- Geçici görevle gidenler, görev yerine dönüşten itibaren 1 ay içinde harcırah beyannamesini belgeleriyle daire amirine verir (6245 sayılı Harcırah Kanunu m.59).
- Gerçek harcama avanstan fazlaysa fark ödenir, azsa fark re'sen geri alınır (m.59).
- Belgeleri süresinde vermeyenin avans borcu, belgeler verilinceye kadar aylığının yarısından kesilerek tahsil edilir (m.59).
- Avans alıp zati sebeplerle 15 gün içinde görev yerine hareket etmeyen, aldığı parayı derhal iade eder (m.59).
Bu araç, geçici görev öncesinde harcırah avansı alan memurun görev dönüşünde avansını kapatmak (mahsup etmek) için kurumuna vereceği dilekçeyi hazırlar. Aldığın avansı ve gerçekleşen harcırah tutarını girersin; araç farkı bulur ve dilekçenin sonuç cümlesini buna göre yazar: fark sana ödenecekse ödenmesini, sen iade edeceksen iade edeceğini bildirir, eşitse yalnız mahsup ister. Ayrıca dönüş tarihinden bir ay sonrasını "Beyanname son günü" olarak gösterir.
Dilekçe; geçici görev için avans aldıysan, görevden döndükten sonra harcırah beyannamesi ve belgelerle birlikte verilir. Avans almadıysan mahsup gerekmez; yalnız harcırah beyannamesi verirsin. Gerçekleşen harcırah tutarını bulmak için önce yurt içi ve yurt dışı yolluk bildirimi aracıyla beyannameyi hazırla ya da yolluk hesaplama aracına bak.
Harcırah mahsup dilekçesi nasıl hazırlanır?
- Çalıştığın kurum (dilekçe buraya verilir) alanına kurumunu yaz; hitap satırı buna göre kurulur.
- Birim ve Unvan alanlarını doldur.
- Geçici görev yeri, Hareket tarihi ve Dönüş tarihi alanlarını doldur. Son gün dönüş tarihinden hesaplanır.
- Alınan avans alanına sana ödenen avans tutarını yaz.
- Gerçekleşen harcırah alanına beyannamede hesaplanan toplam harcırahı yaz (gündelik, belgeli konaklama, yol masrafı vb.).
- Ekteki harcama belgeleri alanına belgeleri say (ör. "otobüs biletleri, 4 gecelik otel faturası"). Boş bırakırsan araç uyarı verir.
- İstersen Açıklama alanına ek bilgi yaz (ör. görevin uzaması, belge temin edilememesi).
- Kişisel bilgilerini doldur. Ekler alanı boşsa araç "Harcırah beyannamesi" ve "Harcama belgeleri" yazar.
Hukuki dayanak
6245 sayılı Harcırah Kanununun 59. maddesi harcırahın ödenmesini ve avansın mahsubunu düzenler:
- Harcırah, memurun gidişinde peşin verilir. Tam miktar önceden belirlenemiyorsa yetecek miktarda avans verilir.
- Geçici görevle gönderilenler, memuriyet mahalline dönüş tarihinden itibaren bir ay içinde harcırah beyannamesini belgeleriyle birlikte daire amirine verir.
- Daire amiri beyannameyi vize ettikten sonra mali birime iletir.
- Gerçek masraf avanstan fazlaysa fazlası ödenir, azsa farkı re'sen geri alınır.
- Belge temin etmek mümkün değilse bunun nedenleri ve masrafın hesabı daire amirine yazılı bildirilir; neden dairesince haklı bulunur ve hesapta fazlalık görülmezse avans bu hesaba göre mahsup edilir.
- Harcırah ödemesi ve avans mahsubunda, aksi ispatlanıncaya kadar memurun beyanına itibar edilir.
| Durum | Sonuç |
|---|---|
| Gerçekleşen harcırah > avans | Fark sana ödenir |
| Gerçekleşen harcırah < avans | Fark iade edilir (re'sen geri alınır) |
| Eşit | Yalnız mahsup yapılır |
| Belgeler 1 ay içinde verilmedi | Borç, belgeler verilinceye kadar aylığın yarısından kesilir |
Son gün nasıl hesaplanır?
