- Olay tespit tutanağı, kurumda ya da işyerinde yaşanan bir olayı görüldüğü şekliyle kayda geçiren idari belgedir; biçimini belirleyen ayrı bir kanun maddesi yoktur.
- Olayı bizzat gören en az iki kişi imzalar; olayın ilgilisi imzaya davet edilir, imzalamazsa bu tutanağa yazılır.
- Tutanak disiplin sürecinde kullanılacaksa memurdan ayrıca yazılı savunma alınır; savunma süresi en az 7 gündür (657 sayılı Kanun m.130).
- Suç oluşturan olaylar kolluğa ya da Cumhuriyet başsavcılığına bildirilir; tutanak bu bildirimin yerini tutmaz.
Bu araç, işyerinde ya da kamu kurumunda yaşanan bir olayı tarih, saat, yer, ilgili kişi ve tanıklarla birlikte resmî bir tutanağa döker. Kavga, tartışma, kurala aykırı davranış, mala zarar verme, ziyaretçiyle yaşanan bir sorun ya da olağandışı herhangi bir durum bu tutanağın konusu olabilir. Belge "OLAY TESPİT TUTANAĞI" başlığıyla, kurum ve birim adının altında basılır.
Olay tespit tutanağı, olay sıcakken ve tanıklar oradayken yazıldığında değer taşır. Günler sonra hatırlanarak yazılan bir tutanak, ayrıntı kaybına ve itiraza açıktır. Disiplin soruşturması, iş sözleşmesinin feshi, sigorta başvurusu ya da kolluğa yapılacak bir şikâyet gibi sonraki adımlarda ilk yazılı kayıt çoğu zaman bu tutanaktır.
Olay tespit tutanağı nasıl hazırlanır?
- Kurum adı ve Birim alanlarını doldur; belgenin başlığında görünür.
- İstersen Tutanak numarası gir. Tutanak tarihi ve Olay tarihi bugünün tarihiyle gelir; olay başka bir gün olduysa düzelt.
- Olay saati alanına olayın yaklaşık saatini yaz. Belgede tarihin yanına "(saat …)" olarak eklenir.
- Olay yeri alanına yeri açık yaz (ör. idari bina giriş katı, bekleme salonu).
- Olayın bir ilgilisi varsa Olayın ilgilisi alanına adını yaz. Bu ad belgenin bilgi satırlarında "İlgili kişi" olarak çıkar.
- Olayın anlatımı kutusuna olayı kimin, ne zaman, nerede, ne yaptığını yorum katmadan anlat.
- Olay üzerine bir önlem aldıysan Alınan önlem alanına yaz (ör. güvenlik görevlisi çağrıldı, alan boşaltıldı).
- İlgili kişi tutanağı imzalamadıysa İlgili kişi tutanağı imzalamadı kutusunu işaretle.
- 1. imzalayan ve 2. imzalayan alanlarına tanıkların adını ve unvanını yaz; gerekirse 3. imzalayan ekle.
- Gerekirse Ek açıklama yaz, ardından belgeyi yazdır ya da PDF indir.
İmzadan kaçınma nasıl yazılır?
Olayın ilgilisinin tutanağı okuması ve imzalaması istenir. Araç bunu her durumda uyarı olarak gösterir. İki seçenek vardır:
| Durum | Belgeye etkisi |
|---|---|
| İlgili imzalar (kutu boş) | İmza bölümüne "İlgili" başlıklı imza yeri eklenir. |
| İlgili imzalamaz (kutu işaretli) | İlgili imza yeri kaldırılır; metne "Tutanak ilgili kişiye (Ad Soyad) okunmuş, ilgili tutanağı imzalamaktan kaçınmıştır." cümlesi eklenir. |
İmzadan kaçınma, tutanağı geçersiz kılmaz; tanıkların imzası ve bu not tutanağı ayakta tutar. İlgilinin imza atmaması bir kabul ya da ret anlamına da gelmez. Elden tebliğ edilen bir yazıyı imzalamaktan kaçınma ayrı bir durumdur; onun için imzadan imtina tutanağı kullanılır.
