EYP Dosyası Açma

EYP dosyası açma aracı, kamu kurumlarının resmî yazışmalarda kullandığı e-Yazışma paketlerini (.eyp) program kurmadan açar. Dosyayı seçtiğinde üst yazı sayfa sayfa önizlenir; yazının konusu, sayısı, tarihi, gönderen kurum, gereği ve bilgi için gönderilen yerler, ilgi yazıları ve imzalayanlar listelenir. Üst yazıyı PDF olarak, ekleri de tek tek ya da toplu olarak indirebilirsin. Makro içerebilecek ya da çalıştırılabilir bir ek varsa araç seni uyarır ve o dosyayı sayfada açmaz. Hesapo'nun kurumların belge yönetim sistemleriyle bir bağlantısı yoktur; araç paketin içinde yazanları gösterir, e-imzayı doğrulamaz.

EYP dosyası nedir?

EYP, e-Yazışma Paketi demektir. Kamu kurumları birbirlerine ve vatandaşlara elektronik ortamda resmî yazı gönderirken yazıyı, eklerini, yazıya ait bilgileri ve elektronik imzaları tek bir dosyada toplar. Bu dosyanın biçimi e-Yazışma Teknik Rehberi ile belirlenmiştir; rehberin güncel sürümü 2.0'dır ve Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi tarafından yayımlanır.

Bir EYP dosyası eline birkaç yoldan geçebilir: bir kurumdan kayıtlı elektronik posta (KEP) ile gelen yazının eki olarak, bir kurumun belge yönetim sisteminden indirilen yazı olarak ya da çalıştığın yerde bir meslektaşının iletmesiyle. Dosyanın uzantısı .eyp olduğu için bilgisayarındaki programlar onu tanımaz. Oysa içinde çoğu zaman sıradan bir PDF yazı ve birkaç ek vardır.

Paketin içinde neler var?

EYP dosyası, Word belgelerinin de kullandığı "açık paketleme" yapısında bir ZIP paketidir. İçinde her parçanın ayrı bir yeri vardır:

• Üst yazı: resmî yazının kendisi, PDF biçiminde.
• Üstveri: yazının konusu, gönderen kurum, dağıtım listesi (gereği ve bilgi için), ilgi yazıları, eklerin listesi, gizlilik derecesi ve doğrulama bilgisi.
• Nihai üstveri: yazının sayısı, tarihi ve imzalayanlar (2.0 sürümündeki paketlerde).
• Ekler: yazıya eklenen dosyalar. İmzalı ekler ve imzasız ekler ayrı klasörlerde durur.
• Özetler, imzalar ve mühür: paketin bütünlüğünü korumaya yarayan özet dosyaları, elektronik imza ve kurum mühür dosyaları.

Araç önce paketin içindekileri listeler, sonra yalnız ihtiyaç duyduğu parçaları açar: üstveri dosyalarını okur, üst yazıyı önizler, ekleri ise sen indirmek istediğinde paketten çıkarır.

EYP dosyası açma aracı nasıl kullanılır?

1. EYP dosyasını sayfadaki alana sürükle ya da "EYP dosyası seç" ile seç.
2. Paket açılır; üstte e-imzanın doğrulanmadığına dair not ve varsa dikkat gerektiren ekler için uyarı görünür.
3. "Yazı bilgileri" bölümünde konu, sayı, tarih, gönderen, gereği ve bilgi için gönderilen yerler, ilgi yazıları ve imzalayanlar yer alır.
4. Üst yazı, altında sayfa sayfa önizlenir.
5. Sonuç kartındaki listeden üst yazıyı ve ekleri tek tek indir. Hepsini birlikte almak istersen "Hepsini ZIP olarak hazırla" düğmesini kullan.
6. Pakette dosya olarak bulunmayan ekler (bir bağlantıya işaret eden harici referanslar ya da elden gönderilen fiziksel ekler) ayrı bir listede açıklamalarıyla gösterilir.

Yazı bilgilerini nasıl okursun?

