- EYP, kamu kurumlarının resmî yazıyı, eklerini, üstveriyi ve elektronik imzaları tek dosyada topladığı e-Yazışma Paketidir. Teknik olarak bir ZIP arşividir.
- Açmak için kurum programına ihtiyacın yok: EYP dosyası açma aracına dosyayı bırak, yazı bilgilerini oku, üst yazıyı önizle, ekleri indir. İstersen uzantıyı .zip yapıp Windows, Mac, iPhone ya da Android'in kendi arşiv açıcısıyla da içine bakabilirsin.
- Makrolu (.docm, .xlsm gibi) ya da çalıştırılabilir eklerde dikkatli ol; eke güvenmiyorsan makroları etkinleştirme.
- Yazının aslını doğrulaman gerekiyorsa yazıdaki doğrulama koduna ve adresine bak; araç imzayı doğrulamaz.
Kurumdan gelen .eyp uzantılı dosyayı açmanın en kısa yolu, onu bir EYP görüntüleyicisine vermek ya da bir ZIP arşivi gibi açmaktır. Çift tıklayınca açılmaması normal: bilgisayarın bu uzantıyı hangi programla açacağını bilmiyor. İçinde ise büyük ihtimalle bir PDF üst yazı ve birkaç ek duruyor. Aşağıda paketin içinde ne olduğunu, dört farklı cihazda nasıl açılacağını ve eklerle imzalarda nelere dikkat etmen gerektiğini adım adım yazdım.
EYP dosyası nedir?
EYP, e-Yazışma Paketi demektir. Kamu kurumları elektronik ortamda resmî yazı gönderirken yazının kendisini, eklerini, yazıya ait bilgileri ve elektronik imzaları tek bir dosyada toplar. Paketin yapısı Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm Ofisi'nin yayımladığı e-Yazışma Teknik Rehberi ile belirlenir. Rehberin 2.0 sürümü, 10/06/2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'e dayanır. Kurumların elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) paketi bu kurallara göre üretir ve açar.
Paketi bir zarf gibi düşünebilirsin. Zarfın içinde:
- Üst yazı: resmî yazının kendisi, PDF olarak.
- Ekler: yazıya eklenen belgeler. PDF, Word, Excel ya da görsel olabilir.
- Üstveri: yazının konusu, sayısı, tarihi, gönderen kurum, gereği ve bilgi için gönderilen yerler, ilgi yazıları.
- İmza ve mühür dosyaları: yazıyı imzalayanların elektronik imzası ve kurum mührü.
Paketin içinde hangi dosyalar var?
Rehbere göre e-Yazışma Paketi, OPC (Open Packaging Conventions) standardına göre kurulmuş bir ZIP arşividir. OPC, ISO/IEC 29500-2 belgesinde tanımlanan açık bir paketleme biçimi; Word'ün .docx dosyaları da aynı yöntemi kullanır. Rehber, paket içeriğinin herhangi bir sıkıştırma programıyla görüntülenebileceğini açıkça yazar.
Uzantıyı değiştirip paketi açtığında genellikle şu klasörlerle karşılaşırsın:
| Klasör ya da dosya | İçinde ne var? |
|---|---|
| UstYazi | Resmî yazının kendisi. Rehber üst yazı için PDF/A biçimini öngörür. |
| Ekler | İmzalı eklerin dosyaları |
| ImzasizEkler | İmza kapsamına alınmamış ekler (varsa) |
| Ustveri | Konu, sayı, tarih, dağıtım, ilgi gibi bilgileri tutan XML dosyası |
| PaketOzeti, NihaiOzet | Paketteki dosyaların özet (hash) değerleri |
| Imzalar, Muhur | Elektronik imza ve elektronik mühür dosyaları (.imz) |
| _rels, package | OPC'nin dosyalar arası ilişkileri tutan kayıtları |
Senin işine yarayan kısım çoğu zaman UstYazi ve Ekler klasörleridir. Ötekiler makinenin okuyacağı kayıtlardır. Rehberin 2.0 sürümünde elektronik mühür ve nihai özet zorunlu hâle getirilmiş; bu yüzden yeni paketlerde Muhur klasörünü görmen normal.
Neden doğrudan açılmıyor?
EYP dosyası teknik olarak bir ZIP paketidir, ama uzantısı .eyp olduğu için işletim sistemi onu hangi programla açacağını bilmez. Kurumlar bu paketleri kendi belge yönetim sistemleriyle açar. Vatandaşın ya da bir şirket çalışanının bilgisayarında böyle bir program genellikle yoktur.
Uzantıyı .zip yapıp içini açmak çoğu zaman çalışır, ama karşına yukarıdaki klasörler ve XML dosyaları çıkar. Yazının sayısı, tarihi ve dağıtım listesi XML'in içinde kalır, okunması zordur. Hızlı ve okunaklı sonuç istiyorsan görüntüleyici kullanmak daha pratik.
