Diploma Gönderim Dilekçesi

Diploma Gönderim Dilekçesi aracı, bitirdiğin öğrenimi, okulu, mezuniyet tarihini ve gönderdiğin belgenin türünü alır; buna göre özlük kaydının güncellenmesini ve istersen derece/kademe intibakını isteyen dilekçeyi yazar. Sonuç bölümünde dilekçenin hangi fıkraya dayandığı ve nelere dikkat etmen gerektiği görünür. Dilekçe PDF ve Word olarak iner.

Bu dilekçe, memurken ya da sözleşmeli çalışırken bir okulu bitirdiğinde verilir. Mezuniyet kuruma kendiliğinden ulaşmaz; YÖK kaydında görünse bile personel birimi belgeni yazılı olarak sunmanı bekler. Diploma kayda girmeden ne intibak yapılır ne de öğrenime bağlı görevde yükselme ve unvan değişikliği sınavlarına başvurabilirsin.

Hangi öğrenim ne getirir?

Üst öğrenim intibakının kuralı 12-d alt bendinde: memuriyette iken ya da memuriyetten ayrılarak üst öğrenimi bitirenler, aynı üst öğrenimi tahsile ara vermeden başlayan ve normal süresi içinde bitirdikten sonra memuriyete giren emsallerinin ulaştıkları derece ve kademeyi aşmamak kaydıyla, bitirdikleri üst öğrenimin giriş derece ve kademesine, memuriyette geçirdikleri başarılı hizmet sürelerinin tamamı her yıl bir kademe, her üç yıl bir derece hesabıyla eklenerek bulunacak derece ve kademeye yükseltilir. Yani iki hesap yapılır: senin hesabın ve emsalin hesabı; ikisinden düşük olan uygulanır. Hangi öğrenimin hangi derece ve kademeden başladığı aynı maddenin (A) bendindeki tablodadır.

Lisansüstü kural daha kısa: yüksek öğrenim üstü master derecesi alana bir kademe, mesleğiyle ilgili dalda doktora yapana bir derece yükselmesi uygulanır; master derecesiyle bir kademe almış olan, mesleğiyle ilgili dalda doktora yaparsa iki kademe ilerlemesi alır. Doktoranın derece sayılması için mesleğinle ilgili dalda olması gerekir; zabıt kâtibinin hukuk doktorası ile tarih doktorası aynı sonucu vermeyebilir, kurumun değerlendirir.

Gönderilen belge seçenekleri

Araçta dört seçenek var; dilekçenin metni ve ek satırı seçtiğine göre değişir.

• Diplomanın aslı ve fotokopisi. Aslını gösterip fotokopisini bırakırsın; personel birimi "aslı görülmüştür" kaşesi vurur. Aslını dosyaya bırakma.
• Diplomanın onaylı örneği. Noter ya da okul tarafından onaylanmış kopya.
• e-Devlet'ten alınan barkodlu mezun belgesi. YÖK mezun belgesi e-Devlet'te "Yükseköğretim Mezun Belgesi Sorgulama" hizmetinden alınır; barkodu kurum doğrulayabilir. Lise için aynı yol yok; lise diplomasında ilk iki seçeneği kullan.
• Geçici mezuniyet belgesi. Diploma basılmadan önce okulun verdiği belge. Bununla başvurursan araç diploma çıkınca aslını ya da onaylı örneğini ayrıca göndermeni hatırlatır; diploma numarası da bu seçenekte beklenmez.

Diploma numarasını girmezsen ve belge geçici mezuniyet belgesi değilse araç uyarır; numara dilekçede "(diploma no: …)" biçiminde geçer. Yurt dışında alınan diploma için "Yurt dışında alınan diploma" kutusunu aç; ek listesine denklik belgesi eklenir. Yurt dışı yükseköğrenim diplomasının denkliğini YÖK, ortaöğrenim diplomasının denkliğini Millî Eğitim Bakanlığı verir; denklik olmadan intibak yapılmaz. Adalet Bakanlığı ilk atamada da denkliği zorunlu tutar (Memur Sınav, Atama ve Nakil Yönetmeliği m.20/b).

İntibak isteği açık mı kapalı mı?

"Derece/kademe intibakı da istiyorum" kutusu açıkken dilekçenin konusu "Diploma gönderimi ve öğrenim durumu intibakı" olur ve talep cümlesi hem kaydın güncellenmesini hem 36 ncı maddeye göre intibak yapılmasını ister. Kapalıyken konu "Diplomanın özlük dosyasına konulması" olur; dilekçe yalnız belgenin dosyana konulmasını ve öğrenim durumunun kayda işlenmesini ister, sonuçta dayanak "Özlük dosyasına işleme" diye görünür.

