- Kamu kurumuna belgenin aslını götürürsen, Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik'in 8. maddesine göre görevli fotokopiyi aslıyla karşılaştırıp adını ve unvanını yazarak kendisi tasdik eder; bunun için ayrıca noter onayı gerekmez.
- Aynı madde, kurumun zaten elinde olan belgeleri ve başka kurumların elektronik ortamda paylaştığı belgeleri senden yeniden istememesini söyler.
- e-Devlet'ten alınan barkodlu belgeler ve e-imzalı resmî yazılar, "aslı gibidir" onayı yerine karekod ya da doğrulama koduyla e-Devlet'ten doğrulanır.
- Noter onayı çoğunlukla özel kurumların, yurt dışı işlemlerin ya da mevzuatın açıkça noter dediği durumların konusudur; hangi onayın kabul edildiğini başvurudan önce sor.
"Aslı gibidir onaylı fotokopi getirin" cümlesini duyunca çoğu kişi ilk iş notere gidiyor. Oysa kamu kurumlarına yapılan başvurularda bu çoğu zaman gerekmiyor: belgenin aslını yanında götürürsen fotokopiyi oradaki görevli onaylıyor. Bazı belgelerde ise onaya hiç gerek kalmıyor, çünkü belge e-Devlet üzerinden doğrulanabiliyor. Aşağıda hangi durumda kimin onayının gerektiğini, mevzuattaki dayanaklarıyla anlattım.
Kamu kurumu noter onaylı suret isteyebilir mi
2009'da Resmî Gazete'de yayımlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik, kamu idarelerinin vatandaştan belge isterken uyacağı ölçütleri sayıyor. 8. maddenin (d) bendi şöyle: "İstenen belgenin aslının getirilmesi hâlinde, belgenin fotokopisi, aslına uygunluğu kontrol edildikten sonra ilgili görevli tarafından isim ve unvan yazılarak tasdik edilir."
Pratik anlamı şu: bir kamu kurumu başvurunda diplomanın onaylı suretini istiyorsa, diplomanın aslını ve fotokopisini birlikte götürdüğünde görevli fotokopiyi kendisi onaylar. Notere gidip ücret ödemen gerekmez. Asıl belge sende kalır.
Aynı maddede işine yarayacak başka ölçütler de var:
| Bent | Ne diyor |
|---|---|
| 8/1-a | Düzenlemeler beyan esas alınacak şekilde hazırlanır. |
| 8/1-b | Zorunlu olmadıkça işlemin tamamlanma aşamasına kadar belge istenmez. |
| 8/1-ç | İdarenin kendisinde bulunan ya da daha önce senden alıp kayda geçirdiği ve değişmediğini beyan ettiğin belgeler yeniden istenmez. |
| 8/1-e | Başka idarelerin elektronik ortamda paylaşıma açtığı belgeler senden istenmez; yalnız onlara erişmek için gereken bilgi istenebilir. |
| 8/1-f | Adli sicil kaydı istenmez, yazılı beyan alınır; idare beyanı kendisi teyit eder. |
| 8/1-g | İstenen belgeler tek tek sayılır; "benzeri belgeler" gibi belirsiz ifadeler kullanılmaz. |
Yönetmeliğin 6. maddesi de her idarenin hizmet standartları tablosu hazırlamasını, başvuruda istenen belgeleri bu tabloda yazmasını ve tabloyu panoda, internet sitesinde ve e-Devlet'te duyurmasını istiyor. Başvurudan önce bu tabloya bakarsan hangi belgenin, hangi biçimde istendiğini görürsün.
Tabloda olmayan bir belge istenirse
Hizmet standartları tablosunun açıklamalarına göre tabloda yazılı olmayan bir belge istenirse ya da eksiksiz başvuruna rağmen iş tabloda yazan sürede bitmezse başvuracağın yerler tabloda yazar. İlk müracaat yeri hizmeti veren birimin amiri, ikinci müracaat yeri ise o birimin bağlı olduğu üst makamdır; ikisinin de adı, unvanı ve iletişim bilgileri tabloda bulunur.
