Yolluk Hesaplama

Yolluk (harcırah) nedir?

Yolluk hesaplama aracı iki durumu hesaplar: memurun geçici görevle gittiği yurt içi görevde alacağı harcırahı (gündelik, yol ve konaklama) ve tayin ya da atamayla başka bir yere giden memurun sürekli görev yolluğunu (yol, aile ve yer değiştirme masrafı). Kamu görevlileri geçici görevle bulundukları yerin dışına gönderildiğinde 6245 sayılı Harcırah Kanunu uyarınca harcırah alır. Harcırah üç kalemden oluşur: gündelik, yol masrafı ve yatacak yer (konaklama) giderleri. Gündelik, görevlinin yemek ve diğer günlük giderlerine katkı olarak her gün için ödenen sabit tutardır. Yol ve konaklama ise belgeyle ödenen gerçek giderlerdir.

Yolluk nasıl hesaplanır? Adım adım

1. Görev türünü seç: geçici görev ya da sürekli görev (tayin, atama, nakil).
2. Kadrona uygun gündelik kademesini seç (H cetveli: derece, ek gösterge ve unvana göre ayrılır).
3. Yurt dışı ya da farklı bir gündelik kullanacaksan elle gündelik gir; bu tutar kademeyi geçersiz kılar.
4. Geçici görevde görev gününü, konaklanan gece sayısını, belgeli yol, konaklama ve diğer giderleri gir.
5. Sürekli görevde eski ve yeni görev yerini, aile fertlerinin sayısını, yolculuk gününü ve biletleri gir.
6. Çıkan toplam, görev için hesaplanan toplam yolluktur.

Yolluk formülü

Toplam gündelik = günlük gündelik × ödenen gün
Ödenen gün = ilk 90 gün + sonraki 90 günün 2/3'ü (180 günden sonrası ödenmez)
Konaklama tavanı = ilk 10 gece gündelik × 1,6 + sonraki 80 gece gündelik × 0,5 + sonraki 90 gece gündelik × 0,4
Toplam harcırah = toplam gündelik + yol gideri + konaklamanın tavanı aşmayan kısmı + diğer giderler

Gündelik süresi Kanun'un 42. maddesinden gelir: aynı yerde, aynı iş için ilk 90 gün tam, takip eden 90 gün üçte iki oranında gündelik ödenir; bir yılda 180 günden fazla ödenmez. Konaklama, belge bedelini aşmamak üzere ödenir (m.33/d). Üst sınırın hesabında H cetvelinin dipnotu esas alınır: görevin ilk 10 günü için gündeliğin %60 artırımlı miktarı, takip eden 80 gün için %50'si, sonraki 90 gün için %40'ı. Gündelik tutarları her yıl yenilendiği için onları sayfaya yazmadım; araçtaki kademe listesi güncel H cetveli verilerini içeriyor. Elle gündelik girersen (yurt dışı görev gibi) 90 gün indirimi ve konaklama tavanı uygulanmaz, girdiğin konaklama aynen toplama eklenir.

Örnek yolluk hesabı (varsayımsal)

Örnek yalnızca mantığı gösterir, gerçek gündelik tutarını göstermez. Seçilen kademenin günlük gündeliği 1.000 TL olsun. Memur 3 gün görevlendirilmiş ve 2 gece otelde kalmış, belgeli yol gideri 800 TL, belgeli konaklama gideri 2.400 TL, diğer gider de 100 TL tutmuş.

Varsayımsal örnek:
Toplam gündelik = 1.000 × 3                       = 3.000 TL
Konaklama tavanı (2 gece) = 1.000 × 1,6 × 2       = 3.200 TL
Ödenecek konaklama (tavanın altında)              = 2.400 TL
Toplam harcırah = 3.000 + 800 + 2.400 + 100       = 6.300 TL

Gündelik kademesi nasıl belirlenir?

