Kulüp Aylık Çalışma Raporu

Kulüp aylık çalışma raporu aracı, danışmanı olduğun kulübün bir aylık çalışmalarını kulübün yıllık planından hazırlar. Ayı seçersin, yıllık planda o aya yazılmış çalışmalar listelenir. Her birine yapıldı, kısmen yapıldı ya da yapılamadı dersin, katılan öğrenci sayısını yazarsın. Planda olmadığı hâlde o ay yaptığınız etkinlikleri eklersin. Araç bir değerlendirme cümlesi kurar, senin notunu altına ekler ve kulüp temsilcisi, danışman öğretmen ve okul müdürü imzalarıyla raporu PDF ya da Word olarak verir.

Bu raporun da Bakanlıkça yayımlanmış bir örneği yok. Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği kulüp yıllık çalışma planı için bir form (EK-7/b) verir, ama aylık rapor için bir ek içermez. Ortaöğretim Genel Müdürlüğünün 10 Eylül 2026 tarihli yazısıyla okullara gönderilen Okul Temelli Sosyal Etkinlikler Eylem Planı Kılavuzu ise izlemenin aylık olarak Sosyal Etkinlik Modülü üzerinden yapılmasını öngörür. Kulüp yıllık planlarında her ay "aylık kulüp toplantısının yapılması ve yapılan etkinliklerin Sosyal Etkinlik Modülü'ne işlenmesi" adımı yer alır. Birçok okul bunun yanında kulüp dosyasında imzalı bir aylık sayfa tutar; yönetmeliğin 20. maddesi kulübün dosyasında karar defteri, evrak ve toplantı tutanaklarının bulunmasını ister. Araçtaki düzen bu okul uygulamasına göre kuruldu.

Aylık rapor nasıl hazırlanır?

1. Kulüp: kayıtlı kulübünü seç ya da yeni kulüp ekle. Okul, kulüp adı, kademe, danışman öğretmenler ve üyeler bu adımdadır. Bunları kulüp paketindeki herhangi bir araçta bir kez girdiysen burada hazır gelir.
2. Ayın çalışmaları: rapor ayını seç. Yıllık planda o aya yazılmış çalışmalar listelenir. Her birinin durumunu işaretle, yapılanlarda katılımcı sayısını, yapılamayanlarda nedeni yaz. Plan dışında yaptıklarınızı aynı adımda ekle.
3. Değerlendirme: araç ayın özet cümlesini gösterir. Altına kendi değerlendirmeni yaz, rapor tarihini seç ve indir.

Kulüp paketi beş araçtan oluşur: sosyal kulüp yıllık planı, kulüp toplantı tutanağı, kulüp aylık çalışma raporu, kulüp faaliyet raporu ve toplum hizmeti planı. Hepsi aynı kulüp kaydını kullanır. Kulübün bilgileri bu tarayıcıda saklanır.

Ayın çalışmaları yıllık plandan nasıl gelir?

Yıllık planı sosyal kulüp yıllık planı aracıyla hazırladıysan her etkinlik bir aya bağlıdır. Plan iki aylık dilimlerle (Eylül-Ekim, Kasım-Aralık gibi) yazılmış olsa bile araç her etkinliği ayrı bir aya kaydeder, bu yüzden aylık rapor doğru ayın çalışmalarını bulur. Belirli bir güne bağlı etkinlikler (Cumhuriyet Bayramı, Kızılay Haftası gibi) o günün düştüğü aya yerleşir.

Seçtiğin ayda planda hiç çalışma yoksa araç bunu söyler. Bu durumda o ay yaptıklarınızı plan dışı etkinlik olarak ekleyebilirsin. Kulübün planı henüz araçta yoksa önce yıllık planı oluştur; rapor plandan beslenir.

İşaretler dönem sonu raporuna da yansır

Aylık raporda verdiğin her durum, aynı kulüp kaydındaki etkinliğe yazılır. Ocakta birinci dönem, haziranda yıl sonu faaliyet raporunu hazırlarken bu işaretler hazır gelir; aynı bilgiyi ikinci kez girmezsin. Aylık raporu her ay düzenli doldurursan dönem sonu raporu da kendiliğinden tamamlanmış olur.