Resmî bir yazının üst kısmındaki bilgiler, yazıyla ne yapman gerektiğini anlamanı kolaylaştırır. Araç bu bilgileri üstveriden okur ve tek bir listede gösterir:

• Konu: yazının kısa başlığı. Arşivde ararken ya da bir yazıya cevap verirken ilk bakacağın satırdır.
• Sayı: kurumun yazıya verdiği numara. Bir yazıya cevap verirken ya da bir başvuruyu takip ederken bu numarayı "ilgi" olarak yazarsın.
• Tarih: yazının imzalandığı ya da sayı aldığı tarih. Bir süre bu tarihten başlıyorsa önemlidir; yine de tebliğ tarihinin farklı olabileceğini unutma.
• Gönderen: yazıyı hazırlayan kurum ve birim.
• Gereği ve bilgi: yazının kime hangi sıfatla gönderildiği. Gereği için gönderilen yer, yazıda istenen işi yapacak olandır; bilgi için gönderilenler yalnız haberdar edilir.
• İlgi: bu yazının dayandığı ya da cevap verdiği önceki yazılar; her biri harfi, adı, sayısı ve tarihiyle.
• İmzalayan: yazıyı imzalayanların adı, görevi, imzanın amacı (onay, paraf gibi) ve tarihi.
• Gizlilik ve ivedilik: yazının gizlilik derecesi (tasnif dışı, hizmete özel, gizli gibi) ve aciliyeti (normal, acele, günlü).

Bu bilgiler üst yazının PDF'inde de yazar; araç onları ayrıca listelediği için uzun bir yazıda aradığın satırı hemen bulursun. Üstveri ile PDF'teki bilgi arasında bir fark görürsen, geçerli olan imzalı yazının kendisidir.

Ekler neden sayfada açılmıyor?

Ekler her türden olabilir: PDF, Word, Excel, görsel, hatta başka bir paket. Araç ekleri yalnız indirilebilir dosya olarak sunar; hiçbirini sayfada açmaz, önizlemez, çalıştırmaz. İndirilen dosya bilgisayarına kaydedilir ve sen kendi programınla açarsın.

Bu bilinçli bir tercih. Bazı dosya türleri açıldığında içlerindeki programı çalıştırabilir. Makro içeren Word ve Excel dosyaları (.docm, .xlsm gibi) ya da çalıştırılabilir dosyalar (.exe, .js, .html gibi) bu gruptadır. Araç ekleri uzantılarına göre sınıflandırır ve bu türlerden biri varsa hem sayfanın üstünde hem ekin yanında uyarı gösterir.

Uyarılı bir eki açmadan önce şunları yap:

• Yazının gerçekten beklediğin kurumdan geldiğini doğrula; tanımadığın bir göndericiden gelen paketlerde ekstra dikkatli ol.
• Word ya da Excel "Makroları etkinleştir" ya da "İçeriği etkinleştir" diye sorarsa, eke güvenmiyorsan etkinleştirme.
• Kurumda çalışıyorsan, bilgi işlem biriminin kurallarına uy.

Harici referans türündeki eklerin adresi yalnız metin olarak gösterilir, tıklanabilir bağlantıya çevrilmez. Adres, paketi hazırlayan tarafından yazılmıştır; bir adresi açmadan önce doğru kuruma ait olduğundan emin ol.

e-İmza ve doğrulama

Resmî yazılar güvenli elektronik imza ile imzalanır, paketler de kurum mührüyle mühürlenir. Araç pakette imza ve mühür dosyalarının bulunduğunu gösterir ama bunları doğrulamaz. İmzanın kime ait olduğunu, sertifikanın geçerli olup olmadığını ve yazının imzadan sonra değişip değişmediğini kontrol etmek bu aracın işi değildir.

Bir resmî yazının aslını doğrulamak için genellikle yazının altında yer alan doğrulama kodu ve adresi kullanılır. Üstveride bir doğrulama adresi varsa araç onu da metin olarak gösterir. Yazının geçerliliğinden emin olman gereken durumlarda bu bilgilerle resmî doğrulama hizmetini kullan ya da yazıyı gönderen kurumla iletişime geç.