Araç dönüş tarihine bir ay ekler ve sonucu "Beyanname son günü" olarak gösterir. Örnek: dönüş tarihi 16.10.2026 (cuma) ise son gün 16.11.2026 (pazartesi) olur. Dönüş tarihini girmezsen son gün hesaplanmaz. Son gün hafta sonuna denk geliyorsa dilekçeyi ondan önceki iş gününde vermek en güvenli yoldur.
Süre kaçarsa avans borcun, belgeleri verinceye kadar aylığının yarısından kesilerek tahsil edilir. Belgeleri verdiğinde harcırah alacağın ayrıca tahakkuk ettirilip ödenir; yani hak kaybı değil, kesinti ve gecikme yaşarsın.
Hesap örneği
Hareket 12.10.2026, dönüş 16.10.2026, alınan avans 8.000 TL. Beyannamedeki gerçekleşen harcırah 10.250 TL (5 gün × 850 TL gündelik, 4.800 TL belgeli konaklama, 1.200 TL yol masrafı). Fark 2.250 TL'dir ve sana ödenir. Avans 12.000 TL olsaydı 1.750 TL iade ederdin; araç bu durumda dilekçeye "artan 1.750,00 ₺ tutarı iade edeceğimi bildirir" cümlesini yazar.
Gerçekleşen harcırah hangi kalemlerden oluşur?
Dilekçeye yazacağın "Gerçekleşen harcırah" tutarı, geçici görev beyannamesindeki kalemlerin toplamıdır. Yurt içi geçici görevde bu kalemler şunlardır:
- Gündelik. 2026 H cetveline göre aylık/kadro derecesi 5–15 için 850 TL, 1–4 için 860 TL; ek göstergeli kadrolarda 870, 880 ve 890 TL. Aynı yerde, aynı iş için bir yılda ilk 90 gün tam, sonraki 90 gün 2/3 oranında ödenir; 180 günü aşan günlere gündelik verilmez (m.42).
- Kısmi gündelik. Bir günden kısa görevlerde öğle (13.00) ve akşam (19.00) yemek saatinden birini geçirene 1/3, ikisini geçirene 2/3, geceyi geçirene tam gündelik verilir (m.39).
- Konaklama. Belgeli konaklama gideri ilk 10 gece gündeliğin %160'ı, sonraki 80 gece %50'si, sonraki 90 gece %40'ı ile sınırlıdır.
- Yol masrafı. Bilet ve taşıt giderleri belgeye göre ödenir.
Yurt dışı geçici görevde gündelik döviz cinsindendir, ülkeye ve kadroya göre her mali yıl Cumhurbaşkanı kararıyla belirlenir (m.34) ve ilk 180 gün tam, sonrası 2/3 oranında ödenir.
- Adım 1
Avans al
Görev öncesi yetecek miktarda avans ödenir.
- Adım 2
Göreve git
Zati sebeple 15 gün içinde hareket etmezsen avansı iade et.
- Adım 3
Belgeleri topla
Bilet, fatura ve görev onayını sakla.
- Adım 4
Beyanname ve dilekçe ver
Dönüşten itibaren bir ay içinde daire amirine ver.
- Adım 5
Vize ve mahsup
Daire amiri vize eder, mali birim farkı öder ya da tahsil eder.
Muhatap ve teslim
Dilekçe çalıştığın kuruma verilir ve beyanname ile belgeler ekine konur. Beyannameyi alan daire amirindir; bu yüzden dilekçeyi birim amirine ya da kurumun evrak birimine verip kayıt numarası al. Tarih önemlidir: bir aylık sürenin içinde verdiğini kayıt numarasıyla ispat edersin. Kurumun harcırah işlemlerini elektronik sistemde yürütüyorsa dilekçeyi oraya ek olarak yükleyebilirsin.
Gerekli ekler
- Harcırah beyannamesi (yolluk bildirimi).
- Bilet, taşıt ve diğer yol masrafı belgeleri.
- Konaklama faturası.
- Görevlendirme onayı.
- Belge temin edilemediyse nedenini ve masraf hesabını anlatan yazılı açıklama.
Örnek dilekçe metni
ANKARA İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE
Konu: Geçici görev harcırah avansının mahsubu
12.10.2026–16.10.2026 tarihleri arasında Konya İl Sağlık Müdürlüğü geçici görevde bulundum. Görev için 8.000,00 ₺ harcırah avansı aldım; gerçekleşen harcırah tutarım 10.250,00 ₺'dir.