Dayanak ve savunma hakkı
Olay tespit tutanağının biçimi mevzuatta tek tip olarak düzenlenmemiştir; kurumlar bu belgeyi genel idari uygulama olarak kullanır. Tutanağın asıl önemi, disiplin süreçlerinde ortaya çıkar. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu m.130'a göre memur hakkında savunması alınmadan disiplin cezası verilemez ve savunma için verilecek süre en az 7 gündür. Bu nedenle olay tespit tutanağı tek başına ceza verilmesine yetmez; ilgiliye ayrıca yazılı savunma çağrısı yapılır.
Araç bu kuralı her tutanakta not olarak gösterir: tutanak disiplin sürecinde kullanılacaksa ilgiliden ayrıca yazılı savunma alınmalıdır. Aynı notta, suç oluşturan olayların kolluğa ya da Cumhuriyet başsavcılığına bildirileceği de hatırlatılır. Kurum içi tutanak, bir suç ihbarının yerine geçmez.
İşçiler için de benzer bir mantık geçerlidir: işveren bir olayı tutanakla kayda geçirir, işçiden yazılı açıklama ister. İş sözleşmesinin feshine ilişkin süreler ve şartlar 4857 sayılı İş Kanunu'na tabidir; bu araç o konuda hesap yapmaz.
Tutanak nasıl yazılmalı?
Olay anlatımı tutanağın kalbidir. Şu kurallar onu güvenilir kılar:
- Gördüğünü yaz, yorumlama. "Sinirli bir şekilde bağırdı" yerine "yüksek sesle 'buradan çıkmam' dedi" yaz.
- Kişileri adla an. "Bir personel" yerine adını ve unvanını kullan.
- Sırayla anlat. Olayın başlangıcını, gelişimini ve bitişini saat sırasıyla yaz.
- Duyduklarını ayır. Başkasından öğrendiğin bir bilgiyi "… beyan etmiştir" diye ayrıca belirt.
- Sözleri tırnak içinde aktar. Hakaret ya da tehdit içeren sözler aynen yazılır; özetlemek tartışma doğurur.
Hangi olaylar için kullanılır?
Olay tespit tutanağı genel amaçlıdır; daha özel bir belge varsa onu tercih et. Şu ayrım işini kolaylaştırır:
| Durum | Uygun belge |
|---|---|
| Tartışma, kavga, kurala aykırı davranış, ziyaretçi sorunu | Olay tespit tutanağı |
| Çalışanın yaralandığı kaza | Kaza tespit tutanağı (SGK süresiyle) |
| Cihaz ya da eşyanın bozulması, zarar görmesi | Arıza ve hasar tespit tutanağı |
| Personelin işe gelmemesi | Göreve gelmeme tutanağı |
| Tebliğ edilen yazıyı imzalamama | İmzadan imtina tutanağı |
Bir olay birkaç sonuç doğurabilir. Örneğin bir kavgada hem bir çalışan yaralanır hem de bir cihaz kırılır. Bu durumda olayı olay tespit tutanağıyla anlat, yaralanma için kaza tutanağını, kırılan cihaz için hasar tutanağını ayrıca düzenle ve tutanakları birbirine atıf yaparak dosyala.
Muhatap ve teslim
Tutanak bir dilekçe olmadığı için muhatap satırı yoktur. İmzalanan tutanak birim amirine ya da disiplin amirine verilir ve olay dosyasında saklanır. Bir örneği olayın ilgilisine verilebilir. Kolluk ya da savcılığa yapılacak bir bildirimde tutanağın örneği eklenebilir. Olayla ilgili kamera kaydı varsa, kayıt kamera görüntüsü teslim tutanağı ile talep eden makama teslim edilir.
Gerekli ekler
- Varsa olay yerinin ve zararın fotoğrafları
- Tanıkların ayrı yazılı ifadeleri
- Kamera kaydı varsa kaydın teslim tutanağı
- Kolluğa başvurulduysa başvuru ya da şikâyet tutanağının örneği
- Bir eşya zarar gördüyse arıza ve hasar tespit tutanağı
Örnek tutanak metni
Örnek değerlerle belgenin gövdesi şöyle oluşur:
14.10.2026 tarihinde (saat 10:40) idari bina giriş katı danışma bankosu konumunda aşağıda anlatılan olay meydana gelmiş ve tarafımızca tespit edilmiştir. Ziyaretçi Ahmet Yılmaz, sıra numarası beklemeden danışma bankosuna gelmiş, görevli memur Zeynep Kara'ya yüksek sesle "Beni hemen müdüre götürün" demiştir. Memurun sıra kuralını hatırlatması üzerine bankodaki evrak tepsisini yere atmıştır. Olay üzerine alınan önlem: Güvenlik görevlisi çağrılmış, ziyaretçi bekleme salonuna alınmıştır. İşbu tutanak, durumun tespiti amacıyla olay yerinde düzenlenmiş; okunarak aşağıda imzası bulunanlarca imza altına alınmıştır.