Plan dışı etkinlikler de ortaktır. Aylık raporda eklediğin bir etkinlik, faaliyet raporunda o ayın plan dışı satırı olarak görünür.

Durumlar ve özet cümlesi

Her çalışmanın üç durumu var.

• Yapıldı: çalışma planlandığı gibi yapıldı. Katılan öğrenci sayısını yazarsın.
• Kısmen yapıldı: bir bölümü yapıldı ya da kapsamı daraldı. Neyin eksik kaldığını açıklama alanına yaz.
• Yapılamadı: çalışma gerçekleşmedi. Nedenini tek cümleyle yaz; raporda "yapılamayan ya da yarım kalan çalışmalar" listesinde görünür.

Araç ayın sayılarından bir özet cümlesi kurar. Örneğin akıl ve zekâ oyunları kulübünün ekim planında üç çalışma olsun: satranç taşlarının hareketlerini öğrenme yapıldı ve 18 öğrenci katıldı, sınıflar arası mangala turnuvası salon tadilatı nedeniyle yapılamadı, aylık toplantı yapıldı. Plan dışında ilçe satranç turnuvasına dört öğrenci katıldı. Rapordaki cümle şöyle olur: "Ekim ayında yıllık çalışma planında yer alan 3 çalışmadan 2 tanesi yapılmıştır, 1 tanesi yapılamamıştır. Plan dışında 1 etkinlik daha yapılmıştır. Çalışmalara toplam 22 öğrenci katılımı sağlanmıştır."

Ekranda ayrıca o ayın gerçekleşme oranı görünür: tam yapılan çalışma sayısı ÷ plandaki çalışma sayısı × 100. Kısmen yapılanlar bu orana katılmaz, plan dışı etkinlikler de paydaya eklenmez. Faaliyet raporu aynı kuralı kullanır, böylece aylık oranlarla yıl sonu oranı birbiriyle tutarlı olur. İşaretlemediğin çalışmalar cümlenin sonunda ayrıca belirtilir; boş bırakılan satır yapılmamış gibi okunmasın diye raporu teslim etmeden önce hepsini işaretle.

Raporun bölümleri

Rapor A4 dikey tek sayfaya sığacak biçimde düzenlenir. Bölümler şunlar:

Alt hedef kodları (KD.2, SP.1 gibi) kılavuzun beş temasına ait hedeflerdir. Değerlendirme bölümünde araç o ay çalışılan alt hedefleri metinleriyle birlikte yazar; böylece raporu okuyan kişi kulübün hangi hedefe çalıştığını görür.

Kulüp temsilcisinin imzası yönetmeliğin 17. maddesine dayanır: kulüp temsilcisi yazışmaları yapar, dokümanları dosyalar; ilkokulda bu işleri danışman öğretmenin rehberliğinde yürütür. Temsilciyi kulüp adımında yazabilirsin. Yazmazsan üye listesinde görevi "Başkan" olan öğrencinin adı kullanılır.

Takvime göre hangi ay ne yazılır?

Kılavuzun okul takvimi kulüp işlerini belli aylara bağlar. Bu tarihler aylık raporlarının içeriğini de belirler.

• Eylül: kulüp planları 1-25 Eylül arasında hazırlanır. Eylül raporunda tanıtım, kulübe kayıt, ilk toplantı, temsilci seçimi ve yıllık planın onaya sunulması yer alır. Bunlar yönetim adımlarıdır ama kulübün yaptığı işlerdir; rapora yazılmalıdır.
• Ekim-aralık: planın asıl etkinlikleri. Cumhuriyet Bayramı ve Kızılay Haftası gibi belirli günlere bağlı etkinlikler bu aylara düşer.
• Ocak: birinci dönemin son iki haftasında dönem değerlendirmesi yapılır. Ocak raporuna değerlendirme toplantısını da ekle; birinci dönem faaliyet raporu bu ayın sonunda hazırlanır.
• Şubat-mayıs: ikinci dönem etkinlikleri. Ara tatil haftalarında etkinlik planlandıysa yapılamadı olarak işaretle ve sonraki aya al.
• Haziran: 20-30 Haziran arasında yıl sonu değerlendirmesi ve yıl sonu raporu. Haziran aylık raporu kısa olur; asıl belge yıl sonu faaliyet raporudur.

