- Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hâle getirilmesine ilişkin bütün işlemler kayıt altına alınır ve bu kayıtlar en az 3 yıl saklanır (İmha Yönetmeliği m.7).
- Saklama ve imha politikası olan veri sorumluları periyodik imhayı en çok 6 aylık aralıklarla yapar (m.11).
- Hızlı biçimlendirme (format) veriyi yok etmez; manyetik alanla silme (degauss) SSD ve USB bellekte işe yaramaz.
- Kamu taşınırı imha edilirse Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi ile kayıttan düşülür.
Bu araç, sabit disk (HDD), SSD, USB bellek, hafıza kartı gibi veri depolama birimlerinin imhasını "VERİ DEPOLAMA BİRİMİ İMHA TUTANAĞI" başlıklı bir belgeye döker. Her birim tabloda cihaz türü, marka / model, seri no, kapasite ve taşınır / demirbaş numarasıyla ayrı satır olarak yer alır. Belgede imha yöntemi, gerekçe, varsa imhayı yapan firma ve en az iki görevlinin imzası bulunur.
Eski bilgisayarlar hurdaya ayrılırken, arızalı diskler değiştirilirken ya da saklama süresi dolan veriler yok edilirken bu tutanak gerekir. Kişisel veri içeren bir diskin sadece çöpe atılması ya da ikinci ele satılması veri sızıntısına yol açabilir. Tutanak, imhanın gerçekten ve doğru yöntemle yapıldığının kanıtıdır.
Disk imha tutanağı nasıl hazırlanır?
- Kurum / şirket adı ve Birim alanlarını doldur.
- İmha tarihi alanına imhanın yapıldığı günü, istersen Tutanak numarası gir.
- İmha yöntemi listesinden birini seç: fiziksel imha (kırma, delme, parçalama), güvenli silme (tüm alanların üzerine yazma), manyetik alanla silme (degauss), kriptografik silme (şifreleme anahtarının yok edilmesi) ya da diğer.
- Birimlerde kişisel veri varsa Birimlerde kişisel veri var kutusunu işaretli bırak. Bu kutu açıkken belgeye KVKK imha cümlesi eklenir.
- Cihazlar bir kamu idaresinin taşınır kaydındaysa Cihazlar kamu taşınır kaydında kutusunu işaretle.
- İmha edilen birimler tablosuna her diski ayrı satır olarak gir: cihaz türü, marka / model, seri no, kapasite ve taşınır / demirbaş no. En çok 50 satır girilebilir.
- İmha gerekçesi alanına nedenini yaz (ör. saklama süresi dolan veriler, arızalı ve hurdaya ayrılan cihazlar).
- İmhayı bir firma yaptıysa İmhayı yapan firma alanını doldur.
- 1. görevli ve 2. görevli alanlarına ad soyad ve unvan yaz; gerekirse 3. görevli ekle. Belgeyi yazdır ve imzalat.
Hukuki dayanak
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.7, işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalkan kişisel verilerin silinmesini, yok edilmesini ya da anonim hâle getirilmesini düzenler. Ayrıntılar Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'tedir (Resmî Gazete 28.10.2017, sayı 30224). Araç bu yönetmeliğin iki kuralını kullanır:
| Kural | Yönetmelik | Araçtaki karşılığı |
|---|---|---|
| Silme, yok etme ve anonimleştirme işlemlerinin tamamı kayıt altına alınır; kayıtlar en az 3 yıl saklanır | m.7 | Belgeye "bu tutanak en az üç yıl saklanacaktır" cümlesi eklenir |
| Saklama ve imha politikası olan veri sorumlusu periyodik imhayı en çok 6 aylık aralıklarla yapar | m.11 | Not olarak gösterilir |
Kamu idarelerinde imha edilen cihaz bir taşınırsa, Taşınır Mal Yönetmeliği'ne göre Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi ile kayıttan düşülür. Kamu taşınırı kutusu işaretlendiğinde araç bunu hatırlatır.
Yönetmeliğin yok etme tekniklerini sayan maddesinin tam listesi bu çalışmada doğrulanamadı. Bu yüzden araçtaki yöntem adları teknik açıklamadır; belirli bir maddeye dayandırılmadı.
Hangi yöntem hangi ortamda işe yarar?
| Yöntem | HDD | SSD / USB / hafıza kartı | Not |
|---|---|---|---|
| Fiziksel imha | Etkili | Etkili | Bellek yongaları da parçalanmalı |
| Güvenli silme (üzerine yazma) | Etkili | Tüm hücrelere ulaşmayabilir | SSD'de üreticinin güvenli silme komutu tercih edilir |
| Manyetik alanla silme (degauss) | Etkili | İşe yaramaz | Yalnız manyetik ortamlar (HDD, teyp) için |
| Kriptografik silme | Disk baştan şifreliyse etkili | Disk baştan şifreliyse etkili | Anahtarın gerçekten yok edildiği belgelenmeli |
Araç seçtiğin yönteme göre uyarı verir. Degauss seçersen yalnız manyetik ortamlarda etkili olduğunu, üzerine yazmayı seçersen SSD ve flash belleklerde tüm hücrelere ulaşmayabileceğini hatırlatır. Hızlı biçimlendirme (format) bir imha yöntemi değildir; dosya tablosunu siler, veriyi bırakır. Bu yüzden listede yer almaz.
Bir diski yeniden kullanmak ya da başka birine vermek istiyorsan fiziksel imha uygun değildir; güvenli silme ya da kriptografik silme seç ve sonucunu doğrula. Disk hurdaya gidiyorsa fiziksel imha en kesin yoldur.