İmza bölümünde "Tutanağı Düzenleyen / Tanık" başlıklı imza yerleri ve (ilgili imzalıyorsa) "İlgili" imzası bulunur.
Sık yapılan hatalar
- Tek tanıkla yetinmek. 2. imzalayan alanı boşsa araç uyarır; tek imzalı tutanak zayıftır.
- Olayı günler sonra yazmak. Mümkünse olay günü düzenle.
- Hüküm cümlesi kurmak. "Disiplinsiz davrandığı tespit edilmiştir" gibi sonuç cümleleri tutanağa değil, soruşturmanın sonucuna aittir.
- Savunma almadan işlem yapmak. Tutanak, savunmanın yerine geçmez.
- Suçu kurum içinde çözmeye çalışmak. Yaralama, tehdit ya da hırsızlık gibi olaylarda kolluğa başvur.
Sonrası
Tutanak disiplin amirine ulaştığında amir, olayın soruşturma gerektirip gerektirmediğine karar verir. Soruşturma açılırsa ilgiliye savunma çağrısı yapılır; ilgili savunmasını savunma dilekçesi ile verebilir. Verilen disiplin cezalarına karşı itiraz ve dava yolları açıktır. Olay bir iş kazasına dönüşmüşse ayrıca kaza tespit tutanağı düzenlenir ve SGK bildirimi yapılır. Durumuna özel sorular için kurumunun personel birimine ya da baroya danış.
Kaynaklar
Sıkça sorulan sorular
Olay tespit tutanağını kaç kişi imzalamalı?
Olayı bizzat gören en az iki kişi imzalamalıdır. Araç 2. imzalayan alanı boşsa uyarı verir; isteğe bağlı üçüncü bir imzacı ekleyebilirsin. Olayın ilgilisi de imzaya davet edilir.
İlgili kişi imzalamazsa tutanak geçersiz olur mu?
Olmaz. "İlgili kişi tutanağı imzalamadı" kutusunu işaretlediğinde belgeye tutanağın ilgiliye okunduğu ve imzalamaktan kaçındığı yazılır. Tanıkların imzası tutanağı geçerli kılar.
Tutanakla doğrudan disiplin cezası verilebilir mi?
Verilemez. 657 sayılı Kanun m.130'a göre memurun savunması alınmadan disiplin cezası verilemez ve savunma için en az 7 gün süre tanınır. Tutanak, soruşturmanın başlangıç belgesidir.
Olay tespit tutanağı ile imzadan imtina tutanağı aynı şey mi?
Değil. Olay tespit tutanağı yaşanan bir olayı anlatır. İmzadan imtina tutanağı ise elden tebliğ edilen bir yazıyı imzalamaktan kaçınmayı belgeler; onun için ayrı aracı kullan.
Olay bir suç içeriyorsa ne yapmalıyım?
Kolluğa ya da Cumhuriyet başsavcılığına bildir. Kurum içi tutanak bir suç ihbarının yerine geçmez; ama bildirime eklenebilir. Araç bu hatırlatmayı her tutanakta yapar.
Olay tutanağı ne kadar sürede yazılmalı?
Mevzuatta bunun için bir süre yazılı değildir. Yine de olay günü, tanıklar hazırken yazılan tutanak hem daha ayrıntılı hem de itiraza karşı daha güçlüdür.
Tutanağa tanık ifadesi eklenebilir mi?
Eklenebilir ve önerilir. Tanıkların kendi ağızlarından yazdıkları ve imzaladıkları ayrı ifadeler, tutanağı destekler. Ek açıklama alanında ekleri sayabilirsin.