- Teknik şartnamede belli bir marka, model, patent, menşe, kaynak ya da ürün belirtilemez ve belli bir markaya yönelik özellik yazılamaz (4734 sayılı Kamu İhale Kanunu m.12).
- Standart yoksa ya da özellik tanımlanamıyorsa marka / model "veya dengi" ifadesiyle yazılabilir (m.12).
- Teknik kriterler verimlilik ve işlevselliğe yönelik olmalı, rekabeti engellememeli ve bütün isteklilere fırsat eşitliği sağlamalıdır (m.12).
- Araç, maddelerde "marka" ya da "model" geçip "veya dengi" geçmiyorsa uyarı verir.
Bu araç, bir mal ya da hizmet alımı için teknik şartnameyi numaralı bölümlerle hazırlar. Belge, alımın adıyla oluşan bir başlık taşır (ör. "DİZÜSTÜ BİLGİSAYAR ALIMI TEKNİK ŞARTNAMESİ"). Altında konu ve kapsam, genel hükümler, teknik özellikler, uyulacak standartlar, muayene ve kabul, teslim ve garanti bölümleri sırayla yer alır. En sonda şartnameyi hazırlayanların imzaları ve "ONAYLAYAN" imzası bulunur.
Teknik şartname, idarenin ne istediğini isteklilere anlatan belgedir. Teklifler bu belgeye göre hazırlanır, teslim edilen mal bu belgeye göre muayene edilir. Şartname belirsizse yanlış ürün gelir; bir markaya göre yazılmışsa rekabet daralır ve ihale şikâyete açılır. Bu yüzden şartnamenin dili ölçülebilir, tarafsız ve açık olmalıdır.
Teknik şartname nasıl hazırlanır?
- İdare adı ve Birim alanlarını doldur.
- Alımın / işin adı alanına alımı yaz (ör. Dizüstü Bilgisayar Alımı). Bu ad büyük harfle belge başlığına girer.
- Varsa İhale kayıt numarası gir; Hazırlanma tarihi seç.
- Konu ve kapsam alanına neyin, kaç adet, hangi amaçla alınacağını yaz.
- İstersen Genel hükümler alanına tüm kalemler için geçerli şartları ekle (ör. ürünlerin yeni ve kullanılmamış olması).
- Teknik özellikler tablosuna her özelliği bir satır olarak gir: başlık (ör. İşlemci) ve özellik (ör. en az 8 çekirdekli). En çok 50 madde girilebilir.
- Uyulacak standartlar alanına TS, EN ya da ISO standartlarını yaz. Boş bırakırsan araç uyarır.
- İstersen Muayene ve kabul, Teslim yeri ve şekli ve Garanti süresi (ay) alanlarını doldur. Garanti 0 ise bu bölüm basılmaz.
- Hazırlayanlar tablosuna adları ve unvanları, Onaylayan ve Onaylayanın unvanı alanlarına yetkilinin bilgisini gir. Gerekirse ekleri listele ve belgeyi yazdır.
Hukuki dayanak
Teknik şartnamelerin temel kuralı 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu m.12'dedir. Araç bu maddeden üç kuralı her şartnamede not olarak gösterir:
| Kural | Ne anlama gelir? |
|---|---|
| Marka, model, patent, menşe, kaynak ya da ürün belirtilemez | "X marka yazıcı" diye istenemez; yazıcının özellikleri yazılır |
| Standart yoksa ya da özellik tanımlanamıyorsa "veya dengi" ile marka / model yazılabilir | Yazılırsa mutlaka "veya dengi" eklenir |
| Kriterler rekabeti engellememeli, fırsat eşitliği sağlamalı | Tek bir ürünün karşılayabileceği özellik zinciri kurulmaz |
Araç maddelerin başlık ve içeriğinde "marka" ya da "model" kelimesi geçip "veya dengi" ifadesi geçmiyorsa "Maddelerde marka / model geçiyor ama 'veya dengi' ifadesi yok; kontrol edin" uyarısı verir. Bu kontrol kelime aramasıdır; bir marka adını doğrudan yazdıysan araç bunu yakalamaz. Şartnameyi gönderilmeden önce bu gözle bir kez daha oku.