Gündelik tutarı kişinin kadrosuna göre değişir. H cetveli en üst makamlardan başlar ve ek gösterge ile derece aralıklarına göre kademeler tanımlar. Ek göstergesi yüksek kadrolar daha yüksek, düşük dereceli memurlar daha düşük gündelik alır. Hangi kademeye girdiğini kadro unvanından, derecenden ve ek göstergenden anlayabilirsin; emin değilsen kurumunun mali işler ya da harcırah birimine sor. Güncel tutarlar yıllık Bütçe Kanunu ekindeki H cetvelinde ilan edilir.

Yurt dışı gündeliği

Yurt dışı görevlerde gündelik, ülke ve kadro gruplarına göre ayrıca belirlenir ve Cumhurbaşkanı Kararı ile ilan edilir. Bu araçta yurt dışı gündeliği için "elle gündelik" alanını kullanabilirsin. Tutarı güncel karardan teyit etmek ise senin sorumluluğunda.

Yol gideri ve konaklama nasıl ödenir?

Yol gideri, kullanılan toplu taşıma aracının bilet bedeli gibi belgeli giderleri kapsar. Özel araçla yapılan görevlerde mevzuattaki kilometre esaslı hesap devreye girebilir. Konaklama, belgeli gerçek gider üzerinden ve yukarıdaki tavanı aşmamak üzere ödenir. Araç 90 günden uzun görevdeki gündelik indirimini ve konaklama tavanını hesaba katar. Yemeğin ya da konaklamanın kurumca ücretsiz sağlandığı durumlardaki indirimleri ise modellemedim; o yüzden sonucu kurumunun harcırah birimiyle birlikte kontrol et.

Yolluk hesabında sık yapılan hatalar

• Yanlış kademeyi seçmek. Derece, ek gösterge ve unvan birlikte değerlendirilir.
• Yurt dışı görevde yurt içi kademeyi kullanmak.
• Gündeliği belgesiz giderleri de kapsayan bir ödeme sanmak. Yol ve konaklama belgeye bağlı.
• Yemek ve konaklamanın ücretsiz sağlandığı durumda gündeliğin tam ödeneceğini varsaymak.
• Eski yılın H cetveli tutarlarını kullanmak. Tutarlar her yıl güncellenir.
• Gün sayısını yanlış sayıp gidiş-dönüş günlerini atlamak.
• Tayinde yalnız bileti isteyip yer değiştirme masrafını unutmak. Sürekli görevde en büyük kalem odur.
• Aile ferdi sayısına kendini de katmak. Memurun kendi payı ayrıca 20 gündelik olarak hesaplanır.

Sıkça sorulan sorular

Harcırah ile yolluk aynı şey mi?

Günlük dilde aynı anlamda kullanılır. Kanundaki resmî ad harcırahtır; yolluk, harcırahın yol giderine ilişkin kısmını da anlatan genel bir ifade.

Gündelik ne kadardır?

Gündelik, kadrona göre H cetvelinde belirlenir ve her yıl değişir. Güncel tutar için Resmî Gazete'deki Bütçe Kanunu H cetveline bak; araçta kademeni seçerek güncel veriyi görebilirsin.

Konaklama için fatura şart mı?

Konaklama gideri belgeye dayanır. Belgesiz konaklama için yatacak yer ücreti ödenip ödenmeyeceği mevzuattaki özel hükümlere bağlı. Kurumunun harcırah birimine danış.

Yurt dışı görevde gündelik nasıl hesaplanır?

Yurt dışı gündelikleri Cumhurbaşkanı Kararı ile ülke ve kadro grubuna göre belirlenir. Araçta "elle gündelik" alanına karardaki tutarı girerek hesap yapabilirsin.

Görev süresi uzarsa gündelik değişir mi?

Evet. Yurt içinde aynı yerde, aynı iş için ilk 90 gün tam gündelik, takip eden 90 gün gündeliğin üçte ikisi ödenir; bir yıllık dönemde 180 günden fazlası ödenmez (m.42/a). Araç görev gününü girdiğinde bu indirimi kendisi uygular.

Tayin olan memura ne kadar yolluk ödenir?