Harcırah beyannamem ve harcama belgelerim ekte sunulmuştur. Belgeler: otobüs biletleri, 4 gecelik otel faturası.
Harcırah tutarım aldığım avanstan 2.250,00 ₺ fazla olduğundan avansımın mahsubu ile bu farkın tarafıma ödenmesini 6245 sayılı Harcırah Kanununun 59 uncu maddesi uyarınca saygılarımla arz ederim.
Sık yapılan hatalar
- "30 gün" ile "1 ay"ı karıştırmak. Kanun "bir ay" der; araç takvim ayı ekler (16.10 → 16.11).
- Belgesiz harcama yazmak. Konaklama ve yol masrafı belgeye dayanır; belge yoksa nedenini yazılı açıkla.
- Konaklama tavanını aşan tutarı gerçekleşen harcırah saymak. Tavanı aşan kısım ödenmez; gerçekleşen tutarı tavanla sınırlı yaz.
- Avansı geç kapatmak. Bir ay geçerse aylığın yarısından kesinti başlar.
- Tutarı şişirmek. Harcırahı artıracak şekilde gerçeğe aykırı beyanname verenler hakkında 6245 sayılı Kanunun 60. maddesindeki yaptırımlar uygulanır ve fazla alınan harcırah geri alınır; idari yaptırım ayrıca ceza takibine de engel değildir.
- Göreve gitmediğin hâlde avansı tutmak. Zati sebeplerle 15 gün içinde hareket etmediysen avansı derhal iade etmelisin.
Sonrası
Mali birim beyannameyi ve dilekçeyi inceler; fark varsa ödeme ya da tahsil yapılır. İade edeceğin tutar için hangi hesaba yatıracağını muhasebe biriminden öğren. Hesaplanan tutara katılmıyorsan ayrıntılı hesap isteyip yazılı itiraz edebilirsin; durumuna özel sorular için kurumunun strateji ya da muhasebe birimine danış.
Kaynaklar
Sıkça sorulan sorular
Harcırah avansını ne zamana kadar kapatmalıyım?
Geçici görevde görev yerine dönüş tarihinden itibaren bir ay içinde beyanname ve belgelerini daire amirine vermelisin (6245 sayılı Kanun m.59). Araç dönüş tarihine bir ay ekleyerek son günü gösterir.
Avansı süresinde kapatmazsam ne olur?
Avans borcun, belgeleri verinceye kadar aylığının yarısından kesilerek tahsil edilir. Belgeleri verdiğinde harcırah alacağın ayrıca hesaplanıp ödenir.
Harcadığım tutar avanstan fazlaysa farkı alabilir miyim?
Evet. Gerçek masraf avanstan fazlaysa fazlası ödenir (m.59). Araç bu durumda dilekçeye farkın tarafına ödenmesi talebini yazar.
Avansın bir kısmını harcamadıysam ne yapmalıyım?
Fark re'sen geri alınır. Araç dilekçeye artan tutarı iade edeceğini bildiren cümleyi ekler; hangi hesaba yatıracağını muhasebe biriminden öğren.
Fatura alamadığım masraflar ne olur?
Belge temin etmek mümkün değilse nedenini ve masrafın hesabını daire amirine yazılı bildirirsin. Neden haklı bulunur ve hesapta fazlalık görülmezse avans bu hesaba göre mahsup edilir (m.59).
Göreve gitmekten vazgeçtim, avansı ne yapmalıyım?
Avans aldıktan sonra zati sebeplerle 15 gün içinde görev yerine hareket etmeyen, aldığı parayı derhal iade etmek zorundadır (m.59).
Mahsup dilekçesini kime vermeliyim?
Çalıştığın kuruma, beyanname ve belgelerle birlikte verirsin. Beyannameyi daire amiri onaylayıp mali birime iletir.
Mahsup dilekçesi ile yolluk bildirimi aynı belge mi?
Hayır. Yolluk bildirimi (harcırah beyannamesi) harcırahın kalem kalem hesabıdır; mahsup dilekçesi ise aldığın avansın bu hesapla kapatılmasını ister. Avans aldıysan ikisini birlikte verirsin.