Arıza ve Hasar Tespit Tutanağı

Bu araç, kurumdaki bir tesisin, cihazın ya da demirbaşın arızasını veya hasarını tek sayfalık resmî bir tutanağa döker. Formda önce "Tespit edilen durum" alanından Arıza ya da Hasar seçersin. Seçimine göre belge başlığı "ARIZA TESPİT TUTANAĞI" ya da "HASAR TESPİT TUTANAĞI" olur, hasar seçildiğinde de hasar nedeni, onarılabilirlik değerlendirmesi ve sorumluluk notu alanları açılır.

Arıza tutanağı genellikle bakım-onarım ya da bilgi işlem birimine iş açmak, servis çağırmak ve harcama yetkilisine durumu bildirmek için yazılır. Hasar tutanağı ise bir demirbaş zarar gördüğünde, zararın nasıl oluştuğunu ve kimin zimmetinde olduğunu kayda geçirmek için gerekir. Kullanılamaz hâle gelen bir taşınırın kayıttan düşülmesinde de bu tutanak dayanak belge olarak dosyaya girer.

Arıza ve hasar tespit tutanağı nasıl hazırlanır?

1. Kurum adı ve Birim alanlarını doldur. Bunlar belgenin üst başlığında yer alır.
2. İstersen Tutanak numarası gir; tutanak tarihi bugünün tarihiyle gelir, gerekirse değiştir. Tutanak saati isteğe bağlıdır ve tarihin yanına "(saat …)" olarak yazılır.
3. Tespit edilen durum alanında "Arıza (çalışmıyor / bozuk)" ya da "Hasar (kırılma, kaza, su, hırsızlık vb.)" seç.
4. Bulunduğu yer (ör. B blok 2. kat kazan dairesi) ve Tesis / cihaz / demirbaş (ör. kalorifer kazanı, asansör, dizüstü bilgisayar) alanlarını yaz.
5. Varsa Marka / model, Seri numarası ve Demirbaş / sicil no bilgilerini gir. Bu üç bilgi belgenin bilgi satırlarında görünür ve cihazı tek başına tanımlar.
6. Cihaz bir personelin zimmetindeyse Zimmet sahibi alanına adını ve unvanını yaz. Bu durumda imza bölümüne "Zimmet Sahibi" imzası da eklenir.
7. Tespit tarihi alanına arızanın ya da hasarın fark edildiği günü gir.
8. Hasar seçtiysen Hasar nedeni listesinden birini işaretle: kaza (düşme, çarpma), kullanıcı kaynaklı hatalı / özensiz kullanım, su baskını / sıvı teması, yangın, hırsızlık, kullanım ömrünün dolması / eskime, teknik arıza ya da diğer.
9. Arızanın / hasarın durumu kutusuna gördüğünü yaz. Arızada belirtileri (çalışmıyor, sızıntı, ses, hata kodu), hasarda hasarın yerini ve boyutunu anlat.
10. Hasarda Değerlendirme alanından "Teknik inceleme gerekli", "Onarılabilir" ya da "Onarılamaz / kullanılamaz" seç. İstersen Sorumluluk / kusur notu ekle.
11. Yapılan işlem alanına anında aldığın önlemi yaz (ör. elektrik kesildi, teknik servise haber verildi).
12. 1. imzalayan ve 2. imzalayan alanlarını doldur; gerekirse 3. imzalayan ekle. Sonra belgeyi yazdır ya da PDF olarak indir.

Dayanak ve şartlar

Arıza tespit tutanağının biçimini belirleyen ayrı bir kanun maddesi yoktur; bu bir idari uygulama belgesidir. Tutanağın hukuki ağırlığı, Devlet malının korunmasına ilişkin genel kuraldan gelir. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu m.12'ye göre memurlar görevleriyle ilgili olarak kendilerine teslim edilen Devlet malını korumak ve hizmete hazır bulundurmak için gerekli önlemleri almakla yükümlüdür. Aynı madde, memurun kasıt, kusur, ihmal ya da tedbirsizliğiyle idarenin uğradığı zararın rayiç bedel üzerinden ödettirilmesini esas alır.