Sürekli görev yolluğu üç parçadır: memurun bileti ve yolculuk günlerinin gündeliği, her aile ferdinin bileti ve gündeliği, bir de yer değiştirme masrafı. Yer değiştirme masrafı memur için 20 gündelik, her aile ferdi için 10 gündelik (toplam en çok 40 gündelik) ve eski ile yeni görev yeri arasındaki her kilometre için gündeliğin yüzde beşidir (m.45). Araçta görev türünü "sürekli görev" seçip illeri girersen hepsini ayrı ayrı görürsün.

Eşim de memur ve aynı yere atandık, ikimiz de yolluk alır mıyız?

İkiniz de kendi harcırahınızı alırsınız. Kanun, harcırahı hak eden memurun eski görev yerinden yeni görev yerine atanan memur eşine kilometre başına hesaplanan yer değiştirme payının yarısının ödeneceğini söyler (m.45, son fıkra). Araçta "eş durumu" alanında ikinci seçeneği işaretleyince kilometre payı yarıya iner.

Sürekli görev yolluğunda mesafe nasıl alınır?

Yurt içinde iki yer arasında mutat olan, gidip gelmeye elverişli en kısa kara ve deniz yolu esas alınır (m.47/a). Araç il merkezleri arasında Karayolları Genel Müdürlüğü mesafe cetvelini kullanır. İlçeler arası ya da aynı il içindeki bir atamada gerçek yol mesafesini km alanına yaz; mesafeyi ilçeler arası mesafe aracından bulabilirsin.

Harcırah türleri: geçici görev ve sürekli görev

6245 sayılı Kanun, harcırahı görevin niteliğine göre ayırır. Geçici görev, kişinin asıl görev yerinden belli bir süre için başka bir yere gönderilmesidir; bu durumda yol masrafı ve gündelik ödenir, belgeli konaklama da tavan içinde karşılanır (m.14, m.33). Sürekli görev ise memurun başka bir yerdeki sürekli bir göreve naklen atanmasıdır. Bu durumda yol masrafı, gündelik, aile masrafı ve yer değiştirme masrafı birlikte verilir (m.10/1). Harcırah eski görev yerinden başlar (m.9). Araç iki durumu da hesaplar; görev türü alanından seçersin.

Sürekli görev yolluğu nasıl hesaplanır?

Tayin, atama ya da nakille başka bir ile giden memurun yolluğu dört kalemden oluşur:

1. Yol masrafı: memurun kendi bileti. Kanun'a bağlı (1) sayılı cetvele göre hakkı olan taşıt ve mevki üzerinden, belgeyle ödenir.
2. Yolculuk günlerinin gündeliği: taşıtın kalkışından varışına kadar her 24 saat bir gün sayılır, daha kısa yolculuk da bir gün kabul edilir (m.43).
3. Aile masrafı: her aile ferdi için memurun hak ettiği taşıt ücreti ile gündelik (m.44). Aile fertleri; eş, bakmakla yükümlü olunan usul ve füru (çocuklar, anne ve baba gibi) ve kardeşlerdir (m.3/e).
4. Yer değiştirme masrafı (m.45): memurun kendisi için gündeliğin 20 katı, her aile ferdi için 10 katı (aile kısmı toplamda 40 katı aşamaz) ve eski ile yeni görev yeri arasındaki her kilometre için yalnız memur adına gündeliğin yüzde beşi.

Yolculuk gündeliği     = gündelik × yolculuk günü
Aile masrafı           = aile biletleri + aile ferdi sayısı × gündelik × yolculuk günü
Yer değiştirme masrafı = gündelik × 20
                       + gündelik × en az(aile ferdi × 10, 40)
                       + km × gündelik × 0,05   (aynı yere atanan memur eşte yarısı)
Sürekli görev yolluğu  = memurun bileti + yolculuk gündeliği + aile masrafı + yer değiştirme masrafı

Aile kısmındaki 40 kat sınırı yüzünden dördüncü aile ferdinden sonrası yer değiştirme masrafını artırmaz. Bilet ve gündelikten oluşan aile masrafı ise her aile ferdi için ayrı ödenir.

Sürekli görev yolluğu örneği (varsayımsal)

Örnekteki gündelik gerçek tutar değildir. Gündeliği 1.000 TL olan bir öğretmen eşi ve iki çocuğuyla (3 aile ferdi) 600 km uzaktaki bir ile atanmış olsun. Yolculuk bir gün sürmüş; kendi bileti 800 TL, ailesinin biletleri toplam 2.000 TL.

