Staj Defteri Nasıl Doldurulur? Günlük Kayıt Örnekleri ve İmza Düzeni

Staj defteri, staj komisyonunun stajını değerlendirirken okuduğu ana belge. İşyerinin değerlendirme formu "iyi çalıştı" der; defter neyi, nasıl yaptığını gösterir. Özensiz ya da sonradan toplu doldurulmuş bir defter, stajın kısmen kabul edilmesine kadar gidebilir. Aşağıda staj defterini nasıl tutacağını, günlük kaydı nasıl yazacağını, farklı alanlardan örnek kayıtları ve imza düzenini bulursun. Staj tarihlerine göre iş günü takvimini ve gün gün defter sayfalarını hazırlamak için aşağıdaki aracı kullanabilirsin.

Defterin kuralları nereden geliyor?

Staj için ülke genelinde tek bir defter şablonu yok. 2547 sayılı Kanunun 44. maddesi uygulama ve eğitim-öğretimle ilgili konuları senatolara bırakıyor; staj kurallarını da her üniversite kendi staj yönergesiyle, fakülte ve bölümler de "staj ilkeleri" ya da "staj uygulama esasları" ile belirliyor. Defterin biçimi, kaç sayfa olacağı, kimin imzalayacağı bu belgelerde yazar.

Örnek olarak Süleyman Demirel Üniversitesinin Lisans Öğretimi Staj Yönergesi'ne bakıyorum: toplam staj süresi bölüme göre 30 ile 90 iş günü arasında, bir tam iş günü 8 saat, staja devam zorunlu ve stajın değerlendirmesi bölüm staj komisyonunda yapılıyor. Senin bölümünde rakamlar farklı olabilir, ama defterin işlevi aynıdır.

Hangi günler deftere yazılır?

Defterde yalnız staj süresine sayılan günler yer alır. Yönergelerdeki yaygın kural: pazartesi-cuma iş günüdür; işyeri yasal olarak cumartesi çalışıyorsa cumartesi de sayılır; pazar ve resmî tatiller sayılmaz. SDÜ yönergesi bunu "bir hafta beş iş günü; yasal olarak cumartesi çalışılan işyerlerinde cumartesi 6. iş günü; pazar ve resmî tatil günlerinde yapılan çalışmalar staj süresinden sayılmaz" diye yazıyor. Resmî tatilde çalışsan bile o gün staj süresine eklenmez, bu yüzden deftere iş günü olarak yazmanın bir faydası olmaz.

İzinli ya da raporlu olduğun günler de defterde yer almaz. Bu günler staj süresinden düşer ve çoğu bölüm telafi edilmesini ister. SDÜ yönergesinde geçerli özürle devam edilemeyen günler, telafi edilmek koşuluyla staj süresinin %20'sini geçemiyor; 30 iş günlük bir stajda bu en fazla 6 gün demek. Defterin başına bir staj takvimi koymak, hangi günün neden sayılmadığını komisyona tek tabloda gösterir.

Örnek takvim satırları:

Bir günlük sayfada neler bulunur?

• İş günü numarası, tarih ve gün adı.
• O gün çalıştığın bölüm ya da birim.
• Yapılan çalışmalar için geniş bir alan.
• Kontrol eden yetkilinin adı, unvanı, imzası ve işyerinin kaşesi.

Bölümünün basılı defteri ya da şablonu varsa onu kullan. Yoksa her güne bir sayfa ayırmak en güvenli düzendir; kayıtların kısaysa bölümün izin veriyorsa bir sayfaya iki gün de yazabilirsin.

Defterin dili de kuralın konusu. SDÜ yönergesine göre staj belgeleri Türkçe hazırlanıyor; staj yurt dışındaysa bölümün önerisi ve yönetim kurulu onayıyla yabancı dilde de hazırlanabiliyor, gerektiğinde noter onaylı tercümesini sağlamak öğrencinin sorumluluğunda.