Yani bir kamu kurumu tabloda adı geçmeyen bir noter onayı istiyorsa önce yönetmeliğin 8. maddesini hatırlatarak aslını göstermeyi teklif et. Kabul edilmezse tabloda yazan ilk müracaat yerine başvur. Bu yol, kurumun kendi mevzuatında açıkça noter onayı arandığı durumları değiştirmez; o durumda gerekçeyi yazılı olarak sormak hakkındır.
e-Devlet belgelerinde onay gerekir mi
e-Devlet Kapısı'ndan aldığın öğrenci belgesi, adli sicil kaydı, nüfus kayıt örneği gibi belgelerin üzerinde barkod ve karekod bulunur. Bu belgelerin sahte olup olmadığını karşı taraf e-Devlet'teki "Barkodlu Belge Doğrulama" hizmetiyle kontrol eder; hizmet, belge sahibi kurumların iş birliğiyle sunuluyor. e-Devlet sayfası, belgenin üzerindeki karekodu mobil uygulamayla okutarak da doğrulama yapılabildiğini belirtiyor.
Bu yüzden barkodlu bir e-Devlet belgesine "aslı gibidir" yazdırmak çoğu zaman anlamsız: belgenin kendisi doğrulanabilir durumda. Yönetmeliğin 8/1-e bendi de başka idarelerin elektronik ortamda paylaştığı belgelerin senden istenmeyeceğini söylüyor. Kurum yine de kâğıt çıktı istiyorsa barkodlu çıktıyı ver; doğrulamayı kendisi yapar.
e-İmzalı resmî yazılar ve "aslı gibidir" ibaresi
Kamu kurumlarının birbirine ve vatandaşa gönderdiği yazılar 2020'den bu yana Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik'e göre hazırlanıyor. Bu yönetmeliğe göre güvenli elektronik imzalı bir belgenin altında "Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır." ibaresi, belge doğrulama kodu ve karekod yer alıyor (md. 23/1). Doğrulama, bu kod ve karekodla e-Devlet üzerinden yapılıyor (md. 23/2).
Yönetmeliğin 29. maddesi çoğaltmayı iki ayrı duruma ayırıyor:
- Güvenli elektronik imzalı bir belgenin çoğaltılması, yetkilendirilmiş görevlilerin çıktı almasıyla yapılır; çıktının doğrulaması yine doğrulama kodu ve karekodla e-Devlet'ten yapılır. Bu belgelerde "aslı gibidir" kaşesine gerek yok.
- Fiziksel ortamda hazırlanmış bir belgeden örnek çıkarılırsa, örneğin uygun bir yerine "ASLI GİBİDİR" ibaresi konur ve yetkilendirilmiş görevli ad, soyad, unvan ve tarih yazarak imzalar. Yönetmelik, bu şekilde çoğaltılan belgenin asıl belge gibi kabul edildiğini söylüyor.
Yani "aslı gibidir" ibaresinin kamu yazışmasındaki yeri, kâğıt üzerinde duran eski ya da fiziksel belgelerin örneği. Elektronik imzalı bir yazının çıktısını alıp üzerine ayrıca kaşe basmak, doğrulamaya bir şey katmaz.
Noter onayı ne zaman gerçekten gerekir
Kamu kurumlarındaki kolaylık her yerde geçerli değil. Kamu Hizmetlerinin Sunumu Yönetmeliği kamu idarelerini bağlıyor; bankalar, özel şirketler, özel okullar ya da yabancı kurumlar kendi kurallarını uyguluyor ve çoğu zaman noter onaylı suret istiyor. Bazı işlemlerde de ilgili mevzuat noter onayını açıkça şart koşuyor.
Noterlik Kanunu'nun 96. maddesi, notere getirdiğin her çeşit kâğıdın bütününden ya da bir bölümünden örnek çıkarılmasını isteme hakkı tanıyor; 98. maddeye göre örnek fotokopiyle de çıkarılabiliyor. Noter suretinin avantajı, kabul gördüğü alanın geniş olması.