Eski şablonlarda görülen "teknik şartname ihale dosyasının zorunlu ekidir" gibi genel cümleler bu araçta kullanılmaz. İhale dokümanının içeriği ve doğrudan temindeki uygulama kurumunun satın alma usulüne göre değişir.
Belgenin bölümleri
Araç dolu bıraktığın bölümleri sırayla numaralar; boş bölümler belgeye girmez:
- KONU VE KAPSAM (her zaman basılır)
- GENEL HÜKÜMLER (doluysa)
- TEKNİK ÖZELLİKLER (her zaman basılır, numaralı liste)
- UYULACAK STANDARTLAR (doluysa)
- MUAYENE VE KABUL (doluysa)
- TESLİM (doluysa)
- GARANTİ (süre 0'dan büyükse): "Yüklenici, kabul tarihinden itibaren en az … ay süreyle garanti verecektir."
Boş bölümler atlandığında numaralar kayar; örneğin genel hükümler boşsa teknik özellikler 2 numara olur. Ekleri listelersen en sonda "EKLER" başlığıyla numaralı olarak basılır.
İyi bir teknik özellik nasıl yazılır?
- Ölçülebilir yaz. "Hızlı işlemci" yerine "en az 8 çekirdek, en az 3,0 GHz".
- Alt sınır kullan. "En az 16 GB bellek" demek, daha iyisini sunanı dışlamaz.
- İşlevi anlat. "Toz ve neme dayanıklı" yerine ilgili koruma sınıfını ve standardını yaz.
- Gereksiz özellik ekleme. Her ek koşul, teklif verebilecek firma sayısını azaltır.
- Muayenede nasıl kontrol edileceğini düşün. Kontrol edilemeyen bir özellik, kabul aşamasında tartışma doğurur.
Muayene ve teslim bölümlerine ne yazılır?
Şartnamenin son bölümleri çoğu zaman kısa geçilir, ama uyuşmazlıklar en çok buralarda çıkar.
Muayene ve kabul bölümüne, teslim edilen malın hangi yöntemle kontrol edileceğini yaz. Örneğin cihazların açılıp çalıştırılarak deneneceğini, belirli bir oranda numune üzerinde test yapılacağını ya da üretici belgelerinin isteneceğini belirt. Komisyon, muayeneyi bu bölüme göre yapar; burada yazılmayan bir testi sonradan istemek tartışma doğurur.
Teslim bölümüne teslim yerini (ör. idare merkez ambarı), teslim şeklini (ör. kurulum dahil, montajlı), nakliye ve indirme masrafının kime ait olduğunu ve varsa kısmi teslimin mümkün olup olmadığını yaz. Teslim süresi sözleşmede ayrıca belirtilecekse burada çelişkili bir süre yazma.
Garanti süresini piyasadaki olağan sürelerle uyumlu seç. Çok uzun bir garanti şartı fiyatı artırabilir ve teklif sayısını azaltabilir.
Muhatap ve teslim
Şartname bir dilekçe değildir; muhatap satırı yoktur. Hazırlayanlar imzalar, onaylayan yetkili tarih atıp onaylar. Onaylanan şartname ihale dokümanına ya da doğrudan temin dosyasına eklenir ve isteklilere verilir. Mal teslim edildiğinde muayene ve kabul tutanağı bu şartnameye göre düzenlenir; komisyon kalemleri şartnamedeki özelliklerle karşılaştırır.
Gerekli ekler
- Piyasa araştırması ya da yaklaşık maliyet çalışması (kurum usulüne göre)
- Gerekiyorsa teknik çizim, plan ya da numune tarifi
- Atıf yapılan standartların listesi
- Hizmet alımlarında iş programı ya da personel çizelgesi
Örnek şartname bölümü
1. KONU VE KAPSAM Bu şartname, idarenin eğitim birimlerinde kullanılmak üzere 20 adet dizüstü bilgisayar alımına ilişkin teknik özellikleri kapsar. 2. TEKNİK ÖZELLİKLER 1. İşlemci: En az 8 çekirdekli, en az 3,0 GHz temel hızda. 2. Bellek: En az 16 GB. 3. Depolama: En az 512 GB SSD. 3. GARANTİ Yüklenici, kabul tarihinden itibaren en az 24 ay süreyle garanti verecektir.