Araç bu kuralı hasar seçildiğinde her zaman uyarı olarak gösterir. Hasar nedeni kaza, kullanıcı kaynaklı ya da hırsızlık ise ek bir uyarı daha çıkar: zimmet sahibinin yazılı beyanını al ve tutanağa ekle; kusur ve sorumluluk kararını tutanak değil, idare verir. Sorumluluk notu alanı bu yüzden "değerlendirme idareye bırakılmıştır" gibi tarafsız bir cümleyle doldurulmalıdır.

Değerlendirme cümlesi yalnız hasar tutanağına girer. Arıza tutanağında onarım kararı genellikle servis incelemesinden sonra verildiği için bu satır basılmaz.

İmza kuralı ve tanıklar

Tutanağı durumu bizzat gören en az iki kişi imzalamalıdır. 2. imzalayan alanı boş kalırsa araç bunu uyarı olarak gösterir. Kayıttan düşme için oluşturulmuş bir komisyon varsa, tutanağı komisyon üyeleri imzalar. Belgenin son paragrafı sabittir: tutanağın durumun tespiti amacıyla olay yerinde düzenlendiği ve okunarak imza altına alındığı yazılır.

Zimmet sahibi alanını doldurduğunda imza bölümünde ayrıca "Zimmet Sahibi" imzası çıkar. Kullanıcı kaynaklı hasarda bu alan boşsa araç zimmet sahibinin adını yazmanı ister. Zimmet sahibi imzalamaktan kaçınırsa bunu ayrı bir imzadan imtina tutanağı ile kayda geçirebilirsin.

Muhatap ve teslim

Bu belge bir dilekçe değildir; muhatap satırı ve "arz ederim" kapanışı yoktur. Düzenlenen tutanak şu yerlere gider:

• Arızada, bakım-onarım ya da bilgi işlem birimine ve harcama yetkilisine. Fotoğraf varsa eklenir.
• Hasarda, birim amirine ve taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine. Kullanılamaz hâle gelen taşınırın kayıttan düşülmesi, kurumunun taşınır mevzuatındaki komisyon ve onay usulüne göre yapılır.
• Hırsızlıkta, önce kolluğa başvurulur; şikâyet tutanağının örneği bu tutanağa eklenir.

Arızalı cihazı servise verirken ayrıca teslim tesellüm belgesini "Arızalı donanımın servise teslimi" seçeneğiyle düzenle. Araç her durumda bu hatırlatmayı yapar; böylece cihazın kimde olduğu iade anına kadar belgelenir.

Gerekli ekler

• Arızanın ya da hasarın fotoğrafları (tarihli, cihazın seri numarası görünecek şekilde)
• Kullanıcı kaynaklı hasarda zimmet sahibinin yazılı beyanı
• Hırsızlıkta kolluk şikâyet tutanağının örneği
• Varsa servis ön inceleme raporu ya da hata kodunun ekran görüntüsü
• Zimmet fişinin örneği (demirbaşın kime zimmetli olduğunu gösterir)

Örnek tutanak metni

Hasar seçildiğinde, örnek değerlerle belge gövdesi şöyle oluşur:

Ayşe Demir (Öğretmen) zimmetinde bulunan Bilgisayar sınıfı konumundaki dizüstü bilgisayar üzerinde 14.10.2026 tarihinde kaza (düşme, çarpma) sonucu hasar meydana geldiği tespit edilmiştir. Hasarın durumu: Ekranın sol üst köşesi çatlamış, görüntü yarısında gelmiyor. Onarılıp onarılamayacağı teknik inceleme sonucunda belirlenecektir. Sorumluluk / kusur değerlendirmesi: Zimmet sahibinin beyanına göre cihaz masadan düşmüştür; kusur değerlendirmesi idareye bırakılmıştır. Yapılan işlem: Cihaz kullanımdan kaldırıldı, bilgi işlem birimine haber verildi. İşbu tutanak, durumun tespiti amacıyla olay yerinde düzenlenmiş; okunarak aşağıda imzası bulunanlarca imza altına alınmıştır.

Arıza seçildiğinde ilk cümle değişir: "14.10.2026 tarihinde Kazan dairesi konumunda bulunan kalorifer kazanı üzerinde yapılan incelemede aşağıdaki arıza tespit edilmiştir." Üstteki bilgi satırlarında tutanak numarası, tarih ve saat, marka / model, seri no ve demirbaş / sicil no yer alır.