EYP dosyasını araçla açmak
EYP dosyası açma aracı paketi program kurmadan açar:
- Aracın sayfasında EYP dosyasını alana sürükle ya da "EYP dosyası seç" ile seç.
- Paket açılır. "Yazı bilgileri" bölümünde konu, sayı, tarih, gönderen kurum, gereği ve bilgi için gönderilen yerler, ilgi yazıları ve imzalayanlar görünür.
- Üst yazı sayfa sayfa önizlenir.
- Sonuç kartındaki listeden üst yazıyı ve ekleri tek tek indir ya da hepsini ZIP olarak hazırla.
Ekler sayfada açılmaz, yalnız indirilir. İndirdiğin dosyaları kendi programınla açarsın: PDF okuyucu, Word ya da Excel.
Windows'ta ZIP olarak açmak
Araç kullanmak istemiyorsan Windows'un yerleşik ZIP desteği yeter. Önce dosyanın bir kopyasını al, asıl paket bozulmadan dursun.
- Dosya Gezgini'nde uzantıları görünür yap. Windows 11'de Görünüm > Göster > Dosya adı uzantıları; Windows 10'da Görünüm sekmesinde "Dosya adı uzantıları" kutusu.
- Kopyaya sağ tıklayıp adını değiştir, sondaki .eyp yerine .zip yaz. Windows uzantıyı değiştirmek istediğini sorarsa onayla.
- ZIP dosyasına sağ tıkla ve "Tümünü Ayıkla" de. Microsoft'un yardım sayfasındaki yol budur; çift tıklayıp içinden tek bir dosyayı sürükleyerek de çıkarabilirsin.
- Açılan klasörde UstYazi klasörüne gir, PDF'i aç.
Mac'te ZIP olarak açmak
macOS ZIP arşivlerini Arşiv İzlencesi ile kendisi açar.
- Finder'da EYP dosyasının bir kopyasını oluştur.
- Kopyanın adını değiştir ve uzantıyı .zip yap. macOS uzantıyı değiştirmek isteyip istemediğini sorarsa .zip'i seç.
- ZIP dosyasına çift tıkla. Aynı yerde, içeriği taşıyan bir klasör oluşur.
- UstYazi klasöründeki PDF'i Önizleme ile aç.
iPhone ve Android'de açmak
iPhone'da Apple'ın Dosyalar uygulaması ZIP arşivini açar. EYP dosyasını önce Dosyalar'a kaydet (e-postadaki eki basılı tutup Dosyalar'a Kaydet ile). Sonra dosyayı basılı tut, Adını Değiştir'e dokun ve uzantıyı .zip yap. ZIP dosyasına dokunduğunda Dosyalar aynı yerde içeriği taşıyan bir klasör oluşturur; klasöre dokunup UstYazi içindeki PDF'i açarsın.
Android'de Google'ın Files uygulaması .zip arşivlerini çıkarabilir. Dosyayı bulup adını .zip olacak şekilde değiştir, sonra arşive dokun. İçerik listesi açılınca çıkarma (Extract) düğmesine bas; dosyalar arşivin bulunduğu klasöre çıkar. Bazı telefonlarda dosya yöneticisi üretici uygulamasıdır (Samsung'da Dosyalarım gibi) ve menü adları farklı olabilir.
Telefonda uzantı değiştirmek zahmetliyse EYP dosyası açma aracını telefonun tarayıcısında açıp dosyayı seçmek daha kısa yol.
"Gereği", "bilgi" ve öteki üstveri alanları
Resmî yazışmada dağıtım listesi iki gruba ayrılır. Gereği için gönderilen kurum ya da kişi, yazıda istenen işi yapacak olandır. Bilgi için gönderilenler ise yazıdan haberdar edilir ama bir işlem yapmaları beklenmez. Bir yazının sana hangi sıfatla geldiğini bilmek, ne yapman gerektiğini anlamanı kolaylaştırır.
İlgi satırları, bu yazının cevap verdiği ya da dayandığı önceki yazıları gösterir. Örneğin senin bir başvurunu ilgi tutarak cevap veren bir yazıda, başvurunun tarihi ve sayısı ilgi satırında yer alır.
Yazının ivediliği ve güvenlik derecesi de üstveride yazar; araç bunları da gösterir. Teknik Rehber 2.0'a göre ivedilik normal, acele ya da günlü olabilir; günlü yazılarda bir son tarih de girilir. Güvenlik derecesi için geçerli değerler yok, hizmete özel, özel, gizli ve çok gizlidir. Eski sürümlerde bulunan "tasnif dışı" değeri 2.0 ile kaldırılıp yerine "yok" getirildi; eski bir pakette bu ifadeyi görebilirsin.
Ekleri açarken dikkat
Rehber üç tür ek tanımlar. Dahili elektronik dosya, paketin içine konmuş bir dosyadır (bir PDF ya da Excel gibi). Harici referans, pakete konamayacak kadar büyük ya da başka yerde duran bir dosyanın adresidir; paket bu dosyanın özet değerini de taşıyabilir. Fiziksel nesne ise elden ya da posta ile ayrıca gönderilen bir kitap, CD ya da numunedir ve yalnız üstveride adı geçer. Araç bu son iki türü açıklamalarıyla ayrı bir listede gösterir.