Değerlendirme notuna ne yazılır?

Kılavuz yıl sonu değerlendirmesinde temalara göre hedef gerçekleşme oranlarını, öğrenci katılımını, karşılaşılan zorlukları ve önerileri ister. Aylık not bunların küçük bir öncülüdür. İki üç cümle yeter:

• Ayın öne çıkan çalışması: "Üyeler turnuva kurallarını birlikte yazdı ve okul panosunda duyurdu."
• Katılım: "Ekim ayında 6. sınıflardan katılım arttı, 8. sınıflar deneme sınavları nedeniyle az katıldı."
• Gelecek ay: "Ertelenen mangala turnuvası kasımın ilk haftasında yapılacak."

Öğrenci adı yazmana gerek yok. Sayılar ve sınıf düzeyleri yeterli bilgiyi verir.

Modüle işleme

Aylık raporu yazmak, verileri Sosyal Etkinlik Modülü'ne işlemenin yerini tutmaz. Kılavuz bu işi danışman öğretmenin görevleri arasında sayar. Araçtaki liste, modüle neyi işlediğini kontrol etmek için kullanışlı bir döküm olur: ayın satırlarını modüldeki kayıtlarla karşılaştırırsın. Raporun dipnotunda bu durum ayrıca belirtilir.

Sıkça sorulan sorular

Kulüp aylık raporu zorunlu mu?

Yönetmelikte aylık rapor formu yok. Kılavuz aylık izlemeyi modül üzerinden ister. Okulun kulüp dosyasında aylık rapor istiyorsa bu araçla hazırlayabilirsin.

Yıllık planı iki aylık yazdım, aylık rapor nasıl ayrılır?

Plandaki her etkinlik bir aya bağlı tutulur. Sosyal kulüp yıllık planı aracında takvimi iki aylık seçsen de etkinliklerin ayı korunur; aylık rapor bu aya göre listeler.

Bir etkinlik iki aya yayıldıysa ne yapmalıyım?

Başladığı ayda "kısmen yapıldı" deyip açıklamaya devam edeceğini yaz. Bittiği ay için plan dışı satır olarak "… çalışmasının tamamlanması" ekleyebilirsin.

Aylık raporu doldurmadan faaliyet raporu hazırlayabilir miyim?

Evet. Faaliyet raporu aracında aynı işaretleri dönem sonunda topluca verebilirsin. Aylık rapor yalnız bu işi aya yayar.

Birden fazla kulübe danışmanlık yapıyorum, raporlar karışır mı?

Hayır. Her kulüp ayrı bir kayıttır. Kulüp adımında kayıtlı kulübü değiştirdiğinde o kulübün planı ve işaretleri gelir.

Temsilci ilkokul öğrencisiyse imza gerekir mi?

Okulun uygulamasına bağlı. Yönetmelik ilkokulda temsilcinin işlerini danışman öğretmenin rehberliğinde yürüteceğini söyler. İmza satırı istenmiyorsa Word çıktısında silebilirsin.

Kaynaklar: MEB Eğitim Kurumları Sosyal Etkinlikler Yönetmeliği (RG 08.06.2017/30090) m.4, m.8, m.16, m.17, m.20 ve EK-7/b (mevzuat.gov.tr); MEB Ortaöğretim Genel Müdürlüğü, TYMM Sosyal Etkinlikler Politika Belgesi ve Okul Temelli Sosyal Etkinlikler Eylem Planı Kılavuzu, 10.09.2026, §3.3, §6.1, §6.2.

Kademene göre bütün öğretmen belgelerini ilkokul, ortaokul ve lise sayfalarında, türüne göre ise öğretmen evrakları sayfasında bulabilirsin.