Günlük kayıt nasıl yazılır?

Komisyon defterde senin ne öğrendiğini görmek ister. "Muhasebe biriminde çalıştım" bir kayıt sayılmaz; nerede olduğunu söyler, ne yaptığını söylemez. Şu örneklere bak:

Zayıf kayıt:

Bugün üretim hattında çalıştım. Makineleri inceledim.

Güçlü kayıt:

Üretim hattındaki CNC tezgâhının günlük bakım kontrol listesini teknisyenle birlikte uyguladım. Yağ seviyesi, hava basıncı ve soğutma sıvısı ölçümlerini forma işledim. Tezgâhın takım değiştirme süresinin nasıl ölçüldüğünü ve bu sürenin üretim planına etkisini öğrendim.

Güçlü kayıt üç soruyu yanıtlıyor: ne yaptım (bakım kontrol listesini uyguladım), nasıl yaptım (teknisyenle, ölçümleri forma işleyerek), ne öğrendim (takım değiştirme süresinin plana etkisi). Birkaç öneri daha:

• Kaydı o gün yaz. Geriye dönük yazılan kayıtlar birbirine benzer ve ayrıntıyı kaybeder.
• Aynı işi birkaç gün yaptıysan her gün yeni olanı yaz: farklı bir adım, karşılaştığın bir sorun, çözüm.
• Gizli bilgi yazma. Müşteri adları, fiyatlar, iç yazışmalar ve kişisel veriler yerine işin türünü anlat.
• Şema ya da çizim eklemek istersen bölümünün izin verip vermediğini sor.

Farklı alanlardan örnek kayıtlar

Aynı üç soru her bölümde işe yarar. Aşağıdaki örnekler gerçek bir işyerinden alınmadı, yalnız kayıt biçimini göstermek için yazıldı:

Yazılım: Ekibin kullandığı sürüm kontrol akışını öğrendim. Kayıt formundaki e-posta doğrulama hatası için bir dal açtım, hatayı yeniden üretip düzelttim ve kod incelemesine gönderdim. İncelemede gelen iki yorumu düzelterek değişikliği birleştirdim.

Muhasebe: Ay sonu kapanışı için banka hareketlerini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırdım. Eşleşmeyen üç kalemin nedenini sorumlu personelle birlikte inceledim; ikisinin tarih farkından, birinin hatalı hesap kodundan kaynaklandığını gördüm.

İnşaat: Şantiyede kalıp kontrolüne katıldım. Kolon kalıplarının düşeyliğini şakülle, ölçülerini metreyle kontrol eden ekibin ölçümlerini tutanağa geçirdim. Beton dökümünden önce hangi kontrollerin zorunlu olduğunu öğrendim.

Her örnekte bir eylem, bir yöntem ve bir sonuç var. Günlük kayıt için yarım sayfa çoğu zaman yeterli; uzunluktan çok somutluk önemlidir.

Bazı bölümler günlük sayfaların yanında staj sonunda ayrı bir staj raporu ya da haftalık özet de ister. Bu durumda her haftanın sonunda o haftanın sayfalarına bakıp üç dört cümlelik bir özet çıkarmak, rapor yazarken işini kolaylaştırır: hangi birimde çalıştın, hangi araç ve yöntemleri kullandın, en çok neyi öğrendin. Raporu defterdeki kayıtlarla çelişmeyecek biçimde yaz; komisyon ikisini yan yana okur.

İmza ve kaşe ne zaman alınır?

Her sayfanın altında o günün yetkilisinin imzası ve işyerinin kaşesi bulunmalı. Çoğu bölüm imzasız sayfayı saymaz. Sayfaları gün sonunda ya da en geç hafta sonunda imzalatmak hem unutmayı önler hem de yetkilinin kayıtları okuyup gerekirse düzeltmesine fırsat verir. Staj bitiminde otuz sayfayı birden imzalatmak, yetkilinin hiçbirini okumadan imzalaması demektir; komisyon bunu fark eder.