Bu örnekte genel hükümler, standartlar, muayene ve teslim alanları boş olduğu için numaralar 1, 2, 3 diye ilerler.
Sık yapılan hatalar
- Marka yazmak. "veya dengi" olmadan marka ya da model yazılamaz.
- Bir ürünün kataloğunu kopyalamak. Özellik zinciri tek bir ürünü işaret ederse rekabet engellenmiş olur.
- Standart belirtmemek. Araç standart alanı boşsa uyarır.
- Onaylayanı boş bırakmak. Onaylanmamış şartname kullanılmaz; araç bunu da uyarır.
- Muayene yöntemini yazmamak. Kabul aşamasında neyin nasıl kontrol edileceği belirsiz kalır.
Sonrası
Onaylanan şartname ihale ya da doğrudan temin sürecine girer. İstekliler şartnameye göre teklif verir; şartnamenin rekabeti kısıtladığını düşünen istekliler kamu ihale mevzuatındaki şikâyet yollarını kullanabilir. Teslimden sonra muayene ve kabul komisyonu malı şartnameye göre kontrol eder; kabul edilen taşınırlar teslim tesellüm belgesi ile birimlere verilebilir. Durumuna özel sorular için kurumunun satın alma birimine danış.
Kaynaklar
Sıkça sorulan sorular
Teknik şartnameye marka yazılabilir mi?
Kural olarak yazılamaz. 4734 sayılı Kanun m.12'ye göre belli bir marka, model, patent, menşe, kaynak ya da ürün belirtilemez. Standart yoksa ya da özellik tanımlanamıyorsa marka / model "veya dengi" ifadesiyle yazılabilir.
"Veya dengi" ifadesi ne işe yarar?
Yazılan markanın yalnız bir örnek olduğunu, aynı özellikleri taşıyan başka ürünlerin de kabul edileceğini gösterir. Araç maddelerde "marka" ya da "model" geçip bu ifade geçmiyorsa uyarı verir.
Doğrudan temin için de teknik şartname hazırlanır mı?
Araç hem ihale hem doğrudan temin için kullanılabilir; ihale kayıt numarası isteğe bağlıdır. Doğrudan teminde şartname gerekip gerekmediği alımın niteliğine ve kurumunun uygulamasına bağlıdır.
Garanti süresini yazmak zorunlu mu?
Değil. Garanti süresi 0 girilirse garanti bölümü belgeye basılmaz. Süre girersen "Yüklenici, kabul tarihinden itibaren en az … ay süreyle garanti verecektir" cümlesi eklenir.
Şartnameyi kimler imzalar?
Hazırlayanlar tablosundaki kişiler "Hazırlayan" olarak, onay yetkilisi de "ONAYLAYAN" olarak imzalar. Onaylayanın unvanı girilmezse "İhale yetkilisi" yazılır.
Standart alanına ne yazmalıyım?
Ürünün uyması gereken ulusal ya da uluslararası standartları (TS, EN, ISO) yaz. Bu alan boşsa araç uyarır. Standart belirtmek, özellikleri marka kullanmadan tanımlamanın en sağlam yoludur.
Kaç teknik özellik maddesi girebilirim?
En çok 50 madde girebilirsin. Her madde bir başlık ve bir özellik metninden oluşur; belgede numaralı liste olarak basılır.
Şartnameyi kimler hazırlamalı?
Alımın konusunu bilen ve malı kullanacak birimden personel hazırlar; araçta en çok altı hazırlayan eklenebilir. Hazırlayanlar "Hazırlayan" başlığıyla, onay yetkilisi "ONAYLAYAN" başlığıyla imzalar. Kimlerin hazırlayacağı kurumunun satın alma usulüne göre belirlenir.