Muhatap ve teslim
Tutanak bir dilekçe değildir; bir makama hitap etmez. İmzalanan tutanak, kişisel veri imha kayıtlarıyla birlikte en az 3 yıl saklanır. Kamu kurumunda bir örneği taşınır kayıt ve kontrol yetkilisine, kayıttan düşme işlemi için verilir. İmhayı bir firma yaptıysa firmanın verdiği imha belgesi ya da sertifikası tutanağa eklenir.
Gerekli ekler
- İmha öncesi ve sonrası fotoğraflar (seri numarası görünecek şekilde)
- Firma yaptıysa firmanın imha belgesi
- Kamu taşınırında Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi
- Saklama ve imha politikası varsa ilgili periyodik imha listesi
Örnek tutanak metni
Aşağıda bilgileri yazılı veri depolama birimleri, 14.10.2026 tarihinde aşağıda imzası bulunan görevlilerin huzurunda "Fiziksel imha (kırma, delme, parçalama)" yöntemiyle, üzerindeki veriler bir daha erişilemeyecek ve kullanılamayacak şekilde imha edilmiştir.
Ardından tablo gelir: "1 – Sabit disk (HDD) – Örnek Marka 1TB – SN: WX12345 – 1 TB – DMB-0044". Gerekçe satırı ve kişisel veri cümlesi şöyle devam eder:
İmha gerekçesi: Arızalı ve hurdaya ayrılan bilgisayarlardan sökülen diskler. İmha edilen birimlerde kişisel veri bulunduğundan işlem, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 7 nci maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca yapılmış; bu tutanak en az üç yıl saklanacaktır.
Belge, birlikte düzenlenip imza altına alındığını belirten cümle ve "Üye" başlıklı imzalarla biter. Kapasiteleri karşılaştırman gerekirse veri birimi dönüştürme aracını kullanabilirsin.
Sık yapılan hatalar
- Format atıp imha saymak. Biçimlendirme veriyi yok etmez.
- SSD'ye degauss uygulamak. Manyetik alan flash bellekte işe yaramaz.
- Seri numarası yazmamak. Araç marka / model ve seri numarası girilmemişse uyarır; birimler tek tek tanımlanmalıdır.
- Tek görevliyle imha. İmhanın en az iki görevli huzurunda yapılması ve tutanağı birlikte imzalamaları önerilir.
- Tutanağı saklamamak. Kişisel veri imha kayıtları en az 3 yıl saklanır.
- Kamu taşınırını kayıttan düşmemek. İmha edilen cihaz taşınır kayıtlarında görünmeye devam eder.
Sonrası
İmza tamamlandığında tutanak, kurumun kişisel veri imha kayıtlarına eklenir. Kamu kurumunda taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi kayıttan düşme işlemlerini yapar. Saklama ve imha politikası olan veri sorumluları bir sonraki periyodik imhayı en çok 6 ay içinde planlar. Bir ilgili kişi verisinin silinip silinmediğini sorarsa, bu tutanak işlemin tarihini ve yöntemini gösteren belgedir. Durumuna özel sorular için kurumunun kişisel verilerden sorumlu birimine ya da bilgi işlem birimine danış. Cihazın imhadan önce neden kullanılamaz olduğunu belgelemek için arıza ve hasar tespit tutanağı kullanılabilir.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
- Taşınır Mal Yönetmeliği (konsolide kopya)
Sıkça sorulan sorular
Disk imha tutanağı ne kadar süre saklanır?
Kişisel veri içeren birimlerde silme, yok etme ve anonimleştirme kayıtları en az 3 yıl saklanır (İmha Yönetmeliği m.7). "Birimlerde kişisel veri var" kutusu işaretliyken belgeye bu süre yazılır.
Diski formatlamak imha sayılır mı?
Sayılmaz. Hızlı biçimlendirme dosya tablosunu siler, veriler kurtarılabilir hâlde kalır. Bu yüzden araçta format bir imha yöntemi olarak yer almaz.
SSD için hangi yöntemi seçmeliyim?
Fiziksel imha ya da üreticinin güvenli silme komutu tercih edilir. Üzerine yazma SSD'de tüm hücrelere ulaşmayabilir, manyetik alanla silme ise hiç işe yaramaz. Araç bu iki yöntemde uyarı verir.
İmhayı kaç kişi yapmalı?
Araç, imhanın en az iki görevli huzurunda yapılmasını ve tutanağı birlikte imzalamalarını önerir. İsteğe bağlı üçüncü bir görevli ekleyebilirsin. Firma imha ettiyse firmanın adı da belgeye yazılır.
Periyodik imha ne sıklıkla yapılır?
Saklama ve imha politikası olan veri sorumluları periyodik imhayı en çok 6 aylık aralıklarla yapar (İmha Yönetmeliği m.11). Arada bir ilgili kişi silme talebinde bulunursa o talep ayrıca değerlendirilir.
Kamu kurumunda imha edilen disk kayıtlardan nasıl düşülür?
Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı ve Taşınır İşlem Fişi ile düşülür. "Cihazlar kamu taşınır kaydında" kutusunu işaretlersen araç bunu hatırlatır. İşlemi taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi yürütür.
Kişisel veri yoksa yine tutanak gerekir mi?
KVKK açısından zorunlu kayıt yükümlülüğü kişisel veri içeren işlemler içindir. Yine de kurum verisi, ticari sır ya da kamu taşınırı söz konusuysa imhayı tutanakla belgelemek iyi bir uygulamadır. Kutuyu kaldırırsan KVKK cümlesi belgeden çıkar.