Üst yazıdan indirdiğin PDF de paketin içindeki dosyanın kendisidir; ancak paketten çıkarıldığında imza ve mühür dosyalarıyla bağı kopar. Resmî bir işlemde paketin aslını saklamak en doğrusudur.

Şifreli paketler ve özel durumlar

e-Yazışma 2.0, belirli bir alıcıya şifreli paket gönderilmesine de izin verir. Şifreli bir pakette üst yazı ve üstveri yalnız alıcı kurumun anahtarıyla açılabilir. Araç böyle bir paketi tanır ve içeriğin neden gösterilemediğini söyler.

Bazı sistemler yazıyı .eyp uzantısıyla ama aslında doğrudan PDF olarak verebilir. Araç dosyanın içine bakar; dosya bir PDF ise onu üst yazı olarak gösterir ve paket bilgisi olmadığını belirtir. Dosya bir ZIP paketi değilse ya da içinde e-Yazışma parçaları yoksa bunu açıkça yazar.

Araç paketi açmadan önce içindeki dosya sayısını, açılmış boyutunu ve sıkıştırma oranını kontrol eder. Olağan dışı bir paket açılmaz. Paketin içindeki XML dosyaları güvenli bir okuyucuyla okunur; dışarıdan içerik çağıran ya da kendini çoğaltan tanımlar reddedilir.

Dosyalarının nasıl işlendiğini Gizlilik Politikası sayfasında anlattık.

Sıkça sorulan sorular

EYP dosyası nasıl açılır?

Dosyayı bu sayfadaki alana bırakman yeterli. Üst yazı önizlenir, yazı bilgileri listelenir; üst yazıyı ve ekleri indirebilirsin.

EYP dosyasını PDF'e çevirebilir miyim?

EYP'nin içindeki üst yazı zaten bir PDF'tir. Araç bu PDF'i paketten çıkarır ve "İndir" düğmesiyle kaydetmeni sağlar. Ekler de kendi biçimleriyle indirilir.

İmzalı olup olmadığını nereden anlarım?

"İmza / mühür" satırı paketteki imza ve mühür dosyalarının sayısını gösterir. Eklerin yanında imzalı ya da imzasız olduğu yazar. Araç imzaları doğrulamaz; doğrulama için yazıdaki doğrulama bilgisini kullan.

Neden bir ekin yanında uyarı var?

Ekin uzantısı makro içerebilecek (.docm, .xlsm gibi) ya da çalıştırılabilir bir dosyayı gösteriyor demektir. Dosya yine indirilebilir; açmadan önce göndereni doğrula ve makroları etkinleştirme.

Eski sürüm EYP paketleri açılır mı?

Evet. 1.x sürümündeki paketler de aynı yapıyı kullanır; araç yazı bilgilerini ve ekleri bu paketlerden de okur. Nihai üstveri yalnız 2.0 paketlerinde bulunduğu için eski paketlerde imzalayan bilgisi eksik olabilir.

Ekleri tek seferde indirebilir miyim?

Evet. Sonuç kartındaki "Hepsini ZIP olarak hazırla" düğmesi üst yazıyı ve dosya olarak pakette bulunan bütün ekleri tek bir ZIP dosyasında toplar. Aynı adlı dosyalar varsa ikincisinin adına numara eklenir.

Hesapo kurumların sistemine bağlanıyor mu?

Hayır. Araç yalnız seçtiğin dosyayı okur; hiçbir kurumun sistemine bağlanmaz, yazı göndermez ya da indirmez.

İlgili araçlar

Mahkeme ve UYAP belgeleri için UDF dosyası açma, birden fazla eki tek PDF'te toplamak için PDF birleştirme aracını kullanabilirsin. Tebligat ve süre hesapları için e-tebligat tebliğ tarihi ile hukuki süre araçlarına göz at. Adım adım anlatım için EYP dosyası nasıl açılır? yazısını, bütün hukuki araçlar için hukuki hesaplamalar sayfasını oku.

Kaynaklar

• Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi, e-Yazışma Teknik Rehberi (sürüm 2.0).
• Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete, 10.06.2020, sayı 31151).