Sık yapılan hatalar

• Yorum yazmak. "Öğretmen dikkatsiz davrandı" gibi bir hüküm tutanağa girmemeli. Gördüğünü yaz; kusur değerlendirmesini idare yapar.
• Tek imzayla yetinmek. Tek kişinin imzaladığı tutanak sonradan tartışmaya açıktır. En az iki tanık kullan.
• Seri numarasını atlamak. Aynı modelden birden fazla cihaz varsa hangi cihazın arızalandığı belirsiz kalır.
• Hırsızlıkta kolluğa gitmemek. Kurum içi tutanak, şikâyetin yerine geçmez.
• Kayıttan düşmeyi tutanakla bitmiş saymak. "Onarılamaz" değerlendirmesi kayıttan düşme kararı değildir; komisyon ve onay işlemi ayrıca yapılır.

Sonrası

Arıza tutanağı genellikle servis kaydı açılmasıyla sonuçlanır. Onarım yapılınca servis formundaki "yapılan işlem" ve "değişen parça" bilgileri dosyaya eklenir. Hasar tutanağında ise idare iki şeye karar verir: cihazın onarılıp onarılmayacağına ve zararın bir personelden istenip istenmeyeceğine. Zararın ödettirilmesine karar verilirse bu bir idari işlemdir; ilgili personel itiraz ve dava yollarını kullanabilir. Konu disiplin soruşturmasına dönüşürse yazılı savunma hakkı doğar; savunmanı savunma dilekçesi aracıyla hazırlayabilirsin. Durumuna özel sorular için kurumunun personel ya da strateji birimine danış.

Kaynaklar

• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
• Taşınır Mal Yönetmeliği (konsolide kopya)

Sıkça sorulan sorular

Arıza tespit tutanağını kim düzenler?

Arızayı ya da hasarı bizzat gören görevliler düzenler ve imzalar. Araç en az iki imzacı ister; üçüncü imzacı isteğe bağlıdır. Kayıttan düşme için kurulmuş bir komisyon varsa tutanağı komisyon üyeleri imzalar.

Arıza ile hasar arasındaki fark nedir?

Arıza, cihazın çalışmaması ya da bozulmasıdır; çoğu zaman servis kaydı açmak için yazılır. Hasar ise kırılma, kaza, su, yangın ya da hırsızlık gibi bir dış olayla oluşan zarardır. Hasar seçildiğinde araç hasar nedenini, onarılabilirlik değerlendirmesini ve sorumluluk notunu da sorar.

Hasarlı demirbaşın bedelini personel mi öder?

657 sayılı Kanun m.12'ye göre zarar memurun kasıt, kusur, ihmal ya da tedbirsizliğinden doğmuşsa rayiç bedel üzerinden ödettirilir. Bu kararı tutanak değil, idare verir. Eskime ya da teknik arıza gibi kusura dayanmayan nedenlerde bu değerlendirme genellikle gündeme gelmez.

Zimmet sahibi tutanağı imzalamazsa ne olur?

İmzalamaktan kaçınma tutanağın geçerliliğini ortadan kaldırmaz. Tanıklar imzalar ve kaçınma durumu ayrıca yazılır. Bunun için imzadan imtina tutanağı aracını kullanabilirsin.

Hırsızlıkta yalnız bu tutanak yeterli mi?

Yeterli değildir. Hırsızlıkta önce kolluğa başvurman gerekir. Araç bu durumda kolluk şikâyet tutanağının örneğini hasar tutanağına eklemeni hatırlatır.

Onarılamaz seçersem cihaz kayıttan düşmüş olur mu?

Olmaz. "Onarılamaz / kullanılamaz" değerlendirmesi kayıttan düşme işleminin dayanağıdır, kendisi değildir. Kayıttan düşme kurumunun taşınır mevzuatındaki komisyon ve onay usulüne göre ayrıca yapılır.

Arızalı cihazı servise verirken başka belge gerekir mi?

Evet. Cihazın kimde olduğunu iade anına kadar göstermek için teslim tesellüm belgesini "Arızalı donanımın servise teslimi" seçeneğiyle düzenle. O belgede veri yedeği beyanı ve iade bölümü de yer alır.