Kutuyu ne zaman kapatırsın? İntibak sana bir şey kazandırmıyorsa: örneğin lisans mezunu olarak atandın, ikinci bir lisans bitirdin. Ya da yalnız görevde yükselme sınavı şartı için öğrenimin kayda girsin istiyorsun. Yoksa açık bırak; intibak derece ve kademeni, dolayısıyla maaşını etkiler.

Ayrıntılı bir derece ve kademe hesabıyla talepte bulunmak istiyorsan intibak başvuru dilekçesi aracı var; orada şu anki derece ve kademeni, istediğin derece ve kademeyi de yazarsın. Bu araç diplomayı göndermek ve intibak sürecini başlatmak için yeterli.

Dilekçe nasıl hazırlanır?

1. Adını, adresini, telefonunu, e-postanı ve T.C. kimlik numaranı gir. Adres dilekçede zorunlu (3071 sayılı Kanun m.4).
2. Kurumu yaz. Adliye personeli "Ankara Adalet Komisyonu Başkanlığı" yazar, hitap "ANKARA ADALET KOMİSYONU BAŞKANLIĞINA" olur. Başka kurumda çalışıyorsan kurumunu yaz; hitap ona göre kurulur.
3. Görev yaptığın birimi, unvanını ve isteğe bağlı sicil numaranı yaz.
4. Bitirilen öğrenimi seç: lise, ön lisans, lisans, yüksek lisans ya da doktora.
5. Üniversite / okul ve fakülte / bölüm / program alanlarını doldur. İkisi dilekçede yan yana yazılır.
6. Mezuniyet tarihini seç, diploma numarasını yaz.
7. Gönderilen belgeyi seç. Ek satırı buna göre yazılır.
8. İntibak istiyorsan kutuyu açık bırak; diploma yurt dışındansa ilgili kutuyu aç.
9. Dilekçe tarihini seç, PDF ya da Word indir, imzala ve belgeyle birlikte ver.

Muhatap ve teslim

Adalet komisyonlarınca atanan personelin derece yükselmesi ve kademe ilerlemesi kararları komisyonundur; unvan değişmediği için Bakanlık onayı gerekmez (Atama Yönetmeliği m.45). Dilekçeyi adalet komisyonu başkanlığına yazar, birim amirin ya da yazı işleri müdürlüğü aracılığıyla teslim edersin. Bakanlık merkez teşkilatı ya da başka kurum personeliysen muhatap kendi personel birimindir.

Belgeyi elden verirken kayıt tarihi ve sayısını al. İntibakın hangi tarihten geçerli olacağı mevzuatta açık değil; uygulamada belgenin kuruma verildiği tarih esas alınabildiği için mezuniyetten sonra bekletme. Araç bunu uyarı olarak da yazar.

Örnek dilekçe

Ad, okul, numara ve tarihler uydurmadır.

ANKARA ADALET KOMİSYONU BAŞKANLIĞINA

Konu: Diploma gönderimi ve öğrenim durumu intibakı

Kurumunuzda (Ankara 5. Asliye Ceza Mahkemesi) Zabıt kâtibi olarak görev yapmaktayım (sicil no: 123456).

Anadolu Üniversitesi İktisat Fakültesi Kamu Yönetimi programından 15.06.2026 tarihinde lisans düzeyinde mezun oldum (diploma no: 2026-12345). e-Devlet'ten alınan barkodlu mezun belgesi ekte sunulmuştur.

Öğrenim durumumun özlük kayıtlarıma işlenmesini ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 36 ncı maddesinin Ortak Hükümler kısmının (A) bendinin 12 numaralı alt bendinin (d) işareti uyarınca intibakımın yapılmasını saygılarımla arz ederim.

Ek: e-Devlet'ten alınan barkodlu mezun belgesi

Yüksek lisans ya da doktora seçersen üçüncü paragraf "(A) bendinin 9 numaralı alt bendi uyarınca" diye yazılır. İntibak kutusu kapalıysa üçüncü paragraf "Belgenin özlük dosyama konulmasını ve öğrenim durumumun kayıtlarıma işlenmesini saygılarımla arz ederim." olur.