Paketteki dosyalar çoğu zaman PDF ya da Word'dür. Ancak makro içerebilen Word ve Excel dosyaları (.docm, .xlsm gibi) ya da çalıştırılabilir dosyalar da paketin içine konabilir. Araç ekleri uzantılarına göre sınıflandırır ve bu türlerden biri varsa seni uyarır.
Uyarı gördüğünde şunları yap:
- Yazının gerçekten beklediğin kurumdan geldiğinden emin ol.
- Word ya da Excel açılırken "Makroları etkinleştir" ya da "İçeriği etkinleştir" diye sorarsa, eke güvenmiyorsan etkinleştirme.
- Çalıştırılabilir bir dosyayı (.exe gibi) resmî bir yazının eki olarak beklemiyorsan açma ve kurumla iletişime geç.
ZIP yöntemiyle açtığında bu uyarıyı kimse vermez. Ekler klasöründeki dosyaların uzantısına kendin bak.
e-İmza ve yazının doğrulanması
Resmî yazılar güvenli elektronik imza ile imzalanır ve 2.0 sürümünden beri kurumun elektronik mührünü de taşır. Paketteki imza dosyaları imzanın varlığını gösterir ama bir görüntüleyici bu imzayı doğrulamaz. EYP dosyası açma aracı da imza ve mühür dosyalarının sayısını gösterir, doğrulama yapmaz.
Bir yazının aslından emin olmak istiyorsan yazının altındaki doğrulama koduna ve adresine bak. Pek çok resmî yazıda belgenin doğrulanabileceği bir adres ve kod yazar. Üstveride bir doğrulama adresi varsa araç onu da metin olarak gösterir. Doğrulamayı bu resmî hizmetten yap ya da yazıyı gönderen kurumla iletişime geç.
Paketten çıkardığın üst yazı PDF'i, paketin içindeki dosyanın kendisidir. Ancak paketin dışına alındığında imza ve mühür dosyalarıyla bağı kopar. Resmî bir işlemde paketin aslını saklamak en doğrusudur. ZIP yöntemini kullandıysan da asıl .eyp dosyasını silme; yeniden adlandırdığın kopyayla çalış.
Yazıya cevap verirken
Bir kurumun yazısına cevap vereceksen paketteki bilgiler işini kolaylaştırır. Cevap yazının ilgi satırına, gelen yazının tarihini ve sayısını yazarsın; ikisi de "Yazı bilgileri" listesinde hazırdır. Örnek bir ilgi satırı şöyle görünür:
İlgi: [Kurum adı]'nın [gg.aa.yyyy] tarihli ve [sayı] sayılı yazısı.
Yazıda bir süre verilmişse sürenin hangi tarihten başladığına dikkat et: elektronik tebligatta süre, yazının tarihinden değil tebliğ tarihinden işlemeye başlar. Tebliğ tarihini hesaplamak için e-tebligat tebliğ tarihi aracını kullanabilirsin.
EYP dosyasında sık karşılaşılan durumlar
Paket şifreli: e-Yazışma paketi belirli bir alıcıya şifreli olarak da gönderilebilir. Rehbere göre bu durumda asıl paket şifrelenip yeni bir dış paketin içine konur; yazı ve üstveri yalnız alıcı kurumun anahtarıyla açılabilir. ZIP olarak açtığında anlamlı bir PDF bulamazsın. Araç şifreli paketi tanır ve içeriğin neden gösterilemediğini söyler.
Dosya aslında PDF: Bazı sistemler yazıyı .eyp adıyla ama doğrudan PDF olarak verebilir. Araç dosyanın içine bakar ve PDF ise onu üst yazı olarak gösterir. ZIP yöntemi bu dosyada hata verir; uzantıyı .pdf yapman yeter.
Eski sürüm paket: Eski sürümdeki paketler de açılır. Bu paketlerde imzalayan bilgisi bazen üstveride yer almadığı için eksik görünebilir.
Dosya adı anlamsız: Rehber paket adının belgenin tekil numarası olmasını tavsiye eder, bu yüzden adı uzun bir harf ve rakam dizisi olabilir. Saklarken yanına konuyu ve tarihi yazdığın bir ad ver.
Dosyalarının nasıl işlendiğini Gizlilik Politikası sayfasında anlattık.
Mahkeme ve UYAP belgeleri ise çoğu zaman .udf uzantısıyla gelir; onlar için UDF dosyası nasıl açılır? yazısına bakabilirsin. Gelen ekleri tek bir dosyada toplamak istersen PDF birleştirme aracı işini görür. Paylaşacağın bir ekte kişisel veri varsa göndermeden önce PDF karartma aracıyla ilgili satırları kapatabilirsin.