Varsayımsal sürekli görev örneği:
Yolculuk gündeliği      = 1.000 × 1                       =  1.000 TL
Aile masrafı            = 2.000 + 3 × 1.000 × 1           =  5.000 TL
Yer değiştirme, kendisi = 1.000 × 20                      = 20.000 TL
Yer değiştirme, aile    = 1.000 × 30                      = 30.000 TL
Yer değiştirme, mesafe  = 600 × 1.000 × 0,05              = 30.000 TL
Toplam                  = 800 + 1.000 + 5.000 + 80.000    = 86.800 TL

Sürekli görev yolluğunun büyük kısmı yer değiştirme masrafından gelir ve mesafe uzadıkça artar. Eşi de memur olup aynı yere atanan eş için mesafe payı yarıya iner; aynı örnekte 15.000 TL.

Harcırah için hangi belgeler gerekir?

Harcırah ödemesi görevlendirme onayına (görev emri) dayanır. Yolculuk için bilet, fatura ya da gider belgesi, konaklama için otel faturası veya konaklama belgesi istenir. Görev dönüşünde harcırah bildirimi düzenlenir ve ödemeyi kurumun mali işler birimi yapar. Bazı kurumlar görev öncesinde avans verir; avans, görev sonunda hesaplanan harcırahla mahsup edilir. Belgesiz yol ve konaklama giderleri kural olarak gerçek gider diye ödenmez ya da mevzuattaki özel hükümlere bağlıdır. Bu yüzden bütün gider belgelerini sakla.

Gündelik nasıl sayılır ve neden indirim olabilir?

Gündelik, görev günlerine göre hesaplanır; yola çıkış ve dönüş saatleri gün sayımını etkileyebilir. Görev yerinde yemek ya da konaklama kurumca ücretsiz sağlanırsa gündelikte indirim yapılabilir. Uzun süren görevlerde de belli bir günden sonra gündelik tutarı azalabilir. Bu kuralların ayrıntıları kamu görevlisinin statüsüne ve yönetmeliklere bağlı olduğu için araç yalnızca basit çarpımı gösteriyor. Sonucu, görev emrindeki koşullara göre kurumunun harcırah birimiyle birlikte doğrula.

İkinci varsayımsal örnek: elle gündelik

Yurt dışı görevde karardaki gündeliğin günlük 2.000 TL olduğunu varsayalım. Görev 4 gün sürmüş, uçak bileti 9.000 TL, konaklama 8.000 TL tutmuş, başka gider de olmamış. Elle gündelik alanına 2.000 yazdığında kademe yok sayılır.

Varsayımsal örnek 2 (elle gündelik):
Toplam gündelik = 2.000 × 4                    =  8.000 TL
Toplam harcırah = 8.000 + 9.000 + 8.000 + 0    = 25.000 TL

Harcırah ve vergi

Mevzuata uygun ödenen harcırah, belirlenen sınırlar içinde gelir vergisi istisnası kapsamında değerlendirilebilir. Yasal sınırı aşan kısım ya da belgesiz ödemeler ise vergiye tabi olabilir. İstisnanın ayrıntıları ve güncel sınırlar için GİB duyurularını ve kurumunun mali işler birimini esas al.

Harcırah kimlere ödenir?

6245 sayılı Harcırah Kanunu, kamu kurum ve kuruluşlarında görevli memurlara ve kanunun kapsamına giren diğer kamu görevlilerine uygulanır. Kanunun kapsamı kurum türüne ve personelin statüsüne göre değişir; sözleşmeli personel, işçi statüsündeki çalışanlar ya da özel kurumlardaki görevliler için farklı düzenlemeler olabilir. Özel sektör çalışanlarının yolluk ve yemek giderleri ise iş sözleşmesine ve işveren politikasına bağlı. Kanundaki gündelik tutarları onlara kendiliğinden uygulanmaz. Bu aracı memur harcırahına göre hazırladım; farklı bir statüdeysen sonucu yalnızca kaba bir referans olarak gör.