Defterin sonunda işyerinin staj sonu onayı bulunur: stajın hangi tarihler arasında yapıldığı, kaç iş günü tamamlandığı ve kaç gün devam edilmediği yazılır, yetkili imzalar ve kaşeler.

Komisyon defteri nasıl değerlendirir?

SDÜ yönergesine göre bölüm staj komisyonu; işyerinin doldurduğu değerlendirme formunu, denetçi öğretim elemanının raporunu ve gerektiğinde öğrenciyle yapılan yüz yüze görüşmeyi birlikte değerlendirir. Sonuç kabul, kısmi kabul, ret ya da düzeltme isteme olabilir. Eksik bulunan staj tamamlatılabilir ya da baştan yaptırılabilir. Öğrenci sonuca, ilanından itibaren bir hafta içinde bölüm başkanlığına dilekçeyle itiraz edebilir ve itiraz en geç bir hafta içinde karara bağlanır. Staj yükümlülüğünü tamamlamayan öğrenci mezun olamaz.

Görüşme yapılıyorsa sorular çoğunlukla defterden gelir. "Bu tabloyu nasıl hazırladın?" ya da "Bu ölçümü neden yaptınız?" gibi sorulara rahat cevap verebilmek, defterin gerçekten senin elinden çıktığını gösterir. Teslimden önce defteri bir kez baştan okumak bu yüzden işe yarar.

Staj defterinde sık yapılan hatalar

• Resmî tatili ya da pazarı iş günü gibi numaralamak. Toplam gün fazla görünür, komisyon takvimle karşılaştırınca eksik çıkar.
• Her güne aynı cümleyi yazmak. "Birimde çalışmalara katıldım" otuz kez tekrarlanınca defter, stajın içeriğini göstermez.
• İnternetten ya da başka bir defterden kopyalanmış teknik anlatım. Ders kitabı gibi yazılmış bir paragraf "ne yaptım" sorusuna cevap vermez.
• Kurşun kalemle yazıp sonradan silmek ya da düzeltme sıvısı kullanmak. Bölümün el yazısı defter istiyorsa tükenmez kalemle yaz, hatayı tek çizgiyle iptal et ve yanına doğrusunu yaz.
• İmzayı stajyer arkadaşına ya da başka bir birimdeki çalışana attırmak. İmza, o gün çalışmanı gerçekten gören yetkiliye ait olmalı.
• Fotoğraf ve belgeleri izinsiz eklemek. İşyerinin iç belgeleri, ekran görüntüleri ve çalışanların fotoğrafları için önce yetkiliden izin al.

Bir hata fark ettiğinde sayfayı yırtma. Sayfa numaraları atlarsa defterin bütünlüğü sorgulanır; düzeltmeyi yapıp yanına yetkilinin parafını almak daha güvenlidir.

Teslimden önce son kontrol

• Bütün iş günlerinin sayfası var mı, sıra numaraları atlanmamış mı?
• Her sayfa imzalı ve kaşeli mi?
• Toplam iş günü bölümün istediği süreyi karşılıyor mu?
• Kapakta adın, numaran, işyeri ve staj tarihleri doğru mu?
• İmzalı sayfaların fotoğrafını ya da taramasını aldın mı? Defter kaybolursa elindeki tek kanıt bunlar olur.

Defteri işyerinin değerlendirme formuyla birlikte bölüm staj komisyonuna teslim et. Taranmış sayfaları tek dosyada toplamak için JPG'den PDF'e çevirme aracı işine yarar. Başvuru sürecinin adımları için staj başvurusu nasıl yapılır yazısına, başvuru ve değerlendirme formları için staj başvuru ve değerlendirme formu aracına, defter sayfalarının düzeni ve iş günü takvimi için staj defteri sayfasına bakabilirsin.