı not olarak bırakma.
- Kurumun izin verdiği bir parola yöneticisi varsa onu kullan.
- Sistem iki aşamalı doğrulama sunuyorsa etkinleştir.
Hangi durumda hangi nedeni seçmelisin?
Doğru neden, bilgi işlem biriminin nasıl davranacağını belirler. Kısa bir rehber:
- Parolamı unuttum: Hesabın çalışıyor ama parolayı hatırlamıyorsun. En sık görülen durumdur; kimlik doğrulamasından sonra geçici parola verilir.
- Parola süresi doldu: Sistem, belirli aralıklarla parola değiştirmeni istiyor ve süreyi kaçırdın. Bazı sistemler bu durumda girişte yeni parola belirlemene izin verir; izin vermiyorsa formu kullan.
- Hesap kilitlendi: Arka arkaya hatalı giriş yapıldı ve sistem hesabı kilitledi. Hatalı girişleri sen yapmadıysan bu durum bir saldırı denemesi olabilir; açıklama alanına bunu yaz.
- Ele geçirilme şüphesi: Parolanı birine söyledin, sahte bir sayfaya girdin ya da hesabında tanımadığın bir işlem gördün. Önce telefonla haber ver.
- Diğer: Yukarıdakilerin hiçbiri uymuyorsa seç ve nedeni açıklama alanına yaz.
Sahte bir e-posta ya da bağlantı üzerinden parolanı bir sayfaya girdiğini düşünüyorsan, aynı parolayı kullandığın diğer hesapların parolalarını da değiştir.
Muhatap ve teslim
Belge, Bilgi işlem birimi alanına yazdığın ada hitap eder ve uygun ek ile büyük harfle basılır. Formu imzaladıktan sonra elden, kurum içi evrakla ya da kurumun belirlediği kanaldan bilgi işlem birimine ilet. Bazı kurumlar formun birim amiri tarafından da imzalanmasını isteyebilir; bu araçta amir onay bölümü yoktur, kurumun istiyorsa ayrıca ekle. Kimlik doğrulaması için bilgi işlem birimi seni arayabilir ya da kimlik kartını görmek isteyebilir.
Gerekli ekler
Parola talebinde genellikle ek gerekmez. Kurumun isterse şunlar eklenebilir:
- Kimlik kartı örneği (kimlik doğrulaması için)
- Hesap kilitlenmesinde sistemin verdiği hata mesajının ekran görüntüsü
- Ele geçirilme şüphesinde fark ettiğin şüpheli işlemlerin listesi
Örnek belge metni
Mali Hizmetler biriminde Şef olarak görev yapmaktayım (sicil no: 2045). EBYS sistemindeki "akaya" kullanıcı adlı hesabımda hatalı girişler nedeniyle hesabım kilitlendi. Üç kez hatalı giriş sonrası sistem hesabı kilitledi. Kimliğimin doğrulanarak parolamın sıfırlanmasını ve geçici parolanın yalnız şahsıma iletilmesini talep ediyorum. Geçici parolayı ilk girişte değiştireceğimi ve yeni parolamı kimseyle paylaşmayacağımı taahhüt ederim.
Belge, kapanış cümlesi, imza (unvan yoksa "Talep Eden") ve iletişim satırlarıyla biter. Konu satırında "Parola sıfırlama talebi (EBYS)" yazar.
Sık yapılan hatalar
- Sistemin adını yazmamak. Kurumda birden çok sistem varsa hangi hesabın sıfırlanacağı anlaşılmaz.
- Geçici parolayı başkasına aldırmak. Geçici parola yalnız hesap sahibine verilmelidir.
- Geçici parolayı değiştirmemek. İlk girişte yeni parola belirle.
- Ele geçirilme şüphesinde beklemek. Önce telefonla haber ver, sonra formu ver.
- Parolayı paylaşarak iş yürütmek. Her personelin kendi hesabı olmalıdır; hesabın yoksa kullanıcı hesabı ve yetki talep formu ile iste.
Sonrası
Bilgi işlem birimi kimliğini doğruladıktan sonra parolayı sıfırlar ve geçici parolayı yalnız sana iletir. İlk girişte yeni parolanı belirlersin. Ele geçirilme şüphesinde bilgi işlem ayrıca hesap hareketlerini inceleyebilir; şüpheli bir işlem bulunursa durum kurumun bilgi güvenliği sürecine göre ele alınır. E-imza şifren (PIN) kilitlendiyse bu form değil, sertifika hizmet sağlayıcısının usulü geçerlidir; e-imza başvurusu için e-imza taahhütname formu aracına bakabilirsin. Durumuna özel sorular için kurumunun bilgi işlem birimine danış.
Kaynaklar
Sıkça sorulan sorular
Parola sıfırlama için yazılı form zorunlu mu?
Bu her kurumun bilgi güvenliği politikasına bağlıdır; kanunda tek tip bir kural yoktur. Yazılı form, sıfırlamanın kimin talebiyle ve kimlik doğrulanarak yapıldığını kayda geçirir. Kurumun telefonla ya da otomatik ekranla sıfırlamaya izin veriyorsa formu yine kayıt için kullanabilirsin.
Hesabım kilitlendiyse hangi nedeni seçmeliyim?
"Hesap kilitlendi" seçeneğini seç. Belgeye "hatalı girişler nedeniyle hesabım kilitlendi" yazılır. Açıklama alanına kaç kez hatalı giriş yapıldığını ya da sistemin verdiği mesajı ekleyebilirsin.
Parolamın çalındığından şüpheleniyorsam ne yapmalıyım?
"Parolanın ele geçirildiği şüphesi" seçeneğini seç ve bilgi işlem birimini telefonla da hemen ara. Hesap hareketlerinin incelenmesini iste. Formu ardından ilet.
Geçici parola kime verilir?
Yalnız hesap sahibine. Belgede geçici parolanın yalnız şahsına iletilmesi açıkça talep edilir. Bilgi işlem birimi parola sıfırlamadan önce kimliğini doğrular.
Geçici parolayı değiştirmek zorunda mıyım?
Evet. Formdaki taahhüt, geçici parolayı ilk girişte değiştirmeyi ve yeni parolayı kimseyle paylaşmamayı içerir. Pek çok sistem de ilk girişte değiştirmeyi zorunlu tutar.
E-imza şifremi bu formla sıfırlatabilir miyim?
E-imza şifresi (PIN) kurumun sistem parolasından farklıdır. Kilitlenen e-imza için sertifika hizmet sağlayıcısının usulü geçerlidir. Kurumunun bilgi işlem birimi bu konuda yol gösterebilir.
Kullanıcı adımı bilmiyorsam formu verebilir miyim?
Verebilirsin; kullanıcı adı alanı isteğe bağlıdır. Sistemin adını ve sicil numaranı yazman, bilgi işlem biriminin hesabını bulması için yeterli olabilir.
Parola talebim ne kadar sürede sonuçlanır?
Bunun için mevzuatta belirlenmiş bir süre yoktur; süre kurumunun bilgi işlem biriminin iş düzenine bağlıdır. Acil bir işin varsa formu verdikten sonra bilgi işlem birimini telefonla arayıp durumu açıklayabilirsin. Ele geçirilme şüphesinde ise beklemeden telefonla haber vermen gerekir.