Görevlendirme sürecinde dikkat edilecekler

Harcırah hakkının doğması için görevin yetkili makam tarafından yazılı olarak verilmiş olması gerekir. Görev emrinde görevin yeri, başlangıç ve bitiş tarihleri ile görevlendirme süresi yazmalı. Görev emrinden önce yapılan seyahatler için harcırah ödenmesi sorun çıkarabilir. Görev süresi uzarsa uzatma da yazılı olmalı; yoksa fazladan kalınan günler için gündelik ödenmesi tartışma konusu olur.

Araç türüne göre yol gideri

Kamu aracı ya da kurum aracı kullanılıyorsa yol gideri genellikle ayrıca ödenmez. Kendi özel aracını kullanan görevli için ise mevzuatta belli esaslar var. Toplu taşımayla yapılan seyahatlerde bilet bedeli belgeye dayanır. Uçak ve tren gibi araçlarda hangi sınıfın kullanılabileceği kadro derecesine göre sınırlanabilir. Kurumunun uygulamasına göre bilet sınıfı seçimi harcırahı etkileyebilir.

Birden fazla yere görevlendirme

Aynı görev kapsamında birden çok şehre gidiliyorsa her yerin yol gideri belgeye bağlanır, gündelik de toplam görev günü üzerinden hesaplanır. Aracı bu tür görevlerde kullanırken bütün yol ve konaklama kalemlerini ilgili alanlara toplam olarak gir. Gün sayısını ise görevin toplam süresine göre belirle.

Yolluk hesabında pratik ipuçları

• Görev emrini ve bütün bilet, fatura ve fişleri görev bitene kadar eksiksiz topla; eksik belge ödemeyi geciktirir.
• Seyahatten önce kurumunun harcırah birimine kademeni ve yatacak yer için geçerli sınırı sor.
• Gündelik kademeni bir kez doğrula; terfi, derece ya da ek gösterge değişikliği kademeyi değiştirebilir.
• Yurt dışı görevde gündeliğin geçerli olduğu ülke grubunu ve kararın yürürlük tarihini kontrol et.
• Avans aldıysan dönüşte hesabı kapatırken avans tutarını toplam harcırahtan düşmeyi unutma.
• Ücretsiz sağlanan yemek ya da konaklama varsa bunu harcırah bildiriminde beyan et; yoksa fazla ödeme geri istenebilir.

Araçtan çıkan toplamı, bu kontrollerden sonra ödeme birimine sunacağın bir hazırlık hesabı olarak kullanabilirsin. Gerçek ödeme, harcırah bildirimindeki belgelere ve mevzuattaki sınırlara göre kesinleşir.

İlgili hesaplayıcılar

Memur maaşının net karşılığı için brütten nete ve maaş hesaplama, ek ders gelirin için ek ders ücreti araçlarına bakabilirsin. Tayin mesafesini kontrol etmek için iller arası mesafe aracını kullanabilirsin. Kamu görevinden ayrılıyorsan yıllık izin ücreti sayfası da işine yarar.

Harcırah aracını nasıl kullanırsın?

Önce görev türünü seç. Geçici görevde kademeni, görev gün sayısını, konaklanan geceyi, belgeli yol, konaklama ve diğer giderleri yaz. Sürekli görevde eski ve yeni ili, aile ferdi sayısını, yolculuk gününü ve biletleri gir; mesafe il merkezleri arası resmî cetvelden gelir, istersen km alanından değiştirirsin. Yurt dışı ya da farklı bir gündelik için elle gündelik alanını kullan. Sonuç bilgilendirme amaçlı; nihai tutarı kurumunun harcırah birimi belirler.

Kaynaklar

• 6245 sayılı Harcırah Kanunu, m.33 ve m.42-47 (gündelik süreleri, yolculuk günleri, aile masrafı, yer değiştirme masrafı, mesafe) (mevzuat.gov.tr).
• Merkezî Yönetim Bütçe Kanunu, (H) cetveli: yurt içi gündelik tutarları (Resmî Gazete).
• Yurt dışı gündelikleri için ilgili Cumhurbaşkanı Kararı (Resmî Gazete).