Sık yapılan hatalar

• İntibakın unvan değiştirdiğini sanmak. Lisans bitiren zabıt kâtibi lisans mezunu zabıt kâtibi olur; yazı işleri müdürlüğü için görevde yükselme sınavı gerekir (Adalet Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği).
• Belgeyi beklemek. Diploma basılana kadar geçici mezuniyet belgesi ya da e-Devlet mezun belgesiyle başvurabilirsin; aylar sonra verilen belge intibakı da geciktirebilir.
• Emsal sınırını hesaba katmamak. Üst öğrenim intibakı seni, aynı okulu ara vermeden bitirip memur olan emsalinin derece ve kademesinin üstüne çıkarmaz; hesabın yüksek çıksa da uygulanan bu sınırdır.
• Aday memurken sonuç beklemek. Adaylıkta kademe ilerlemesi işlemez; intibak asaletin onayıyla birlikte değerlendirilir.
• Yurt dışı diplomasını denkliksiz göndermek. Denklik belgesi olmadan işlem yapılmaz.
• Meslekle ilgisiz doktora için derece beklemek. 9 numaralı alt bent doktorada "mesleğiyle ilgili dalda" şartı arar.

Sonrası

Personel birimi belgeyi dosyana koyar, öğrenim durumunu kayda işler ve intibak istediysen komisyon ya da atamaya yetkili amir derece/kademe kararını alır. Yeni derece ve kademe maaş bordrona yansır; önce ve sonrasını memur maaşı aracında karşılaştırabilirsin. Sonradan 8 yıl kademesi gibi başka bir ilerleme hakkın doğarsa 8 yıl kademe talep dilekçesi ayrı bir araç.

İntibak hesabına itirazın varsa önce personel biriminden yazılı gerekçe iste; işleme karşı idari yargı yolu açıktır. Durumuna özel sorular için personel birimine ya da sendikana danış.

Kaynaklar

• 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu m.36 Ortak Hükümler (mevzuat.gov.tr)
• Adalet Bakanlığı Memur Sınav, Atama ve Nakil Yönetmeliği m.20, m.45
• Adalet Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Yönetmeliği
• e-Devlet, Yükseköğretim Mezun Belgesi Sorgulama
• YÖK Denklik
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun

Sıkça sorulan sorular

Diplomayı kuruma göndermek zorunlu mu?

Kanun bir süre ya da zorunluluk yazmıyor; ama belge dosyana girmeden intibak yapılmaz ve öğrenime bağlı görevde yükselme sınavlarına başvuramazsın. Mezuniyetten sonra gecikmeden vermen senin yararına.

Lisansı bitirdim, derece ve kademem ne olur?

Lisansın giriş derece ve kademesine, memuriyette geçen başarılı hizmetinin her yılı için 1 kademe ve her 3 yılı için 1 derece eklenir; ancak aynı okulu ara vermeden bitirip memur olan emsalini geçemezsin (657 m.36 Ortak Hükümler A/12-d). Kesin rakamı personel birimi iki hesabı karşılaştırarak bulur.

Yüksek lisans kaç kademe getirir?

Bir kademe (657 m.36 Ortak Hükümler A/9). Sonra mesleğinle ilgili dalda doktora yaparsan iki kademe daha eklenir; yüksek lisanstan kademe almadan doğrudan doktora yapana bir derece uygulanır.

e-Devlet mezun belgesi diploma yerine geçer mi?

Yükseköğretim mezun belgesi barkodludur ve kurum doğrulayabilir; çoğu kurum kabul eder. Araçta bu seçeneği seçersen ek satırı buna göre yazılır. Kurumun yine de diploma aslını isterse sonradan gösterirsin.

Geçici mezuniyet belgesiyle intibak yapılır mı?

Başvuruyu başlatabilirsin; araç diploma basılınca aslını ya da onaylı örneğini ayrıca göndermeni hatırlatır. Kurum intibakı geçici belgeyle yapabilir ya da diplomayı bekleyebilir; uygulama kuruma göre değişir.

İntibak hangi tarihten geçerli olur?

Mevzuatta açık bir kural yok; mezuniyet tarihi mi, belgenin kuruma verildiği tarih mi, onayı izleyen ay başı mı olduğu kurum uygulamasına göre değişiyor. Belgeyi vermeyi geciktirmemek en güvenli yol.

Yurt dışındaki üniversiteden aldığım diploma için ne gerekir?

YÖK'ten alınmış denklik belgesi. Araçta "Yurt dışında alınan diploma" kutusunu açarsan denklik belgesi ek listesine eklenir. Denklik yoksa kurum öğrenimi işlemez.

Diplomam var ama intibak istemiyorum, dilekçe yazmalı mıyım?

Evet, belgenin dosyana girmesi için yine dilekçe gerekir. Araçta intibak kutusunu kapat; dilekçe yalnız belgenin özlük dosyana konulmasını ve öğrenim durumunun kayda işlenmesini ister.