Avukatın onay yetkisi ise daha dar. Avukatlık Kanunu'nun 56. maddesi avukata vekâletnamesinin ve yürüttüğü dosyalarda aslı elinde duran belgelerin örneğini onaylama yetkisi veriyor; vekâletname dışındaki belgelerde bu onaylı örnekler mahkemeler ve adliye birimleri için. Avukat onaylı bir örneği bankaya ya da özel bir şirkete götürmek bu yüzden çoğu zaman sonuç vermez; onlar genellikle noter suretine bakıyor.
Hangi onay nereye gider
| Belgeyi kime vereceksin | Genellikle yeterli olan |
|---|---|
| Kamu kurumu, belgenin aslı yanında | Aslını göster, fotokopiyi görevli onaylasın (KHS Yönetmeliği md. 8/1-d) |
| Kamu kurumu, belge e-Devlet'te barkodlu | Barkodlu çıktı; kurum e-Devlet'ten doğrular |
| Kamu kurumu, belge başka kurumun sisteminde | Belgeyi istememesi gerekir; erişim bilgisini ver (md. 8/1-e) |
| Mahkeme ya da icra dairesi, avukat aracılığıyla | Avukat onayı (Avukatlık Kanunu md. 56), UYAP'ta e-imza |
| Banka, özel şirket, yabancı kurum | Çoğunlukla noter onaylı suret; önceden sor |
Tablo genel bir yol haritası; aynı belge için iki farklı kurum iki farklı onay isteyebilir, bu yüzden her başvuruyu kendi şartıyla değerlendir. Kurumun hizmet standartları tablosunda ya da başvuru duyurusunda yazan şart her zaman önce gelir.
Başvuruya gitmeden önce şu dört şeyi hazırla: belgenin aslı, temiz bir fotokopisi, kurumun hizmet standartları tablosunun ya da başvuru duyurusunun ilgili satırı ve belge e-Devlet'ten alınabiliyorsa barkodlu çıktısı. Bu dördü yanındaysa görevlinin onayı için ayrıca bir yere gitmen gerekmez.
Onaylı sureti dijital olarak göndereceksen
Başvuru e-posta ya da bir yükleme ekranı üzerinden yapılıyorsa ve senden kaşeli bir PDF isteniyorsa, kaşeyi PDF'e PDF kaşe ekleme aracıyla basabilirsin. Kaşenin bir görsel olduğunu, onayın değerini imzanın ve imzalayanın yetkisinin belirlediğini unutma; e-imza atılacaksa kaşe önce, imza sonra gelir.
Göndereceğin belgede T.C. kimlik numarası ya da adres gibi paylaşılması gerekmeyen bilgiler varsa PDF karartma aracıyla kapatabilirsin; konuyu PDF'te kişisel veri karartma yazısında anlattım. Birden fazla sayfalı suretlerde sayfaların kaybolmaması için sayfa numarası eklemek de işini kolaylaştırır.
Bu yazı hukuki danışmanlık değildir. Bir kurumun hangi onayı kabul ettiği, o kurumun bağlı olduğu mevzuata ve başvuru şartlarına göre değişebilir. Başvurudan önce kurumun hizmet standartları tablosuna ya da duyurusuna bak, emin değilsen kuruma sor.
Kaynaklar
- Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik (Resmî Gazete 31.07.2009, sayı 27305), md. 6, 8 ve Ek-3: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/3.5.200915169.pdf
- Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete 10.06.2020, sayı 31151), md. 23 ve 29.
- e-Devlet Kapısı, Barkodlu Belge Doğrulama: https://www.turkiye.gov.tr/belge-dogrulama
- Noterlik Kanunu (1512), madde 96 ve 98: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.1512.pdf
- Avukatlık Kanunu (1136), madde 56: https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuatmetin/1.5.1136.pdf
